Учет денежных средств в кассе и контроль за ведением кассовых операций

2.1 Приход денежных средств в кассу

     Поступление наличных денег в кассу  оформляют приходным кассовым ордером  Форма ордера (№ КО-1) утверждена в Постановлении Госкомстата от 18 августа 1998 г. № 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".

Приходный кассовый ордер имеет две части - ордер и квитанцию. Они содержат одинаковую информацию. Квитанция выдается лицу, внесшему деньги в кассу, а ордер остается в организации.

Приходный кассовый ордер выписывается бухгалтером. Существуют определенные требования к заполнению приходных кассовых ордеров и других кассовых документов. В частности, ордер может быть заполнен вручную шариковой ручкой или с применением компьютерной техники. Исправления и помарки в ПКО не допускаются. Если при заполнении ордера произошла ошибка - его нужно выписывать заново. Приходный кассовый ордер подписывает главный бухгалтер (или другое уполномоченное лицо), на ПКО нужно поставить печать организации таким образом, чтобы все ее содержимое оказалось на квитанции, которая, как уже было сказано, передается лицу, внесшему деньги в кассу.

     После заполнения и регистрации ПКО  передают в кассу. Это делается, минуя лицо, которое будет вносить деньги по ордеру.

     После получения ордера кассир проверяет правильность его заполнения, подписывает ордер, принимает деньги и регистрирует ордер в кассовой книге (форма № КО-4). Приняв деньги, кассир отделяет квитанцию от ордера, передает ее лицу, внесшему деньги, на оставшийся у себя ордер кассир ставит штамп "Оплачено" с указанием даты оплаты ордера.

     При выписке приходного кассового ордера указывается в специальной строке основание для принятия денег в кассу. Это может быть возврат неиспользованной подотчетной суммы, остаток неиспользованного аванса на командировочные расходы, возврат ссуды, возмещение материального ущерба, выручка и т.д.

     Обязательно указывается, от кого приняты денежные средства:   если от юридического лица, пишется его название, если от физического лица - фамилия, имя, отчество (в родительном падеже). Сумма проставляется цифрами и прописью.

     В приложении указываются первичные  документы, на основании которых  составлен приходный кассовый ордер, с указанием их номеров и дат составления. На приходном кассовом ордере проставляются дата его выписки и номер. Все остальные указанные на бланке реквизиты приходного кассового ордера также заполняются в обязательном порядке. Одновременно заполняется квитанция к приходному кассовому ордеру,  которая подписывается главным бухгалтером или уполномоченным лицом. 

        Отрывную квитанцию заверяют печатью организации, регистрируют  в журнале регистрации приходных кассовых документов в хронологической последовательности и передают человеку, сдавшему деньги в кассу. Если наличные деньги (например,  на выдачу зарплаты) были получены в банке, то квитанцию подшивают к банковским документам. 

     Прием в кассу наличных денег, полученных с расчетного счета в банке, также  оформляется приходным кассовым ордером. В этом случае в строке «Принято от» указывается наименование банка  и номер чека, по которому получены деньги в банке, номер счета, а в строке «Основание» — цели, на которые эти деньги получены

     Расчеты наличными денежными средствами за приобретаемые материальные ценности между юридическими лицами, а также  между юридическими лицами и индивидуальными  предпринимателями осуществляются с учетом лимита, устанавливаемого ЦБ РФ. «Расчеты наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и гражданином, осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (далее - индивидуальный предприниматель), между индивидуальными предпринимателями, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тысяч рублей»². При этом под одним платежом, согласно разъяснению Банка России, нужно понимать расчеты одного юридического лица с другим в течение одного дня по одному или нескольким денежным документам. Речь идет о расчетах в рамках одного договора. То есть, если, например, организация заключила договор на поставку оборудования стоимостью 300000 рублей, даже в том случае, если оплата будет осуществляться поэтапно, она не имеет права выплатить поставщику более чем 100000 рублей в виде наличных денег. В то же время, если организация заключила с тем же поставщиком три договора по 100000 каждый - она имеет право рассчитаться по каждому из них наличными деньгами.

     Для расчетов с физическими лицами предельный размер расчетов наличными не установлен. 

2.2 Расход денежных средств из кассы 

     Расходные кассовые операции оформляются расходным кассовым ордером (РКО), форма № КО-2. Расходный кассовый ордер заполняется в бухгалтерии, однако его подписывают и главный бухгалтер и директор организации, однако печать на РКО не ставят. РКО, как и ПКО, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, а так же в кассовой книге. Когда РКО поступает в кассу, кассир проверяет его, подписывает, а лицо, получающее деньги (обычно - с предъявлением документов, удостоверяющих личность), собственноручно вписывает в ордер получаемую сумму, ставит дату и подпись. Сумма проставляется цифрами в соответствующей рамке в верхней части документа и прописью в строке «Сумма» (за исключением копеек, их можно записать цифрами).

       Ордер выписывается  в одном экземпляре и подписывается кассиром, главным бухгалтером и руководителем организации.

     Для выписки расходного кассового ордера у работника бухгалтерии должно быть основание. Например, расходный ордер на выдачу  денежных средств под отчет на хозяйственные нужды может быть выписан только при предъявлении заявления с визой руководителя, а на выдачу аванса на командировочные расходы — при наличии приказа на командировку и командировочного удостоверения. Соответственно в расходном кассовом ордере в строке «Основание» указывается цель, на которую выдаются деньги, и документ, послуживший основанием для выписки расходного кассового ордера. Документ, являющийся основанием для выписки расходного кассового ордера, указывается и в строке «Приложение».

     Выдача  денег лицам, не состоящим в списочном  составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо. Выдачу денег  кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе

     Оплата  труда, выплата пособий по социальному  страхованию и стипендий производится кассиром по платежным ведомостям без  составления расходного кассового  ордера на каждого получателя.

     В аналогичном порядке могут оформляться  и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни  и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками.

По истечении  сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

а) в  платежной ведомости против фамилии  лиц, которым не произведены указанные  выплаты, поставить штамп или  сделать отметку от руки: "Депонировано";

б) составить  реестр депонированных сумм;

в) в  конце платежной ведомости сделать  надпись о фактически выплаченных  и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной  ведомости и скрепить надпись  своей подписью

г) записать в кассовую книгу фактически выплаченную  сумму и поставить на ведомости штамп: "Расходный кассовый ордер N ____".

Депонированные  суммы сдаются в банк, и на сданные  суммы составляется один общий расходный  кассовый ордер.

В приходных  и расходных кассовых ордерах  указывается основание для их составления, и перечисляются прилагаемые к ним документы.

     Прием и выдача денег по кассовым ордерам  может производиться только в  день их составления.

     Приходные и расходные кассовые ордера или  заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. 

2.3 Кассовая книга.

Все поступления  и выдачи наличных денег предприятия  учитывают в кассовой книге.

Кассовая  книга (форма № КО-4) применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. В организации может быть лишь одна кассовая книга.

     Кассовая  книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись "В этой книге пронумеровано и прошнуровано ___n____ листов". Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Кассовую  книгу можно вести автоматизированным способом, однако в таком случае нужно будет распечатывать и брошюровать листы книги.

     Каждый  лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются. После того, как кассир подсчитал остаток кассы на конец рабочего дня, он выполняет соответствующие записи в кассовой книге, после

чего  сдает отчет по кассе (под расписку в кассовой книге), прикладывая к нему приходные и расходные кассовые ордера.

     Записи  кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки "Остаток на начало дня".

     В кассовой книге, в отличие от ПКО и РКО, допускаются исправления, они должны быть заверены подписями кассира и главного бухгалтера.

     Контроль  за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера. А ответственность за соблюдение правил ведения кассовых операций несут три лица — руководитель организации, главный бухгалтер и кассир.  
 
 
 
 
 
 
 
 

3. БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ ООО «Сибирь» 

   Для учета поступления наличных денег в кассу и выдачи их из кассы в Плане счетов предназначен счет 50 «Касса». Этот счет  активный, сальдо по дебету счета 50 «Касса» показывает остаток наличных денег в кассе. Все поступления денежных средств в кассу организации отражаются по дебету счета , 50 «Касса», а выдача денег из кассы — по кредиту этого счета. Корреспондирующий счет зависит от содержания хозяйственной операции.

К нему открыты субсчета:  

3.1 Касса организации. 

     50.1 - Касса организации; учитываются денежные средства в кассе организации.

Контроль  за сохранностью денежных средств в  кассе осуществляется путем проведения инвентаризации (ревизии) кассы. Ревизия  кассы согласно Положению о порядке  ведения кассовых операций проводится не менее одного раза в месяц. Результаты оформляются актом (ф. № инв. 15). Выявленные при инвентаризации излишки денег приходуются зачислением их в доход организации (Д 50 - К 99)³. Обнаруженные при инвентаризации недостачи взыскиваются с кассиров с помощью следующих проводок:

• Списание недостающих денег в кассе (Д 94 - К 50);
• Предъявление иска кассиру (Д 73.2 - К 94);
• По мере взносов кассира в возмещении недостачи(Д 50, 51, 70 - К 73.2).

За нарушение  установленного порядка налагаются различные административные штрафы.  

3.2 Операционная касса.

     На  субсчете 50.2 «Операционная касса» учитываются средства, получаемые организацией при расчетах с населением. Если организация кроме расчетов с собственным персоналом производит расчеты с населением, она обязана использовать и регистрировать в налоговых органах контрольно-кассовые машины (ККМ).

   В соответствии с Федеральным Законом  от 22.05.03 №54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт", организации и индивидуальные предприниматели обязаны применять контрольно-кассовую технику (ККТ, ККМ - контрольно-кассовые машины) при осуществлении наличных расчетов или расчетов с использованием платежных карт. При реализации товаров или услуг организация должна выдать кассовый чек. К применению разрешены кассовые аппараты, включенные в Государственный реестр (одобренные налоговыми органами), а перед вводом аппарата в эксплуатацию его надо зарегистрировать в налоговых органах. Для каждого кассового аппарата открывается Журнал кассира-операциониста. (форма № 24), которая должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена подписями налогового инспектора, директора и главного (старшего) бухгалтера организации, а также печатью. При этом необходимо учитывать, что «Книга кассира-операциониста» не заменяет кассового отчета по форме № 25. Кассовые аппараты генерируют так называемые X-отчеты и Z-отчеты. X-отчет можно снимать произвольное количество раз за смену, он показывает движение денежных средств в кассе. Z-отчет (в виде ленты кассового аппарата) снимается в конце рабочей смены, Он закрывает рабочую смену кассира-операциониста. Показания этого отчета нужно записать в журнал кассира-операциониста. Z-отчеты и журнал кассира-операциониста следует хранить в течение 5 лет. На основании Z-отчета и журнала кассира-операциониста заполняется отчет кассира-операциониста. Выручка, полученная с применением ККМ, сдается в кассу организации.