Ревизия и аудит материальных средств

Оршанская ТЭЦ при осуществлении возложенных  на нее функций и задач обязана  строго соблюдать действующее законодательство и государственные интересы. Должностные  лица, осуществляющие руководство, несут  установленную законодательством  ответственность за нарушение действующего законодательства, за ненадлежащее выполнение возложенных на них обязанностей и неправильное использование предоставленных  им прав. Взаимоотношения РУП «Витебскэнерго»  и Оршанской ТЭЦ осуществляются на основании Устава РУП «Витебскэнерго», данного Положения и действующего законодательства Республики Беларусь.

Учет материалов на предприятии  (филиале)  осуществляется  в соответствии с постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 17.07.2007. №114 «Об  утверждении Инструкции о порядке  бухгалтерского учета материалов»,  другими     актами законодательства, локальными нормативными актами предприятия  и настоящей учетной политикой [15, c.15].

 

2.2 Информационная база  для проверки материально-производственных  запасов

 

Информационной  базой для проверки материально-производственных запасов являются:

  1.   Нормативные документы,  касающиеся приема, учета, хранения  и отпуска материальных ценностей:

• Законом Республики Беларусь от 18 октября 1994 г. № 3321-Х11 «О бухгалтерском учете и отчетности» с дальнейшими изменениями и дополнениями;
• План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению (Постановление Минфина РБ №89  от 30.05.2003г.);
• Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств (Постановление Минфина РБ № 180 от 30.11.2007 г.);
• Инструкцией о порядке учета поступления, хранения и расходования горюче-смазочных материалов с дальнейшими изменениями и дополнениями (Постановление Минфина РБ № 74 от 15.05.2002 г.);
• Положения «О порядке использования бланков строгой отчетности», (Постановлением Минфина РБ от 21.02.2002 № 21);
• Инструкцией «Об утверждении бланков формы ТТН-1 и ТН-2 и инструкции по их заполнению» (Минфина РБ № 53 от 14.05.2001г.).

  2.   Положением по бухгалтерскому  и налоговому учету «Учетная  политика РУП «Витебскэнерго»  на 2008 год».

  3.   Организационно - правовые  документы.

  4.   Первичные документы  по оформлению операций с МПЗ.

• журналы-ордера № 10, 10/1 (при журнально-ордерной форме учета);
• карточки и анализ счетов 10,16 (при автоматизированном учете);
• приходные ордера материалов;
• накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов;
• карточки учета материалов;
• акты на списание материалов;
• ведомости учета выдачи спецодежды и спецобуви ;
• договоры на приобретение материалов, передачу в переработку на сторону, передачу на ответственное хранение и пр.
• акты инвентаризации материально-производственных запасов;

  5.   Бухгалтерская отчетность  предприятия и бухгалтерские  регистры по учету МПЗ [15, c.20].

В учётной  политике РУП"Витебскэнерго" филиал Оршанская ТЭЦ установлено, что:

• учёт материальных ценностей производится по фактическим расходам на приобретение;
• учёт приобретения материальных ценностей производится с использования счёта 16 "отклонения в стоимости материальных ценностей";
• материальные ресурсы списываются на затраты по фактической себестоимости.

 

2.3 Проверка наличия и сохранности материально-производственных запасов

 

Проверка  состояния складского хозяйства  и сохранности МПЗ - одна из важнейших  ревизорских процедур. Для комплексного изучения этого участка деятельности организации ревизор обследует  склады, кладовые, цехи и другие места  хранения производственных запасов, проверяя условия их хранения, состояние противопожарной  безопасности, оснащенность складов  оборудованием, техникой, приборами  и правильность их эксплуатации, состояние  охраны складских помещений. Неудовлетворительная организация складского хозяйства  свидетельствует о низком уровне внутреннего контроля за сохранностью МПЗ.

В ходе обследования особое внимание уделяется проверке организации материальной ответственности  работников, связанных с приемкой, хранением и отпуском материальных ценностей.

При осмотре  мест хранения МПЗ по имеющимся у  материально ответственных лиц  документам проверяют, своевременно ли они оформляют приемку и отпуск ценностей и делают записи в карточки складского учета.

Ревизию МПЗ можно разделить на:

- проверку  их фактического наличия, которая  осуществляется с помощью инвентаризации;

- проверку  правильности оценки ценностей  в учете и отчетности.

Ревизорские процедуры подразделяются на проводимые до инвентаризации, во время инвентаризации и после нее. До проведения инвентаризации ревизор запрашивает документы  о результатах предыдущих инвентаризаций, анализирует структурные и количественные изменения запасов, получает информацию о местах хранения запасов, а также об организации инвентаризационной работы.

Запасы  могут хранить на нескольких складах, и в этом случае их инвентаризацию целесообразно проводить одновременно, чтобы исключить возможность  переброски ценностей с одного склада на другой. Если по каким-либо причинам это сделать невозможно, то ревизору нужно по документам отследить внутреннее перемещение запасов между подразделениями (складами) от момента начала инвентаризации на первом складе до ее завершения на последнем  складе.

На данном этапе ревизии  МПЗ ошибок выявлено не было[1, c.10].

 

4.   Проверка операций по поступлению и оприходованию материально-производственных запасов

 

При проверке полноты оприходования МПЗ ревизору следует учитывать условия и формы расчетов с поставщиками, выбранный вариант оценки, порядок возмещения НДС по приобретенным ценностям [10].

Обоснованность  операций по поступлению и оприходованию  МПЗ проверяют на основе договоров  с поставщиками и сопроводительных документов (товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, спецификации, упаковочные  ярлыки, качественные удостоверения, приемные квитанции и др.) [6].

Общим способом проверки приходных операций на складе является сопоставление приходных  документов склада с сопроводительными  документами поставщиков или  документами на приобретение материалов в розничной торговле за наличный расчет.

Внутренними документами, которыми оформляют поступившие  ценности, могут быть сопроводительные документы поставщиков со штампами получателя груза, приемные акты, приходные  накладные и некоторые другие документы в зависимости от принятого  порядка оформления приемки груза.

Приступая к проверке полноты оприходования  и правильности оценки покупных материальных ценностей, ревизор устанавливает, соответствуют ли итоговые суммы, отраженные в ведомостях учета материальных ценностей, данным других учетных регистров.

По данным регистра синтетического учета по счету 60 "Расчеты с поставщиками и  подрядчиками", а также по приходным  документам складов ревизор определяет количество поступивших материалов и правильность документального  оформления приемки грузов. Для этого  оплаченные платежные документы  поставщиков сопоставляются с приходными ордерами, приемными актами, а также  с записями в карточках складского учета [15, c.58].

Проверяя  полноту оприходования материальных ценностей, ревизор обращает внимание на реальность кредиторской задолженности  поставщикам с целью выявить  неучтенные счета поставщиков. Для  этого он сверяет записи в регистрах  бухгалтерского учета с данными  предъявленных счетов, договоров, денежных документов об оплате поставщикам.

В ходе документальной проверки операций по поступлению МПЗ  устанавливают соблюдение правил количественной и качественной приемки; правильность оформления актов приемки, коммерческих актов, актов расхождений, выявленных при приемке; своевременность представления  в бухгалтерию отчетов материально  ответственных лиц и реестров оправдательных документов. При выявлении  расхождений необходимо провести встречную  проверку документов.

При проверке полноты оприходования материальных ценностей внутренние документы  сверяют с сопроводительными  документами поставщиков. Ревизор  изучает правильность составления  актов на расхождение в количестве и качестве поступивших материальных ценностей и своевременность  предъявления претензий к поставщикам  или транспортной организации (например, железной дороге).

В проверяемом  периоде учет товарно-материальных ценностей в филиале осуществлялся  в соответствии с требованиями Основных положений по учету материалов на предприятиях и стройках (письмо Минфина  СССР № 103 от 30.04.1974), Инструкции о порядке  бухгалтерского учета материалов, утвержденной постановлением Минфина РБ от 17.07.2007 № 114.

Проверкой фактического наличия ТМЦ на центральном  складе филиала по состоянию на 01.06.2008 установлен рост их остатков по сравнению  с остатками на 01.01.2008. Увеличение остатков ТМЦ составило 188 млн. руб. (с 821 до 1 009 млн. руб.). Рост остатков ТМЦ объясняется закупкой за январь-май 2008 года материалов для ремонта парогазовой установки и цеха по подготовке торфобрикета «Усвиж-Бук». Были закуплены следующие ТМЦ:

для ПГУ

- электропривода  к автоматам А3794 – 8,0 млн. руб.;

- реле, преобразователь  – 44,0 млн. руб.

для цеха по подготовке торфобрикета:

- цепь разборная  – 17,0 млн. руб., лента конвейерная  – 46,4 млн. руб.,  труба ПХВ  – 9,6 млн. руб., сталь шестигранник  – 2,8 млн. руб., каток опорный  – 7,1 млн. руб., сталь круг –  14,1 млн. руб., сталь уголок –  6,4 млн. руб., рельсы R 24 – 22,6 млн. руб., штемпель - 10,0 млн. руб.

В текущем  году было приобретено ТМЦ по договорам  РУП «Витебскэнерго» на общую  сумму 239 млн. руб. С разрешения вышестоящей  организации было закуплено ТМЦ  самостоятельно на сумму 828 млн. руб. Кроме  этого, от филиалов энергосистемы было получено различных материалов на сумму 1 863,0 млн. руб., от демонтажа основных средств, инвентаризации имущества на сумму 7,0 млн. руб. Итого приход ТМЦ за 5 месяцев текущего года составил 2 937,0 млн. руб., расход – 1 689,0 млн. руб., в том числе отпущено филиалам энергосистемы РУП «Витебскэнерго» на сумму 1 070,0 млн. руб. Списано на производственные нужды филиала на сумму 600,0 млн. руб., на непроизводственные нужды – 9,0 млн. руб. Отпущено ТМЦ сторонним организациям на сумму 10,0 млн. руб. [1, c.20]

В ходе ревизии  обращено внимание на движение ТМЦ, своевременность  оприходования и списание, а также  постановку на бухучет излишков ТМЦ, выявленных в ходе инвентаризации.         

Установлено, что входной контроль поступающих  материалов на филиале осуществляется в соответствии с требованиями Положения  о приемке товаров по количеству и качеству, утвержденное Кабинетом  Министров РБ от 26.04.1996 № 285, Инструкцией  о порядке заключения, учета и  контроля исполнения хоздоговоров РУП  «Витебскэнерго». Поступающие грузы  с материалами, их оформление регламентируются Порядком переоформления транзитных грузов через центральный склад, утвержденным приказом Генерального директора от 02.12.2005  № 602 с последующими изменениями.

Движение  товарно-материальных ценностей филиала  учитываются на 16 субсчетах счета 10 «Материалы» и принимаются к  учету по фактической себестоимости, которая складывается из торгово-заготовительных  расходов, стоимости ТМЦ по ценам  приобретения и других расходов.

Выборочной  проверкой первичных документов за июнь-декабрь 2006 года, август-октябрь 2007 года, январь-апрель 2008 года (ТТН-1,ТН-2, приходных ордеров, накладных на внутреннее перемещение) установлено, что материалы поступившие на склады филиала на сумму 21,0 млн. руб. оприходованы своевременно, нарушений  при этом не установлено[1, c.23].

 

 

2.6  Проверка списания  материалов в производство

 

Материалы со склада отпускают в подразделения  организации, например, в цехи.

Документально отпуск материалов в производство подтверждается накладной-требованием на отпуск (внутреннее перемещение) формы №11п

На Оршанской  ТЭЦ   накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) выписывается в одном экземпляре и передаётся подразделению организации. Склад  отпускает материалы при предъявлении накладной-требованием на отпуск (внутреннее перемещение).

Записи  в карточку учёта материалов по соответствующему номенклатурному номеру о выдаче и остатке материалов кладовщик  должен делать по каждой выдаче материала  подразделению [15 с.155 ].

В бухгалтерском  учёте операции выбытия материалов отражаются следующими проводками:

Д 20, 23, 25, 26 К 10 - переданы материалы в производство

Д 79 К10 - переданы материалы на строительство (модернизацию, реконструкцию) собственными силами.

В ходе ревизии  правильности учета отпуска материалов на производство анализируется:

• порядок оформления отпуска материалов со складов (кладовых) подразделения на участки, в бригады, на рабочие места, правильность их отражения в учете;
• составление согласованных с главным бухгалтером списков лиц, которым предоставлено право получать со складов материалы, имеются ли образцы их подписей, сообщены ли они соответствующим лицам, осуществляющим указанный отпуск материалов со складов (кладовых);
• правильность оформления первичных учетных документов на отпуск материалов со складов (кладовых) организации в подразделения организации, на участки, в бригады. (В них указываются наименование материала, количество, цена (учетная цена), сумма, а также назначение: номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого отпускаются материалы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат);
• наличие акта расхода на фактически израсходованные материалы.