Природа та сутність бухгалтерського обліку у процесах інформативної системи прийняття управлінських рішень

3. Особлива роль  і значення бухгалтерського обліку  в управлінні господарчим об'єктом  в тому, що він виконує в  системі управління три функції.

Перша і основна - інформаційна. Бухгалтерський облік формує найбільш достовірну й повну інформацію у зв'язку з тим, що він являє собою систему безперервного суцільного відбиття господарських операцій і документального їх підтвердження, що надає бухгалтерським даним юридичну обґрунтованість. У статті 3.2 Закону України про ”Бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні” підкреслюється, що фінансова, податкова, статистична звітність базується на даних бухгалтерського обліку.

По-друге, бухгалтерський облік - важливий засіб контролю за підсумками роботи підприємства.

В керуючої підсистемі бухгалтерський облік, як специфічний перетворювач даних, використовує тільки йому притаманні методи (оцінка, калькуляція, рахунки, звітність, баланс) та з множини первинних  даних - ПД(t) на вході, формує на виході системи сукупність бухгалтерської інформації - БД(t) про всі суттєві сторони господарської діяльності об'єкта управління.

Бухгалтерський облік  забезпечує інформацією у безперервному  ланцюгу подвійного запису фактів господарської  діяльності на рахунок і створює  замкнутий контур інформаційних  зв'язків у системі управління.

По - третє, бухгалтерський облік виступає самостійною функцією управління, яку здійснюють спеціально підготовлені фахівці, які мають знання в сфері бухгалтерського обліку та виконання аналітичної роботи. Бухгалтер-економіст – це аналітик, який здатен оцінювати, аналізувати основні показники діяльності з метою виявлення та мобілізації внутрішньогосподарських резервів. Ця інформація необхідна для оперативного керівництва та управління.

Часто не розуміють  різниці між бухгалтерським обліком  і рахівництвом. Рахівництво - процес ведення бухгалтерського обліку, засіб реєстрації господарських операцій та збереження облікової інформації. Це механічна робота, яка багаторазово повторюється і є часткою бухгалтерського обліку, який включає створення інформаційної системи, що задовольняє користувача. Його головна мета - аналіз, інтерпретація та використання інформації. Бухгалтерів цікавить виявлення тенденцій на основі інформації, яку вони обробляють та ефект різних альтернатив. Бухгалтерський облік включає дизайн систем, складання кошторисів, аналіз витрат, аудиторські перевірки, розрахунок податку на прибуток і його планування.

У блоці аналізу шляхом оцінки порівняння, зіставлення фактичних (бухгалтерських) даних - БД(t) з директивними (плановими) - Д(t) та нормативно-довідковими даними - НС(t) формується аналітична інформація - АИ(t). Ці відомості виступають основою процесу прийняття рішень. У цьому разі головним, з чим зіштовхується управлінець, є вибір одного рішення серед декількох можливих.

Останнім часом бухгалтерський облік з точки зору його технології розуміють здебільшого як систему  передачі інформації, а не просто як статистичну систему показників на визначену дату.

Основною функцією бухгалтерського  обліку є інформаційна, тобто безперервний збір, реєстрація, обробка та узагальнення даних для прийняття обґрунтованих  рішень.

Для такого підходу потрібна переорієнтація обліку з контрольних  та сервісно-управлінських функцій, коли облік розглядається не як самоціль, а як засіб вирішення управлінських  завдань.

Мета бухгалтерського  обліку не обмежується складанням балансу  і звітності, чим він, власне, і  відрізняється від рахівництва.

Система обліку має справу з:

а) придбанням ресурсів та випуском підприємством готової продукції;

б) ресурсами, які контролюються  підприємством (тобто активами);

в) пов'язаними з цими ресурсами  вимогами (зобов'язаннями підприємства).

Обліку потрібна суб'єктивна  оцінка та тлумачення при аналізі, звітуванні і використанні фінансових показників, які повідомляються. У зв'язку з  цим, слід зазначити, що роль бухгалтера-аналітика  полягає в тому, щоб допомагати адміністрації здійснювати політику раціонального господарювання, готувати рішення щодо оптимального використання потенціалу підприємства і отримання  прибутку.

Багато інформації з питань бізнесу визначено у грошових термінах. До цієї інформації належать: витрати (тобто використані ресурси), виручка (тобто отримані зроблені ресурси), активи (ресурси, які належать підприємству), пасиви (зобов'язання підприємства перед  іншими особами, визначені у грошових термінах) і капітал власників, який дорівнює активам підприємства за вирахуванням пасивів. То ж ми бачимо, що облік  дає досить багато інформації, яку  треба враховувати при прийнятті  рішень. Інформація у фінансових звітах мусить: стосуватися справи і бути зрозумілою.

Це дві головні причини, чому обчислення в обліку мають виконуватися з дотриманням прийнятих стандартів та умовностей.

Облікові (фінансові) звіти  допомагають при прийнятті рішень, таким чином:

- облік дає інформацію, яка допомагає прийняти рішення.  Більшість важливих рішень, незалежно  від їх суті, базується на фінансових  розрахунках. Облік забезпечує  ці розрахунки потрібною базисною  інформацією та дає аналітичну  орієнтацію щодо можливих чинників  та наслідків альтернатив, які  розглядаються;

- облік розкриває економічні  наслідки раніше прийнятих рішень. Навіть коли рішення нещодавно  прийнято і тільки починає  втілюватися в життя, воно вже  може помітно вплинути на справи  підприємства. Цей вплив може  мати вирішальний характер, тому  наслідки прийнятих рішень мають  бути вчасно доведені до зацікавлених  осіб, щоб останні завжди мали  інформацію про проблеми, які існують та виникають. Отже, облік дає змогу здійснювати зворотний зв'язок: фінансові звіти підприємства, які періодично складаються для зацікавлених осіб, містять в собі відомості про економічні наслідки раніше прийнятих рішень.

Облік - це також необхідний кожному підприємству запобіжний засіб  контролю: скільки грошей має підприємство, яка поточна заборгованість покупців, що є зараз на складі, - відповіді  на такі питання і дає облік.

Роль обліку в процесі  прийняття рішень, як бачимо зі схеми 1.1, полягає в отриманні вихідних даних щодо ефективного використання ресурсів та обробки інформації про  перетворення факторів виробництва  в готовий продукт і подачі інформаційних сигналів зворотного зв'язку в систему управління для  прийняття рішень.

Бухгалтерський облік - фінансовий центр управлінської інформаційної  системи. Він дозволяє як управлінському апарату, так і зовнішнім користувачам мати повну картину господарської  діяльності підприємства.

Вивчення бухгалтерського  обліку сприяє формуванню знань і  навичок у прийнятті важливих управлінських рішень. Облікова інформація є основою для таких рішень як у підприємстві, так і зовні  нього. Вона забезпечує кількісну інформацію для реалізації трьох функцій  управління: планування, контролю та оцінки.

1. Планування [Д(t)] - процес формування порядку дій. Він включає: постановку мети, пошук шляхів її вирішення та вибір найкращої альтернативи. На цій стадії бухгалтер повинен надати звіт про наявні фінансові альтернативи. Для планування на майбутнє важлива інформація про передбачуваний прибуток та потреби у грошах.

2. Контроль [БД(t)] - процес стеження за фактичним виконанням планів. Іншими словами, визначення того, наскільки дії відповідають плану. На цій стадії від бухгалтера можуть чекати надання інформації, яка складається з порівняння фактичних затрат і доходів з плановими.

3. Оцінка [АИ(t)] - процес вивчення всієї системи прийняття рішень з метою її покращення. На цьому етапі важливо зрозуміти, чи була досягнута поставлена мета, якщо ні, то виявляються причини: недоліки планування чи контролю, або неправильно сформульована сама мета. Оціночна інформація може бути у річному та інших фінансових звітах на основі бухгалтерської інформації. 

Бухгалтерський облік  дає упорядковану інформацію про  господарські засоби та їх джерела  для потреб управління різним службам  підприємства, його структурним підрозділам  в процесах прийняття управлінських  рішень.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2. Автоматизація  бухгалтерського обліку - основа  ефективного управління.

 

Керівнику українського підприємства сьогодні приходиться приймати рішення  в умовах невизначеності і ризику, що змушує його постійно тримати під  контролем різні аспекти фінансово - господарської діяльності. Ця діяльність відбита у великій кількості  документів, що містять різнорідну інформацію. Грамотно оброблена і  систематизована вона є деякою мірою  гарантією ефективного управління виробництвом. Навпроти, відсутність  достовірних даних може привести до невірного управлінського рішення  і, як наслідок, до серйозних збитків.

Якщо не брати до уваги  навмисні протиправні дії, то всі  помилки бухгалтерського обліку відбуваються або через недбайливість (наприклад, арифметичні помилки), або  через незнання особливостей ведення  бухгалтерського обліку в Україні. Такі помилки практично неминучі при ручному обліку чи при використанні застарілих чи нелегальних версій програмних комплексів.

1.3. Вимоги  до інформаційної системи бухгалтерського  обліку.

 

Гарні інформаційні бухгалтерські  системи поза залежністю від їхнього  масштабу, програмно - апаратної платформи  і вартості повинні забезпечувати  якісне ведення обліку, бути надійними  і зручними в експлуатації.

У функціональному аспекті  інформаційні бухгалтерські системи  повинні, принаймні, безпомилково робити арифметичні розрахунки; забезпечувати  підготовку, заповнення, перевірку  і роздруківку первинних і  звітних документів довільної форми; здійснювати безпомилкове перенесення  даних з однієї друкованої форми  в іншу; робити нагромадження підсумків  і числення відсотків довільного ступеня складності; забезпечувати  звертання до даних і звітів за минулі періоди (вести архів).

Для того щоб забезпечити  зазначені можливості, інформаційна система повинна мати єдину базу даних по поточному стану бухгалтерського  обліку на підприємстві й архівних матеріалах, будь-які відомості з  яких можуть бути легко отримані по запиті користувача. У залежності від  особливостей обліку на підприємстві бази даних можуть мати різну структуру, але в обов'язковому порядку повинні  відповідати структурі прийнятого плану рахунків, що задає основні  параметри настроювання системи  на конкретну облікову діяльність. Модулі системи, що забезпечують проведення розрахунків, підсумовування підсумків  і нарахування відсотків, повинні  використовувати розрахункові нормативи, що прийняті в поточне час.

Надійність інформаційної  системи в комп'ютерному плані  означає захищеність її від випадкових збоїв і в деяких випадках від  навмисного псування даних. Як відомо, сучасні персональні комп'ютери  є досить відкритими, тому не можна  вірогідно гарантувати захист чисто  на фізичному рівні. Важливо, щоб  після збою зруйновану базу даних  можна було легко відновити, а  роботу системи відновити в найкоротший  термін. Гарні інформаційні бухгалтерські  системи відповідають цим вимогам.

Не менш важливо, щоб фірма - розроблювач бухгалтерської програми мала значний досвід роботи і солідну  репутацію. При виборі системи варто  враховувати ту обставину, що надалі до продавця прийдеться неодноразово звертатися і за порадою або консультацією, і за заміною застарілої версії на більш свіжу.

 

 

 

 

 

 

 

2.1. Фактори ефективного  використання інформаційних систем.

 

Для того, щоб ефективно  провести автоматизацію, треба у  першу чергу, добре уявляти собі що ж таке автоматизований бухоблік. На перший погляд все просто і навіть така постановка питання здається трохи надуманою, тому що автоматизований бухоблік - це просто коли бухоблік ведеться за допомогою інформаційних систем, за допомогою комп'ютера. От така омана і служить причиною великої кількості невдалих спроб автоматизації. Варто усвідомити, що впровадження інформаційної системи бухгалтерського обліку ефективно тільки тоді, коли наслідком упровадження є підвищення ефективності і поліпшення якості ведення бухобліка на підприємстві. Це може виражатися в:

• Упорядкуванні бухобліка. Якщо при паперовій бухгалтерії для одержання якої-небудь інформації, наприклад специфічної вибірки оборотів по субрахунку рахунка №№№60, було потрібно кілька годин роботи, то на комп'ютері - натиснув клавішу і вибірка роздрукувалася.
• Збільшенні кількості інформації, одержуваної з бухобліка. Раніш можна було побачити аналітику по 41 рахунку тільки в якому-небудь одному розрізі, зараз, на комп'ютері - у декількох.
• Зниження числа бухгалтерських помилок. Це дуже важливий фактор, якщо враховувати величину штрафів і пенею за приховання оподатковуваних величин, причиною якого, як правило є саме бухгалтерські помилки, а не деякий злий намір.
• Підвищення оперативності бухобліку. Якщо раніш, при паперовому бухобліку, бухгалтера не поспівали за первинною документацією і робили проводки з запізненням, а квартальний і річний звіт здавався в останній момент, то зараз це припинилося.
• Підвищенні економічності бухгалтерського обліку. Наша практика показує, що в багатьох випадках, змінити, що застосовуються на підприємстві план і типова кореспонденція рахунків, форми первинних документів і інші "підвладні" бухгалтерії параметри можна без використання різних ризикованих схем зменшити оподатковувані  величини чи, принаймні, пересунути терміни і знизити частоту податкових платежів.
• Інші фактори, що залежать від специфіки кожного конкретного підприємства.