Совершенствование учета материально-производственных запасов ООО «ЭлектроСпецМонтаж»

     Поставщик одновременно с отгрузкой продукции  высылает покупателю расчетные и  другие сопроводительные документы - платежное  поручение или платежное требование (в двух экземплярах - один непосредственно  покупателю, другой — через банк), товарно-транспортную накладную, квитанцию  к железнодорожной накладной (при  иногородней закупке) и др. Расчетные  и другие документы, связанные с  поступлением материалов, поступают  к ответственному исполнителю по снабжению, который проверяет правильность их оформления; производит проверку соответствия объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов договорным условиям. В результате такой проверки на расчетном или другом документе делается отметка о полном или частичном акцепте (согласии на оплату). Кроме того, служба снабжения осуществляет контроль за поступлением грузов и их розыск. С этой целью ведется журнал учета поступающих грузов, где указываются: регистрационный номер, дата записи, наименование поставщика, дата и номер транспортного документа, номер, дата и сумма счета, рад груза, номер и дата приходного ордера, акта о приемке либо запроса о розыске груза. В примечаниях делается отметка об оплате счета или отказе от акцепта.

     Проверенные платежные документы из службы снабжения  передают в бухгалтерию, а квитанции  транспортных организаций - экспедитору  для получения и доставки материалов.

     Материалы в ООО «ЭлектроСпецМонтаж» принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости, которая исчисляется в зависимости от способа приобретения данного имущества.

     При приобретении материалов их фактическая  себестоимость складывается из всех затрат на приобретение, за исключением  налога на добавленную стоимость  и иных возмещаемых налогов.

     Фактические затраты включают:

     - суммы уплаченные поставщикам в соответствии с договором;

• суммы, уплачиваемые другим организациям за информационно- консультационные услуги, связанные с приобретением запасов;
• таможенные пошлины и иные платежи, не возмещенные налоги уплачиваемые в связи с поступлением каждой единицы запасов (налог с продаж);

     - вознаграждения, уплачиваемые посредническим  организациям;

      - затраты по заготовлению и  доставке материально- производственных  запасов до места их использования,  включая расходы по страхованию  грузов;

      - иные затраты на приобретение  материально- производственных запасов.

     Не  включаются в фактические затраты  на приобретение материальных ценностей  общехозяйственные и иные аналогичные  расходы, кроме случаев, когда они  непосредственно связаны с приобретением  материалов.

     Списание  материалов в производство производится по средней себестоимости. Для этого, сначала бухгалтер рассчитывает средние цены материалов, отпущенных в производство исходя из среднемесячной фактической себестоимости. При  этой оценке средняя цена материала  определяется так: стоимость всех материалов, которые были отпущены в производство в течение месяца, надо разделить  на количество. Затем средняя цена умножается на количество материалов, отпущенных в производство, и определяется себестоимость.

     Рассмотрим  пример покупки материально –  производственных запасов ООО «ЭлектроСпецМонтаж» у поставщиков:

1. Механик пишет заявку на необходимый материал, заявку подписывает директор.
2. На основании заявки, начальник отдела материально-технического снабжения берет счет у организации поставщика.
3. Счет доставляется в бухгалтерию, из бухгалтерии к директору на подпись, далее обратно в бухгалтерию.
4. На основании счета бухгалтер оформляет три платежных поручения, из которых один за подписью руководителя организации и главного бухгалтера скрепляется печатью и остается в документах для банка, второй пересылается в банк организации-получателя денежных средств, третий экземпляр прилагается к выписке из расчетного счета и остается в организации.
5. Главный бухгалтер выписывает доверенность на материально-ответственное лицо. Организация поставщик на основании этой доверенности выписывает счет-фактуру и товарную накладную.
6. После оплаты счета поставщик осуществляет разгрузку материально-производственных запасов на наш склад.
7. Материально-ответственное лицо передает в бухгалтерию счет-фактуру и товарную накладную с указанием объекта на который будет списываться материально-производственные запасы.
8. Бухгалтер делает запись в карточке учета материала и в оборотно-сальдовой ведомости по счету 10.
9. При отпуске материала со склада оформляется требование-накладная в двух экземплярах, первых получателю, второй остается на складе).

     2.4 Синтетический и  аналитический учет  материалов в бухгалтерии ООО «ЭлектроСпецМонтаж» 

     Учет  материалов на предприятии осуществляется в соответствии с ПБУ 5/01 «Учет  материально-производственных запасов».

     На  предприятии ООО «ЭлектроСпецМонтаж» для учета применяется конфигурация «1.С: Бухгалтерия. Версия 8.0». Персональные компьютеры объединяются локальной сетью. Это позволяет сотрудникам обмениваться информацией.

     Учет  материалов может быть организован  в двух вариантах: с использованием счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и счетов 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей», и без их использования. ООО «ЭлектроСпецМонтаж» учитывает поступления материалов без применения счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16. «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

     Синтетический учет поступления материалов на предприятии ООО «ЭлектроСпецМонтаж» ведут на счете 10 «Материалы» по фактической себестоимости. При этом оприходование материалов, полученных от поставщиков отражается записью по дебету счета 10 «Материалы» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». НДС по приобретенным материалам отражается по дебету счета 19 «НДС по приобретенным ценностям» и кредиту счета 60. Стоимость оплаченных материалов, находящихся в пути или не вывезенных со склада поставщика по состоянию на конец месяца отражается записью по дебету счета 10 «Материалы» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». В начале следующего месяца эти суммы сторнируются, а в текущем учете показывается как дебиторская задолженность поставщика, которая погашается по мере оприходования материалов на склад.

     При поступлении материалов из других источников могут быть сделаны записи по дебету счета 10 и кредиту соответствующих  счетов:

     -20 «Основное производство» - на  стоимость возвратных отходов;

     -26 «Общехозяйственные расходы» - на  расходы по доставке материалов  собственным транспортом и на  фактическую себестоимость материалов  собственного производства;

     -71 «Расчеты с подотчетными лицами»  - на стоимость материалов, оплаченных  из подотчетных сумм;

     -76 «Расчеты с разными дебиторами  и кредиторами» - на стоимость  услуг, оплачиваемых транспортным  организациям.

     Материалы принимают к бухгалтерскому учету на ООО «ЭлектроСпецМонтаж» по фактической себестоимости. Фактическая себестоимость материалов (сырье, топливо, тара, запчасти и т.п.) складывается из трех величин:

• договорной стоимости;
• транспортно-заготовительных расходов;

     Договорная  стоимость - это цена материалов, по которой они приобретены.

     Сумма НДС включается поставщиками счета на оплату и отражается у ООО «ЭлектроСпецМонтаж» по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям » и кредиту счета 60. Затраты на оплату процентов по кредитам поставщиков за приобретенные материалы отражаются по дебету счет 10 «Материалы» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

     Погашение задолженности перед поставщиками отражается по дебету счета 60 и кредиту  счетов учета денежных средств (51,51,55). На счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» отражают выданные авансы по закупаемым материалам суммовые и курсовые разницы, а также прекращение  обязательств.

     Выданные  авансы учитывают по дебету счета 60 с кредита счетов учета денежных средств (51,52 и др.).

     Прекращения обязательств (по мимо надлежащего исполнения) может осуществляться по следующим основаниям: при зачете взаимных требований, новаций, прощения долга, ликвидации юридического лица (ст.410, 414,415, 419 ПС РФ).

     Прекращение обязательств при зачете взаимных требований отражают по дебету счета 60 и кредита счетов 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» или счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

     Прекращение обязательств вследствие ликвидации юридического лица и предписание кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, учитывают по дебету счета 60 и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы». Кредиторской называют задолженность ООО «ЭлектроСпецМонтаж» другим организациям, работникам и лицам, которые называются кредиторами. Общий срок исковой давности установлен в три года (ГК РФ, ст. 196). Для отдельных видов требований законом могут быть установлены специальные сроки исковой давности, сокращенный или более длительный по сравнению с общим сроком. Списание кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, осуществляют по результатам проведенной инвентаризации письменного обоснования и приказа руководителя. Если при приеме материалов установлена недостача материалов по вине поставщика, то составляется акт и поставщику направляется претензионное письмо (или претензия) на сумму недостающих средств.

     Прощение  долга по существу является одним  из видов дарения. Прощенная сумма долга является внереализационным доходом и отражается по дебету счета 60 и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы».

     ГСМ приходуются на счет 10 «Материалы»  субсчет 3 «Топливо» по фактической  себестоимости без НДС (п.5,6 ПБУ 5/01). При этом учет ГСМ ведут по видам, местам хранения и материально ответственным  лицам, а также по водителям, маркам автобусов и т.д. 10/3 «ГСМ на складе».

     Аналитический учет на предприятии автоматизирован  и ведется в разрезе видов  материальных ценностей с отражением количества и стоимости по каждому  виду. Для этого на счете 10 в бухгалтерии ООО «ЭлектроСпецМонтаж» открывают Оборотные ведомости в разрезе видов материальных ценностей, они одновременно являются реестрами карточек складского учета. Внутри ведомости материалы разделены по подгруппам, группам, субсчетам и счетам. Это позволяет отслеживать движение по каждому номенклатурному номеру, суммировать по подгруппе, по группе, субсчету и в целом по счету. Оборотные ведомости помогают контролировать операции поступления - расхода. Итоговые данные оборотных ведомостей сверяются с оборотами и остатками по соответствующему синтетическому счету Главной книги. Применение оборотной ведомости значительно уменьшает трудоемкость учета на ООО «ЭлектроСпецМонтаж». Также ведутся карточки счета 10 по каждому субсчету, в которых указывается сальдо на начало периода, обороты за период, дата, номер операции, поставщик материала, куда поступил материал, объект на который списывается материал, сальдо на конец периода.

     Материально ответственное лицо периодически сдает  первичные документы работнику  бухгалтерии. После этого реализуются  следующие операции: ввод с документов по приходу, расходу и перемещению  материалов; накопление и распределение  отклонений; получение ведомостей аналитического учета, инвентаризационных описей, движения материальных ценностей; синтетического учета.

     Правильность  и своевременность оприходования материалов контролируется путем сличения приходных документов с расчетными документами поставщиков.

     Рассмотрим  пример поставки материалов. В ноябре 2008г. в ООО «ЭлектроСпецМонтаж» поступил: бензин АИ-92 в количестве 1000 литров на сумму 29 600,0 руб.

     В бухгалтерском учете данная операция была отражена следующими проводками: