Учет кассовых операций

     Рисунок 1.1. Организация 

     

     Рисунок 1.2. Коды 

     

     Рисунок 1.3. Банк 

     

     Рисунок 1.4. Ответственные лица 

     Рисунок 1.5. Список контрагентов ООО «МАКСИМА» 

 

      На Рисунке 6 представлена оборотно – сальдовая ведомость ООО  «МАКСИМА» за IV квартал 2010 года.

     Рисунок 1.6. Обороно – сальдовая ведомость ООО «МАКСИМА» за IV квартал 2010 года

 

    2. Учет кассовых операций. Теоретические сведения

    Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций, предназначенные  для юридических лиц всех форм собственности (кроме кредитных организаций, осуществляющих кассовое обслуживание физических и юридических лиц) утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»:

• №КО-1 «Приходный кассовый ордер»,
• №КО-2 «Расходный кассовый ордер»,
• №КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»,
• №КО-4 «Кассовая книга»,
• №КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

    Приходный кассовый ордер

    Приходный кассовый ордер (форма №КО-1) применяется  для оформления поступления наличных денег в кассу организации  как в условиях методов ручной обработки данных, так и при  обработке информации с применением средств вычислительной техники.

    Квитанция к приходному кассовому ордеру, оформленная  с учетом требований пунктов 13 и 19 Порядка  ведения кассовых операций в Российской Федерации, регистрируется в журнале  регистрации приходных и расходных  кассовых документов (форма №КО-3) и  выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

    В приходном кассовом ордере и квитанции  к нему указывается:

• по строке «Основание» - содержание хозяйственной операции;
• по строке «В том числе» - сумма НДС (записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись «без налога (НДС)»);
• по строке «Приложение» - перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления;
• в графе «Кредит, код структурного подразделения» указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства.

    Кассир, получив из бухгалтерии приходный  ордер или заменяющий его документ, обязан проверить его, руководствуясь предписаниями пункта 20 Порядка  ведения кассовых операций в Российской Федерации.

    Поступление в кассу наличных денег сопровождается выдачей квитанции приходного кассового  ордера

    В случае, когда деньги в кассу поступают  за проданный товар, выполненную  работу или оказанную услугу, организации  и индивидуальные предприниматели, для которых федеральным законом предписано применение контрольно-кассовой техники (ККТ) при осуществлении наличных расчетов и (или) с использованием платежных карт, обязаны выдать покупателю (клиенту) кассовый чек, отпечатанный на ККТ (абзацы 1 и 4 статьи 5 Федерального закона от 22 мая 2003 года №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».

    Расходный кассовый ордер

    Расходный кассовый ордер (форма №КО-2) используется для выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях обычных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Расходный кассовый ордер оформляется с учетом требований пунктов 14 – 16, абзаца 4 пункта 17, пункта 19 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма №КО-3).

    В тех случаях, когда на прилагаемых  к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и другом) имеется разрешительная надпись (виза) руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.

    В расходном кассовом ордере по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, а по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

    Кассир  при получении из бухгалтерии  расходного ордера или заменяющего  его документа, обязан руководствоваться  предписанием пункта 20 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.

    Журнал  регистрации приходных  и расходных кассовых документов

    По  общему правилу, регистрация в журнале  Формы №КО-3 приходных и расходных  кассовых ордеров или заменяющих их документов (платежных или расчетно-платежных ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и иное) производится бухгалтерией до передачи их в кассу.

    Регистрация расходного кассового ордера или  заменяющего его документа по общему правилу производится до передачи его в кассу. И лишь «расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей регистрируется после их выдачи» (смотрите пункт 21 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации).

    Кассовая  книга

    Кассовая  книга №КО-4 применяется для учета  поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть оформлена с  учетом требований пункта 23 Порядка  ведения кассовых операций в Российской Федерации.

    Каждый  лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

    Записи  кассовых операций начинаются на лицевой  стороне неотрывной части листа  после строки «Остаток на начало дня».

    Предварительно  лист сгибают по линии отреза, подкладывая  отрывную часть листа под часть  листа, которая остается в книге. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

    Контроль  за правильным ведением кассовой книги  осуществляет главный бухгалтер организации.

    Книга учета принятых и  выданных кассиром денежных средств

    Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма №КО-5) применяется  для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

    Расчетно-платежная  ведомость

    Наличные  денежные средства могут выдаваться из кассы не только на основании  расходного кассового ордера, но и  на основании платежной или расчетно-платежной ведомости.

    Эти ведомости оформляют при выдаче зарплаты сотрудникам организации.

    При этом организация решает самостоятельно, какие формы ведомости использовать:

• расчетно-платежную;
• расчетную;
• платежную.

    По  истечении установленного в организации срока для выдачи заработной платы и прочих выплат, кассир обязан в конце платежной ведомости указать итоговые выплаченные и депонированные (подлежащие выплате, но не выплаченные, а принятые на хранение до востребования) суммы, произвести сверку с общим итогом, подписать ведомость и в кассовую книгу записать фактически выплаченную сумму. Ведомость должна быть подписана кассиром, главным бухгалтером и руководителем организации. На общую сумму, которая будет выплачена по ведомости, оформляется расходный кассовый ордер. Номер расходного кассового ордера и дата составления указываются в ведомости. На депонированные суммы, сдаваемые в банк, составляют один общий расходный кассовый ордер.

    Платежные ведомости регистрируются в специальном журнале (форма №Т-53а). Ведомости на выдачу зарплаты хранятся в организации в течение 75 лет. Журнал заводится на один календарный год и хранится в организации 5 лет.

    Авансовые отчеты

    Организация может выдавать денежные средства работнику  на административно-хозяйственные нужды, командировочные, представительские и тому подобные расходы.

    Срок, на который организация может  выдать наличные денежные средства под  отчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен, но он может и должен устанавливаться приказом руководителя организации. Приказом может быть утвержден перечень хозяйственных операций, оплачиваемых за наличный расчет; перечень должностей или список лиц, допущенных к их осуществлению; предельные размеры сумм, выдаваемых в подотчет по каждому виду операций, сроки сдачи авансового отчета.

    В течение трех рабочих дней после  окончания такого срока работник, получавший деньги под отчет, обязан отчитаться за потраченные деньги (предъявить авансовый отчет с приложением  документов, подтверждающих расходы, и/или вернуть остаток неизрасходованных денег, если таковой имеется).

    Если  денежные средства выдавались на командировочные  цели, то работник должен отчитаться за них, также в срок не позднее трех рабочих дней после возвращения  из командировки (пункт 11 Порядка ведения  кассовых операций в Российской Федерации).

    Форма авансового отчета №АО-1 утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 1 августа 2001 года №55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации №АО–1 «Авансовый отчет».

    Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии на бумажном или машинном носителе информации.

    На  оборотной стороне формы АО-1 авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное  удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

    При получении авансового отчета организацией, бухгалтер возвращает работнику отрывную часть авансового отчета. Это часть авансового отчета является распиской для работника, которая подтверждает, что документ был принят бухгалтерией к проверке.

    В бухгалтерии проверяются целевое  расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.

    Если  по авансовому отчету выявлен остаток денежных средств, то работник обязан вернуть его в кассу организации. При этом кассир выписывает приходный кассовый ордер. 

    Если  сотрудник обоснованно израсходовал большую сумму, то сумма перерасхода  по авансовому отчету ему возмещается. При этом кассир должен выписать расходный кассовый ордер.

    Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем  организации или уполномоченным на это лицом и принимается  к учету. Остаток неиспользованного  аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру, перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.