Совершенствование учета и контроля расчетов с подотчетными лицами в ооо «Интранскарго»

При отсутствии первичных  оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы за счет наличных денежных средств, выданных под отчет, либо при наличии документов с  незаполненными в них обязательными  реквизитами нет оснований для  отражения операций по счетам бухгалтерского учета и, следовательно, эти суммы организация не имеет права включать в состав затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг).

При возвращении из командировки либо после покупки товарно-материальных ценностей подотчетное лицо составляет авансовый отчет и прикладывает к нему все оправдательные документы. Авансовый отчет состоит из двух частей:

I часть: фамилия, имя,  отчество подотчетного лица и  т. п.; срок командировки; сумма,  выданная под отчет; израсходовано;  остаток или задолженность предприятия;

II часть (обратная сторона  отчета): сумма расходов, на основании  всех приложенных документов; суточные (расчет); проезд (билеты); проживание, при  наличии квитанции.

Авансовый отчет (форма №  АО-1) заполняется работником. После  его сдачи в бухгалтерию документ проверяется бухгалтером, который  проставляет бухгалтерские проводки. Сроки обработки сданных отчетов  составляют 5 дней. Право утверждения  отчетов принадлежит руководителю.

Кроме того, по приказу руководителя при предъявлении соответствующих  документов (копия техпаспорта) подотчетным  лицом могут быть компенсированы затраты на использование им личного  легкового автомобиля по нормам, установленным  Правительством Российской Федерации, которые в связи с инфляцией  также имеют тенденцию к увеличению. При этом выплаты могут быть произведены  и свыше норм, но для целей налогообложения  учитываются в утвержденных размерах. Кроме того, суммы превышения также  облагаются налогом на доходы у работника.

Новый аванс работникам выдается только после расчета по предыдущему. Бухгалтерия может удержать из зарплаты сумму задолженности у подотчетного лица, не предъявившего оправдательных документов или не возвратившего остаток средств.

Возврат неиспользованного  аванса оформляется приходным кассовым ордером, перерасход же выдается по расходному ордеру.

 

2. Учет расчетов с  подотчетными лицами

 

  Для учета операций по расчетам с работниками, получившими наличные деньги на определенные цели, в бухгалтерском учете используется счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Это – активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму невозмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

  Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций  счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

  На выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

  Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" корреспондирует со следующими счетами бухгалтерского учета (таблица 1.1).

Таблица 1.1

Корреспонденция счета 71 "Расчеты  с подотчетными лицами"

Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" корреспондирует со счетами:
- по дебету		- по кредиту
50	Касса	07	Оборудование к установке
51	Расчетные счета	08	Вложения во внеоборотные активы
52	Валютные счета	10	Материалы
55	Специальные счета в банках	11	Животные на выращивании  и откорме
76	Расчеты с разными  дебиторами и кредиторами	15	Заготовление и приобретение материальных ценностей
79	Внутрихозяйственные расчеты	20	Основное производство
		23	Вспомогательные производства
91	Прочие доходы и расходы	25	Общепроизводственные расходы
		26	Общехозяйственные расходы
		28	Брак в производстве
		29	Обслуживающие производства и хозяйства
		41	Товары
		44	Расходы на продажу
		45	Товары отгруженные
		50	Касса
		51	Расчетные счета
		52	Валютные счета
		55	Специальные счета в банках
		70	Расчеты с персоналом по оплате труда
		73	Расчеты с персоналом по прочим операциям
		76	Расчеты с разными дебиторами и кредиторами
		79	Внутрихозяйственные расчеты
		91	Прочие доходы и расходы
		94	Недостачи и потери от порчи ценностей
		97	Расходы будущих периодов
		99	Прибыли и убытки

 

  Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

  Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 – комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка (линейка) и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке.

Основанием для заполнения журнала-ордера №7 являются:

- расходные кассовые ордера  – на суммы, выданные под  отчет;

- авансовые отчеты –  на израсходованные суммы;

- новые приходные или  расходные кассовые ордера –  на расхождения в суммах полученных  и израсходованных.

  К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически, по существу (в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса) и утвержденные руководителем предприятия.

Бухгалтер обрабатывает авансовый  отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.

При командировании работников за границу им выдается аванс в валюте страны командирования, исходя из установленных норм суточных и квартирных.

Полученную в банке  валюту приходуют по счету 50 "Касса" с кредита счета 52 "Валютные счета". Выданная под отчет валюта списывается  со счета 50 в дебет счета 71 и отражается в учете в валюте платежа и  ее рублевом эквиваленте по курсу  Центрального банка России на момент выдачи.

При возвращении из командировки и сдаче авансового отчета с приложением  оправдательных документов задолженность  подотчетных лиц списывается  с кредита счета 71 в дебет счета 26 "Общехозяйственные расходы" и других счетов в зависимости  от вида расходов по курсу на день представления  отчета. При изменении за период командировки курса валют курсовая разница списывается на счет 91 "Прочие доходы и расходы": положительная – на доходы (дебет счета 71, кредит счета 91), отрицательная – на расходы (дебет счета 91, кредит счета 71).

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в  ведомости №7, где по каждому подотчетному лицу отражается: остаток задолженности  по подотчетным суммам; выдано под  отчет; израсходовано; остаток.

Необходимо помнить о  включении в облагаемый налогом  доход работника суммы превышения выплачиваемых суточных, средств  за пользование личным автотранспортом  сверх установленной законодательством  компенсации. При этом налог на доходы начисляется по дебету счета 70 "Расчеты  с персоналом по оплате труда" и  кредиту счета 68 "Расчеты по налогам  и сборам".

Суммы расходов по проезду  к месту служебной командировки и обратно, включая затраты за пользование в поездах постельными  принадлежностями, а также расходы  по найму жилого помещения, возмещаемые  по установленным нормам, включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) без налога на добавленную  стоимость. При этом суммы НДС, оплаченные при возмещении таких расходов, определяются по расчетной ставке в размере 15,25% от суммы указанных расходов и  отражаются в бухгалтерском учете  по дебету счета 19 "Налог на добавленную  стоимость по приобретенным ценностям".

При получении от подотчетных  лиц согласно сопутствующим документам материалов, товаров, нематериальных активов  соответствующие им суммы НДС, выделенные в расчетных документах, фиксируются  по счету 19, соответствующим субсчетам.

3. Нормативное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами

 

Основная цель нормативного регулирования расчетов с подотчетными лицами – установить законность, достоверность и целесообразность совершения операций с наличными денежными средствами, выданными под отчет работникам организации.

В ходе нормативного регулирования расчетов с подотчетными лицами решаются следующие задачи:

- проверка правильности  оформления первичных документов  по выдаче и использованию  подотчетных средств;

- подтверждение достоверности  оформления и отражения на  счетах бухгалтерского учета  расчетов с подотчетными лицами.

Объектами регулирования являются расчеты предприятия с каждым подотчетным лицом.

Источниками информации для  проверки расчетов с подотчетными лицами являются первичные учетные документы, подтверждающие получение и расходование подотчетных средств, авансовые  отчеты, учетные регистры (журналы-ордера, ведомости, машинограммы) по счету 71 "Расчеты  с подотчетными лицами", а так  же Главная книга, бухгалтерская  отчетность, Положение об учетной  политике предприятия и др.

Нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами может быть организован в два этапа. На первом этапе выполняется подтверждение целесообразности расходов, произведенных подотчетными лицами, правильности их оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета. На втором осуществляется проверка правильности организации аналитического учета расчетов с подотчетными лицами.

В процессе реализации первого  этапа проверки на основе сделанного ранее вывода об эффективности систем внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами принимается решение о методе проверки: сплошной или выборочный. Условием применения выборочного контроля является высокая эффективность  функционирования названных систем.  В выборку включаются авансовые  отчеты различных подотчетных лиц, по различным направлениям расходов и относящиеся к разным отчетным периодам. В противном случае методом  сплошной проверки авансовых отчетов  устанавливаются суммы, выдаваемые отдельным сотрудникам в подотчет, назначение и фактическое использование  авансов, наличие приказов о направлении  работников в командировки, правильность оформления и своевременность представления  авансовых отчетов, наличие по ним  оправдательных документов, сроки возврата в кассу неиспользованных сумм, правильность составления корреспонденции счетов по операциям с подотчетными лицами. В результате могут быть выявлены факты оплаты командировочных расходов (суточных, оплаты проезда и проживания в местах командировки) сверх установленных  норм. Суммы превышения установленных  норм, не подтвержденные документально, подлежат включению в совокупный доход работника и обложению  налогом на доходы физических лиц. Эти  суммы не уменьшают налогооблагаемую прибыль предприятия, а уплаченный по ним НДС не относится к налоговым  вычетам.

Покрываются за счет собственных  средств предприятия также расходы  по компенсации своим работникам стоимости проездных билетов  городского и пригородного транспорта, по подписке на газеты и журналы  для личного пользования (оформленной  на домашний адрес) и т. п.

Особое внимание должно быть обращено на такие операции, как  расчеты с водителями за приобретенные  ими горюче-смазочные материалы, запасные части и т. п. Списание на себестоимость продукции израсходованных на эти цели сумм без предоставления оправдательных документов не допускается.

Обоснованность произведенных  через подотчетное лицо представительских  расходов должна подтверждаться наличием оправдательных документов: приказа  о назначении лица, ответственного за проведение мероприятия; программы  встречи с представителями другого  предприятия; сметы расходов, утвержденной руководителем; акта с приложенными документами, подтверждающими расходы; списка участников встречи и др.

При проверке правильности корреспонденции счетов по изучаемым  хозяйственным операциям важно  исследовать также сторнировочные и другие исправительные записи, за которыми могут скрываться отдельные  ошибки. Для этого кредитовые обороты  по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" сверяют с суммами дебетовых  оборотов по счетам учета материальных ценностей (10 "Материалы", 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" и др.), затрат (20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы" и др.), денежных средств (50 "Касса") и расчетов (60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 76 "Расчеты  с разными дебиторами и кредиторами" и др.). Дебетовые обороты по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" сверяют с суммами по кредиту  счета 50 "Касса".

Проверяя организацию  аналитического учета расчетов с  подотчетными лицами, необходимо учитывать, что сроки, на которые выдаются денежные средства в подотчет устанавливаются  приказом руководителя предприятия  и фиксируются в положении  об учетной политике. Для контроля за сохранностью имущества предприятия  целесообразно также отдельным  приказом определить состав должностных  лиц, которым разрешено получать наличные денежные средства на хозяйственные  и представительские расходы.

Достоверность записей по данному разделу учета подтверждается по итогам взаимной сверки сумм сальдо и оборотов по подотчетным лицам, в аналитическом учете с суммами  сальдо и оборотов по счету 71 "Расчеты  с подотчетными лицами".