Принципы введения бухгалтерского учета

Разумеется, предприятие должно иметь гарантии целевого использования и возврата неиспользованных средств в отношении всех лиц, направленных в служебную командировку, включая и тех, которые не работают на нем. Поскольку такие гарантии нормативными актами Украины о трудовые отношения не урегулированы, предприятию целесообразно регламентировать отношения с такими подотчетными лицами. Кодексом законов о труде регулируются отношения владельца или уполномоченного им органа только с работниками предприятия. Для определения отношений с лицами, направляются в командировку, о чем рассматривается в этом разделе урока, целесообразно на время командировки заключать с ними два договора: трудовой договор - на определенный срок или на время выполнения определенной работы, предусмотрена ст. 23 КЗоТ, и договор о полной материальной ответственности.

Для упорядочения учета командировок и устранения конфликтов с проверяющими органами при отнесении расходов к расходам предприятия, целесообразно внутренним письменным распоряжением установить перечень лиц, которые не являются работниками предприятия, но члены его руководящих органов и могут быть направлены в служебную командировку предприятием. Таким документом может быть приказ об учете операций с подотчетными лицами.

Статус подотчетного лица предприятия предусматривает, с одной стороны, право предприятия требовать возмещения денежных расходов и нанесенного предприятию ущерба по вине такого лица, с другой - право человека требовать от предприятия возмещения затраченных личных денег. Этот правовой аспект отношений решается заключением договора о полной материальной ответственности с лицами, уполномоченными предприятием приобретать материальные ценности для него.

В бухгалтерском учете возможно формирование задолженности как подотчетного лица, так и предприятия перед таким лицом.

В соответствии со ст. 134 Кодекса законов о труде предусматривается полная имущественная ответственность работника в отношении имущества предприятия, переданного работнику под отчет.

Приобретение статуса подотчетного лица может входить в его служебные обязанности, может сочетаться с материальной ответственностью. Такой статус может определяться служебных обязанностей такого лица.

При направлении работника предприятия в служебную командировку специального предоставления ему статуса подотчетного лица не предвидится: она приобретает такой статус автоматически при получении денежного аванса из кассы предприятия на основании распоряжения руководителя; статус подотчетного лица заканчивается составлением авансового отчета и окончательным расчетом за полученные от предприятия денежные средства. В случае если цель командировки предполагает расчеты за получение ценностей для предприятия, с ним заключается договор о материальной ответственности. На практике же чаще бывают ситуации, когда в командировку, предусматривающая приобретение ценностей, направляется материально ответственное лицо.

Основные операции по расчетам с подотчетными лицами предприятия представлены в (таблице 3.1). Таких операций в обычных условиях может быть шесть. На малых и небольших предприятиях некоторые операции, особенно на начальных стадиях расчетов, могут не иметь четких границ и быть объединены.

Таблица 3.1

Последовательность операций по расчетам с подотчетным лицом предприятия

Список лиц, имеющих право получать деньги на хозяйственные нужды или на закупку сельскохозяйственной продукции, утверждается руководителем. Перечень таких лиц может быть приложением к распоряжению руководителя предприятия о порядке ведения расчетов с подотчетными лицами.

Далее руководитель отдает распоряжение о привлечении подотчетного лица. Руководитель предприятия отдает распоряжение об участии конкретного подотчетного лица в расчетах за получение ценностей (о направлении ее в служебную командировку или сочетание получения ценностей и направление в командировку) и о выдаче ей денежного аванса для этих целей. Такое распоряжение может быть как в устной, так и письменной форме.

Задача для направления в служебную командировку выдается руководителем в письменном виде.

Командированному работнику выдается удостоверение (приложение 4) Важнейшими реквизитами этого документа являются: фамилия, имя, отчество работника; должность и место работы; пункт командировки и его срок; отметки о выбытии в командировку; прибытии в пункты назначения; выбытии из них и прибытии к месту постоянной работы.

Командированному работнику предприятие обязано возместить понесенные расходы, на основании предоставленных оправдательных документов выплатить суточные, а также сохранить за время командировки его средний заработок.

Средний заработок рассчитывается согласно Постановлению Каби нету Министров Украины «Порядок исчисления среднего по работам ку »от 8 февраля 1995 № 100.

Все расходы по командировке подтверждаются документально (документы должны быть в оригинале).

За время пребывания в командировке работнику выплачиваются суточные и возмещаются расходы на проезд, проживание и некоторые другие расходы, предусмотренные Инструкцией № 59.

Предприятие обязано выдавать аванс командированным в пределах Украины и за границу. Сумма аванса определяется способом расчета, исходя из норм суточных и размера предполагаемых расходов на проживание, проезд и тому подобное. При составлении расчета (сметы) расходов на командировку за границу в случае перевозки расходов в гривне и валюте применяется официальный курс НБУ на день получения средств из кассы уполномоченного банка (Постановление № 977).

Если же аванс по уважительным причинам не выдавался, тогда работнику возмещают все фактические расходы. Если не был выдан аванс в иностранной валюте или работник для окончательного расчета за командировку должен уплатить дополнительную сумму, то средства выплачиваются в национальной валюте Украины по официальному курсу гривни к иностранной валюте, установленному НБУ на день погашения задолженности, при этом суточные выплачиваются в гривнах без пересчета их в доллары США, в пределах установленных норм.

При этом необходимо иметь в виду, что направляя работника в командировку за границу, предприятие обязано обеспечить его средствами в национальной валюте страны, куда направляют работника, или в свободно конвертируемой валюте. По возвращении из командировки, не позднее трех рабочих дней (при использовании корпоративных пластиковых карт - не позднее 10 дней, а с разрешения руководителя по уважительным причинам - 20 рабочих дней) подотчетное лицо должно представить в бухгалтерию авансовый отчет со всеми подтверждающими документами и вернуть неиспользованный аванс.

В соответствии с Законом Украины «Об определении размеров взбитыми ков, причиненных предприятию, учреждению, организации хищением, уничтожением (порчей) недостачей или потерей драгоценных металлов, драгоценных камней и валютных ценностей »от 6 июня 1995   года № 217/95-ВР в случае несвоевременного возврата аванса, выданного в иностранной валюте на служебную командировку, задолженность взыскивается в сумме, эквивалентной тройной сумме инвалюты, пересчитанной в валюту Украина по курсу НБУ на день погашения задолженности.

Взыскана сумма направляется на возмещение убытков предприятия (в размере невозвращенного аванса), а остаток перечисляется в государственный бюджет. В авансовом отчете работник отмечает фактические расходы по командировке, исходя из действующих норм.

Суточные - это расходы на личные нужды работника во время командировки. Суточные выплачиваются работнику за каждый день нахождения в командировке (включая день выбытия (выезда) и день прибытия (приезда)).   При выплате суточных из командировок в пределах Украины количество дней пребывания в командировке определяется на основании отметок в удостоверении о прибытии и выбытии. Если такие отметки в удостоверении отсутствуют, тогда суточные не выплачиваются. По решению руководителя предприятия они могут быть выплачены, но тогда суточные увеличивать совокупный доход командированного и соответственно облагаться всеми налогами, сборами, взносами как дополнительная зарплата.

Фактическое время пребывания за границей определяется при командировке за отметками контрольно-пропускных пунктов в загранпаспорте или документе, его заменяет. Этот порядок действует в отношении стран, с которыми Украина установлен полный пограничный контроль. В случае командировки в страны, с которыми не установлен упрощенный пограничный контроль, время командировки определяется в соответствии с отметок в удостоверении. В случае командировки за границу к авансовому отчету целесообразно добавлять копии страниц загранпаспорта с печатями пропускных пунктов. Нормы суточных при командировках работников предприятий, учреждений и организаций всех форм собственности утверждены Постановлением № 663 с изменениями, внесенными Постановлением № 974. Эти нормы приведены в табл. 3.2.

Таблица 3.2

Размер суточных в пределах страны и за границу  

Из таблицы 3.2 видно, что начисление суточных зависит от того, включены в счета гостиниц (мотелей) и других мест проживания расходы на питание или нет.

Указанные в табл. 2.8 нормы суточных из заграничных командировок не касаются учреждений и организаций, которые полностью или частично финансируются из бюджета. Нормы суточных для государственных служащих и работников частично финансируются за счет средств бюджета и определены в приложении к Постановлению №   663 с изменениями, внесенными Постановлением № 977.

Руководитель предприятия может, исходя из норм коллективного договора, увеличить норму суточных, но с добавлением этой суммы в совокупный доход работника. [6, 456]

В соответствии с Постановлением № 977 размер суточных для работников предприятий всех форм собственности (кроме полностью или частично финансируются за счет бюджета) не может быть ниже нормы суточных расходов, установленных приложением к Постановлению №   977.

Например, в упомянутом документе указано, что для работников бюджетных организаций размер суточных при командировке в США составляет 50 долл. США. Согласно Постановлению № 663 в случае, если принимающая сторона командированного, обеспечивает его средствами в виде компенсации или суточных, предприятие, направляет в командировку, выплату суточных уменьшает на сумму таких компенсаций, а если они равны или превышают установ влены нормами суточные, то предприятие суточные вообще не выплачивает.

В случае командировок за границу за время проезда по территории Украины суточные выплачиваются по нормам, установленным для командировки в пределах Украины.

При форс-мажорных обстоятельств, влияющих на продолжительность командировки (болезнь, отсутствие билетов, отмены авиарейсов и т.п.), руководитель предприятия может позволить продлить срок командировки (при наличии подтверждающих документов), но в пределах норм.