Учет и аудит денежных средств

При открытии  аккредитива дебетуют счет 421 «Денежные средства в аккредитивах» и кредитую счета: 441 «Наличность на расчетном счете» - если аккредитив выставлен с расчетного счета; 601 «Кредиты банков» - если аккредитив выставлен за счет краткосрочного или долгосрочного кредитов. Оплату счетов поставщиков отражают по кредиту счета 421 и дебету счета 671 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»; возврат полностью или частично неиспользованного аккредитива показывают по дебету счетов 441,431,432,601 и кредиту счета 421. оплата комиссионных расходов банку отражается по дебету счета 821 «Общие и административные расходы» и кредиту счета 441 «Наличность на расчетном счете».

На счете 422 «Денежные средства в чековых книжках» учитываются расчеты чеками из чековых книжек. Чек – это письменное поручение клиента (чекодателя) банку, составленное на специальном бланке, о перечислении суммы денежных средств с его счета на счет получателя средств (чекодержателя).

Чеки применяются при расчетах за полученные товарно-материальные ценности, оказанные услуги и в других случаях, предусмотренных «положением о расчетах чеками в Республике Казахстан».

Чеки подразделяются на следующие виды: чеки из расчетно-чековой книжки; чеки из чековой книжки вкладчика (эти расчеты не рассматриваются, так как расчеты по ним ведутся физическими лицами).

Все чеки, эмитируемые банками Республики Казахстан, подлежат приему и оплате банками и их клиентами внутри региона (области), по месту нахождения банка-эмитента. Чеки выписываются только в тенге. Чековая книжка состоит из 25 листов, каждый их которых состоит из двух частей: самого чека и его корешка.

На суммы денежных средств, перечисленных на открытие (пополнение) чековой книжки, дебетуют счет 422 «Денежные средства в чековых книжках» и кредитуют следующие счета:

441 Наличность на расчетном счете» - на суммы, оплаченные с расчетного счета;

601 «Кредиты банков» - на суммы, оплаченные за счет средств, полученных в кредит.

Чеки из книжек предоставляются чекодержателями в банк для их оплаты при реестре чеков (ф. № 0401007). Выдача под отчет экспедиторам и другим лицам чековых книжек отражается по дебету счета 334 «прочая дебиторская задолженность», аналитический счет «Подотчетные лица по выданным им чековым книжкам» и кредиту счета 687 «прочая кредиторская задолженность и начисления», аналитический счет «Расчеты с подотчетными лицами по чековым книжкам». На сумму оплаченных чеков делаются записи по дебету счета 687 и кредиту счета 422. Согласно  отчету экспедитора или другого лица на сумму предъявленных к оплате чеков производятся записи по кредиту счета 687 в дебет счетов:

201 «Сырье и материалы», 202 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали», 203 «Топливо», 204 «Тара и тарные материалы», 205 «Запасные части», 206 «Прочие материалы», 208 «Строительные материалы», 222 «Товары приобретенные» - на суммы материалов и транспортно-заготовительных расходов, оплаченные чеками;

811 «Расходы по реализации товаров (работ, услуг)» - на сумму расходов по реализации, оплаченных чеками;

301 «Счета к получению» - на сумму железнодорожного тарифа, водного фрахта, оплаченного чеками, отнесенного за счет покупателей продукции;

671 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - на суммы оплаты счетов поставщиков и подрядчиков.

Остатки по счетам 334 и 687 должны быть одинаковыми. Разница между остатками по счетам 334, 687 и остатками по счету 422 покажет сумму по использованным, но неоплаченным банком чекам.

На счете 423 «Наличность на специальных счетах в банках» учитываются средства, требующие обособленного хранения: средства, полученные в порядке правительственных субсидий, и из местного бюджета, средства предприятия, профсоюзных и других организаций на содержание детских дошкольных учреждений, культурно-просветительных учреждений, лагерей отдыха, средства родителей на содержание их детей детских учреждениях, средства на финансирование капитальных вложений, аккумулируемые и расходуемые по просьбе предприятия с отдельного счета и др.

При поступлении средств на специальные счета в банках дебетуют счет 423 и кредитуют следующие счета:

441 «Наличность на расчетном счете» - при перечислении средств с расчетного счета;

726 «Субсидии исполнительных органов власти» - при поступлении средств их республиканского и местного бюджета.

Расход денежных средств со специальных счетов в банках отражается по кредиту счета 423 и дебету счетов:

451 «Наличность в кассе в национальной валюте» - на суммы оплаты труда и другие расходы, полученные в кассу;

441 «Наличность на расчетном счете» - на суммы, перечисленные на расчетный счет в возмещение расходов по основной деятельности;

671 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 631 «Текущий подоходный налог к выплате», 651 «Расчеты по имущественному и личному страхованию», 652 «Расчеты по фонду занятости», 653 «Расчеты по социальному страхованию и пенсионному обеспечению», 681 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и др. – на суммы соответствующих платежей со специальных счетов в банках.

В процессе производственно-хозяйственной деятельности предприятия посылают работников в служебные командировки, приобретают в магазинах канцелярские принадлежности, оплачивают почтовые переводы и другие расходы. Эти расходы не всегда можно оплатить путем безналичных расчетов через учреждения банков. Поэтому для оплаты вышеперечисленных и других расходов работниками выдают в подотчет наличные деньги. Деньги выдаются согласно расчету, утвержденному руководителем предприятия. авансы выдаются не ранее наступления действительной надобности в расходах и только тем сотрудникам, на которых распоряжением руководителя возложено осуществление расходов из подотчетных сумм, причитающихся командируемым лицам на оплату проезда к месту командировки и обратно, суточных расходов и расходов по найму помещений на срок командировки.

Прочая дебиторская задолженность (счет 334). На данном счете учитывают следующие виды дебиторской задолженности: по претензиям, с квартиросъемщиками, с родителями за содержание их детей в детских дошкольных учреждениях, с прочими дебиторами.

Учет расчетов по претензиям. Под претензиям понимают письменное требование кредитора к должнику о добровольном урегулировании спора, связанного с нарушением его имущественных прав и интересов. Установлен порядок, при котором до предъявления иска кредитор должен предварительно обратиться с претензией непосредственно к должнику.

Расчеты с квартиросъемщиками. На данном субсчете учитываются расчеты по квартирной плате и за коммунальные услуги (снабжение теплом, водой, электроэнергии, газом, канализация и т.д.).

Расчеты с родителями за содержание их детей в детских дошкольных учреждениях. Детские учреждения содержатся за счет средств, выделяемых из местного бюджета, средств предприятий, субсидий и других источников. Родители возмещают установленную часть средств, необходимых для содержания детских учреждений.

Расчет с прочими дебиторами. На данном субсчете учитывают расчеты с остальными дебиторами (юридическими и физическими лицами) по операциям, не предусмотренным для учета на других счетах: с разными организациями по операциям некоммерческого характера (учебными заведениями, научно-исследовательскими заведениями и т.п.); расчеты за производственный ремонт силами предприятия частных домов и надворных построек; с арендаторами нежилых помещений и др.

Учет внутрихозяйственных расчетов. Внутрихозяйственные расчеты – это расчеты предприятия со своими филиалами, представительствами, отделениями и другими обособленными подразделениями предприятия (капитальное строительство, подсобное сельское хозяйство, лесозаготовки), выделенными на отдельные несамостоятельные балансы. В практике учета расчеты, возникающие между предприятиями и выделенными на отбельные (несамостоятельные) балансы. В практике учета на отдельные балансы подразделениями, называют внутри балансовыми счетами.

Глава 7. Учет денежных переводов в пути

Учет денежных переводов в пути ведется на счете 441 «Денежные переводы в пути», которые могут осуществляться в тенге и иностранной валюте. На этом счете находя отражение денежные средства, внесенные в кассы банков, отделений связи для зачисления на расчетный счет или иной счет предприятия, но не зачисленные но назначению до конца отчетного месяца.

Основанием для принятия на учет сумм по счету 11 при сдаче выручки являются квитанции банка. Отделения связи, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассатору банка и т.п.

Пример: в пятницу 29 июля инкассатор принял в кассе предприятия выручку в сумме 142900 тенге, которая была зачислена на расчетный счет только в понедельник 1 августа. Сданная выручка будет проведена по кредиту счета 451 «Наличность

На счете 441 «Денежные переводы в пути» учитывают суммы, перечисленные материнским предприятием его дочерним предприятиям, и наоборот, заимообразно на условиях возврата или средства централизованных источников, но не зачисленные в отчетном месяце на расчетный или другой счет. На счете 411 могут быть также учтены суммы полученные от материнского предприятия извещением и другим документам, принятым банком к оплате, но не зачисленные на расчетный счет. Благодаря применению счета 411 достигается тождество записей по счетам внутрихозяйственных расчетов на предприятии.

Учет операций по счету 411 ведется в ведомости или в машинограмме по каждрму расчетно-платежному документу. Бухгалтерия обязана осуществлять строгий контроль за своевременным зачислением переводов в пути и других средств на расчетный и другие счета в банках.

Глава 8. Инвентаризация денежных средств, ценных бумаг, денежных документов и балансов строгой отчетности

Инвентаризация расчетов с банками по кредитам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами и другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

Инвентаризационной комиссии путем документальной проверки рекомендуется установить:

1) тождественность расчетов с учреждениями банков, органами казначейства, финансовыми, налоговыми органами, со структурными подразделениями субъектов, выделенными на отдельные балансы;

2) правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

Проверке может быть подвергнут счет "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" в части сумм товаров в пути и расчетов с поставщиками по неотфактурованным поставкам.

По задолженности работникам организации могут быть выявлены суммы своевременно невыплаченной заработной платы, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам.

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (дата выдачи, целевое назначение).

При инвентаризации расходов будущих периодов комиссия по документам устанавливает и включает в описи сумму, подлежащую отражению на счете. На счете расходов будущих периодов могут быть оставлены расходы, которые подлежат отнесению на расходы организации в течение документально обоснованного срока в соответствии с разработанными организацией расчетами и принятой учетной политикой.

 Инвентаризационные описи могут быть заполнены как средствами вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.

Никаких помарок и подчисток не рекомендуется производить.

В инвентаризационных описях не рекомендуется оставлять незаполненные строки. В последних листах описей незаполненные строки прочеркиваются.

В тех случаях, когда материально ответственное лицо обнаружит после инвентаризации ошибки в инвентаризационных описях, оно может (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом инвентаризационной комиссии. Заявления материально ответственного лица о том, что недостача или излишки были вызваны ошибкой в наименовании, пропуском, просчетом и т.д. принимаются до открытия склада, кладовой, секции, где проводилась инвентаризация. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления оговариваются и подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом.

При необходимости проводятся контрольные проверки инвентаризации, в которых принимают участие и члены инвентаризационных комиссий, и материально ответственное лицо, по окончании инвентаризации обязательно до открытия склада (кладовой, секции и т. п.), где производилась инвентаризация.

За внесение в описи заведомо неправильных данных о фактических остатках с целью сокрытия недостач или излишков комиссия несет ответственность в установленном законодательством порядке.

В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей (актов).

Сличительные ведомости составляются по активам, при инвентаризации которых выявлены отклонения от учетных данных. 

При инвентаризации проверяется фактическая наличность денежных знаков и других ценностей, находящихся в кассе. Проверке подвергаются также бланки строгой отчетности. При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги (акции, облигации, чеки, векселя, коносаменты и другие документы, выпускаемые в соответствии с законодательством в качестве ценных бумаг) и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.). расписки в остаток наличности кассы не включаются; заявления кассира о наличии в кассе денежных средств и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, не принимаются.