Учет кассовых операций

      В ряде случаев организациям взамен ККМ  разрешается использовать для расчетов наличными денежными средствами документы строгой отчетности. Бланки этих документов изготавливаются типографским способом, имеют строго установленную форму и выпускаются специализированными предприятиями. Им присваивается определенная серия и индивидуальный номер.

      Приходные и расходные кассовые документы, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и кассовая книга могут вестись как ручным, так и автоматизированным способами.

      Если  бухгалтерский учет ведется на персональном компьютере, то в конце финансового  года кассовая книга и отчет кассира  выводятся на бумажный носитель. Затем кассовая книга брошюруется в хронологическом порядке и опечатывается. Одновременно в таком же порядке сшивается и отчет кассира.

      В практических рекомендациях для  бухгалтера и руководителя под общей  редакцией Г.Ю. Касьяновой, указано, организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно – операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геолого – разведочных партий, уполномоченных организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями организаций.

      В соответствии с Порядком ведения  кассовых операций, выдача наличных денег  под отчет на расходы, связанные  со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

      Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих  дней по истечении срока, на который  они выданы, или со дня возвращения  их из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

     Выдача  наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного  подотчетного лица по ранее выданному  ему авансу.

 

2. Синтетический и аналитический учет кассовых операций на предприятии.

2.1. Синтетический и  аналитический учет  поступления денежных  средств.

      Содержание  понятия "операция", в широком  смысле применительно к теме настоящей  работы, можно обозначить как действие, направленное на выполнение некоторой задачи (финансовой, кредитной, производственной, торговой, страховой и тому подобных).

      Говоря  о кассовых операциях, всегда подразумеваются  действия, связанные с платежами, осуществляемыми путем наличных расчетов.

      В соответствии с Конституцией Российской Федерации (статья 75), законодатель признает рубль законным платежным средством, обязательным к приему по нарицательной стоимости на всей территории Российской Федерации (статья 140 Гражданского кодекса Российской Федерации), а также включает деньги в перечень объектов гражданских прав (статья 128 ГК РФ).

      Наличные расчеты - это расчеты, в которых реально участвуют наличные деньги, и, которые могут быть произведены в одной-единственной форме - путем их передачи во исполнение какого-либо гражданско-правового обязательства.

      Для учета наличия и движения денежных средств в кассе организации  используется активный счет 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие  суммы свободных денег в кассе  на начало месяца, оборот по дебету — суммы, поступившие в кассу, а по кредиту — суммы, выданные из кассы.

      В соответствии со статьей 1 Закона РФ от 18.06.93г. денежные расчеты с населением при осуществлении торговых операций производятся всеми предприятиями с обособленным применением контрольно-кассовых машин (ККМ). В той же статье Закона указано, что Правительство РФ утверждает Перечень отдельных категорий предприятий, которые в силу специфики своей деятельности могут осуществлять указанные расчеты без применения ККМ. Такой перечень утвержден Постановлением Правительства РФ от 30.06.93 г. №745. Подпункт «а» пункта 2 данного Перечня определяет, что организации могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения ККМ в части продажи газет и журналов, а также сопутствующих товаров в газетно-журнальных киосках при условии, что доля продажи газет и журналов в их товарообороте составляет не менее 50 процентов и ассортимент сопутствующих товаров утвержден органом исполнительной власти субъектов РФ. Таким образом кассового аппарата на предприятии не имеется, предприятие осуществляет розничную продажу газет и журналов в газетно-журнальных киосках.

      При поступлении денежных средств в  кассу предприятия совершаются  следующие операции: 

 

      Наличные  деньги, полученные предприятиями в  банках, расходуются на цели, указанные  в чеке ( в соответствии с п.4 Порядка  ведения кассовых операций). Неиспользованный остаток денег сдается в кассу банка. Возврат денег на расчетный счет оформляется расходным кассовым ордером.

 

2.2. Синтетический и аналитический учет расходования денежных средств из кассы предприятия.

 

     Наличные  деньги из кассы предприятия выдаются по расходным кассовым ордерам (форма  № КО-2) или по другим документам (платежным ведомостям, счетам, заявлениям на выдачу денег и пр.) с наложением на них специального штампа, заменяющего расходный кассовый ордер. Расходный кассовый ордер используется для выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях обычных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Расходный кассовый ордер оформляется с учетом требований пунктов 14 - 16, абзаца 4 пункта 17, пункта 19 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма №КО-3).

     В тех случаях, когда на прилагаемых  к расходным кассовым ордерам  документах (заявлениях, счетах и другом) имеется разрешительная надпись (виза) руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.

     В расходном кассовом ордере по строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции, а по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

     Кассир  при получении из бухгалтерии  расходного ордера или заменяющего  его документа, руководствуется предписанием пункта 20 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.

      Расходные кассовые ордера и заменяющие их документы заполнены бухгалтерией четко и ясно и выписаны на компьютере. Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются. Документы на выдачу подписываются руководителем организации и главным бухгалтером. Деньги по кассовым ордерам выдаются на основании документов, удостоверяющих личность получателя. В кассовом ордере отражаются основные реквизиты этого документа, и получатель расписывается в получении выданной суммы. Прием и выдача денег по кассовым ордерам производится только в день их составления.

     При выдаче заработной платы основанием для выплат служат расчетно-платежные  или платежные ведомости.

     В аналогичном порядке оформляются  и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни  и другого), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.

     Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным  лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

      По  истечении срока выдачи денег  по ведомостям (трех рабочих дней) против фамилий лиц, не получивших причитающихся им денег, кассир ставит штамп «Депонировано» и составляет реестр депонированных сумм. На всю сумму, выданную по ведомости, кассир составляет расходный кассовый ордер.

     Выдача  денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

     Выдачу  денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности".

     Организация также выдает денежные средства работнику на административно-хозяйственные нужды, командировочные, представительские и тому подобные расходы.

     Срок, на который организация выдает наличные денежные средства под отчет на хозяйственные  нужды, законодательно не ограничен, но он может и должен устанавливаться приказом руководителя организации.

      При выбытии денежных средств из кассы  предприятия совершаются следующие  операции:

 

2.3. Ведение кассовой  книги на предприятии.

 

      Все поступления и выдачи наличных денег  предприятия учитывают в кассовой книге.

      Каждое  предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.

      При опечатывании книги мастичной печатью  используются клей на основе жидкого  стекла ("Силикатный", "Канцелярский", "Конторский", "Жидкое стекло"), бумага типа папиросной, штемпельная краска. Бумага с оттиском печати смазывается с двух сторон клеем, после опечатывания книги наносится еще один слой клея.

      Записи  в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

      Подчистки и неоговоренные исправления  в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

     Записи  в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

     На  предприятиях при условии обеспечения  полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется машинограмма "Отчет кассира". Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

      Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах  осуществляется автоматически в  порядке возрастания с начала года.