Учет кассовых операций и подотчетных сумм

  Синтетический учет кассовых операций ведется в  ведомостях по поступлению и расходованию денежных средств и денежных документов, которые составляются по окончании отчетного периода на основании первичных документов.

 

   1.3 Учет подотчетных  сумм 

  Подотчетными  лицами являются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы. Список подотчетных лиц, регулярно получающих денежные средства под отчет на административно-хозяйственные расходы, оформляется приказом по организации.

  Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению руководителя организации для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. За время нахождения в командировке работнику сохраняется заработная плата по месту постоянной работы. Работника направляет в командировку руководитель, что оформляется выдачей командировочного удостоверения. По усмотрению руководителя организации наряду с командировочным удостоверением может оформляться приказ. При направлении в командировку подотчетное лицо также получает служебное задание, форма которого утверждена Госкомстатом России.

  Размер  аванса, выдаваемого подотчетному лицу, определяется заданием (что купить, оплатить) и условиями командировки (пункт назначения, виды транспорта, продолжительность командировки).

  Выдача  наличных денег под отчет оформляется  расходным кассовым ордером после расчета бухгалтерией причитающихся сумм.

  Подотчетное лицо обязано в трехдневный срок (после использования средств или возвращения из командировки) составить и сдать в бухгалтерию авансовый отчет. К авансовому отчету прилагаются оправдательные документы (квитанции, чеки, проездные билеты, счета и др.), командировочное удостоверение. Целесообразность расходов подтверждает руководитель отдела, в котором работает сотрудник. Бухгалтерия проверяет расходы, представленные в авансовом отчете, а руководитель организации утверждает отчет. Затем авансовый отчет принимается к учету.

  Командировочные расходы включаются в себестоимость  продукции (работ, услуг).

  Хозяйственные расходы подтверждаются квитанциями  почтовых отделений, счетами и чеками магазинов, оптовых и транспортных организаций и др.

  Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным  лицом в кассу по приходному кассовому ордеру, а перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета.

  Денежные  средства, полученные под отчет, расходуются  строго по назначению. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается. Наличные деньги выдаются под отчет при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. У лиц, не представивших отчеты и оправдательные документы о расходовании подотчетных сумм в установленные сроки или не возвративших в кассу организации остатки неиспользованных сумм авансов, бухгалтерия вправе удержать из начисленной заработной платы задолженность в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

  Учет  расчетов с подотчетными лицами ведется  на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц организации или сумму невозмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы, выданные под отчет и в возмещение перерасхода, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и неиспользованные и сданные по приходным кассовым ордерам. Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) и 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

  Синтетический и аналитический учет расчетов с  подотчетными лицами ведется в ведомости по каждой сумме, выданной под отчет. В регистре отражаются выдача денежных средств по отчет в разрезе корреспондирующих счетов и списание задолженности при представлении авансовых отчетов с отнесением расходов на счета затрат, запасов и др

  Таблица 2 – Корреспонденция счетов по учету  подотчетных сумм

№п/п	Содержание  факта хозяйственной деятельности	Корреспонденция счетов
		Дебет	Кредит
1	Отражается  выдача денежных средств подотчетным  лицам	71	50,51
2	Отражается  выдача денежных документов подот лицам	71	50
3	Отражается  выдача денежных средств под отчет  подразделениям организации, выделенным на отдельный баланс	71	79
4	Отражается  оплата подотчетными лицами разных расходов, связанных с приобретением оборудования, материалов, их доставкой и хранением	07, 08, 10,15	71
5	Отражается  НДС по материальным ценностям, работам, услугам	19	71
6	Отражается  сумма расходов, осуществленных подотчетными лицами и связанных с производством продукции, выполнением работ, оказанием услуг	20, 23, 25,26	71
7	Отражается  сумма расходов, осуществленных подотчетными лицами и связанных с исправлением брака	28	71
8	Отражается  сумма расходов, осуществленных подотчетными лицами и связанных с продажей продукции	44,45	71
9	Отражается  возврат работниками в кассу  неизрасходованных подотчетных сумм	50	71
10	Приняты к учету  денежные документы, оплаченные из подотчетных сумм	50	71
11	Отражается  возврат работниками организации  на расчетный, валютный или специальные счета организации неизрасходованных сумм, ранее выданных под отчет	51,52, 55	71
12	Отражается  стоимость приобретенных подотчетным  лицом ценных бумаг	58	71
13	Отражается  оплата подотчетными лицами расходов, возмещаемых контрагентами в соответствии с условиями договоров	62,76	71
14	Отражаются  суммы, удержанные из оплаты труда работника (с согласия работника) в связи с наличием у него неизрасходованных подотчетных сумм	70	71
15	Отражается  задолженность работника по своевременно не возвращенным подотчетным суммам	73	71
16	Отражается  оплата подотчетными лицами работ (услуг), выполненных (оказанных) для подразделения, выделенного на отдельный баланс	79	71
17	Отражается  оплата подотчетными лицами прочих расходов	91	71
18	Отражаются  подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки или незаконно израсходованные	94	71
19	Отражается  оплата из подотчетных сумм расходов, связанных с чрезвычайными обстоятельствами	99	71

   В качестве оправдательных документов предоставляемых  в бухгалтерию выступают:

• командировочное удостоверение, подтверждающее прибытие и выбытие командированного, служащее основанием для списания суточных из подотчета;
• счета гостиниц, необходимые для обоснования расходов на найм жилья;
• проездные документы с приложением квитанций за пользование в поездах постельными принадлежностями, требующиеся для списания из подотчета  подотчетных сумм, выданных для оплаты проезда к месту служебной командировки и обратно;
• документы на произведенные дополнительные расходы (счета за телефонные разговоры, расчетные документы на приобретенные материальные ценности, потребленные работы, услуги и т.д.).

   К основным документам, которые используются при учете расчетов с подотчетными лицами, относятся:

   Расходный кассовый ордер (форма № КО – 2)

   Приходный кассовый ордер (форма №КО – 1)

   Командировочное удостоверение

   Платежная ведомость 

   Авансовый отчет 

   Прочие (счет квитанция, проездные билеты, акт закупки товарно – материальных ценностей и т.п.).

   Операции  по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих  регистрах:

• журнал – ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами
• главная книга

 

    2. Организация учета  кассовых операций  и подотчетных  сумм на примере  ООО Пушкинская  ДСМПК

   2.1 Организационно-экономическая  характеристика деятельности  ООО Пушкинская  ДСМПК 

   Общество  с ограниченной ответственностью Пушкинская дорожно - строительная передвижная  механизированная колонна (в дальнейшем ООО Пушкинская ДСПМК) является юридическим  лицом, действует в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации "Об обществах с ограниченной ответственностью", утвержденным приказом Минфина РФ № 138 - ФЗ от 8 июля 1999 года Гражданским Кодексом Российской Федерации, другими законодательными актами Российской Федерации и Уставом ( Приложение 1).

   ООО Пушкинская ДСПМК осуществляет свою деятельность с 16 февраля 1994 года и  действует на основе полного хозяйственного расчета, самофинансирования и самоокупаемости, обладает обособленным имуществом, имеет  самостоятельный баланс, расчетные  счет в банке г. Пушкино, круглую  печать со своим наименованием и эмблемой, угловой штамп и другие реквизиты.

   ООО Пушкинская ДСПМК осуществляет свою деятельность на территории России, и  руководствуется в своей деятельности законами и нормативными актами России. Срок деятельности Общества ООО Пушкинская ДСПМК не ограничен.

   Место нахождения фирмы определяется местом нахождения исполнительного органа управления - Генерального директора:

   141270, Московская область, Пушкинский  район, пос. Софрино, ул. Железнодорожная,  д. 25.

   Участниками Общества являются гражданине Российской Федерации.

   Согласно  штатному расписанию ООО Пушкинская ДСПМК количество сотрудников составляет 500 человек.

   Целью деятельности ООО Пушкинская ДСПМК  является выполнение работ и услуг  для удовлетворения общественных потребностей и получения прибыли в порядке  и на условиях, определяемых действующим  законодательством РФ.

   Предметом деятельности ООО Пушкинская ДСПМК  является осуществление в установленном  законом порядке производственно  – хозяйственной, финансовой, коммерческой и иной, предусмотренной Уставом.

   Основной  вид деятельности ООО Пушкинская ДСПМК строительные, ремонтные и  восстановительные работы. а также  Общество может осуществляют в соответствии с действующим законодательством  РФ следующие виды деятельности:

• строительство внутренних автомобильных дорог;
• строительство коттеджей;
• проведение стоительных, ремонтных и восстановительных работ жилых и нежилых зданий и помещений;
• транспортно – экспидиционные услуги;
• производство товаров народного потребления.

   ООО Пушкинская ДСПМК является собственником  принадлежащего ему имущества.

   ООО Пушкинская ДСПМК вправе совершать  все действия, предусмотренные законом. Сделки, выходящие за пределы уставной деятельности, но не противоречащие законодательству, признаются действительными.

   Имущество ООО Пушкинская ДСПМК составляют основные фонды на сумму 420510000 тысяч рублей и оборотные средства на сумму 200367000 тысяч рублей, а также иное имущество, стоимость которого отражается в его самостоятельном балансе.

   Анализ  ликвидности баланса является одним  из основных элементов углубленного анализа финансового состояния  предприятия, необходимых для оценки его платежеспособности и принятия обоснованных управленческих решений.

   Ликвидность баланса определяется как степень  покрытия обязательств предприятия  его активами, срок превращения которых  в денежную форму соответствует  сроку погашения задолженностей, и характеризует возможность  быстрой мобилизации средств  для оплаты в соответствующие  сроки обязательств предприятий  и непредвиденных долгов. Ликвидность же баланса достигается установлением равенства между обязательствами предприятия и его активами, причем цель его анализа заключается в сравнении средств по активу, сгруппированных по степени их ликвидности и расположенных в порядке убывания ликвидности, с обязательствами по пассиву, сгруппированными по срокам их погашения и расположенными в порядке возрастания сроков. Все активы предприятия в зависимости от степени ликвидности, то есть от скорости превращения в денежные средства, можно условно подразделить на следующие группы:

   1. Наиболее ликвидные активы (А1).

   2. Быстрореализуемые активы (А2).

   3. Медленнореализуемые активы.

   4. Труднореализуемые активы (А4).

   Пассивы баланса по степени срочности  погашения обязательств группируются следующим образом:

   1. Наиболее срочные обязательства  ( П1).

   2. Краткосрочные пассивы (П2).

   3. Долгосрочные пассивы (П3).

   4. Постоянные пассивы (П4).

   Для определения ликвидности баланса  надо сопоставить итоги по каждой группе активов и пассивов. Баланс считается абсолютно ликвидным, если выполняются следующие условия:

   Если  выполняются первые три неравенства, то есть текущие активы превышают  внешние обязательства предприятия, то обязательно выполняется и  последнее неравенство, которое  имеет глубокий экономический смысл: наличие у фирмы собственных  оборотных средств свидетельствует  о соблюдении минимального условия  финансовой устойчивости.

   Невыполнение  какого-либо из первых трех неравенств свидетельствует о том, что ликвидность  баланса в большей или меньшей  степени отличается от абсолютной. При этом недостаток средств по одной  группе активов компенсируется их избытком по другой группе, хотя компенсация  может быть лишь по стоимостной величине, так как в реальной платежной  ситуации менее ликвидные активы не могут заменить более ликвидные.