Процедура внутреннего аудита предприятия

Организационно-технологический  аудит систем управления представляет собой проводимый органом внутреннего  аудита контроль разнообразных звеньев  управления на предмет их организационной  и (или) технологической целесообразности (рациональности).

Аудит видов деятельности предполагает объективное обследование и всесторонний анализ определенных видов деятельности, областей бизнеса  или бизнес-проектов, для того чтобы  выявить возможности улучшения  хозяйственной деятельности Анализ финансовой отчетности: Учебное пособие / Под ред. Л.В. Донцовой, Н.А. Никифоровой. - М.: Дело и Сервис, 2009. - С. 74. .

Внутренними аудиторами может  проводиться более глубокий контроль организации, который выражается в  совокупности организационно-технологического и функционального аудитов систем управления, аудита видов деятельности, а также аудита элементов и  процессов, связывающих организацию  с внешней средой, - например, системы  внешних профессиональных связей, имиджа, общественных связей и др. Здесь  определяются все сильные и слабые стороны деятельности организации, оценивается устойчивость ее положения  в социальных системах более высокого порядка, а также перспективы  ее развития. Такие контрольные мероприятия, осуществляемые внутренними аудиторами, относятся к всестороннему аудиту системы управления организацией.

Аудит на соответствие предписаниям выражает процедуры аудиторского контроля на предмет соблюдения:

1) установленных внешними  полномочными органами законов,  подзаконных актов, стандартов (правил, методик);

2) предписанных органами  управления формальных правил, заданий  и т.п.

Аудит на соответствие целесообразности выражает процедуры аудиторского контроля деятельности должностных лиц (субъектов  управления) на предмет целесообразности (рациональности, разумности, обоснованности, полезности) ее продуктов (принятых решений).

Оценка целесообразности, разрешенности и законности совершаемых  сделок - вот некоторые основные направления аудиторского контроля в области финансово-хозяйственных  операций.

Аудиторы могут принимать  участие в решении проблемы чистоты  информации, собранной для принятия решения, касающегося совершения какой-либо важной сделки.

Как известно, исход дела (сделки) зависит от возможности  повлиять на предпосылки решения, выбор  альтернатив, информацию, собранную  по этим альтернативным вариантам. Возможности  могут оказаться в руках сотрудников, преследующих сугубо личные цели или  цели узких групп.

В этом случае внутренний аудитор, при санкции руководителя или  собственников, должен проявить свою компетентность и практические навыки в критическом  подходе к каждому принимаемому решению. Оценка качества информации, выдаваемой управленческой информационной системой (УИС), может быть одной  из важных функций такого специалиста.

Другая дополнительная задача - оценка деятельности внутренних технологических  контролеров. Задачи специализированных контролирующих подразделений (отдела методов и средств контроля, отдела входного контроля, отдела технического контроля) во избежание дублирования не следует включать в программы  внутреннего аудита. Но для проверки деятельности работников этих подразделений, включая работников, обслуживающих  функционирование компьютерных систем, в штате отдела внутреннего аудита необходимо иметь специалистов, владеющих  навыками контроля в соответствующих  технико-технологических направлениях.

Кроме того, внутренние аудиторы могут:

- участвовать в разработке  внутрифирменных организационно-нормативных  документов;

- решать задачи финансово-экономической  диагностики и выработки финансовой  стратегии (совместно с финансово-экономическими  отделами);

- консультировать работников  организации по различным вопросам  законодательства;

- участвовать в мероприятиях  по повышению квалификации персонала  организации;

- консультировать работников  аппарата управления по исполнению  различных финансово-хозяйственных  операций;

- участвовать в постановке  бухгалтерского учета.

Отдельного упоминания требует  такая дополнительная функция внутренних аудиторов, как участие в налоговом  планировании.

Внутренние аудиторы могут  взять на себя эту функцию при  отсутствии на предприятии специализированного  подразделения налогового планирования.

Налоговое планирование (налоговая  оптимизация) - это выбор оптимального варианта осуществления деятельности и размещения активов, направленного  на достижение возможно более низкого  уровня возникающих налоговых обязательств.

Эту задачу внутренние аудиторы должны решать в тесном взаимодействии с сотрудниками юридического отдела, так как необходима согласованность  мнений относительно использования  налогового законодательства и налоговых  льгот, а также их увязки с правовыми  формами оформления сделок.

Разработанные варианты оптимизации  налогооблагаемых баз далее представляются руководству компании для принятия дальнейших решений.

Отчеты внутренних аудиторов  составляются по форме, разработанной  непосредственно в организации. В наиболее общем случае такие  отчеты кроме необходимых реквизитов должны содержать:

1) перечень выявленных  отклонений, превышающих допуск;

2) перечень обстоятельств,  при которых эти отклонения  были выявлены;

3) оценку выявленных отклонений  с точки зрения их влияния  на организацию;

4) рекомендации по возможному  устранению данных отклонений;

5) оценку данных рекомендаций  в плане их возможного влияния  на организацию;

6) конструктивные предложения  (при их наличии) по совершенствованию  различных аспектов функционирования  организации, имеющих отношение  к проведенной работе.

Внутреннему аудитору приходится обсуждать с органами управления свои рекомендации и предложения. При  этом часто возникают разногласия, переходящие в напряженные дискуссии. Руководителю очень важно защитить аудитора от нападок, обеспечить ему  независимое положение в фирме.

Большой информационный потенциал  и знание всех тонкостей в деятельности своей организации выгодно отличают внутренних аудиторов от внешних. Поэтому  целесообразно, чтобы функции внутренних аудиторов в организации выполняли  штатные специалисты, а не приглашенные со стороны независимые аудиторы. Кроме того, штатные специалисты  более ответственны в своих рекомендациях. В любом случае в штате организации  должен состоять специалист, исполняющий  обязанности главного внутреннего  аудитора.

Главный внутренний аудитор - это наиболее квалифицированный  специалист, обладающий разносторонними  знаниями и навыками способный дать высшему руководству сам компетентный совет в области экономики  и налогов.

Главный аудитор в идеале должен иметь знания и практические навыки в области бухгалтерского учета, налогового права, экономики, финансового  менеджмента, общей юриспруденции, маркетинга, общего управления, менеджмента  персонала, а также собственно аудиторские  умения и навыки.

Кроме того, он должен знать  задачи, поставленные высшим руководством перед компанией, возможности и  потребности коллектива, внешние  связи своей компании. Ему необходимы достаточные знания в области  компьютерной техники и технологии.

Главный внутренний аудитор  регулирует и контролирует деятельность других сотрудников внутреннего  аудита (в том числе осуществляет контроль качества их работы). В его  функции также входит:

- руководство разработкой  внутрифирменных аудиторских стандартов, руководство составлением генеральных  планов деятельности внутренних  аудиторов и аудиторских программ (при согласовании с органами  управления);

- руководство разработкой  бюджетов и смет внутреннего  аудита, в том числе базовых  методик проверок;

- консультирование руководства  по наиболее важным вопросам;

- принятие заказов на  проведение проверок каких-либо  объектов;

- принятие участия в  наиболее важных проверках;

- анализ и оценка заключений (аудиторских отчетов), составленных  внутренними аудиторами по результатам  проверок, а также обобщение этих  заключений и доведение до  лиц, непосредственно принимающих  решения (администрации);

- координация взаимодействия  внутренних и внешних аудиторов,  проверяющих организацию;

- участие в разборе  различных спорных и конфликтных  ситуаций, возникающих в процессе  функционирования организации, в  том числе споров с налоговой  инспекцией (полицией).

Деятельность внутренних аудиторов должна осуществляться только на базе детального регламента, чтобы  исключить необъективность и  опасность узкого видения проблем  на каждом из соподчиненных уровней  объектов, вовлеченных в систему  аудирования.

При непрерывно меняющемся отечественном законодательстве, особенно налоговом, внутренние аудиторы должны поддерживать свои знания на должном  уровне, быть в курсе всех свежих новостей и актуальных вопросов, имеющих  отношение к деятельности организации. В отделе внутреннего аудита необходимо наладить систему обсуждения новых  законодательных и нормативных  актов. А главному внутреннему аудитору полезно посещать семинары, организуемые государственными органами.

На предприятии целесообразно  периодически организовывать под руководством внутренних аудиторов семинары для  ознакомления ответственных сотрудников  других функциональных подразделений  с последними изменениями в законодательстве, а также для общего повышения  их квалификации. На таких семинарах  коллективно обсуждаются возникающие  у многих одинаковые вопросы, и каждый сотрудник может получить детальный, подтвержденный соответствующими правовыми  документами исчерпывающий ответ  на любой возникший у него вопрос.

Многим компаниям целесообразно  создать подразделение из нескольких штатных внутренних аудиторов - отдел  внутреннего аудита.

Создание такого отдела позволит совету директоров фирмы или ее исполнительному  органу управления:

1) наладить эффективный  контроль за автономными подразделениями  организации;

2) выявить резервы производства  и наиболее перспективные направления  развития посредством целевых  контрольных проверок и анализа,  проводимых внутренними аудиторами;

3) эффективно консультировать  сотрудников финансово-экономических,  бухгалтерских и иных служб  в головной организации, ее  филиалах и дочерних компаниях.

Создание отдела внутреннего  аудита в компании - весьма сложный  процесс, требующий решения ряда методологических и организационно-технических  проблем. В общих чертах организацию  отдела внутреннего аудита можно  рекомендовать проводить по следующим  основным этапам:

- выявление и четкое  определение круга вопросов, для  решения которых формируется  отдел внутреннего аудита, построение  системы целей создания отдела  в соответствии с политикой  предприятия;

- определение основных  функций, необходимых для достижения  поставленных целей;

- объединение однотипных  функций в группы и формирование  на их основе структурных единиц (звеньев) отдела, специализирующихся  на выполнении этих функций;

- разработка схем взаимоотношений,  определение обязанностей, прав  и ответственности для каждой  структурной единицы, документальное  закрепление всего этого в  должностных инструкциях и положениях  о бюро (группе, секторе) отдела  внутреннего аудита;

- соединение вышеуказанных  структурных единиц в единое  целое - отдел внутреннего аудита, определение его оргстатуса и,  в соответствии с установленным  набором целей, задач и функций  структурных единиц, разработка  и документальное закрепление  Положения об отделе внутреннего  аудита;

- интеграция отдела внутреннего  аудита с другими звеньями  структуры управления предприятием;

- разработка внутрифирменных  стандартов внутреннего аудита  и внутрифирменного этического  кодекса.

Место отдела (сектора, бюро, группы и т.п.) внутреннего аудита в организационной структуре  организации, его функциональная направленность, численность и квалификационные характеристики кадрового состава, материально-техническое, финансовое и информационное обеспечение отдела, особенности структуры взаимоотношений  и порядка функциональной и административной подчиненности внутри этого подразделения, в том числе при наличии  у него разнообразных отделений, структура взаимоотношений этого  отдела с другими подразделениями  организации зависят от многих факторов. Это, прежде всего, цели создания отдела; организационно-правовая форма, размеры, ресурсы, оргструктура, масштабы и виды деятельности организации; региональная неоднородность месторасположения  ее обособленных подразделений или  дочерних компаний.

Структура и иерархический  ранг отдела внутреннего аудита во многом зависят от позиции руководства  организации по отношению к внутреннему  контролю (то есть от того, насколько  правильно понимает высший менеджмент роль внутреннего контроля в управлении организацией). Позиция отдела в  организационной структуре фирмы  определяется также по мере организационного развития управления, накопления финансового, кадрового, интеллектуального потенциала.

Отдел внутреннего аудита может вначале формироваться  как штабное звено с чисто  консультативными функциями. По мере возрастания  его влияния на деятельность организации  в его функции будут передаваться непосредственно реализация контрольных  задач и разработка рекомендаций по совершенствованию всех уровней  управления в компании.