Учет и аудит денежных средств

(ф.№КО-2) или надлежащим образом оформленными платежными ведомостями, заявлениями на выдачу денег, счетами и другими документами, подписанными руководителем и главным бухгалтером. Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах имеется подпись руководителя субъекта, подписывать сами ордера ему не обязательно. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру отдельному лицу кассир требует предъявление паспорта или удостоверения личности получателя. Наименование и  номер документа, кем и когда он выдан, указывают в ордере. Получатель расписывается в кассовом ордере и указывает полученную сумму: тенге – прописью, тиын - цифрами. Заполненный расходный ордер приведен в приложении 2.

При выдаче денег по доверенности в расходном кассовом ордере дополнительно указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по платежной ведомости, на ней делают надпись «По доверенности». Последнюю прикрепляют к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Приходные и расходные кассовые ордера и заменяющие их документы выписываются бухгалтерией четко и ясно чернилами или шариковой ручкой.

Выплата заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности и премий осуществляется по платежной ведомости, на титульном листе которой ставится разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера с указанием срока выдачи денег и общей суммы прописью.

По истечении трех дней после получения денег в банке для выплаты заработной платы, кассир обязан в платежной ведомости против фамилии лиц, не получивших причитающиеся суммы по оплате труда, поставить штамп или сделать отметку от руки «Депонировано»; невыданная сумма вносится в реестр невыданной заработной платы; в ведомости делается надпись о фактически выплаченной сумме и сумме, подлежащей депонированию. Если выплата производилась не кассиром, а уполномоченным лицом, в платежной ведомости делается надпись : «деньги по ведомости выдавал (подпись)». Заполненная платежная ведомость приведена в приложении 3.  

Подчистки, помарки и исправления, даже оговоренные в кассовых ордерах не допускаются.

              Выписанные кассовые ордера или заменяющие их документы регистрируются  в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф.№КО-3), который открывается отдельно на приходные и расходные кассовые документы. В нем указывают: дату и номер приходного и расходного ордера, целевое назначение поступивших или израсходованных денег (на выплату заработной платы, премий, стипендий, командировочных и других расходов). Если данные о целевом назначении денежных средств получают в виде машинограмм, регистрация кассовых документов может вестись в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф.№КО-3а), в котором указывают только дату, номер документа и сумму.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам производится только в день их оформления. Получив ордера, кассир обязан проверить: наличие и подлинность подписей руководителя и главного бухгалтера; правильность их оформления; наличие указанных в ордерах приложений. После совершения операций ордера подписывает кассир, а приложенные к ним документы погашаются штампом или от руки: «Получено» или «Оплачено» с указанием числа, месяца и года.

Учет кассовых операций кассир ведет в Кассовой книге (ф.№ КО-4), которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью; количество листов в ней заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одну их них (с горизонтальной линовкой) заполняет кассир как первый экземпляр, она остается в книге; вторую (без горизонтальных линеек) заполняют с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу. Как отчет кассира, она является отрывной частью листа. Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа (после строки «Остаток на начало дня»). Предварительно лист необходимо свернуть пополам по линии  отреза так, чтобы отрывная часть листа была подложена под ту часть, которая остается в книге. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа. Бланк отчета до конца операций за день не отрывается. По строке «в том числе на зарплату» указывается сумма по платежным ведомостям на заработную плату, не списанная в расход по кассе. При незначительном объеме кассовых операций, кассовые отчеты допускается составлять один раз в 3-5 дней.

В кассовой книге указывают номер документа, от кого получены и кому выданы деньги, корреспондирующий счет, сумму (приход, расход). Ежедневно, в конце рабочего дня, кассир подсчитывает в книги итоги и выводит остаток на конец дня. Подчистки и не оговоренные исправления в книге не допускаются. Исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера. Контроль за ведением  кассовой книги и кассовых операций возлагается на главного бухгалтера.

С согласия кассира кассовая книга может вестись автоматизированным способом. Ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируются машинограмма «Отчет кассира». Эти машинограммы  проверяются и подписываются кассиром и передаются с кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги. Последние в течении года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителей и главного бухгалтера, и книга опечатывается.

В отчете кассира делают разметку корреспондирующих счетов, затем его данные переносят в машинограмму или учетные регистры по дебету и кредиту счета 451 «Наличность в кассе в национальной валюте».

Заполненный лист отчета кассира (кассовой книги) приведен в приложении 4.   

Помимо наличных денег, в кассе могут хранится акции, облигации государственных займов, векселя, чековые книжки, другие ценные бумаги и бланки строгой отчетности. К бланкам строгой отчетности относятся : абонементы на получение питания в столовой, диетического питания, питания в столовых учебных заведений, лечебно-профилактического питания; талоны для отпуска персоналу бесплатного спецпитания (молока или других равноценных пищевых продуктов) и т.п. Билеты, талоны, абонементы и другие бланки строгой отчетности учитываются на счете 206 «Прочие материалы», как материальные ценности, по фактической себестоимости их приобретения. Материально ответственные лица ведут учет бланков в Приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности по каждому наименованию и номинальной стоимости. Операции по приходу и расходу бланков оформляются Приходно-расходной накладной на бланки строгой отчетности. Ежемесячно материально ответственное лицо представляет в бухгалтерию отчет о движении бланков строгой отчетности. При подготовке знаков к реализации специально назначаемая руководителем субъекта комиссия с участием материально ответственного лица вскрывает пачки и производит полистный подсчет бланков (знаков). Результаты подсчета вносят в Акт о результатах проверки абонементов, талонов и других знаков, выявленных при полистном пересчете вскрытых пачек. При  выявлении расхождений в Акте фиксируются данные упаковочной этикетки и фактического наличия знаков в пачке. На основании акта могут быть предъявлены претензии изготовителю знаков. На абонементах на питание и других знаках при подготовке их к продаже ставится штамп (печать) субъекта.

              Билеты, талоны, абонементы и другие бланки строгой отчетности учитываются за балансом на счете 006 «Бланки строгой отчетности» по их номинальной стоимости. Аналитический учет на этом счете ведется по каждому наименованию бланков с указанием серии, номеров, количества, номинальной или учетной стоимости, по материально ответственным и подотчетным лицам в карточках-справках по выданным и использованным бланкам строгой отчетности. 

              Фактическая себестоимость бланков списывается при  выдаче их по кредиту счета 206 «Прочие материалы» и дебету счета 821 «Общие и административные расходы» или других счетов по принадлежности. Номинальная стоимость проданных бланков списывается с забалансового счета 006 и отражается в карточках-справках на основании Актов на списание использованных бланков строгой отчетности, отчеты и других документов, подтверждающих продажу или уничтожение бланков.      

При выдаче денег из кассы кредитуется счет 451 и дебетуются следующие счета:

681 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 682 «Задолженность должностным лицам» - на суммы оплаты труда и другие выплаты выданные персоналу предприятия и должностным лицам;

333 «Задолженность работников и других лиц»  - на суммы, выданные в подотчет работникам предприятия;

441 «Наличность на расчетном счету» - на суммы выручки, депонированной заработной платы и других сумм, сданных на расчетный счет предприятия.

Учет наличности в кассе в иностранной валюте.  Субъекты, совершающие операции с валютой, открывают счет 452 «Наличность в кассе в иностранной валюте». Учет в валютной кассе ведется аналогично операциям в кассе субъекта, с той лишь разницей, что в приходных, расходных кассовых ордерах и кассовой книге указывается суммы средств в иностранных валютах и в тенговом эквиваленте.

Для валютной кассы открывается отдельная кассовая книга. При большом объеме валютных операций возможно ведение отдельной машинограммы или других учетных регистров.

При поступлении валюты дебетуют счет 452 «Наличность в кассе в иностранной валюте» и кредитуют следующие счета:

431 «Наличность на валютном счете внутри страны» - при поступлении валюты с валютного счета;

301 «Счет к получению» - на суммы валютной выручки, полученной в кассу;

725 «Доход от курсовой разницы» - на суммы курсовых разниц при падении курса тенге по отношению к соответствующим иностранным валютам;

333 «Задолженность работников и других лиц» - на суммы валюты, сданные подотчетными лицами в кассу.

При выдаче валюты из валютной кассы кредитуют счет 452 «Наличность в кассе в иностранной валюте» и дебетуют следующие счета:

333  «Задолженность работников и других лиц» - на суммы иностранной валюты, выданные под отчет;

431   «Наличность на валютном счете внутри страны» - суммы валюты, сданные на валютный счет;

844 «Расходы по курсовой разнице» - на суммы курсовых разниц, образовавшихся в результате повышения курса тенге по отношению к соответствующим валютам.

Учет наличности в операционной кассе субъекта. Учет наличия и движения  денежных средств в кассах товарных контор, пристаней, речных переправ, судов, багажных касс портов, вокзалов, кассах отделений связи и т.п. ведется на счетах 451 ««Наличность в кассе в национальной валюте» и 452  «Наличность в кассе в иностранной валюте», субсчет «Наличность в операционной кассе». Операции в операционной кассе учитываются аналогично операциям на счетах 451 или 452. При поступлении денег в операционную кассу дебетуют счета 451 или 452, субсчет  «Наличность в операционной кассе» и кредитуют следующие счета:

701 «Доход о реализации готовой продукции (работ, услуг)». 704 «Доход от услуг по перевозке грузов и пассажиров транспортными организациями» и др. – на сумму выручки, полученной в кассу:

301 «Счета к получению» - на суммы полученные в кассу от покупателей и заказчиков.

Сдача выручки в кассу предприятия отражается по дебету счета 451 или 452 и кредиту счета 451 или 452, субсчет «Наличность в операционной кассе».

По операционной кассе ведется отдельная кассовая книга, может быть открыта отдельная машинограмма или другой учетный регистр.

Глава 4. Учет наличности на расчетном счете

Расчетные счета открываются предприятиям, являющимся юридическими лицами и имеющим самостоятельный баланс и др.

Порядок открытия расчетного счета регламентирован инструкцией, в соответствии с которой каждому предприятию может быть открыт только один расчетный счет в одном из банков по его выбору.

На расчетном счете сосредотачиваются свободные денежные средства и поступления за реализованную продукцию, выполненные работы и услуги, краткосрочные и долгосрочные ссуды, получаемые от банка, и прочие зачисления.

С расчетного счета производятся почти все платежи предприятия: оплата поставщикам за материалы, погашение задолженности бюджету, соцстраху, получение денег в кассу для выдачи заработной платы, материальной помощи, премий и т.п. Выдача денег, а также безналичные перечисления с этого счета банком осуществляются, как правило, на основании приказа предприятия - владельца расчетного счета или с его согласия (акцепта).

В особых случаях банк принудительно списывает денежные средства с расчетного счета по документам других организаций. Например, по приказам финансовых органов перечисляются суммы просроченных налогов и сборов, по исполнительным листам, приказам Госарбитража - суммы удовлетворенных исков и т.п. Банк, кроме того, может списывать денежные средства с расчетного счета предприятия без его приказа, по собственной инициативе (например, проценты за пользование ссудами, суммы по просроченным ссудам, за выполненные им услуги).

При расчетах между предприятиями, банками и государством применяется календарная система расчетов, то есть все платежи с расчетного счета, включая отчисления в бюджет и выплату заработной платы, производятся в порядке календарной отчетности (в порядке их поступления в банк).

Прием и выдача денег или безналичные перечисления производятся банком на основании документов специальной формы, утвержденной им же. Из них наиболее распространенными являются: объявление на взнос наличными, чек (денежный), платежное поручение, расчетный чек, платежное требование - поручение.