На  предприятиях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых  централизованными бухгалтериями, оплата труда, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий могут производиться по письменному приказу руководителя предприятия (решению, постановлению) другими, кроме кассиров, лицами, с которыми заключается договор о материальной ответственности, и на которых распространяются все права и обязанности, установленные для кассиров.

      На  малых предприятиях, не имеющих в  штате кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером  или другим работником по письменному  распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним договора о материальной ответственности (Приложение 1).

1.3. Контроль за исполнением  кассовой дисциплины

      В сроки, установленные руководителем  предприятия, а также при смене  кассиров на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.

      Для проведения ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия. При этом следует помнить, что отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «….» (дата), что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков средств к началу инвентаризации.

      Материально-ответственные  лица дают расписки о том, что к  началу инвентаризации все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, выбывшие – списаны в расход.

      В процессе ревизии согласно Методическим указаниям по инвентаризации имущества  и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина от 13.06.95г. № 49, при подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, авиабилеты и др.). При этом проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально-ответственным лицам.

      Инвентаризационная  комиссия составляет акт. При обнаружении  ревизией недостачи или излишка  ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

      Кроме того, инвентаризации подлежат также  ценные бумаги и бланки строгой отчетности.

      В условиях автоматизированного ведения  кассовой книги должна производиться  проверка правильности работы программных  средств обработки кассовых документов.

      Учредители  предприятий, вышестоящие организации (в случае их наличия), а также  аудиторы (аудиторские фирмы) в соответствии с заключенными договорами при производстве документальных ревизий и проверок на предприятиях производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины. При этом особое внимание должно уделяться вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей.

      Ответственность за обеспечение Порядка ведения  кассовых операций возлагается на руководителей  предприятий, главных бухгалтеров и кассиров.

      Лица, виновные в неоднократном нарушении  кассовой дисциплины, привлекаются к  ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

      Кассир  или работник, с которым заключен договор о материальной ответственности, должен в своей работе руководствоваться правилами ведения кассовых операций. Опираясь на этот документ, директор или заинтересованное лицо может легко проконтролировать данные операции и порядок их учета.

      В частности, прием в кассу наличных денег главный бухгалтер оформляет приходными кассовыми ордерами, в которых фиксируются основания для принятия денег в кассу. Суммы в документах, являющихся основаниями (чек из чековой книжки, авансовый отчет, справка-заявление, выписка из протокола собрания, договоры), должны обязательно совпадать с суммами приходных кассовых ордеров, а также с суммами в квитанциях к ним, выданных лицу или организациям, вносящим денежные средства в кассу. Проверяется также наличие печати и подписи руководителя, разрешающие прием денег в определенной сумме. Отраженные в расходных кассовых ордерах суммы должны также совпадать с суммами оснований на выдачу средств.

      Кроме того, следует помнить, что реквизиты  имеющихся кассовых ордеров должны соответствовать информации о них, находящейся в журнале регистрации данных документов, заполняемом бухгалтером до передачи кассовых документов кассиру.

      Кассовые  операции проверяются по кассовой книге, прошнурованной, пронумерованной, опечатанной  и заверенной подписями. В ней  фиксируются все факты поступления и выдачи наличных денег, по результатам которых на конец дня выводятся остатки денежных средств в кассе. Так как кассир ведет кассовую книгу в двух экземплярах под копирку (второй отрывной экземпляр служит отчетом кассира и сдается в бухгалтерию), то при проверке они должны совпадать. Кроме того, следует помнить, что в кассовых документах должны отсутствовать малейшие подчистки, помарки, а в кассовых ордерах – и оговоренные исправления, которые здесь не допускаются.

      Для контроля учета кассовых операций руководитель может сверить суммы поступающих и расходуемых денежных средств по каждому отчету кассира с суммами, зафиксированными в бухгалтерских регистрах. Как правило, каждому кассовому отчету соответствует одна строка журнала-ордера и ведомости по счету 50 «Касса»; при этом в ведомости фиксируются поступления денежных средств (т.е. приходные кассовые ордера), в журнале-ордере – выдача денег (расходные кассовые ордера). Кроме того, может быть подвергнута проверке арифметика (полная или частичная) при подсчете оборотов (сумм поступивших или выданных денег). На конец отчетного периода сальдо (остаток) по счету 50 «Касса», являющееся разницей суммы оборотов поступления и выдачи наличных денег и отражающее сумму имеющихся в кассе денежных средств, заносится в актив баланса по строке «Касса».

      Кроме того, следует проверить работу бухгалтера на предмет правильного отнесения  затрат по выплате средств из кассы  на себестоимость. Наличие таких  фактов влечет за собой обнаружение  скрыто от налогообложения прибыли.

      При этом необходимо учесть, что с кредита счета по учету средств в кассе на затраты производства не должны относиться суммы выплаченных премий, пособий по соцстраху и других производимых за счет специальных фондов выплат, а также единовременных поощрений и пособий работников за выполнение важных заданий, по поводу ухода на пенсию и т.д., материальной помощи; данные затраты должны быть отнесены на уменьшение прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после уплаты налогов. Но эти факты на данном этапе могут быть выявлены лишь в исключительных случаях выплаты соответствующих средств без их начисления (в остальных случаях следует проверить соответствующие операции по счетам 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», а также по счетам учета затрат на производство).

Глава 2. Пример учета кассовых операций 

     Работник  транспортной компании ООО «Авто-М» прораб Петров П.П. получил под отчет  деньги на приобретение краски масляной в сумме 4000 руб. За краску Петров заплатил 3540 руб. Он принес в бухгалтерию документы, подтверждающие покупку (товарный чек и кассовый чек), подписал авансовый отчет и сдал кассиру неизрасходованные деньги в сумме 460 руб.

     В Приложении 2 приведен приходный кассовый ордер, составленный кассиром ООО «Авто-М».

     Рассмотрим  некоторые особенности заполнения формы № КО-1.

     В строке «Организация» указывается  название организации, получающей деньги в свою кассу. В графе «Код по ОКПО»  организация указывает свой код ОКПО (Общероссийского классификатора предприятий и организаций), присвоенный Госкомстатом России при регистрации.

     Строка  «Структурное подразделение» заполняется  в том случае, если в организации  имеются структурные подразделения  со своей кассой. Это может быть, например, отдел супермаркета, торговая точка и т. п. Далее в этой же строке в графе «Код» указывается код этого структурного подразделения (если организация использует систему кодирования).

     В графе «Номер документа» указывается  порядковый номер приходного кассового ордера. Кассовые документы нумеруются с начала календарного года.

     «Дата составления» оформляется арабскими  цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год (ДД.ММ.ГГГГ). Если номер  дня (месяца) меньше десяти, то в начале следует писать нуль. Например, дата 7 июля 2009 г. в кассовом документе должна выглядеть так: 07.07.2009. Дата документа должна совпадать с датой получения денег.

     Графу «Кредит, код структурного подразделения» заполняют обособленные подразделения. В ней указывается код подразделения, который присвоила ему головная организация (если документ составляется в структурном подразделении и организация использует систему кодирования).

     Графу «Код целевого назначения» заполняют, если в кассу поступают средства целевого финансирования и у организации есть собственная кодировка.

     В графах «Дебет» и «Кредит, корреспондирующий  счет, субсчет» указывают счета и  субсчета бухгалтерского учета, на которых  отражается данная хозяйственная операция. В данном случае бухгалтерская проводка выглядит следующим образом:

ДЕБЕТ 50 «Касса» КРЕДИТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

— 460 руб. — получены наличные денежные средства от подотчетного лица.

     В строке «Принято от…» указывается  лицо (юридическое, физическое), которое  передает деньги. Если деньги получены от представителя другой организации, то в этой строке пишут: «Принято от «Название организации» через Фамилия И.О.». Если деньги передает в кассу работник или учредитель, то указывается его фамилия, имя, отчество полностью в родительном падеже («Принято от Иванова Ивана Ивановича»). При получении денег с расчетного счета в этой строке указывают: «Принято от «Наименование банка» через Фамилия И.О. кассира».

     В строке «Основание» указывается  содержание хозяйственной операции. Варианты могут быть следующие: «Возврат неиспользованных подотчетных средств», «Получение займа по договору № 00 от 00.00.0000», «Аванс по договору № 00 от 00.00.0000», «Получено с расчетного счета на хозяйственные расходы», «Получено с расчетного счета для выплаты заработной платы за июль 2008 г.», «Оплата отгруженной продукции (товара) по накладной № 00 от 00.00.0000», «Оплата оказанных услуг (выполненных работ) по акту № 00 от 00.00.0000», «Погашение задолженности по договору займа № 00 от 00.00.0000», «Вклад в уставный капитал», «Возмещение причиненного материального ущерба в соответствии с приказом № 00 от 00.00.0000 (по решению суда № 00 от 00.00.0000)», «Компенсация недостачи, выявленной при проведении инвентаризации в соответствии с приказом № 00 от 00.00.0000» и т. п.

     В строке «Основание» указываются  реквизиты (дата и номер) документов, если они хранятся отдельно от кассовых документов. В том случае, если накладные, договоры, приказы и так далее  хранятся вместе с соответствующим  приходным кассовым ордером, их реквизиты указывают в строке «Приложение».

     В строке «В том числе» указывается  сумма НДС, уплаченная покупателем  в составе стоимости товара (работ, услуг). Она записывается цифрами, а  в случае если продукция (работы, услуги) не облагается налогом или если организация не является плательщиком НДС (например, применяет упрощенную систему налогообложения или платит ЕНВД) делается запись «Без налога (НДС)». Такая же запись появляется в случае снятия денег с расчетного счета или возврата подотчетных средств.

     В строке «Приложение» приводятся первичные и другие документы, имеющие отношение к данной хозяйственной операции, с указанием их номеров и дат составления (при снятии денег с расчетного счета указывается номер чека).