Теоретические основы расчетов с подотчетными лицами

 

На основании счета-фактуры №11 от 15.01.10г. ООО «Дипломат» оформляем к возмещению НДС, уплаченный при   покупке товаров:

Дебет 68  Кредит 19 – 106,78рублей.                                                                                    

 

 

2.3 Документальное  оформление и учет подотчетных  сумм, выданных на приобретение  ГСМ

При заправке автомобиля топливом за наличный расчет водителю организации  выдается путевой лист, Типовая межотраслевая  форма №3, утвержденная постановлением Госкомстата России от 28ноября 1997года  № 78. Список лиц, имеющих право на получение денег на приобретение ГСМ, максимальная сумма, которая может  быть выдана под отчет, и сроки  составления авансовых отчетов  должны быть установлены приказом руководителя предприятия.

Размеры этой суммы определяются предприятием самостоятельно на основании  практического опыта и плана  использования автомобиля.

Водитель транспортного  средства должен каждый раз, заправляя  машину топливом, требовать на АЗС  документ (чек), подтверждающий количество оплаченного топлива, с выделенной стоимостью одного литра топлива. 

При отражении, в учете, расходов на оплату ГСМ следует учитывать  особенности исчисления НДС при  наличной и безналичной формах оплаты. Единственным документом, в соответствии с которым сумма уплаченного НДС может быть принята к возмещению, является счет-фактура.

Автозаправочные станции  обязаны выдавать юридическим лицам  счет-фактуру, но чаще всего это происходит один раз в месяц, на все операции, совершенные за данный период.

В бухгалтерском учете  данные операции отражаются проводками:

Дебет 71  Кредит 50 – на сумму выданного водителю аванса для приобретения бензина;

Дебет 10  Кредит 71 – на сумму, приобретенного на АЗС топлива, без НДС, (налог извлекается расчетным путем);

Дебет 19  Кредит 71 – на сумму НДС, (сумма х18/118).

По окончании месяца общая  сумма НДС по данным операциям  проверяется и сравнивается с  суммой, выделенной в счет-фактуре, полученной от АЗС и в бухгалтерском учете отражается проводкой:

Дебет 68  Кредит 19 – принят к зачету (возмещению) НДС, уплаченный при   покупке бензина.

ООО «Тари-Авто» заключило договор № 11 от 03.01.2010г. с АО «РОСНЕФТЬГАЗ». Согласно договору, автомобиль предприятия ВАЗ 21093, гос.№ Т444АВ, заправляется на АЗС №1112. Стоимость бензина оплачивается наличными в момент заправки.

Водитель автомобиля Тарасов  Т.Т. (таб.№07), согласно приказа руководителя № 03 от 03.01.2010г. еженедельно, получает путевой лист и денежные средства  под отчет в размере 1400рублей на приобретение бензина.

Тарасов Т.Т. получил путевой  лист № 01 от 08.01.2010г. и денежные средства - 1400р. по расходному кассовому ордеру  № 02 от 08.01.2010г. в 9.00ч. Задолженности по подотчетным суммам у Тарасова Т.Т. нет.

В бухгалтерию он предоставил авансовый отчет №2 от 15.01.2010г., к которому приложил:

1. путевой лист № 01 от 08.01.2010г., с подписями всех сотрудников, эксплуатирующих данный автомобиль в период с 09.00ч. 08.01.2010г. по 18.00ч. 13.01.2010г.;
2. чеки, полученные на АЗС №1112 в период с 08.01.10г. по 13.01.2010г.

на общую сумму 1368руб., в каждом из которых указана цена одного литра бензина 19руб.

В бухгалтерском учете  ООО «Тари-Авто» денные операции отражаются следующим образом (таблица 3):

Таблица 3-Журнал регистрации хозяйственных операций

Документ и содержание операции	Сумма, рубли	Корресп.счет (субсчёт)
РКО №02 от 08.01.10г. Выдано под  отчет Тарасову Т.Т., приобретение ГСМ  за наличный расчет	1400	71	50
Оприходовано топливо  в бак, а/м гос.№ Т444АВ,  без НДС	1159,32	10/3	71
НДС, выделенный расчетным  путем от стоимости топлива          (1900руб. х18/118)	208,68	19	71
ПКО №03 от 15.01.2010г. Возврат  неиспользованных подотчетных сумм в кассу от Тарасова Т.Т.	32	50	71

 

АО «РОСНЕФТЬГАЗ» 02.02.2010г. предоставляет счет-фактуру № 111 от 01.02.2010г., где указано, что:

• продавец АО «РОСНЕФТЬГАЗ», ИНН 63626362,
• покупатель ООО «Тари-Авто» ИНН 63636363,
• согласно договора № 11 от 03.01.2010г.,
• в период с 08.01.2010 по 31.01.2010г.,
• приобретение ГСМ за наличный расчет,
• кол-во - 288литров,
• цена - 16,10руб. (без НДС),
• стоимость – 4637,29руб.,
• сумма НДС – 834,71руб.,
• итого сумма с НДС: 5472руб.

Счет-фактура подписана руководителем и главным бухгалтером АО «РОСНЕФТЬГАЗ» Иванушкиным И.И. и Аленушкиной А.А.

Бухгалтер Бухина У.Х. сверяет данные в счет-фактуре с данными авансовых отчетов Тарасова Т.Т., выданными ему в течение января 2010г. И на основании счета-фактуры №111 от 01.02.2010г. оформляет к возмещению НДС, уплаченный при   покупке товаров:

Дебет 68  Кредит 19 – 834,71рублей.

                                                                                   

 

 

 

2.4 Документальное  оформление и учет подотчетных  сумм, выданных на командировочные  расходы

Срок командировки работника  определяется руководителем и не может превышать 30 календарных дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается, но не более чем на 10 дней.

Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать  одного года.

Вопрос явки на работу в  день отъезда в командировку или  в день прибытия из командировки решается по договоренности с руководителем  организации.

За командированным работником сохраняются место работы (должность) и средний заработок за время  командировки. Средний заработок  за время нахождения работника в  командировке сохраняется за все  рабочие дни недели по графику, установленному по месту работы. Пересылка зарплаты командированному работнику по его  просьбе производится за счет предприятия.

В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему  на общих основаниях возмещаются  расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный  работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного поручения или вернуться к месту постоянной работы (но не свыше 40 дней).

За время временной  нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих  основаниях пособие по временной  нетрудоспособности, и эти дни  не включаются в срок командировки.

Главному бухгалтеру ООО «Тари-Авто» Мамочкиной А.М. (таб. №03) по распоряжению руководителя выдан аванс в сумме 25000руб. по расходному кассовому ордеру № 05 от 13.01.2010г. на командировку в Москву на 11дней в Московский  Университет Управления  для повышения квалификации. Задолженности по подотчетным суммам у Мамочкиной А.М. на 13.01.2010г. нет.

Для обоснования командировки Мамочкиной А.М. имеются следующие  документы:

1) договор с Московским  Университетом Управления, имеющим  лицензию на образовательную  деятельность, на обучения Мамочкиной  А.М. по 60 часовой программе по  теме « Бухгалтерский учет  валютных операций» с 15.01.2010 по 26.01.2010.;

2) приказ руководителя  №5 от 12.01.2010г. о направлении  в командировку  Мамочкиной А.М.  сроком на 11дней, с 14.01.2010г. по 27.01.2010 в г.Москва в Московский  Университет Управления  для повышения квалификации; с разрешением выдачи суточных в сумме 700 рублей в день;

3) плановая смета командировочных  расходов Мамочкиной А.М.:                    - железнодорожные билеты (туда-обратно) - 2800руб.,

- номер в гостинице  «Москва» на 9 дней х 1250руб.  в сутки - 11250руб.,

- суточные 11 дней х 900 руб.  – 9900руб., 

Итого: 23950 рублей;

4) командировочное удостоверение  №01 от 13.01.2010г. Мамочкиной А.М., подписанное  руководителем и заверенное печатью  ООО «Тари-Авто».

Мамочкина М.А. зарегистрировалась в «Журнале учета работников, выбывающих в командировки» 13.01.2010г.

Авансовый отчет №3 об израсходованных  средствах Мамочкина А.М. предоставила  в бухгалтерию 29.01.2010г. К авансовому отчету приложены следующие документы: 

1)  железнодорожные билеты  Тольятти - Москва и Москва - Тольятти  на общую сумму 2800рублей;

2)  счет № Е-144 от 26.01.2010г.  и счет-фактуру №Сч-144 от 26.01.2010г.  гостиницы «Москва» за 9 дней проживания  на общую сумму 11250руб.; в том  числе НДС – 1716,10руб.;

3) приказ директора Папкова  А.П. №5 от 12.01.2010г. на оплату  суточных из расчета 900 руб.  за день (на 11 дней командировки) 9900 руб.;                                                                                      

4) отчет о проделанной  работе в командировке и копия  свидетельства об окончании курсов повышения квалификации  Московского  Университета Управления на имя Мамочкиной А.М.;

5) командировочное удостоверение  Мамочкиной А.М., отмеченное в Московском  Университете Управления.

Неиспользованная подотчетная  сумма в размере 1050рублей возвращена Мамочкиной А.М. по приходному кассовому ордеру №6 от 29.01.2010г.

Определим все хозяйственные  операции, возникающие в данной ситуации, составим бухгалтерские проводки по ним и занесем всю информацию в журнал регистрации операций (таблица 4).                     

Таблица 4 - Журнал регистрации хозяйственных операций

Документ и содержание операции	дебет	кредит	Сумма (руб.)
Расходный кассовый ордер  № 05 от 13.01.2010г. Выдано Мамочкиной А.М. подотчет на командировочные расходы	71	50	25000
Авансовый отчет №3 от 29.01.2010г. Мамочкиной А.М.: - расходы на проезд  - расходы на проживание, без НДС - НДС на проживание (счет-фактура  №Сч-144 от 26.01.2010г. гостиницы «Москва») - суточные  Итого:	26   26   19     26	71   71   71     71	2800 9533,90 1716,10   9900  23950
Приходный кассовый ордер  №06 от 29.01.2010г. Возврат неиспользованных подотчетных сумм в кассу от Мамочкиной А.М.	50	71	1050

Оформим к возмещению НДС, согласно счет-фактуре №Сч-144 от 26.01.2010г. гостиницы «Москва»:

Дебет 68  Кредит 19 – 1716,10рублей.

Расходы на командировки, в  частности на: проезд работника к  месту командировки и обратно  к месту постоянной работы, а так  же наем жилого помещения, соответствуют  нормам по этой статье расходов, указанных  в учетной политике ООО «Тари-Авто». Соответственно сумма 23950рублей полностью включается в расходы, связанные с производством и реализацией, согласно ст.261, гл. 25 Налогового кодекса РФ, налог на прибыль организации.

Для целей налогообложения  НДФЛ составим расчет командировочных  расходов  Мамочкиной А.М. (таблица 5): 

Таблица 5- Расчет командировочных расходов 

Вид расходов	По норме	Сверх нормы	Итого (руб.)
Суточные (11суток х 700р.)	7700	2200	9900

 

В нашем случае суточные, выданные Мамочкиной А.М., превышают данную норму на 2200р., т.е. 2200 х 13% = 286руб.

Дебет 70  Кредит 68 – 286рублей. – удержан НДФЛ со сверхнормативных суточных Мамочкиной А.М.

Рассмотрим пример отражения  операций по зарубежной командировке на счетах бухгалтерского учета.

 Для получения иностранной  валюты, организация до убытия  работников в зарубежную командировку, представляет в банк заявление,  в котором указывает номер  и дату приказа о командировании  работников за границу, а также  вид валюты и количество, необходимое  для данной командировки.

В бухгалтерском учете  организации делается запись:

Дебет 52/3 Кредит 50 – на сумму полученной валюты.

Командируемые за границу  работники организации получают валюту под отчет в кассе организации.

Заместителю директора ООО  «Тари-Авто» Сынкову Н.А. (таб.№02)  в соответствии с приказом по организации по расходному кассовому ордеру № 07 от 31.01.2010г. выдан аванс в сумме 2200евро на командировочные расходы в Германию для проведения переговоров о поставке запасных частей а/м ВАЗ за границу.

Курс евро на день выдачи - 31руб., курс доллара США – 29руб. Срок командировки 4 дня с 01.02.2010 по 04.02.2010г. Задолженности по подотчетным суммам у Сынкова Н.А. на 31.01.2010г. нет.

Для обоснования командировки имеются следующие документы:

1. приглашение немецкой фирмы «BERGER» для проведения переговоров в Берлине  в управлении немецкой фирмы; в приглашении оговорено, что все расходы по командировке несет российская сторона;
2. приказ руководителя организации № 7 от  30.01.2010г. о направлении в командировку Сынкова Н.А. в г.Берлин  для проведения переговоров с фирмой «BERGER» сроком на 4 дня;
3. плановая смета командировочных расходов Сынкова Н.А.: