Учет производственных запасов в местах хранения и в бухгалтерии

В случае применения в качестве учетных оптовых цен по окончании месяца рассчитываются суммы и проценты транспортно заготовительных расходов для подведения учетной стоимости материалов до их фактической себестоимости.

При незначительной номенклатуре используемых материалов и наличии условий хранения по отдельным партиям поступления от поставщиков в качестве учетных цен можно использовать цены фактической себестоимости их приобретения. В этом случае цена единицы определяется путём деления общей фактической себестоимости на их количество.

Возвратные отходы  оцениваются в следующим порядке:

По пониженной цене исходного материала ресурса – при их использовании для основного производства с повышенными затратами, для нужд вспомогательного производства, из изготовления предметов широкого потребления или реализации на сторону.

По полной цене исходного материального ресурса – при реализации отходов на сторону для использования в качестве полноценного ресурса.

По действующей цене на отходы за вычетом расходов на сбор и обработку, когда отходы идут в переработку внутри предприятия или сдаются на сторону.

Материальные ресурсы, на которые цены в течение года снизились, отражаются в бухгалтерском балансе на конец отчетного года по ценам возможной реализации, когда они ниже первоначальной стоимости приобретения с отнесением разницы в ценах на результаты хозяйственной деятельности.

Товарно-материальные ценности, полученные в счет вкладов в уставный капитал предприятия, оцениваются по договоренности сторон. [12]

2.5 Учет товаров в местах хранения и отчетности материально ответственных лиц (МОЛ).

 

Учет товаров ведет материально ответственное лицо, складской учет ведется в натуральных единицах по номенклатурным номерам. Возможны партионный, сортовой, партионно - сортовой  способ учета.

Сортовой способ применяется, когда хранение товаров организовано по наименованиям и сортам без  учета времени поступления и  цены приобретения.  На каждую номенклатуру заводят карточку складского учета. Номенклатур различаются по сорту, единице измерения, цвету. При сортовом учете отдельный аналитический чет не ведется.

При партионном способе  учета каждая партия хранится на складе отдельно. Под партией понимается товары, поступившие по одному документу.  Порядковый номер присваивается каждой партии товара, он указывается в расходных документах. Карточка складского учета закрывается после полной реализации  и составления акта об израсходовании товарной партии. Акт вместе с картой дается в бухгалтерию. [10]

 

 

2.5.1 Отчетность материально ответственных лиц

 

 

Учет хранения товаров  осуществляет материально ответственное лицо, с которым заключается договор о полной материальной ответственности. Материальная ответственность наступает с момента оприходования товара на склад на основании документов и длится до момента выбытия товаров по расходным документам. Учет товара ведется в натуральных единицах, на основании приходных и расходных документов составляется товарный отчет.

На предприятии, имеющем большой документооборот составляются сопроводительные документы  к товарному отчету по приходу и расходу отдельно. В этом регистре указывается наименование, номера и количество документов. Сроки предоставления товарного отчета в бухгалтерию устанавливается руководителем в зависимости от размера предприятия и других условий.

Товарные отчеты и  сопроводительные регистры составляются в двух экземплярах: один под расписку сдается в бухгалтерии, второй остается у МОЛ. Обнаруженные при проверки ошибки исправляются и заверяются подписью бухгалтера. Остаток полученный по данным бух. учета сверяют с остатком товаров по товарному отчету (проверяется в день сдачи). [6]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ УЧЁТА ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ЗАПАСОВ

 

 

Эффективность деятельности предприятия во многом зависит от правильного определения потребности в материалах. Оптимальная обеспеченность материалами ведет к минимизации затрат, улучшению финансовых результатов, к ритмичности и слаженности работы предприятия.

1. Отлаженная работа  с поставщиками.

Заказы на приобретение материалов должны делаться только после того, как одобрен выбор поставщика. Для этого можно составить специальные перечни поставщиков. Ведение таких перечней сокращает время, расходуемое на поиск необходимой информации, что при повторе заказа существенно снижает затраты отдела снабжения. Такой перечень должен постоянно пополняться новой информацией о товарах или возникающих проблемах с действующими поставщиками. На данном предприятии отсутствуют записи проведения анализа поставщиков. Для проведения объективного анализа должна быть разработана методика, которая максимально бы предоставляла алгоритм выбора и оценки поставщиков на основании выполнения установленных критериев по конкретным позициям. Материалы закупаются на основании 3-х основных критериев: цена, качество и сроки.

В связи со всем вышеизложенным для ООО "Юргинский машзавод" особенно важно:

· вести оценку и повторную  оценку поставщиков с целью определения  наиболее выгодных для него партнеров;

· определить критерии оценки поставщиков.

Также отрицательным  в учете расчетов с поставщиками является несвоевременное оформление документов по поступлению материалов. Необходимо установить четкие сроки  сдачи сотрудниками первичной документации.

2. Проверка качества  материалов, укомплектованности поставок при получении материалов.

Информация о необходимых  материалах формируется на уровне бригады  и передается начальнику отдела материально-технического снабжения, либо в случае больших  заказов техническому директору. Контроль закупленных материалов осуществляется только визуально - по количеству и качеству. Этого может оказаться не всегда достаточным. При выявлении брака осуществляется замена товара. При необходимости, оформляется претензия, а в особых случаях - отказ от покупки у данного поставщика с последующим исключением данного поставщика из действующего реестра поставщиков. Нужно описать требования к закупаемой продукции и в дальнейшем осуществлять контроль закупаемых материально-производственных запасов согласно этим требованиям.

3. Соблюдение условий хранения материалов.

Должна быть минимизирована вероятность порчи материалов на складе. Для этого нужно соблюдать  правила пожарной безопасности, исключить  хранение на открытом воздухе. Необходимо минимизировать потери запасов в  результате краж, злоупотреблений, порчи, непроизводительного расходования, для этого нужно правильно организовать охрану складских помещений.

Кроме того недостаток материалов нарушает режим работы предприятия, в то время как излишек замедляет  оборачиваемость оборотных средств, увеличивает расходы на хранение, загружает складские помещения. На складе можно применить систему maximum - minimum. Запас maximum - это сумма всех запасов, minimum - текущий запас + гарантированный. Производится сравнение фактического наличия с max. и min. и делаются выводы о величине запасов. Считается нормальным если minimum>фактическое наличие > minimum. Анализ проводят по каждому материалу в отдельности. По тем материалам, где фактический запас превышает minimum нужно применить меры или продать материалы или отсрочить следующую поставку. Если запасы меньше minimum, нужно принять меры по закупке материалов.

4. Регулярное проведение  инвентаризаций.

В организации инвентаризации должны проводиться через запланированные  промежутки времени с целью обеспечение соответствия данных бухгалтерского учета фактическому наличию материально-производственных запасов. На данном предприятии нет установленного графика проведений проверок. На данный момент документированная процедура по проведению инвентаризаций на предприятии отсутствует.

Для выполнения этого  пункта необходимо:

· разработать документировано  оформленный порядок проведения инвентаризаций;

· осуществлять проверки в соответствии с этим порядком;

· использовать результаты инвентаризаций для улучшения работы организации;

· обучить сотрудников  правильному проведению инвентаризации;

· обеспечить этих сотрудников  необходимым инвентарем.

5. Рациональное использование  материалов.

В дальнейшем руководство  должно, после каждой проведенной  инвентаризации определить, какие ресурсы и в каких количествах необходимы для успешного функционирования организации и улучшения ее работы, а затем обеспечить эти ресурсы. Важное условие повышения эффективности использования материальных ресурсов - усиление личной и коллективной ответственности и материальной заинтересованности рабочих, руководителей и специалистов структурных подразделений в рациональном использовании указанных ресурсов. Одно из условий рационального использования производственных ресурсов - нормирование складских запасов и материальных затрат. Под нормой производственного запаса понимают средний в течение года запас каждого вида материалов, принимаемый как переходящий запас на конец планируемого года. Эта норма измеряется в днях среднесуточного потребления каждого вида материалов.

6. Автоматизация учета материалов на складе.

Особенно важно в  настоящее время располагать  компьютерами, позволяющими создавать  автоматизированные рабочие места. Для упрощения учета материалов на складе и в бухгалтерии необходимо автоматизировать склад. Автоматизация должна обеспечить: контролируемый ввод и вывод информации; организацию хранения учетной информации на внешних носителях; защиту информации от несанкционированного доступа; семантическую целостность и защиту от физического разрушения хранимой учетной информации; поиск, арифметическую и логическую обработку информации; обмен с другими информационными объектами. В этом случае материалы приходуются кладовщиком сразу же при поступлении материальных ценностей на склад. И только после оприходования отпускаются в расход по цене приобретения. Это позволит существенно улучшить учет материальных ценностей на предприятии ООО «Юргинский машзавод», а также сократить трудоемкость. [1,2]

Принцип непрерывного совершенствования - это важнейший инструмент для предприятий, умеющих гибко приспосабливаться к постоянно меняющейся обстановке.

Автоматизация учёта  расчётов с поставщиками позволяет  повысить степень аналитичности, точности, своевременность получения сведений о состоянии расчётов с поставщиками и покупателями, согласованность записей на счетах. Оперативная обработка данных позволяет своевременно взыскивать дебиторскую и погашать кредиторскую задолженность, соблюдая сроки исковой давности.

Оплата и получение  денежных средств оформляется платёжными (банковскими) или кассовыми документами. Информация по этим документам обобщается в выписке банка по счетам или в отчёте кассира.

Ввод информации в  ЭВМ обеспечивает взаимосвязь комплекса  учёта расчётов с поставщиками с  комплексами учёта кассовых и  банковских операций.

Получение или отгрузка материальных ценностей, товаров оформляется  товарно-сопроводительными документами, соответствующими актами. Данные о движении материалов, товаров обобщаются в товарных отчётах. [11]

Кроме ввода данных с  выписок банка кассовых и товарных отчётов возникает необходимость использования бухгалтерских справок. Такая необходимость возникает при предъявлении претензий партнёрами хозяйственных отношений, при начислении сумм задолженности.

Информация бухгалтерских  справок при вводе в ЭВМ формирует, наравне с прошлыми данными, внутри машинную базу данных оперативной информации. Макет ввода первичных данных предусматривает наличие обязательных реквизитов, номер, дата обработки документа, код основного и корреспондирующих счетов, субсчетов, аналитических счетов.

При линейно-позиционном  способе учёта, контроль полноты  и своевременности расчётов ведётся  по каждой совершаемой операции. В  этом случае макет ввода данных предусматривает  такой реквизит как код аналитического признака корреспондирующего счёта. Если производится ввод данных с товарного счёта, то в качестве аналитического признака выступает номер платёжного документа, по которому был оплачен или получен платёж, соответственно за полученные или реализованные материальные ценности.

Данные, введённые с  приходных товарно-сопроводительных документов при обработке товарных отчётов или других документов по начислению кредиторской задолженности, формируют файлы кредитовых оборотов по счетам поставщиков, подрядчиков. Формирование файла дебетовых оборотов по этим счетам осуществляется на основании данных документов, отражающих оплату полученных материальных ценностей и услуг. Все файлы по расчёту с поставщиками представляют собой внутри машинные регистры аналитического учёта.

Основными машинограммами, заменяющими регистры аналитического учёта являются ведомости аналитического учёта по счетам расчётов с поставщиками. Формы выходных машинограмм зависят от способа учёта.

При линейно-позиционном  способе расчётов по товарным операциям, обязательными реквизитами машинограмм являются: код (наименование) предприятия или структурного подразделения, по товарным операциям которого производятся расчёты; код аналитического счёта, в качестве которого выступает код товарного партнёра; код аналитического признака, в качестве которого выступают номера расчётных или товарно-сопроводительных документов; номер отчёта; номер и дата документа; код операций, код корреспондирующего счёта, субсчёта; код корреспондирующего аналитического счёта.