Способы исправления ошибочных бухгалтерских записей

 

2. Учетные регистры, признаки их классификации

 

Бухгалтерский учет ведется в многочисленных регистрах, используемых в разных комбинациях, записи в которых могут производиться в разной последовательности, так складываются формы бухгалтерского учета.

Содержащуюся в первичных  документах информацию необходимо систематизировать и накапливать, что осуществляется в регистрах бухгалтерского учета. В них все факты хозяйственной деятельности отражаются в хронологической последовательности и группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

Регистры бухгалтерского учета могут вестись в зависимости от принятой в организации формы учета в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в компьютерном виде.

Учетные регистры, применяемые  в практике бухгалтерского учета, подразделяются по ряду признаков: внешнему виду, степени обобщения производимых записей, характеру.

• По внешнему виду учетные регистры делятся на бухгалтерские книги, карточки, свободные листы (ведомости), компьютерные распечатки.

Бухгалтерские книги — сброшюрованные листы бумаги с соответствующим графлением, которые нумеруются, указывается их общее количество, подтверждается все подписью бухгалтера.

Запись в книге одновременно может делать только один работник и поэтому невозможно обеспечить разделение труда учетных работников.

Бухгалтерские книги применяются  в настоящее время для организации  синтетического учета (Главная книга), учета кассовых операций (кассовая книга) и других операций.

Карточки — отдельные листы в виде таблиц определенных стандартных размеров, что позволяет хранить их вместе в картотеке по группам.

Регистрируются они в  специальном реестре, где каждой из них присваивается порядковый номер. Это позволяет осуществлять контроль за наличием и сохранностью карточек.

Применяются карточки на тех  участках учетной работы, где ведется  значительное количество аналитических  счетов, например в учете материалов, готовой продукции, товаров.

Карточки позволяют осуществлять разделение труда учетных работников, повышать их производительность, широко использовать компьютеры для учетных  записей, удобны для различных группировок  данных.

Свободные листы— разновидность карточек. Они делаются из менее плотной бумаги и хранятся в специальных папках (регистраторах), откуда они могут изыматься для записей, подсчета. Эти учетные регистры используются для ведения журналов, ведомостей, особенно в условиях автоматизации учета.

Компьютерные распечатки — учетный регистр в виде широкой полосы бумаги, который печатается на ПК. Содержание распечаток, структура их графления разнообразны и зависят от содержания отражаемых объектов.

Применение в учете  той или иной формы регистров (книг, карточек или свободных листов) зависит от формы бухгалтерского учета.

• По степени обобщения производимых записей учетные регистры делятся на синтетические, аналитические и комплексные.

В синтетических регистрах записи осуществляются в обобщенном виде, кратко (без пояснительного текста), с указанием даты и номера бухгалтерской записи. Проставляется в них только сумма (Главная книга, в которой отражаются итоговые данные по всем синтетическим счетам, ведущимся в организации, журналы-ордера, компьютерные распечатки).

В аналитических регистрах записи делаются по отдельным аналитическим счетам, с детализацией содержания записей того или иного синтетического счета, приводят пояснительный текст, в необходимых случаях указываются натуральные и трудовые измерители. Эти регистры позволяют контролировать наличие и движение каждого вида материальных ценностей, состояние расчетов с каждым поставщиком, покупателем, другими дебиторами и кредиторами (карточки учета основных средств, материалов, готовой продукции).

В организациях широко применяются  учетные регистры, объединяющие синтетический  и аналитический учет, что позволяет  их называть комплексными регистрами. Использование комплексных регистров сокращает объем учетной работы, позволяет отражать отдельные объекты в аналитическом разрезе и одновременно получать обобщенные показатели синтетического учета (журналы-ордера по счетам 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в которых содержатся не только обобщенные данные, но и детальные сведения о расчетах с каждым поставщиком, подотчетным лицом на основании первичных документов).

• По характеру записей различаются учетные регистры хронологические, систематические и комбинированные.

В хронологические регистры заносятся данные о фактах хозяйственной деятельности по мере их совершения на основании первичных документов в хронологическом порядке, т.е. в последовательности их поступления без группировки и разноски по счетам. Посредством хронологической записи обеспечивается контроль за сохранностью документов, правильностью записей в них (Регистрационный журнал, в котором фиксируются хозяйственные операции по мере оформления их бухгалтерскими записями: указываются порядковый номер записи, ее дата, сумма). Общий итог операций, зарегистрированных в журнале, позволяет проверить полноту записей по счетам.

Систематические регистры предназначены для группировки однородных операций и записи их по определенной системе на бухгалтерских счетах, т.е. систематизированно. Группировка осуществляется как по аналитическим, так и по синтетическим счетам. Показатели систематических регистров характеризуют состояние и движение отдельных объектов бухгалтерского учета (ведомость учета производственных затрат по объектам калькуляции, Главная книга, в которой обобщаются итоговые данные по всем синтетическим счетам).

В настоящее время широко распространено сочетание хронологических  и систематических записей в  комбинированном регистре. В этом случае записи более наглядны, сокращаются затраты труда по регистрации информации, уменьшается возможность ошибок, так как хронологические и систематические записи осуществляются в один рабочий прием (журналы-ордера и ведомости к журналам-ордерам).

 

3. Исправления  ошибочных бухгалтерских записей

 

Аудиторская практика показывает, что ошибочные записи некоторые бухгалтеры и кассиры зачастую не умеют правильно исправлять.

Обнаруженные ошибки в  первичных документах и в учетных  регистрах исправляются по строго установленным  правилам.

Ошибки в первичных  документах исправляются в зависимости от того, в какой период времени обнаружено искажение информации: до или после сдачи и утверждения бухгалтерской отчетности. Необходимо иметь в виду, что в банковских и кассовых документах (расходных и приходных ордерах) никакие исправления не допускаются. Если в данных документах были допущены ошибки, то нужно повторно составить необходимые документы.

Если ошибка в первичных  документах обнаружена в течение  отчетного периода, то необходимо зачеркнуть неправильную информацию одной чертой, произвести правильную запись и сделать  надпись «Исправленному верить». Данная надпись должна сопровождаться подписью лица, внесшего исправление и соответствующей  датой.

Если ошибка выявлена после  сдачи бухгалтерской отчетности, то необходимо составить бухгалтерскую  справку, которая помимо указания причин внесения изменений, должна содержать  следующую информацию: 
1) наименование документа; 
2) дату составления; 
3) сумму, номер и дату первичного документа; 
4) месяц, в котором обнаружена ошибка; 
5) причину возникновения ошибки; 
6) характер ошибки; 
7) действия, необходимые для исправления ошибки в учете; 
8) фамилии должностных лиц, ответственных за учет данной операции (главный бухгалтер, бухгалтер) и их подписи.

Содержание регистров  бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.

После утверждения годового отчета учетные регистры группируют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив организации.

Пунктом 3 ст. 10 Закона N 129-ФЗ определено, что при хранении регистров  бухгалтерского учета следует обеспечивать их защиту от несанкционированных исправлений. В то же время в практической деятельности бухгалтеров иногда возникают ситуации, когда в регистры бухгалтерского учета или в отчетность попадают ошибочные данные.

Однако одного установления фактов наличия ошибок еще недостаточно, так как неизвестно, где произошла  ошибка и в чем она заключается. За выявлением ошибки должно следовать  ее нахождение, т. е. отыскание того регистра, в котором произошла  ошибка, суммы ошибки и т.п. Необходимо также определить сущность и характер ошибки.

Наиболее распространенным способом отыскания ошибок является сплошная проверка записей в регистре. Суть этого способа состоит в  том, что все записи в учетном  регистре, содержащем ошибку, последовательно  сверяются с документами. При  такой проверке ошибочная запись будет найдена.

На практике применяются  и другие способы нахождения ошибок.

В основе их лежат разработанные  схемы взаимопроверки счетных записей  и итоговых показателей учетных  регистров.

После того как ошибка найдена, производится ее исправление. Правильное исправление ошибки в счетных  записях имеет большое значение для обеспечения достоверности  учетных сведений.

Характер ошибок бывает различный: нарушение принципа двойной записи, ошибки в корреспонденции счетов, когда сумма хозяйственной операции записывается не на тот счет, на который  нужно, хотя и в правильной сумме  и т.д.

Исправление ошибок в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления. В тексте и цифровых данных первичных  документов и учетных регистров  подчистки и неоговоренные исправления  не допускаются.

Для исправления ошибок в  первичных документах и учетных  регистрах, составленных вручную (за исключением  банковских и кассовых документов), применяется следующий способ:

Корректурный неправильный текст или сумма зачеркиваются, над зачеркнутым текстом записываются правильный текст или сумма. Зачеркивание производится одной чертой, для того чтобы исправленный текст можно  было прочитать. Исправление ошибки оговаривается и подтверждается: в документе подписями лиц, подписавших  документ, в учетных регистрах  г лицом, производившим исправление. Оговорка делается на полях против исправленной записи.

Корректурным способом пользуются в случаях допущенных описок, неправильного  подсчета итогов, а также записи операции не в тот учетный регистр, который указан в бухгалтерской  проводке. В приходных и расходных  кассовых ордерах исправления не допускаются. При перенесении итогов в Главную книгу никакие исправления  не допускаются. В этом случае на сумму  допущенной ошибки составляют бухгалтерскую  справку, данные которой заносятся  в Главную книгу отдельной  строкой.

Исправление ошибок в учетных  регистрах кроме корректурного  способа производится способом дополнительной проводки и способом «красного сторно».

Дополнительная проводка применяется в тех случаях, когда  в бухгалтерской проводке и в  учетных регистрах указана правильная нумерация счетов, но записана сумма  операции меньше действительной. Исправление  делается путем составления дополнительной записи с той же корреспонденцией счетов на сумму разницы между  правильной суммой операции и суммой, отраженной предыдущей бухгалтерской  записью.

Пример. Согласно условиям договора с оператором связи организация  оплачивает междугородные и международные  телефонные переговоры ежемесячно после  выставления счета-фактуры и расшифровок  АТС. За апрель текущего года получен  счет на сумму 2784,80 руб. (в том числе  НДС - 424,80 руб.).

Данные операции отражаются следующим образом:

Корреспонденция счетов		Сумма, руб.	Содержание операции
Дебет	Кредит
26	60	2360	Отражена в составе  расходов
19	60	424,8	организации стоимость услуг  связи
68	19	424,8	Принят к вычету НДС
60	51	2784,8	Оплачены услуги связи  согласно счету- фактуре

Бухгалтер ошибочно отразил  в составе расходов стоимость  услуг связи в сумме 2060 руб. В  результате сумма операции занижена на 300 руб.

Предположим, что допущенная ошибка обнаружена бухгалтером в  мае. В момент обнаружения ошибки следует сделать дополнительную запись с той же корреспонденцией счетов на недостающую сумму, т.е. на 300 руб.: