Ревизия расчетов с подотчетными лицами

    Следует помнить, что выявление при инвентаризациях  и других проверках расхождения  фактического наличия ценностей  по сравнению с данными бухгалтерского учета регулируется в следующем  порядке.  
Недостача ценностей в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства, сверх норм естественной убыли и потери от порчи ценностей относятся на виновных лиц. Если недостачи ценностей и потери были следствием злоупотреблений. Руководители предприятия, не позднее пяти дней со дня обнаружения недостач и хищений, должны направить дело в судебно-следственные органы и предъявить гражданский иск. Недостачи ценностей сверх норм естественной убыли и потери от порчи материалов и продукции в случаях, когда конкретные виновники недостач и порчи не установлены, организации списывает на издержки производства. [5, стр. 239]

    В дальнейшем следует проверить реальность задолженности по недостачам, растратам  и хищениям. Для этого нужно  установить правильности документального  оформления инвентаризации (инвентаризационных описей сличительных ведомостей. Расписок материально ответственных лиц, протоколов заседаний инвентаризационных комиссий о регулировании отклонений, правильности расчета сумм, отнесенных на материально ответственного лица о погашении недостачи или  решения суда.

    В обязательном порядке проверяются  полнота и своевременность взыскания  сумм, числящихся на счете 73 «Расчеты с  персоналом по прочим операциям». Особое внимание уделяется проверке обоснованного списания отдельных сумм на убытки, введу имущественной несостоятельности должников. В этом случае обязательным документом, подтверждающим правильность такого действия, является наличие решения суда об имущественном несостоятельности ответчика при решении суда о несостоятельности ответственности ответчика. При решении суда о несостоятельности ответчика и невозможности обращения взыскания на его имущество списание долга на убытки не является полным аннулированием задолженности. Списанная в убыток задолженности должна учитываться на забалансовом счете 007 «Списание в убыток задолженности неплатежеспособных дебиторов» в течение пяти лет с момента списания. В случае изменения имущественного положения должников организация обязана принять меры по возобновлению взыскания.

    Изучая  причины. Вызвавшие недостачу, хищения  и порчу материальных ценностей, следует установить, не требовало  ли материально ответственное лицо принятие мер к обеспечению нормальных условий хранения, приемке и выдачи материальных ценностей. При этом уточняется, какие меры были приняты предприятием по устранению и недопущению в  дальнейшем недостатков в сохранности товарно-материальных ценностей, сырья, готовой продукции [ 8, стр. 207]. 

    1.2 Составление плана  и программы ревизии  расчетов с подотчетными  лицами и персоналом  по прочим операциям. 

    Проведению  ревизии в совхоз «Лидский» предшествовала подготовительная работа в контролирующей организации, которая заключается  в изучении нормативных актов, инструктивных  материалов и отраслевых указаний, касающихся особенностей деятельности контролируемого объекта, его бухгалтерской  и статистической отчетности, материалов предыдущей ревизии и тематических проверок, поступивших жалоб и  другой текущей информации, характеризующей  финансовое состояние контролируемой организации. Подготовительная работа проводится в два этапа: в контролирующей организации, где составляется программа  ревизии, и в проверяемой, где составляется рабочий план ревизии. Для главного ревизора-контролера первый этап начинается после ознакомления его с содержанием приказа (предписания) о проведении ревизии. Для остальных специалистов отраслевых и функциональных отделов и управлений в контролирующем органе он начинается после сообщения о поручении им проведении ревизии в конкретной организации.

    Результаты  работы, проведенной в подготовительный период в контролирующей организации, позволяют максимально отразить в составляемой программе ревизии  объем и задачи работы каждого  исполнителя, обеспечить наиболее полное выполнение программы в установленный  срок и предостеречь от распыления внимания на малозначительные вопросы. Составление программы ревизии  и взаимная увязка ее вопросов в  целом возложены ревизора. Следует  отметить, что программа должна быть индивидуальной и зависеть от объекта  и задач ревизии, опыта и квалификации ревизора. Программа подписывается  руководителем контрольно-ревизионной  службы и утверждается руководителем  контролирующей организации. Один экземпляр  программы остается в делах контролирующей организации, второй вручается руководителю организации.

    Руководитель  группы Артемов А. В. на основании  полученной программы ревизии (Приложение А) составила рабочий план проведения ревизии (Приложение Б). Он обеспечил  более рациональное использование  времени при проверке проверки расчетов с подотчетными лицами и расчетов по прочим операциям в совхоз «Лидский». В рабочем плане по проверке операций расчетов с подотчетными лицами и  расчетов по прочим операциям указан: объекты ревизии, объем работ, способ проверки, исполнители и сроки  выполнения работ. Рабочий план был  уточнен на месте ревизии с  учетом предварительного изучения положения  дел в совхоз «Лидский», подписан главным ревизором и согласован, с руководителем совхоз «Лидский».

    Многочисленные  и разнообразные операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих регистрах  синтетического учета и отчетности: балансе предприятия (форма № 1) (стр. баланса 236 – прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев, и стр. 628 – прочие займы, подлежащие погашению в течение 12 месяцев после отчетной даты); отчете о движении денежных средств (форма № 4); главной книге; журнале-ордере № 7, объединяющем в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.

    Взаимосвязь между регистрами бухгалтерского учета  и проверяемыми первичными документами 

1. Проверяется соответствие сумм, выданных подотчетным лицам из кассы предприятия, путем сличения данных ж/о N 1 и ж/о N 7 за каждый месяц.
2. Проверяется соответствие сальдо по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (ж/о N 7) и данных Главной книги за каждый месяц.
3. Сопоставляется месячный оборот по возврату подотчетных сумм в кассу по ж/о N 7 с соответствующим итогом по ведомости к ж/о N 1.
4. Проверяется соответствие данных о выданных подотчетных суммах, отраженных в ж/о N 7 и ж/о N 1, данным за отчетный период по форме N 4 приложения к балансу.
5. Сопоставляются месячные обороты по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами", отражающие расходы, отнесенные в дебет счетов 08, 10, 26, 41, 91, и т.п. с записями в Главной книге по дебету соответствующих счетов.
6. Проверяется соответствие сумм в представленных оправдательных документах суммам, отраженным в авансовых отчетах.
7. Проверяется соответствие аналитических данных ж/о N 7 (в разрезе подотчетных лиц) с представленными проверке авансовыми отчетами за конкретный период.

1.3 Обзор нормативных  документов и экономической  литературы по  теме исследования. 

    Историческое  понятие «служебная командировка»  в советском законодательстве было введено постановлением Совета Народных Комиссаров СССР от 19.06,1940г. № 1047 «Об  оплате служебных командировок в  пределах Союза ССР». С 1980г. порядок  направления работников в командировки определялся Инструкцией о служебных  командировках в пределах СССР, утвержденной постановлением Минфина СССР, Госкомтруда  СССР и ВЦСПС от 15.02.1980г. № 30. Согласно указанной Инструкции служебной  командировкой признавалась «поездка работника по распоряжению руководителя объединения, предприятия, учреждения, организации на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы». Данной темой исследования занимался ряд ученых экономистов, в том числе, Н.И. Ладутько [20, с. 99-110], Г. М. Пупко [44, с. 182-221] и другие.

    Так Е. Н. Ладутько отмечает, что подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные  и командировочные расходы [20, с. 100].

    Служебной командировкой, по мнению А. П. Михалкевич признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места  его постоянной работы. Не считаются  служебными командировками служебные  поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или  носит разъездной либо подвижной  характер, а также в пределах населенного  пункта, где располагается наниматель.

    В учебнике под общей редакцией  Н.С. Стражевой определены задачи учета  расчетов с подотчетными лицами, приведен порядок их синтетического и аналитического учета.

    Г. М. Пупко раскрывает методику проведения ревизии расчетов с подотчетными лицами, а так же с работниками  по прочим операция.  
В учебном комплексе В.А. Хмельницкого раскрыты цели, задачи, а также нормативно-правовые акты и инструктивные материалы, регулирующие вопросы ревизии расчетов по подотчетным суммам. В учебнике В.Н. Лемеш изложены цели, задачи, нормативные правовые акты, регулирующие объекты проверки, а также ход проведения ревизии. Кроме вышеназванных источников, при написании работы были также использованы учебные пособия А.Н. Сушкевич, И.И. Бочкаревой, А.И. Балдиновой, Р.Ф. Бутынец, Л.И. Ушвицкого, В.Ф. Палий и других авторов.

    В связи с тем, что для обеспечения  единых принципов формирования учетно-экономической  информации о наличии и движении денежных средств государством установлен общий порядок ведения кассовых и банковских операций в связи  с этим, при написании данной дипломной  работы был изучен ряд, законодательных  и нормативных документов, регулирующих эти вопросы.  
При выполнении дипломной работы использовались периодические издания и Интернет-ресурсы.

    За  последние годы в бухгалтерском  учете и отчетности произошли  существенные изменения, адекватно  отражающие процессы становления в  экономике страны рыночных отношений. В целях единообразия в ведении  и соблюдении принципов бухгалтерского учета, соответствия организации бухгалтерского учета в Республике Беларусь международным  стандартом бухгалтерского учета и  отчетности осуществляется система  государственного нормативного регулирования  бухгалтерского учета.

    Правовое  регулирование бухгалтерского учета  и ревизии расчетов с подотчетными лицами можно представить в следующем  иерархическом порядке.

      Первый уровень: Законы Республики  Беларусь и другие нормативные  акты законодательной и исполнительной  власти республики, устанавливающие  единые правовые и методологические  основы организации и ведения  бухгалтерского учета и ревизии.

    К данному уровню относятся:

    Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском  учете и отчетности» 18 октября 1994 года №3321-ХII (с изменениями и дополнениями 26.12.2007 года №302-З) - определяет правовые и методологические основы организации  и ведения бухгалтерского учета, устанавливает требования, предъявляемые  к составлению и представлению  бухгалтерской отчетности, регулирует взаимоотношения по вопросам бухгалтерского учета и отчетности в Республике Беларусь [29].

    Гражданский кодекс Республики Беларусь 7 декабря 1998 г. № 218-З (с изменениями и дополнениями 08.07.2008 № 366-З) определяет правовое положение  участников гражданского оборота, основания  возникновения и порядок осуществления  права собственности и других вещных прав, прав на результаты интеллектуальной деятельности, регулирует отношения  между лицами, осуществляющими предпринимательскую  деятельность, или с их участием, договорные и иные обязательства, а  также другие имущественные и  связанные с ними личные неимущественные  отношения.  
Банковский кодекс Республики Беларусь 25.10.2000 года №441-З (с изменениями и дополнениями 03.06.2009 №23-3).

    Банковское  законодательство определяет принципы банковской деятельности, правовое положение  субъектов банковских правоотношений, регулирует отношения между ними, а также устанавливает порядок  создания, деятельности, реорганизации  и ликвидации банков и небанковских кредитно-финансовых организаций.

    Трудовой  Кодекс Республики Беларусь от 26 июля 1999 г. N 296-З (с изменениями и дополнениями по состоянию на от 9 ноября 2009 г. № 51-З). Он представляет собой кодифицированный закон, призванный обеспечивать полное системное регулирование трудовых и тесно связанных с ними иных общественных отношений.

    Общие нормы, регулирующие отношения, связанные  с направлением работников в служебные  командировки, в том числе устанавливающие  соответствующие гарантии и компенсации, закреплены преимущественно в гл. 9 ТК. В статье 91 ТК дано легальное  определение служебной командировки, а также проведено ее разграничение  с работой, носящей разъездной или  подвижной характер, поездками в  пределах населенного пункта, где  располагается наниматель. Статья 92 ТК распространяет на работников, находящихся  в служебной командировке, режим  рабочего времени и времени отдыха, установленный по месту командировки. Согласно ст. 93 ТК направление работников в служебную командировку оформляется  приказом (распоряжением) нанимателя с  выдачей командировочного удостоверения  установленной формы.