Система счетов и двойная запись

       Тот, кто получает, –  дебетуется, тот, кто  выдаёт, – кредитуется.[4]

       Это правило объясняет записи по счетам расчётов и не может объяснить  записи по счетам собственных источников средств.

       Шер вывел два формальных правила  двойной записи:

       1. Активные счета дебетуются при увеличении и кредитуются при уменьшении учитываемой массы;

       2. Пассивные счета дебетуются при её уменьшении и кредитуются при её увеличении.

       Эти два правила объясняют записи по счетам источников собственных средств и не могут объяснить записи по счетам расчётов.

       Метод двойной записи имеет большое  контрольное значение, поскольку  одна и та же хозяйственная операция в равной сумме отражается дважды – по дебету одного и кредиту  другого счёта. Поэтому в случае расхождения сумм по данной операции выявляется допущенная ошибка и устанавливается человек, ответственный за неё.

       Одним из способов обобщения данных бухгалтерских  счетов в балансе организации  является составление оборотной ведомости.

       Оборотная ведомость - учётный регистр, применяемый для обобщения итоговых данных и контроля над ними по счетам бухгалтерского учёта.

       Оборотная ведомость позволяет обобщить учётную  информацию, отражаемую на счетах бухгалтерского учёта. Она составляется в конце месяца на основании данных счетов об остатках (сальдо) на начало и конец месяца и оборотах по дебету и кредиту счетов за месяц.

       В оборотную ведомость записываются все используемые в организации  счета, при этом на каждый счет отводится  одна строка. В ведомости имеются три пары колонок, в которых по каждому счёту показываются начальные сальдо, обороты по дебету и кредиту счёта и конечное сальдо. При правильной организации бухгалтерского учёта обязательно должно быть попарное равенство итогов в колонках, т.е. итог дебетовых начальных сальдо должен равняться итогу кредитовых начальных сальдо; итог дебетовых оборотов по счёту – итогу кредитовых оборотов; итог дебетовых конечных сальдо – итогу кредитовых конечных сальдо.

       Такое равенство имеет следующее обоснование: равенство итогов сальдо по дебету и кредиту счетов на начало и конец месяца подтверждается строением бухгалтерского баланса, т.к. итог дебетовых сальдо по счетам показывает сумму имущества организации, а итог кредитовых сальдо – сумму источников образования этого имущества.

       Равенство итогов дебетовых и кредитовых оборотов по всем счетам вытекает из сущности метода двойной записи, при которой каждая хозяйственная операция отражается дважды по дебету одного счёта и  по кредиту другого в одинаковых суммах.

       Кроме того, равные между собой итоги  дебетовых и кредитовых оборотов по счетам в оборотной ведомости  должны быть также равны итогу  в журнале регистрации хозяйственных  операций.

       Попарное  равенство итогов оборотной ведомости  по счетам имеет большое контрольное значение, ибо отсутствие указанного равенства свидетельствует о наличии ошибок в учётных записях, которые необходимо выявить и исправить.

       Информация  оборотной ведомости по счетам синтетического учёта об остатках используется при  составлении бухгалтерского баланса организации.

       Известна  также так называемая шахматная  оборотная ведомость по счетам синтетического учёта, которая составляется по шахматной  форме. В отличие от приведённой  выше оборотной ведомости она  включает корреспонденцию счетов и является более сложной и громоздкой по строению.

       Таким образом, двойная запись – это  отражение в бухгалтерском учёте  принципа целостности. Благодаря двойной  записи факты хозяйственной жизни  трансформируются в проводки. Двойная  запись – плод коллективного творчества нескольких поколений бухгалтеров, она была изобретена ими, но не открыта.

 

        III. Корреспонденция счетов.

       3.1 Бухгалтерские проводки.

       Основным  принципом бухгалтерского учета, обеспечивающим основное балансовое равенство и  позволяющим избегать как арифметических, так и смысловых ошибок, является принцип двойной записи. Он состоит в том, что каждая хозяйственная операция, совершаемая предприятием, подлежит отражению в одной и той же сумме одновременно на двух счетах бухгалтерского учета: по дебету одного из них и по кредиту другого из них.

       Таким образом, каждая хозяйственная операция может быть записана в бухгалтерском  учете следующим образом:

       Дата - совершения операции

       Дебет - некоего счета

       Кредит - некоего счета

       Сумма - операции

       Номер - документа, на основании которого совершена операция

       Эти пять позиций - дата, сумма, номер документа  и пара счетов - вместе называются бухгалтерской  проводкой.

       Бухгалтерская проводка - запись, в которой содержится сумма по дебету и кредиту соответствующих счетов, отражающая содержание хозяйственной операции.

       Пара  счетов, участвующих в проводке, называется корреспонденцией счетов, счета называются корреспондирующими друг с другом. Каждую финансово-хозяйственную операцию можно записать бухгалтерской проводкой или несколькими проводками. Грамотный бухгалтер по виду операции всегда может сказать, какими проводками она описывается, то есть какая корреспонденция счетов (или несколько корреспонденций счетов) соответствует этой операции. И наоборот, по бухгалтерской проводке (т.е. по корреспонденции счетов) можно установить, какую хозяйственную операцию она описывает.

       В бухгалтерской практике все пять позиций бухгалтерской проводки являются обязательными для полноценного отражения операций. Ссылка на номер  оправдательного документа также является обязательной. В качестве оправдательной документации выступают юридические документы - договоры, акты приема-сдачи, дополнительные соглашения, поручения и пр., а также платежные документы - чеки, счета, приходные и расходные ордера, платежные поручения и пр.

       Бухгалтерские операции, совершенные без оправдательных документов, не имеют законной силы, а бухгалтерский баланс, составленный на основе таких необоснованных операций, не может быть признан реальным и  не подтверждается аудитором.

       В дальнейшем при записи бухгалтерских  проводок мы часто не будем указывать  дату совершения операции, номер оправдательного  документа и даже иногда сумму  операции, так как мы рассматриваем  общие случаи совершения операций, не требующие излишней конкретизации. Таким образом, для целей дальнейшего изложения понятие бухгалтерской проводки будет более или менее совпадать с понятием "корреспонденция счетов", так как именно она будет интересовать нас для правильного отражения финансово-хозяйственных операций.

       Все бухгалтерские проводки можно условно разделить на четыре группы:

       1. Проводки, описывающие операции, связанные с изменением активов предприятия.

       Проводки, описывающие операции, связанные  с изменением структуры имущества  предприятия (активов предприятия). Во всех проводках этой группы по дебету будет стоять активный счет (или активно-пассивный счет с дебетовым остатком), и по кредиту также будет стоять активный счет (или активно-пассивный счет с дебетовым остатком):

       Дебет (Д-т) активного счета;

       Кредит (К-т) активного счета.

2. Проводки, связанные с изменением пассивов предприятия.

       Проводки, описывающие операции, связанные  с изменением структуры источников формирования имущества предприятия (пассивов предприятия). Во всех проводках  этой группы по дебету будет стоять пассивный счет (или активно-пассивный счет с кредитовым остатком), и по кредиту также будет стоять пассивный счет (или активно-пассивный счет с кредитовым остатком):

       Д-т  пассивного счета;

       К-т  пассивного счета.

       3. Проводки, связанные с увеличение суммы баланса предприятия.

       Проводки, описывающие операции, связанные  с увеличением общего объема средств  предприятия (суммы баланса предприятия). Во всех проводках этой группы по дебету будет стоять активный счет (или  активно-пассивный счет с дебетовым  остатком), а по кредиту - пассивный счет (или активно-пассивный счет с кредитовым остатком):

       Д-т  активного счета;

       К-т  пассивного счета.

       Таким образом, остаток активного счета  по результатам такой операции увеличивается, остаток пассивного счета также  увеличивается, что означает прирост объема средств предприятия - увеличение суммы его баланса.

       4. Проводки, связанные с уменьшением суммы баланса предприятия.

       Проводки, описывающие операции, связанные  с уменьшением общего объема средств  предприятия (суммы баланса предприятия). Во всех проводках этой группы по дебету будет стоять пассивный счет (или активно-пассивный счет с кредитовым остатком), а по кредиту - активный счет (или активно-пассивный счет с дебетовым остатком):

       Д-т  пассивного счета;

       К-т  активного счета.

       Таким образом, остаток активного счета  по результатам такой операции уменьшается, остаток пассивного счета также  уменьшается, что означает уменьшение объема средств предприятия - уменьшение суммы его баланса.

       Все операции предприятия, так или иначе, сходятся к четырем вышеописанным группам. Поскольку в момент создания предприятия и сумма актива, и сумма пассива его баланса равна нулю, то при правильном совершении любых бухгалтерских проводок и при отсутствии арифметических ошибок баланс всегда будет сходиться.

       Бухгалтерские проводки могут быть выполнены тремя вариантами:

       Простые проводки (Л. Пачоли, 1494 г.) - один счёт дебетуется, другой счёт кредитуется в одинаковой сумме (этот вариант исходный, основной). Например, списаны материалы в основное производство: Дебет счёта «Основное производство», Кредит счёта «Материалы».

       Сложные проводки (Ди Пиетро, 1586 г.) - один счёт дебетуется, несколько счетов кредитуется или несколько счетов дебетуется, один счёт кредитуется. Например, а) списаны материалы в основное и вспомогательное производства: Дебет счёта «Основное производство», Дебет счёта «Вспомогательное производство», Кредит счёта «Материалы»; б) начислена заработная плата и страхование работникам основного производства: Дебет счёта «Основное производство», Кредит счёта «Расчёты с персоналом по оплате труда», Кредит счёта «Расчёты по социальному страхованию и обеспечению».

       Сборные проводки (Ф. Гельвиг, 1774г.) - несколько счетов дебетуются и несколько кредитуются. Например, начислена заработная плата и страхование работников основного и вспомогательного производств: Дебет счёта «Основное производство», Дебет счёта «Вспомогательное производство», Кредит счёта «Расчёты с персоналом по оплате труда», Кредит счёта «Расчёты по социальному страхованию и обеспечению».

       Важно отметить, что сложные проводки всегда сводимы к простым (разложимы  на простые), а сборные - нет, и именно поэтому в отечественной теории и практике сборные проводки запрещены. Однако за рубежом, в частности в  Германии и США, их применяют достаточно часто.

       На  практике часто встречаются хозяйственные  операции, при отражении в учёте  которых бывает достаточно сложно определить корреспондирующие счета. Неверно  составленная проводка приведёт к искажению  состояния бухгалтерских счетов предприятия, а также может существенно повлиять на показатели деятельности предприятия и налогооблагаемую базу. Поэтому при составлении проводки необходимо прежде всего убедиться в правильности подбора корреспондирующих бухгалтерских счетов.