Составление бухгалтерской отчетности

Документы о регистрации ККМ в налоговой  службе 
 

     1.2. "Касса организации" (50.1)

     Здесь учитываются денежные средства в кассе организации.

     Если  организация нуждается в расчетах с помощью наличных денег - это  значит, что она должна иметь кассу. Порядок ведения кассовых операций в РФ регулируется следующим документом: "Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации", утвержден решением Совета Директоров ЦБ РФ 22.09.1993 №40. В частности, этот документ говорит о том, что для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Прием наличных денег предприятиями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин. За соблюдение порядка ведения кассовых операций несут ответственность руководитель организации, главный бухгалтер, кассир. А контроль за соблюдением кассовой дисциплины в организации ведут банки.

     Если  в течение дня в кассу организации  поступают наличные средства - в конце дня они должны быть сданы в банк. Денежные средства можно сдавать в учреждения Госкомсвязи России - то есть - на почту.

     Некоторая сумма, называемая лимитом остатка  кассы, может оставаться в кассе, но этот лимит должен быть обязательно  согласован с банком, что оформляется соответствующими документами. В частности, для установления лимита остатка наличных денег в кассе предприятие представляет в учреждение банка, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание, расчет по форме N 0408020 "Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу" ("Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации", ЦБ РФ, 5 января 1998 г. N 14-П.). Банк письменно сообщает организации об установленном для нее лимите кассы.

     Из  правила о лимите кассы есть одно важное исключение - организация может  хранить в кассе наличные деньги, превышающие этот лимит, в том  случае, если эти деньги предназначены для выплаты заработной платы. Эти суммы можно хранить в кассе не более трех дней, считая день их поступления из банка в кассу.

     Ответственность за надлежащее оборудование помещения  кассы, за сохранность денежных средств  при их доставке в кассу, за соблюдение порядка ведения кассовых операций несет руководитель организации.

     В частности, обычно касса представляет собой специально оборудованное  помещение. В кассу запрещается  доступ лиц, не имеющих отношения  к ее работе. Во время совершения операций с ценностями двери кассы должны быть заперты изнутри.

     В соответствии с Федеральным Законом  от 22.05.03 №54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с  использованием платежных карт", организации и индивидуальные предприниматели обязаны применять контрольно-кассовую технику (ККТ, ККМ - контрольно-кассовые машины) при осуществлении наличных расчетов или расчетов с использованием платежных карт. При реализации товаров или услуг организация должна выдать кассовый чек. К применению разрешены кассовые аппараты, включенные в Государственный реестр.

     Приходование  денежных средств в кассу организации  проводится с помощью приходного кассового ордера (ПКО). Форма ордера (№ КО-1) утверждена в Постановлении Госкомстата от 18 августа 1998 г. № 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации". 

     Приходный кассовый ордер имеет две части - ордер и квитанцию. Они содержат одинаковую информацию. Квитанция выдается лицу, внесшему деньги в кассу, а ордер остается в организации.

     Приходный кассовый ордер выписывается бухгалтером. Существуют определенные требования к  заполнению приходных кассовых ордеров  и других кассовых документов. В частности, ордер может быть заполнен вручную шариковой ручкой или с применением компьютерной техники. Исправления и помарки в ПКО не допускаются.

     После заполнения и регистрации ПКО  передают в кассу.

     Расходные кассовые операции оформляются расходным кассовым ордером (РКО), форма № КО-2. Расходный кассовый ордер заполняется в бухгалтерии, однако его подписывают и главный бухгалтер и директор организации, однако печать на РКО не ставят. РКО, как и ПКО, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, а так же в кассовой книге.

     Когда РКО поступает в кассу, кассир проверяет его, подписывает, а лицо, получающее деньги (обычно - с предъявлением  документов, удостоверяющих личность), собственноручно вписывает в  ордер получаемую сумму, ставит дату и подпись.

     Кассовая  книга (форма № КО-4) применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. В организации может быть лишь одна кассовая книга.

     Кассовая  книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись "В этой книге пронумеровано и прошнуровано _______ листов". Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

     Записи  кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки "Остаток на начало дня". 

     В кассовой книге, в отличие от ПКО  и РКО, допускаются исправления, они должны быть заверены подписями  кассира и главного бухгалтера. 
 

     1.3. "Операционная касса" (50.2) 

     Операционная  касса - структурное подразделение кредитной организации.

     Операционная  касса выполняет операции по приему, выдаче и хранению наличных денег. Возглавляется  главным (старшим) кассиром, который  несет материальную ответственность  за работу кассы. Солидарную ответственность за организацию кассовой работы несут руководитель банка и главный бухгалтер. В зависимости от характера и объема кассовых операций могут быть организованы приходная и расходная кассы, которые осуществляют соответственно прием и выдачу денег в течение операционного дня. 

     Обычно  это наиболее выгодно для предприятий, которые занимаются мелкооптовой или  розничной торговлей, продажей различных  услуг для населения. Обычно такая  касса занимается тем, что принимает  денежные средства от физических лиц с последующим зачислением их на счет юридического лица, осуществляет и принимает платежи по поручению физических лиц, причем как с открытием счета, так и без него, открывает текущие и депозитные счета для физических лиц.

     Операционная касса обычно занимается переводами денежных средств по России и по зарубежным странам, причем как в иностранной валюте, так и в рублях. Непосредственно в организациях они осуществляют выдачу заработной платы, выдачу командировочных средств и средств на мелкосрочные текущие расходы организации. Для различных предприятий организация такой кассы на своей территории, особенно, если касса будет являться по совместительству отделением какого-либо банка, несет определенные выгоды.

     При организации кассы операционной снижаются издержки на инкассацию и на оплату труда кассиров, ускоряется оборот денежных средств, которые зачисляются на счета оперативно, упрощается схема наличных расчетов с клиентами предприятия, возрастает качество и скорость обслуживания покупателей. В зависимости от потребностей организации, где устанавливается касса, она оборудуется различным количеством кассовых терминалов.

     С помощью операционных касс можно  совершать следующие операции в  рублях и иностранной валюте:

     Прием и выдача вкладов;

     Прием и осуществление платежей по поручению физических лиц с открытием и без открытия счета;

     Валютно-обменные операции;

     Операции  с пластиковыми картами международных  платежных систем;

     Продажа и покупка ценных бумаг;

     Выдача  средств на заработную плату сотрудникам предприятия. 

     Основные  преимущества операционной кассы:

     - Безопасность наличного оборота

     - Использование операционной кассы значительно повышает безопасность оборота наличных денежных средств на предприятии, так как наличные денежные средства поступают и хранятся в специально оборудованном помещении операционной кассы, защищенном от возможных нападений с целью грабежа в соответствии с жесткими требованиями ЦБ РФ.

     - Возможность осуществлять оплату товаров и услуг в иностранной валюте

     - Наличие операционной кассы дает возможность покупателям осуществлять оплату товаров и услуг как в рублях, так и в иностранной валюте. (Если клиент оплачивает товар иностранной валютой, то производится валютообменная операция, после чего банк перечисляет на счет предприятия рубли).

     - Ускорение оборачиваемости средств предприятия

     - Если клиент предприятия вносит деньги в операционную кассу для осуществления платежа на счет предприятия, они зачисляются на расчетный счет предприятия в тот же день, когда они были внесены, а не на следующий день, как это обычно происходит при инкассации выручки. 

     Основные  условия организации  операционных касс:

     - Устройство и технические характеристики установки операционных касс должны соответствовать требованиям, содержащимся в Приложении 1 к Положению Банка России от 9 октября 2002 г. N 199-П "О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации" (в ред. Указания ЦБ РФ от 01.06.2004 N 1433-У)

     - Площадь помещения для устройства операционной кассы должна быть не менее 10 кв.м

     - Ориентировочный срок организации операционной кассы составляет один-два месяца, из которого половина занимает оборудование помещения и его сертификация, а другая половина срока уходит на регистрацию готового помещения.

     - Обязательным условием регистрации операционной кассы в Банке России является заключение Банком договора аренды (субаренды) с собственником (арендатором) помещения.

     - Строительство, техническое оснащение и формирование штата операционной кассы организует Банк. 

1.4. Денежные документы (50.3)

           Имея в кассе денежные документы, бухгалтер не должен забывать: по таким документам также нужно оформлять "первичку". Необходимо обращать внимание на то, что учет денежных документов на счетах будет в каждом отдельном случае свой.

          Рано или поздно у любого бухгалтера появляются такие документы, которые фактически уже оплачены, но использоваться будут через некоторое время. Например, оплаченные авиа- и железнодорожные билеты, телефонные карточки, почтовые марки, путевки для сотрудников, талоны на бензин или питание, проездные билеты и т. д.

          Такие документы учитываются на счете 50 субсчет 3 "Денежные документы" в сумме затрат на их приобретение (инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета, утвержденная приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н). Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

        К  денежным документам относятся почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, оплаченные путевки в дома отдыха и санатории и др. К другим, не упомянутым выше денежным документам можно причислить железнодорожные билеты, маркированные конверты и карточки, разовые и проездные билеты на городской общественный и речной транспорт.

        Рассмотрим  пример наиболее учета денежных документов в кассе предприятия.

Пример :

Организация в  марте 2010 года приобрела для сотрудника авиабилеты стоимостью 3000 руб. Билеты выданы сотруднику в апреле этого же года. Авансовый отчет по командировочным расходам сдан в бухгалтерию также в апреле.

В бухгалтерском  учете будут сделаны следующие  проводки.

В марте 2010 года:

Дебет 60-1 Кредит 51

- 3000 руб. - оплачены  авиабилеты;

Дебет 50-3 Кредит 60-1

- 3000 руб. - получены  авиабилеты.

В апреле 2010 года:

Дебет 71 Кредит 50-3

- 3000 руб. - выданы  авиабилеты сотруднику для поездки  в командировку;