Учет кассовой операции

     При выдаче денег по расходному кассовому  ордеру кассир тщательно проверяет  правильность его оформления, наличие  и подлинность подписей руководителя и главного бухгалтера, наличие перечисленных  в документе приложений.

     При выдаче денег получатель указывает  прописью сумму и расписывается в ее получении. Выдачу денег по ордеру кассир удостоверяет своей подписью, при этом требует от получателя предъявления паспорта, записывает наименование и номер документа, кем и когда выдан. Прилагаемые документы перечисляются в ордере, и делается надпись от руки с указанием даты и номера расходного документа.

     Наличные  деньги в счет оплаты труда, премии, пособия из кассы выдает кассир на основании платежной ведомости (типовая форма №Т-53) (Приложение Г). На титульном листе ведомости делают разрешительную надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера с указанием срока выдачи денег и суммы прописью.

     Выплаты проводятся в трехдневный срок, после  истечения которого в ведомости  против фамилий лиц, не получивших деньги, кассир отмечает подписью от руки «Депонировано».

     Затем подводится итог выданных по ведомости  сумм, на которые выписывают расходный кассовый ордер. На титульном листе платежной ведомости делают надпись о фактически выплаченной сумме, а также о сумме, оставшейся неполученной и подлежащей депонированию. Не использованные суммы, полученные в банке на оплату труда и суммы сверх установленного лимита, подлежат сдаче в банк на расчетный счет. Сдача денежной наличности в банк оформляется объявлением на взнос наличных денег. На принятую по объявлению сумму выдают квитанцию, которая является оправдательным документом для списания денег по кассе.

     До  передачи кассиру приходные, расходные  кассовые ордера должны регистрироваться в бухгалтерии в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (типовая форма №КО-3), с помощью которого обеспечивается оперативный контроль наличных денежных потоков и использования денежных средств по целевому назначению. Однако, в ОАО ПКЗ «Новый путь» данный журнал не ведут. Все документы проставляются штампами «Оплачено» и «Получено», ставится дата и заверяется подписью и печатью.

     Учет  наличных денег в кассе, а также прием и выдачу в ОАО ПКЗ «Новый путь», кассир осуществляет в Кассовой книге (типовая форма №КО-4) (Приложение Д). До выдачи кассиру Кассовую книгу пронумеровывают, прошнуровывают и скрепляют печатью. Количество листов заверяют руководитель и главный бухгалтер своими подписями. Листы заполняются кассиром ежедневно в двух экземплярах, вторые экземпляры отрывные и служат отчетом кассира, а первые экземпляры остаются в Кассовой книге.

     Получение или выдача денег сразу после  каждой операции записывается кассиром в Кассовую книгу. По каждой операции записывают номер документа, от кого получены или кому выданы деньги и в какой сумме. В ОАО ПКЗ «Новый Путь» отчет и кассовые документы сдаются кассиром в бухгалтерию ежедневно.

     Контроль  за правильным ведением Кассовой книги осуществляет главный бухгалтер ОАО ПКЗ «Новый Путь» во время приема отчета от кассира.

     Денежных  документов, таких как почтовые марки, оплаченные билеты, в кассе ОАО ПКЗ «Новый Путь» не имеется, поэтому учета по ним нет. В противном случае, движение и отчетность по ним отражались бы дополнительно и обособленно.

     Схема учета по счету 50 «Касса»

     

       

     

       

     

     

     

       

       

      Рис. 1 – Схема учета по счету 50 «Касса»  в ОАО ПКЗ «Новый Путь» 

     В бухгалтерии ОАО ПКЗ «Новый Путь», синтетический и аналитический учет денежных средств в кассе осуществляют на счете 50 «Касса». Этот счет активный и, следовательно, по дебету отражают остаток денег в кассе и их поступление, а по кредиту – расход.

     Структура бухгалтерских записей по учету  наличных денежных средств

     Счет 50 «Касса»

 

      Рис. 2 – Строение счета 50 «Касса»

      Основными потоками поступления наличных денежных средств в ОАО ПКЗ «Новый Путь» являются:

       - суммы денежных средств, полученные  с расчетного счета;

       - выручка от продажи продукции;

       - выручка от продажи основных  средств, нематериальных активов,  материально-производственных запасов;

       - суммы, не использованные подотчетными  лицами.

      Основными потоками использования в зависимости  от назначения расходуемых денежных средств могут быть:

       - внесение на счет в банк;

       - расчеты с поставщиками и  разными лицами;

       - оплата труда, выплаты премиального и социального характера;

       - суммы возмещенного ущерба;

       - выдача под отчет на административные, хозяйственные и производственные расходы.

      Для обобщения информации о наличии  и движении денежных средств, в кассе ОАО ПКЗ «Новый Путь» к счету 50 «Касса» открыт следующий субсчет:

       - 50/1 «Касса организации» - учитываются наличные денежные средства в кассе организации вне зависимости от источников их поступления и направлений расходования.

      По  дебету, отражается поступление наличных денежных средств, в кассу организации, по кредиту – выплата денежных средств из кассы организации.

      Субсчета 50/2 «Операционная касса» и 50/3 «Денежные  документы» и т.д. не открыты, так  как по ним нет движения в организации.

      В зависимости от каналов поступления  денег в кассу, и на какие цели выданы или израсходованы деньги из кассы, в бухгалтерском учете ОАО ПКЗ «Новый Путь» приведена следующая корреспонденция счетов. 

Корреспонденция счета 50 «Касса» 

 

      Регистром синтетического учета при журнально-ордерной форме учета, по кредиту счета 50 в ОАО ПКЗ «Новый Путь», является Журнал-ордер №1-АПК (Приложение Е). Основанием для бухгалтерских записей в Журнале-ордере № 1, являются проверенные отчеты кассира с приложенными к ним первичными документами. Записи в Журнале-ордере производят итогом за день на основании расходной части отчетов кассира с приложенными первичными документами. Операции по дебету счета 50 отражаются в отдельном разделе Журнала-ордера №1-АПК.

      Остаток на конец месяца по счету 50 «Касса»  выводят следующим образом: к сальдо на начало месяца прибавляют итог дебетового оборота за месяц и вычитают итог кредитового оборота за месяц, отраженные в Журнале-ордере №1-АПК. Полученное сальдо сверяют с остатком кассы, числящимся по последнему отчету кассира, и отражают во второй части Журнала-ордера как сальдо на конец месяца.

      Итоговые  суммы Журнала-ордера №1-АПК, сверенные с соответствующими учетными регистрами, записывают в Главную книгу по кредиту счета 50 общей суммой и дебету соответствующих корреспондирующих счетов. При этом общий кредитовый оборот из Журнала-ордера записывают в Главную книгу в кредит счета 50, а составляющие его суммы по дебетуемым счетам переносят в дебет соответствующих корреспондирующих счетов. О переносе итогов в Главную книгу делают соответствующую отметку в Журнале-ордере. Журнал-ордер подписывают исполнители, а также главный бухгалтер. При этом указывают дату составления Журнала-ордера и отражения оборотов в главную книгу. 
 

3.3 Совершенствование  учета кассовой наличности и  денежных документов 

      Бухгалтерский учет необходимо постоянно совершенствовать с учетом меняющейся экономической обстановки. Принятые нормативные документы предполагают внедрение в практику бухгалтерского учета предприятия современных принципов его организации на основании международных стандартов.

      Эффективная деятельность предприятия достигается  при четко налаженной системе учета и контроля. Предприятия, деятельность которых характеризуется низким качеством учетной работы, в большей степени сталкиваются с финансовыми трудностями, имеют меньшую свободу маневра именно из-за отсутствия адекватной информации у лиц, принимающих управленческие решения.

      В ОАО ПКЗ «Новый Путь» применяется журнально-ордерная форма учета. Это наиболее распространенная форма организации бухгалтерского учета.

      Журнально-ордерная форма учета повышает контрольное значение учета, облегчает составление отчетов, отличается простотой, доступностью, имеется возможность ежемесячно осуществлять проверку правильности записей в учетные регистры и обнаруживать допущенные ошибки.

      Наряду  с достоинством данной формы учета, имеются и существенные недостатки, а именно, сложность и затратность времени при построении журналов-ордеров, предполагающих ручное заполнение данных и затрудняющих механизацию учета.

      Поэтому, в целях избежание указанных  недостатков рекомендовала бы предприятию ОАО ПКЗ «Новый Путь» перейти на автоматизированный учет с применением, например, программы «1С Бухгалтерия», что позволит организовать бухгалтерский учет на более высоком уровне и с наименьшими потерями рабочего времени.

      Автоматизированная  форма учета осуществляет следующую  последовательность обработки информации: машинный носитель информации - ЭВМ - машинограммы выходной информации. Персональные ЭВМ позволяют накапливать данные непосредственно в традиционных учетных регистрах (карточках) и на машинных носителях информации (диске, магнитной ленте).

      Автоматизация бухгалтерского учета кассовой наличности позволит:

       - существенно снизить порядок  заполнения типовых форм и  при необходимости оперативно  исправить ошибки;

       - не проводить вручную проверку  правильности заполнения и взаимоувязки  документов;

       - проводить анализ использования  денежных средств.

      Кроме того, автоматизация учетного процесса позволит обеспечить повышение производительности труда соответствующих работников, как результат это освободит их от выполнения некоторых технических функций и предоставит возможность им больше времени уделить контролю и анализу хозяйственной деятельности. Персональные ЭВМ просты в эксплуатации, что позволит оснастить ими рабочие места бухгалтеров и кассира с применением пакетов необходимых прикладных программ, и создать на их основе автоматизированные рабочие места.

      Поэтому, организации ОАО ПКЗ «Новый Путь» необходимо обеспечить, в достаточном количестве, соответствующих работников персональными ЭВМ.

      Не  менее важным было бы организовать на более высоком уровне, контроль за сохранностью, поступлением и расходованием денежных средств в организации, так как операции, в основном, осуществляются наличными деньгами. Для этого необходимо четко разграничить полномочия всех должностных и материально-ответственных лиц.