Учет кассовых операций в системе 1С на предприятии Тоо «камкор»

     Весьма  важной может оказаться возможность  быстрого привлечения специалистов по развитию и поддержке прикладного решения. Устройство системы «1С:Предприятие 8» позволяет достаточно быстро вводить в курс дела новых специалистов и передавать поддержку прикладного решения тому, кто сможет обеспечить наилучшее обслуживание. Таким образом, наличие реальной индустрии внедрения и поддержки решений системы «1С:Предприятие 8» является гарантией отсутствия проблем сопровождения и развития информационной системы [1].

     Основные  функциональные возможности конфигурации «Бухгалтерия для Казахстана»:

• основы работы с конфигурацией;
• практическое применение конфигурации;
• учет банковских и кассовых операций;
• учет товарно-материальных запасов;
• учет основных средств и нематериальных активов;
• учет взаиморасчетов с контрагентами;
• кадровый учет и учет заработной платы работников организаций;
• учет производства;
• учет НДС;
• учет налога на прибыль;
• регламентные операции;
• отчетность.

2. Правила ведения кассовых операций

       В процессе хозяйственной деятельности организации постоянно ведут  взаимные денежные расчеты. Денежные расчеты  производятся либо в виде безналичных платежей, либо наличными деньгами. Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

       Касса - специально оборудованное помещение для хранения, приема и выдачи денег и других ценностей. Оно имеет сигнализацию, устройства, препятствующие проникновению посторонних лиц. Двери в кассу во время совершения операций должны быть заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

       Все наличные деньги и ценные бумаги должны храниться в несгораемых металлических  шкафах, а в отдельных случаях  - в комбинированных шкафах, которые по окончанию работы кассы закрываются ключом и опечатываются. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, а учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках хранятся у руководителей предприятия, не реже одного раза в квартал комиссией проводится их проверка.

       Хранение  в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации, запрещается [2].

       Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир осматривает сохранность вверенного ему имущества. В случае повреждения или снятия печати, поломки замков и дверей кассир докладывает об этом руководству организации, которое сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к охране кассы до прибытия сотрудников правоохранительных органов. В этом случае руководитель организации или лицо его заменяющее, главный бухгалтер, а также кассир после получения разрешения органов внутренних дел производят проверку наличия денег и других ценностей, хранящихся в кассе. Эта проверка должна быть произведена до начала кассовых операций. О результатах проверки составляется акт в двух экземплярах, который подписывается всеми участвующими в проверке лицами. Первый экземпляр акта передается в органы внутренних дел, второй - остается у организации [3].

       На  практике касса чаще всего включает в себя главную кассу и ряд операционных касс. Главная касса выполняет функции по движению денежных средств и является держателем основных первичных и отчетных документов по их учету. Операционные кассы служат для приема наличных денежных средств за реализованные товары (работы, услуги) с применением контрольно-кассовых машин и документов строгой отчетности [4].

       Кассовые  операции осуществляет кассир, являющийся должностным лицом с полной материальной ответственностью за сохранность всех принятых на хранение денег и ценных бумаг и за всякий ущерб, причиненный предприятию, организации, учреждению, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. Для этого при приеме его на работу с ним заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Под роспись руководитель предприятия должен также ознакомить его с порядком ведения кассовых операций. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам, хранить в кассе наличные деньги и другие ценности, не принадлежащие данному предприятию.

       На  предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира приказом руководителя возлагается на другого работника. Этот работник также ознакомляется с Правилами ведения кассовых операций в Республике Казахстан и с ним заключается договор о полной материальной ответственности.

       В случаях внезапного оставления кассиром работы находящееся в кассе немедленно пересчитывается другим кассиром, которому все передается, в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия или созданной для этих целей комиссии. Результаты пересчета и передачи оформляются актом [3].

       Прием наличных денег предприятиями при  осуществлении расчетов с населением производится с применением контрольно-кассовых машин. Законодательно установлено применение ККМ при осуществлении денежных расчетов с юридическим и физическими лицами по товарным операциям или по оказанию бытовых услуг, так как эти сферы деятельности связаны с массовым наличным денежным оборотом. Исключение составляют только те организации, которые в силу специфики своей работы используют документы строгой отчетности, заменяющие чеки ККМ [5, 6].

       Наличные  деньги, полученные предприятиями в  банках, расходуются на цели, указанные в чеке. Предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями предприятий. Предприятия обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками. Наличные деньги могут быть сданы в дневные и вечерние кассы банков, инкассаторам и в объединенные кассы при предприятиях для последующей сдачи в банк, а также предприятиям связи для перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров. Предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения. Но не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов. Организации имеют право хранить в своих кассах наличные деньги, сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше трех рабочих дней.

       Выдача  наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается [7]. 

3. Оформление кассовых документов

       В большинстве случаев деньги в кассу поступают с расчетного счета в банке через кассира, который получает их по денежным чекам. Чеки бывают предъявительские и именные. Они сброшюрованы в чековые книжки.

       Чековые книжки предприятия получают в отделении  банка по заявлению и хранят их в кассе вместе с наличными  деньгами. Для получения денег  в банке заполненные чеки подписываются  руководителем предприятия и главным бухгалтером и скрепляются печатью. Никакие исправления в чеках не допускаются [8].

       На  оборотной стороне чеков указывается, на какие цели получаются деньги, например: на выдачу зарплаты, командировочные расходы, хозяйственно-операционные расходы. Предприятия имеют право расходовать деньги только на те надобности, на которые они получены.

       В кассу предприятия деньги поступают и из других источников, например от рабочих; за материалы, готовую продукцию; квартирная плата от квартиросъемщиков; возврат подотчетными лицами не использованных ими авансов; частичная плата родителей за содержание своих детей в детских садах.

1. Приходный кассовый ордер

       Основным  приходным кассовым документом является приходный кассовый ордер с отрывной квитанцией, которая выдается лицу, внесшему деньги, в подтверждение о приеме денег в кассу. В случае необходимости она заверяется печатью (штампом кассира или оттиском кассового аппарата). Порядок учета и оформления ПКО предполагает, что ордер должен обязательно иметь следующие разборчиво заполненные реквизиты:

• наименование предприятия;
• регистрационный номер и дату заполнения;
• номер корреспондирующего счета, субсчета.

       Бухгалтер может сформировать ПКО, распечатать его на принтере и передать кассиру. При этом бухгалтер, после формирования электронного документа, записывает его в системе, но не проводит, то есть - нажимает на кнопку «Записать» в форме документа и не трогает кнопку «ОК». После того, как документ записан - он будет сохранен в базе данных, но не сформирует никаких движений по регистрам. То есть - документ будет, но никакого воздействия на состояние учета, на состояние бухгалтерских регистров, он не окажет. Когда кассир завершит работу с ПКО, получит по нему нужную сумму - он может отыскать документ в базе данных, открыть его и провести, нажав на кнопку «Провести» в форме документа [9].

       Приходные кассовые ордера и квитанции к  ним должны быть разборчиво и четко  заполнены бухгалтерией чернилами, шариковой ручкой или выписаны на компьютере. Подчистки, помарки и исправления в первичных кассовых документах не допускаются [10].

       В приходном кассовом ордере отражаются следующие виды хозяйственных операций:

• «Оплата от покупателя»;
• «Возврат денежных средств подотчетником»;
• «Возврат денежных средств поставщиком»;
• «Возврат денежных средств работником»;
• «Получение наличных денежных средств в банке»;
• «Расчеты по кредитам и займам с контрагентами»;
• «Оплата от структурного подразделения»;
• «Прочий приход денежных средств».

2. Расходный кассовый ордер

       Основным  документом, которым оформляется  выдача денег из кассы, является расходный кассовый ордер.

       РКО должен быть подписан главным бухгалтером; он также должен содержать распорядительную подпись руководителя организации или лица на то уполномоченного письменным распоряжением руководителя.

       Порядок учета и оформления приходных кассовых ордеров предполагает, что ордер должен обязательно иметь следующие разборчиво заполненные реквизиты:

• наименование предприятия;
• регистрационный номер и дату выписки расходного ордера;
• номер корреспондирующего счета, субсчета.

       Все РКО и документы, заменяющие их, должны иметь регистрационный номер, то есть все первичные кассовые документы подлежат обязательной регистрации [10].

       В расходном кассовом ордере отражаются следующие виды хозяйственных операций:

• «Оплата поставщику»;
• «Возврат денежных средств покупателю»;
• «Возврат денежных средств подотчетнику»;
• «Выплата заработной платы по ведомостям»;
• «Выплата заработной платы работнику»;
• «Взнос наличными в банк»;
• «Выплата по исполняемым местам»;
• «Инкассация денежных средств»;
• «Расчеты по кредитам и займам с контрагентами»;
• «Оплата структурным подразделениям»;
• «Прочий расход денежных средств».