Учет денежных средств организации на примере ЗАО "Связной"

    Приходный кассовый ордер имеет две части - ордер и квитанцию. Они содержат одинаковую информацию. Квитанция выдается лицу, внесшему деньги в кассу, а ордер остается в организации.

    Приходный кассовый ордер выписывается бухгалтером. Существуют определенные требования к заполнению приходных кассовых ордеров и других кассовых документов. В ЗАО «Связной» ордер заполняется с применением компьютерной техники. Исправления и помарки в ПКО не допускаются. Если при заполнении ордера произошла ошибка - его нужно выписывать заново. Приходный кассовый ордер подписывает главный бухгалтер (или другое уполномоченное лицо), на ПКО нужно поставить печать организации таким образом, чтобы все ее содержимое оказалось на квитанции, которая, как уже было сказано, передается лицу, внесшему деньги в кассу.

     После заполнения и регистрации ПКО передают в кассу. Это делается, минуя лицо, которое будет вносить деньги по ордеру.

     После получения ордера кассир проверяет правильность его заполнения, подписывает ордер, принимает деньги, регистрация ордер в кассовой книге (форма № КО-4) производится автоматически. Приняв деньги, кассир отделяет квитанцию от ордера, передает ее лицу, внесшему деньги, на оставшийся у себя ордер кассир ставит штамп "Оплачено" с указанием даты оплаты ордера.

 3.2. Бухгалтерский учет операций по выбытию денежных средств и их документальное оформление.

По кредиту счета 50 отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы.

Расходные кассовые операции оформляются расходным кассовым ордером (РКО), форма № КО-2 (Приложение 4). Расходный кассовый ордер заполняется в бухгалтерии, однако его подписывают и главный бухгалтер и директор организации, однако печать на РКО не ставят. РКО, как и ПКО, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, а так же в кассовой книге.

Когда РКО поступает  в кассу, кассир проверяет его, подписывает, а лицо, получающее деньги (обычно - с предъявлением документов, удостоверяющих личность), собственноручно вписывает в ордер получаемую сумму, ставит дату и подпись.

    РКО, который  выписывается при возврате товара  от покупателей, сопровождается чеком «Изъятие» (Приложение 4)

Вторым документом  в ЗАО «Связной» подтверждающим выбытие денежных средств из кассы  организации может быть Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам. Данный документ сопровождается чеком «Возврат». (Приложении 5). Акт о возврате формируется при возврате товара в день покупки.

 Документы на выдачу денег  должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия и кассиром торговой точки.

Таб.8 Схема хоз. записей по выбытю ден. средств в кассу

Выбытия из кассы	Первичные учетные документы	Д	К	Сумма, руб.
Передано 56900руб. из кассы на расчетный счет	Выписка банка, РКО, объявление на взнос наличными	51	50	56900
Выплачена из кассы заработная плата Мошкиной М.В в размере 40567, 35 руб.	Расчетно-платежная ведомость, РКО	70	50	40 567,35
Выплачена из кассы депонированная заработная плата Шиляеву А.А. в размере 12300 руб.	Расчетно-платежная ведомость, РКО	76	50	12300
Выданы из кассы денежные средства подотчетному лицу в сумме 3500 руб.	Служебная записка, РКО	71	50	3500
Выявлена при инвентаризации и списана недостача денежных средств 500 руб	Акт инвентаризации кассы, приказ руководителя, РКО	94	50	500
Оплачена из кассы задолженность поставщику за приобретенные товары или услуги 678000руб.	РКО	60	50	678000
Оплачена из кассы задолженность покупателям по возвращенным товарам 15400 руб.	РКО	62	50	15400

 

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.

Для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе организации применяется Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма N ИНВ-15) (Приложение 6). Инвентаризация наличных денежных средств в кассе предприятия проводится раз в месяц.

Согласно Учетной политики предприятия ЗАО «Связной», размер лимита денежных средств в кассе – 3000 рублей, срок сдачи наличных денежных средств в банк -  каждый день.  Выписывается препроводительная ведомость и кассовый ордер(Приложение 7).

Лимит остатка наличных денежных средств  в кассе означает, что остаток  на конец каждого дня не может  превышать установленный размер. Однако обороты по кассе, т.е. размер поступивших и выданных в течение  дня денежных средств, не ограничивается этим лимитом. Но все суммы наличных денег, превышающие установленный лимит остатка, должны быть сданы в банк.

 Для установления лимита организация представляет в банк, в котором ему открыт расчетный счет, специальный расчет по установленной форме. Лимит устанавливается с учетом особенностей хозяйственной деятельности предприятия, сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков и условий их хранения.

Выдача наличных денег под отчет  производится из кассы предприятия.

Предприятие выдает наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы на 5 дней.

Выдача наличных денег под отчет  на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет  производится при условии полного  отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчет  наличных денег одним лицом другому  запрещается.

На основании данных утвержденного  авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке . Подотчетные суммы учитываются на счете 71.1 [3].

После проверки правильности записи кассовых документов в кассовой книге бухгалтер приступает к обработке приходных кассовых ордеров.

Корреспонденция счетов, указанная  в документе, переносится в отчет кассира (второй экземпляр кассовой книги) и на его основании информация переносится в соответствующие учетные регистры (ведомости, журналы-ордера, машинограммы и др.).

Расходный кассовый ордер в  ЗАО «Связной» выписывается в следующих случаях:

1. На «закрытую» расчетно-платежную ведомость при выдаче заработной платы, пособий и т.д.
2. При разовой выдаче заработной платы отдельным лицам, а также при выдаче депонированной суммы заработной платы.
3. При выдаче денег под отчет должностным лицам для поездки в командировку, при покупке материальных ценностей в розничной торговле.
4. При сдаче наличных денежных средств при инкассации наличности в банк
5. при осуществлении возвратов материальных ценностей.
6. при выплате % за пользование кредитом потребителям и пр..

После издания приказа о назначении кассира, руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации. После этого с ним заключается  договор о полной материальной ответственности.

В сроки, установленные письменным распоряжением руководителя предприятия, а также при смене кассира  производится внезапная ревизия  кассы с полным полистным пересчетом денежных знаков и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

    Инвентаризация кассы проводится комиссией, назначаемой приказом (решением, постановлением, распоряжением) руководителя. Комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия в кассе денег, разных ценностей и документов путем полного пересчета. Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся до сведения руководителя. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй – остается у материально ответственного лица.

При обнаружении недостачи или  излишка ценностей в кассе  в акте указывается сумма и обстоятельства возникновения. Наличные, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход организации, при этом производится следующая запись.

Дебет  50 «Касса организации»

Кредит 91 субсчет «Прочие доходы»

- отражен в составе внереализованных  доходов излишек денежных средств  в кассе

При обнаружении недостачи производится запись по дебету счета «Недостачи и потери от порчи ценностей».

 Дебет 94

Кредит 50 субсчет «Касса организации»– учтена недостача денег в кассе

Потом в бухгалтерском учете  эти суммы списываются на материально  ответственное лицо.

Дебет 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»

Кредит  94 - отнесена сумма недостачи за счет виновного лица

     Размеры финансовых санкций за нарушение Порядка ведения кассовых операций определены в Указе Президента РФ от 23.05.99 г. № 1006 «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов  и иных обязательных платежей».

Для того чтобы организовать учет денежных средств в кассе организации  у бухгалтера должны быть следующие  документы:

• Кассовая книга
• Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров
• Отчеты кассира
• Приходные и расходные кассовые ордера
• Приказ о назначении кассира, приказ о материальной ответственности кассира, расписка кассира об ознакомлении с "Порядком ведения кассовых операций в РФ"
• Журнал кассира-операциониста (при использовании ККМ)
• Отчеты кассира-операциониста
• X-отчеты, Z-отчеты ККМ
• Документы о регистрации ККМ в налоговой службе.

3.3.Контрольно-кассовая  техника

    В соответствии с Федеральным Законом от 22.05.03 №54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт", ЗАО «Связной» применяет контрольно-кассовую технику (ККТ, ККМ - контрольно-кассовые машины) при осуществлении наличных расчетов или расчетов с использованием платежных карт. При реализации товаров или услуг организация должна выдать кассовый чек. К применению разрешены кассовые аппараты, включенные в Государственный реестр (одобренные налоговыми органами), а перед вводом аппарата в эксплуатацию его надо зарегистрировать в налоговых органах. Для каждого кассового аппарата открывается Журнал кассира-операциониста (Приложение 8).Данный документ заполняется ежедневно: утром - перед открытием операционного дня и вечером - после закрытия. Кассовые аппараты генерируют так называемые X-отчеты и Z-отчеты (Приложение 9). X-отчет можно снимать произвольное количество раз за смену, он показывает движение денежных средств в кассе(приложене). Z-отчет (в виде ленты кассового аппарата) снимается в конце рабочей смены, Он закрывает рабочую смену кассира-операциониста и прикладывается к ПКО (приложение). Показания этого отчета нужно записать в журнал кассира-операциониста. Z-отчеты и журнал кассира-операциониста хранятся в течение 5 лет. На основании Z-отчета и журнала кассира-операциониста заполняется отчет кассира-операциониста. Выручка, полученная с применением ККМ, сдается в кассу

3.3. Рационализация учета движения денежных средств в кассе организации.

 В общем, организация работы бухгалтерии и ведение учета по кассе в ЗАО «Связной» налажена и не требует каких-либо доработок.

Однако я вижу и  несколько недостатков. Одним из недостатков является ведение одной кассовой книги на всю компанию, я считаю, что это не очень удобно. И вот некоторые пути решения данной проблемы:

- использование современных  технологий (электронная почта, факс)

– ведение территориально обособленными подразделениями отдельных томов или разделов единой кассовой книги;

– внедрение по местам расположения обособленных подразделений операционных касс.

Конечно, все эти способы  достаточно трудоемки и их использование предусматривает выполнение руководством организаций определенных действий – например, закрепление в учетной политики соответствующих способов организации кассовых операций, выделение обособленного подразделения на отдельный баланс, открытие отдельного банковского счета и организация кассы для обособленного подразделения и т.п.