Учет и аудит кассовых операций в иностранной и национальной валюте

  Для регистрации приходных и расходных  кассовых документов применяют «Журнал регистрации приходных и расходных документов»  (ф. № КО-3). Журнал открывается отдельно на приходные и расходные  документы.

  Оформленные приходные и расходные кассовые документы заносятся в Кассовую Книгу (ф. № КО-4) Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера. Отрывная часть листа кассовой книги с приложением кассовых документов подшивается, и его итоги вносятся в журнал-ордер №1, открытый на этот счет. 

  Инвентаризация кассы. Аудит кассовых операций.

  Инвентаризация  кассы проводится с полным полистным  пересчетом всех денежных купюр, ценных бумаг, денежных документов, бланков  строгой отчетности по видам с  указанием в акте названия, номера, серии и номинальной цены и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

  При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе  принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги (акции, облигации, чеки, векселя и другие документы, выпускаемые в соответствии с законодательством в качестве ценных бумаг).

  Денежная  наличность включается в акт по купюрам  и сумме.

  В акте инвентаризации наличия денежных средств остатки находящихся  в кассе денежных средств сверяются  с данными учета на день инвентаризации, и выносится результат. При обнаружении комиссией недостачи или излишков в акте указывается сумма.

  Как уже было выше сказано деньги, хранящиеся в кассе, должны учитываться на счетах подгрупп 1010 «Денежные средства в  кассе в тенге» и 1020 «Денежные  средства в кассе в валюте». В дебет этих счетов записывают поступления денег в кассу, а в кредит – выбытие денег из кассы. Записи поэтим счетам производятся на основании приходных и расходных кассовых ордеров.

  Программа ревизии кассовых операций.

  Признаками  отсутствия или недостаточности  внутреннего контроля за движением  денег в кассе предприятия  являются:

• отсутствие на предприятии налаженной системы внезапных ревизий кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе;
• отсутствие на предприятии приказа руководителя, устанавливающего периодичность проверок;
• наличие случаев формального проведения ревизии кассы – назначение в комиссию для проведения ревизии постоянно одних и тех же лиц, отсутствие прилагаемых к акту рабочих записей ревизионной комиссии, свидетельствующих о полистном пересчете банкнот, проведения проверок кассы на отчетные даты, когда кассир знает о них и заранее готовится и др.;
• предоставление права подписи приходных и расходных документов другим лицам помимо главного бухгалтера и руководителя предприятия, не отраженного в распоряжении руководителя предприятия;
• формальное проведение ревизии кассы при смене (увольнении) кассиров;
• отсутствие в штате кассира, когда эти функции возложены на счетного работника без письменного распоряжения руководителя предприятия;
• отсутствие договора с кассиром о полной материальной ответственности;
• отсутствие у кассира навыков подготовки к ревизии кассы, свидетельствующих о том, что такая процедура является для него обычной.

 Ревизия кассы и кассовых операций проходит в основном по трем направлениям: инвентаризация наличных денег; проверка полноты и своевременности их оприходования; исследования правильности списания денег на расходы.

 Инвентаризация  кассы проводится не медленно по прибытии ревизора на место проверки.  До ее проведения он должен установить: имеется  ли на предприятии приказ руководителя о постоянно действующей комиссии для систематического проведения внезапных проверок наличия денег в кассе предприятия, выполняется ли этот приказ, существуют ли акты внезапных проверок кассы и каково их содержание, обслуживается лм проверяемое предприятие одним кассиром или несколькими кассирами (или уполномоченными на то лицами); работает ли кассир только на проверяемом предприятии или совмещает свои обязанности с обслуживанием других организаций; имеется ли приказ о назначении кассира и договор об индивидуальной материальной ответственности, заключенный кассиром с администрацией предприятия, ознакомлен ли кассир с правилами ведения кассовых операций.

 Осуществляя проверку кассы, ревизор обязан соблюдать следующие условия: проверка производится в присутствии членов постоянно действующей комиссии, назначенной руководителем предприятия, в состав которой обязательно должны входить кассир и главный бухгалтер предприятия; во время проверки кассы доступ других лиц в кассу не разрешается, и внекассовые операции прекращаются.

 При невозможности проверки кассы или  при наличии нескольких касс все  они опечатываются ревизором, ключи  остаются у кассира, а печать - у  ревизора. Это делается в целях  предотвращения, возможности покрытия недостачи денег в одной кассе за счет денежной наличности из других касс.

 Кассир  в присутствии член инвентаризационной комиссии составляет отчет о кассовых операциях за последний день, выводит  остаток денег по кассовой книге  и дает расписку в том, что все  приходные и расходные документы включены им в кассовый отчет и к моменту инвентаризации кассы неоприходованных и несписанных денежных сумм не имеется. Эта расписка включается в заголовочную часть формы акта инвентаризации кассы.

 Кассовый  отчет подписывается главным бухгалтером и передается в бухгалтерию для отражения операций о движении денге в соответствующих счетах и бухгалтерских регистрах. После этого производится полный пересчет денег независимо от того, находятся ли они в разрозненном виде или в банковской упаковке.

 Такая обязательная процедура проводится и по другим ценностям и денежным документам, хранящимся в кассе (почтовые марки, мари государственной пошлины, вексельные марки, проездные билеты, оплаченные авиабилеты, оплаченные, но не выданные путевки в дома отдыха, санатории и др.).

 Деньги  и ценности пересчитываются дважды: сначала это делает кассир, затем другой член комиссии. Сам же ревизор должен осуществлять контроль за правильностью ведения этой процедуры. Денежные документы учитываются по номинальной стоимости.

 При аудите денежных документов необходимо проверить: фактическое наличие  этих документов, кому предназначены  и за счет каких средств оплачены билеты и путевки; правильность учета денежных документов. Их учет должен производиться в книге по движению денежных документов. Поступление и списание денежных документов должны быть оформлены кассовыми  приходными и расходными кассовыми документами. Таким же образом, как и по деньгам, кассир составляет отчет по движению денежных документов и сдает его главному бухгалтеру.

 В период проведения инвентаризации в кассе  могут находиться частично оплаченные платежные ведомости. Ревизор должен предложить главному бухгалтеру и кассиру  закрыть их в установленном порядке, оформить на них расходный ордер  и включить его в отчет кассира. Если же проверка кассы совпадает с периодом выдачи заработной платы, которая по ведомостям не выплачены многим лицам, эти ведомости в отчет кассира могут не входить, а должны быть записаны в акте как частично оплаченные расходные (платежные) документы, не включенные в кассовый отчет. В этом случаев каждой платежной ведомости указывается, по каким порядковым номерам выплачена заработная плата и ее общая сумма.

 Указанная запись подтверждается подписями кассира, главного бухгалтера и ревизора. Не включается в остаток наличия кассы и не принимаются к зачету в качестве оправдательных документов не оформленные надлежащим образом кассовые расходные ордера и ведомости, а также расписки разных лиц. При обнаружении таких документов ревизор отмечает это нарушение в акте проверки кассы с указанием кому, по чьему распоряжению, когда, на какие цели, и в какой сумме выданы деньги. Все хранящиеся в кассе наличные деньги и друге ценности считаются принадлежащими данному предприятию, так как хранение в кассе денег или иных ценностей других субъектов запрещено.

 По  окончании пересчета денег и ценностей полученная сумма сопоставляется с данными об их остатках, зафиксированных в бухгалтерском учете.

 Осуществляя проверку денежных средств, ревизор  одновременно проверяет, соответствует ли помещение кассы рекомендациям по обеспечению средствами охранно-пожарной сигнализации. Выявленные при этом нарушения указываются в акте инвентаризации.

 Результаты  проверки фактического наличия денге  их эквивалентов в кассе оформляются  актом инвентаризации, который подписывают все члены комиссии. Он составляется в трех экземплярах: один передается в бухгалтерию предприятия, второй остается у кассира, третий хранится у ревизора. В конце акта приводится расписка кассира о том, что все денежные средства, перечисленные в  акте, находятся не его ответственном хранении.

 В случае обнаружения недостачи ревизор  просит кассира предоставить письменное объяснение причин возникновения недостачи. При обнаружении значительных недостач или злоупотреблений ревизор извещает об этом руководителя предприятия и предлагает немедленно отстранить кассира от должности до окончания проверки и передать дело следственным органам.

 Прямое  хищение денег без подлогов выявляется при проверке кассы путем инвентаризации кассовой наличности. Иногда оно маскируется расписками должностных лиц, покрывающими, по существу, растраты, совершенные кассиром либо другими должностными лицами. Возможно также незамаскированное хищение средств, которое является наиболее простой формой преступлений. Недостача денег может быть не только следствием растраты и хищения денге посторонними лицами с взломом кассы, она может быть связана с временным незаконным заимствованием денег для других незаконных операций. Такие нарушения и злоупотребления являются следствием неправильного подбора кассиров, нерегулярных проверок кассы и слабого внутреннего контроля.

 Неоприходование денег по кассе связано со списанием  полученных сумм непосредственно на расходы или сокрытием приходных  операций. Наиболее часто встречаются случаи неоприходования в кассу денег, полученных с расчетного счета.

 Очень внимательно аудитор должен проверить  полноту  и своевременность оприходования  денег, полученных по каждому чеку из банка, путем сверки идентичных сумм, записанных на корешках чеков, выписок банка и приходных кассовых ордеров. Некоторые аудиторы допускают ошибку, когда полноту оприходования наличных денег, полученных из банка, проверяют только по корешкам чеков. Это необходимо делать также по выпискам банка (по коду, соответствующему получению наличных денег). Если на выписках имеются следы подчисток, исправлений, а также при расхождении остатков, следует получить в банке выписку из текущего проверяемого предприятия с данными выписки. Выписка счета в банке, являющаяся строго учитываемым документом, требует тщательного контроля. Поэтому нельзя доверять получение выписок кассирам и другим лицам, отчет которых зависит от содержания выписок. В соответствии с порядком ведения кассовых операций прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером и лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя предприятия.

 Неоприходование денег, полученных по приходным ордерам  в порядке оплаты услуг, погашения задолженности, оплаты материалов, квартирной платы и т.п., вскрывается посредством анализа и проверки непогашенной задолженности сотрудников и других лиц. В результате присвоения уплаченных сумм на расчетных счетах могут оставаться суммы непогашенной задолженности лиц, которые за собой никакой задолженности не признавали. Систематическая сверка расчетов с этими лицами и их опрос могут дать ценные результаты. Действенным методом контроля расчетов являются также проверка регистрации приходных документов и сверка зарегистрированных документов с документами оплаченными. С точки зрения условий, облегчающих присвоение денег, полученных по приходным ордерам, важно отметить отсутствие или неполноту регистрации кассовых ордеров до их оплаты на руки плательщикам, не своевременную сверку и взыскание задолженности. Правильная регистрация приходных и расходных ордеров в журнале регистрации кассовых ордеров, где им присваивается определенный номер, контроль за возвратом в бухгалтерию неоплаченных приходных ордеров повышают достоверность записи и исключают злоупотребления.