Учет кассовых операций

    Данные  утвержденного авансового отчета являются основанием для списания подотчетных  денежных сумм в установленном порядке. 

 

    3. Обоснование необходимости  компьютеризации

       расчетов по комплексу «Учет кассовых операций»

      Учет  на ООО «МАКСИМА» полностью компьютеризирован. С этой целью на предприятии внедрена комплексная программа «1С: Бухгалтерия 7.7». Используемая на предприятием современная вычислительная техника позволяет объединить персональные компьютеры в локальную сеть, обеспечивающую полную и комплексную автоматизацию функций управления. Сетевые базы данных, словари, данные бухгалтерского учета, формы счетов, договоров, приказов, хранящихся на сервере, доступной для всей пользователей в соответствии с правами, предоставленные им администратором сети. Это позволяет вести разделение труда, при котором каждый специалист выполняет на компьютере свой участок работы.

    Денежные  средства являются «кровеносной системой»  организации. И даже, если организация  финансово устойчива и деятельность ее прибыльна, без грамотного управления денежными ресурсами говорить об эффективности функционирования предприятия  нельзя. От обеспеченности предприятия денежными ресурсами, а также от того насколько своевременно они поступают, насколько точно и правильно отражаются в бухгалтерском учете, зависит не только финансово – хозяйственная деятельность, но и имидж предприятия (возможность своевременных расчетов с банком, поставщиками, бюджетом и другими кредиторами).

    Кассовые  операции не являются особенно трудоемким участком учета, однако использование  компьютерных технологий при обработке  информации по данному участку учета  достаточно эффективно. Информацию о денежных средствах в кассе обычно обрабатывает кассир, который ведет кассовую книгу Кассовая книга и отчеты кассира могут вестись автоматизированным способом.

    Денежные  средства, находящиеся в кассе  предприятия, учитываются на счете 50 «Касса». На этом счете отражаются все кассовые операции по приходу и расходу денежных средств. Алгоритм движения денежных средств предусматривает приходные, расходные операции, корреспонденцию счетов, а также получение выходных регистров бухгалтерского учета по счету 50. Автоматизация учета движения денежных средств позволяет значительно повысить достоверность информации и оперативность ее обработки.

      На  предприятии организованы четыре сетевых  рабочих автоматизированных места, для ведения бухгалтерского учета  в ООО «МАКСИМА». Взаимосвязь комплекса по учету кассовых операций с другими комплексами учета посредством передачи по каналам связи первичных документов или данных для них и сводных отчетов схематично отображена на Рисунке 3.1.

      Рисунок 3.1. Схема взаимосвязи по  комплексу  «Учет кассовых операций» 

    Кассовые  операции проводятся в следующем  порядке:

    1) оформление первичных документов  по приходу и расходу;

    2) регистрация первичных документов  в журнале регистрации;

    3) записи в кассовую книгу (в двух экземплярах), ежедневное подведение остатка по кассовой книге;

    4) сдача в бухгалтерию (бухгалтеру) отчета кассира (2-й экземпляр  кассовой книги) с приходными  и расходными документами под  расписку в кассовой книге.

    Основными задачами по данному комплексу являются:

• учет поступления денежных средств (учет тех документов, которые отражают поступление ДС);
• учет выбытия денежных средств (учет тех документов, которые отражают расход ДС);
• накопление бухгалтерских записей (проводок), отражающих операции по счету 50;
• формирование и печать отчетов по счету 50 (оборотно – сальдовая ведомость по счету 50, карточка счета 50)

      Структура автоматизированного рабочего места  бухгалтера по учету кассовых операций представлена на Рисунке 3.2.

 

      

 

      

    4. Информационное обеспечение комплекса задач

    «Учет кассовых операций»

    Построим  информационную модель для комплекса  задач «Учет кассовых операций».

     Рисунок 4.1. Информационная модель учета  кассовых операций 

    Далее наглядно проиллюстрированы отображения различных документов в программе 1С.Предприяие 7.7

    

    Рисунок 4.1. Приходный кассовый ордер 

    

    Рисунок 4.2. Приходный кассовый ордер. Версия для печати

    

    Рисунок 4.3. Расходный кассовый ордер 

    

    Рисунок 4.4. Расходный кассовый ордер. Версия для печати 

    

    Рисунок 4.5. Карточка счета 50.1. 

    

    Рисунок 4.6. Кассовая книга

 

5. Технология решения комплекса задач

«Учет кассовых операций» с использованием пакета прикладных программ 1С.предприятие 7.7

    Технологию  решения задачи по учету кассовых операций можно разделить на три этапа: подготовительный, начальный и основной.

      Подготовительный  этап связан с подготовкой информационной базы к работе. Особое значение этот этап приобретает в начальный период при внедрении задачи. На данном этапе заносятся в машину справочные данные предприятия, корректируется план бухгалтерских счетов и состав типовых проводок. Заполняются и корректируются справочники: подразделения, номенклатура, поставщики, покупатели, материалы, места хранения МПЗ, сотрудники. Справочники предназначены для ведения аналитического учета на счетах, а также для автоматического ввода различной информации в первичные документы.

      На  подготовительном этапе осуществляется ввод данных об организации, реквизитов предприятия, информации о руководстве (см. п.1).

      При решении комплекса задач по учету  расчетов с поставщиками используются следующие справочники:

      1. Банки. Справочник "Банки" предназначен для хранения реквизитов кредитных организаций, через которые наиболее часто осуществляются расчеты.

      Рисунок 5.1. Справочник «Банки»

 

       2. Список контрагентов. Справочник "Контрагенты" содержит информацию о контрагентах организации (юридических и физических лицах) и используется как при выписке первичных документов, так и для ведения аналитического учета. Под контрагентом – частным лицом в 1С:Бухгалтерии понимаются любые физические лица, в том числе предприниматели без образования юридического лица, с которыми организация вступает в различного рода гражданско-правовые отношения. Физические лица могут, например, выступать в качестве поставщиков материально-производственных запасов или покупателей товаров, продукции, работ, услуг. Физических лиц, с которыми организация устанавливает трудовые отношения, в справочник "Контрагенты" заносить не следует. Для них предназначен специальный справочник "Сотрудники".

      Рисунок 5.2. Справочник «Контрагенты»

      3. Список сотрудников. Справочник используется для хранения информации о сотрудниках, указания конкретных физических лиц в качестве реквизитов других объектов конфигурации, а также при начислении заработной платы.

      Рисунок 5.3. Справочник «Сотрудники»

     Начальный этап связан с операциями сбора, регистрации первичных документов и представляет собой ввод в компьютер переменных данных с первичных документов, таких как:

• ввод входящих остатков;

Рисунок 5.4. Ввод входящих остатков по счету 50.1 

• приходный кассовый ордер №1 от 04.10.2010г. (операция1)

Рисунок 5.5. Приходный кассовый ордер №1 от 04.10.2010 г. 

• расходный кассовый ордер

Рисунок 5.6. Расходный кассовый ордер №1 от 04.10.2010 г.

     Основной  этап является завершающим в работе с программой. Он включает обобщение учетных данных, накопленных в информационных массивах, и связан с формированием различных отчетных форм.

      На  основании первичной информации формируются:

• кассовая книга.  Отчет "Кассовая книга" предназначен для формирования отчета по кассовым операциям и формируется на основании кассовых документов.

Рисунок 5.7. Кассовая книга за 04.10.2010 г. 

      Также можно посмотреть оп данному счету:

• карточку счета. В отчет "Карточка счета" включаются все проводки с данным счетом или проводки по данному счету по конкретным значениям объектов аналитического учета - наименованию материала, организации-поставщику и т.д. Кроме того, в карточке счета показываются остатки на начало и конец периода, обороты за период и остатки после каждой проводки.

Рисунок 5.8. Карточка счета 50.1 за 04.10.2010 г.

• анализ счета. Отчет "Анализ счета" содержит обороты счета с другими счетами за выбранный период, а также сальдо на начало и на конец периода.

Рисунок 5.9. Анализ счета 50.1 за 04.10.2010 г.

 

     Заключение

    В процессе решения контрольной работы:

• были изучены теоретически сведения по вопросу «Учет кассовых операций»;
• построена информационная модель по данному типу задач;
• относительно ООО «МАКСИМА» с использованием пакета программ 1С.Предприятие 7.7 были выполнены необходимые расчеты (заполнение справочников, ввод начальных остатков, автоматический и ручной ввод операций, сюда же отнесем заполение документов – приходный и расходные кассовые ордера).

     В результате были получены:

• кассовая книга за 04.10.2010 г.,
• карточка счета 50.1 за 04.10.2010 г.,
• анализ счета 50.1 за 40.10.2010 г.

     Ведение бухгалтерского учета в ООО «МАКСИМА»  основано на пакете программ  1С.Предприятие 7.7. В качестве пожелания хочется порекомендовать ООО «МАКСИМА» переход на более новую версию данного ПО – 1С.Предприятие 8.0.

     Рассмотрим  некоторые отличия 1С.Предприятие 7.7 и 1С.Предприятие 8.

     При проектировании платформы 1С:Предприятия 8 был проведен серьезный анализ опыта применения версии 7.7 в различных условиях, учтены многочисленные пожелания партнеров и пользователей системы.

     В процессе выбора основных направлений  развития платформы 1С:Предприятия 8 учитывались  современные реалии: увеличение среднего масштаба решений, строящихся на базе 1С:Предприятия, расширение спектра прикладных задач, которые решаются при автоматизации предприятий, новые технические условия, в которых функционирует система.

     Окна  в системе могут иметь несколько  различных состояний (обычное, свободное, прикрепленное и т.д.), которыми может управлять пользователь. Введена возможность переключения пользовательских интерфейсов в режиме 1С:Предприятие. Теперь пользователь может выбрать тот интерфейс, который наиболее подходит для выполнения текущих задач. Работа с формами стала более функциональной. Появилось большое количество новых элементов управления, в том числе поддерживаются элементы управления ActiveX, позволяющие осуществлять связь с другими приложениями. Пользователь может изменять положение и размеры отдельных элементов управления в форме, передвигая мышью горизонтальные и вертикальные разделители. Это облегчает работу пользователя с компактными формами. Введены средства для интерактивной работы с полями составного типа. Теперь пользователь может выбирать тип, который будет иметь вводимое значение, или изменить тип у существующего значения. Пользователь может указать несколько условий, по которым информация, отображаемая в списке, будет отсортирована на экране. Отельные ячейки или группы ячеек могут иметь примечания, которые раскрываются при наведении курсора на специальный маркер, расположенный в углу ячейки.