Порядок учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами

ustify">    Выезжая в командировку, работник получает командировочное удостоверение, где делают отметки о днях прибытия и убытия из места командировки. По ним определяется фактическое время пребывания в месте командировки.

    В установленные сроки подотчетные  лица представляют  авансовые отчеты о действительно израсходованных  суммах с приложением оправдательных документов.

    Подотчетные суммы учитывают на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», к которым открываются соответствующие субсчета:

• 71.01 «Расчеты в рублях»

    Все данные авансовых отчетов заносятся  в программу, где автоматически  формируется анализ счета 71.

    Выдачу  денежных авансов отражают записью: Дт.71-Кт.50. Расходы, оплачиваемые из подотчетных сумм, списывают следующим образом:  Дт.20,25,10,91.2-Кт.71

    Возврат остатка неиспользованных сумм в  кассу оформляют записью: Дт. 50-Кт. 71. 

     
Схема обработки учетно-экономической  информации по учету расчетов с подотчетными лицами:

    

        

    

    

      

3.2 Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами 

    Все хозяйственные операции, проводимые организацией, оформляются оправдательными документами.

    Документ  – это оправдательный объект с  информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

    Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых  ведется бухгалтерский учет.

    Документы по учету расчетов с подотчетными лицами в ООО «Бочка» подразделяются на три вида.

    Документы, относящиеся к первому виду, составляются в бухгалтерии предприятия до начала командировки на основании служебной записки от заинтересованного лица.

    К таким документам относятся: заявление  о командировании, заявление на выдачу аванса, приказ руководителя, командировочное  удостоверение, расходный кассовый ордер.

    Приказ (распоряжение) является основанием для  направления работника в командировку. В приказе указывается фамилия, имя и отчество командируемого, город командирования, планируемый срок командировки, цель командировки. На основании приказа руководителя определяется служебное задание и отчет о его выполнении и выписывается командировочное удостоверение.

    В заявлении на выдачу аванса производится расчет авансовой суммы, которое  подписывается и утверждается директором предприятия.

    Работнику, командированному для выполнения служебного задания, выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру (№КО-2) денежные средства на оплату проживания и питания.

    Кроме того, при выдаче денежных средств  под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей у юридического лица, осуществляющего оптовую или мелкооптовую торговлю, необходимо выдать подотчетному лицу доверенность.

    Доверенность (форма № М-2) применяется для  оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Корешок доверенности подотчетным лицом сдается в бухгалтерию, а сама доверенность остается у поставщика.

    Документы второго вида командированный работник получает самостоятельно во время нахождения в командировке или при приобретении товарно-материальных ценностей (ТМЦ), оплаты работ, услуг. К ним относятся проездные документы; чеки ККМ; товарные чеки, оформленные на имя организации с указанием НДС, а также фамилии, имена и отчества командированного лица; счет; накладная; акт; бланк строгой отчетности; квитанция к приходному кассовому ордеру; счет-фактура. Кроме того, командированный обязан сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.

    При покупке за наличный расчет в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа – кассовый и товарный чеки (или накладную).

    Кассовый  чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие  реквизиты: наименование организации-продавца; идентификационный номер (ИНН), заводской  номер ККМ; порядковый номер чека; дату и время покупки; стоимость (цену) покупки; признак фискального  режима.

    Товарный  чек (или накладная) в соответствии с Законом «О бухгалтерском учете» должен содержать такие реквизиты, как наименование документа; дата составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители приобретенного товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются); должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

    В счете-фактуре должны быть указаны: порядковый номер счета-фактуры  и дата выписки; наименование продавца в соответствии с учредительными документами; идентификационный номер продавца (ИНН); наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес; идентификационный номер покупателя (ИНН); наименование товара (работы, услуги); стоимость (цена) товара (работ, услуг); налоговая ставка; сумма налога на добавленную стоимость.

    Счет-фактура  подписывается руководителем и  главным бухгалтером поставщика, а также лицом ответственным за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется печатью организации.

    Третий  вид – итоговая документация. Работник, возвратившийся из командировки обязан сделать отметку о прибытии в командировочном удостоверении в течение 3 дней после окончания командировки по приказу представить подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания, в бухгалтерию – авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств. Для ввода в информационную базу программы 1С:Предприятие авансового отчета в типовой конфигурации предназначен документ «Авансовый отчет». Документ формирует бухгалтерские проводки и имеет печатную форму установленного образца.

    Документ  «Авансовый отчет» имеет форму (форма  № АО-1), заполняемую на двух закладках.

    На  первой закладке «Лицевая сторона» указывается  информация, которая в авансовом  отчете отражается на лицевой стороне. На второй закладке «Оборотная сторона» заполняется табличная часть, соответствующая  оборотной стороне авансового отчета.

    Прежде  всего, на первой закладке нужно установить тип авансового отчета – «рублевый» или «валютный». В зависимости  от этого суммы выдаваемых средств  и суммы расходов указываются в рублях или в иностранной валюте. При этом дополнительно запрашивается валюта, в которой выдавался аванс.

    Реквизит  «Сотрудник» заполняется выбором  из справочника «Сотрудники».

    Если  предоставляется авансовый отчет  о расходовании полученных денежных средств, то в реквизите «Наименование  аванса» указывается, на какие цели был выдан аванс.

    На  закладке «Лицевая сторона» указывается  также сумма выданного аванса, количество приложенных к авансовому отчету оправдательных документов. Если расчеты с сотрудником по предыдущему  авансовому отчету полностью не завершены, то указывается сумма задолженности или перерасхода по предыдущему авансовому отчету.

    Закладка  «Оборотная сторона» диалога позволяет  ввести данные в табличную часть  документа.

    В ней нужно указать:

• дату или интервал дат совершения расходов;
• выбрать корреспондирующий счет и объекты аналитического учета;
• указать общую сумму расходов на указанные цели согласно представленным оправдательным документам или по расчету (суточные);
• сумму НДС;
• назначение расходов (кому, за что и по какому документу).

    Заполненную форму нужно сохранить и провести.

    При проведении документа по каждой строке табличной части будут сформированы проводки по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (субсчет 71.1) и дебету счета, на которые списываются затраты данного наименования.

    Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

    Проверенные бухгалтерией авансовые отчеты утверждаются руководителем предприятия, после  чего принимается к учету. Остаток  неиспользованных сумм сдается в  кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

    На  основании данных утвержденного  авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

    Таким образом, к итоговой документации относятся: авансовый отчет (с приложением командировочного удостоверения, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции к приходным кассовым ордерам).  

3.3 Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами 

    В ООО «Бочка» бухгалтерский учет ведется с использованием программы  «1С: Предприятие 8.2».

    Учет  расчетов с подотчетными лицами ведется  на балансовом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе субсчета 71.1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях».

    Счет 71 - активно-пассивный, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных  лиц предприятию или сумму  возмещенного перерасхода и вновь  выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

    Таблица 1

    Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами»

 

    Для получения информации о наличии  и движении средств предприятия, выданных под отчет или возвращенных в кассу предприятия, не только по счетам, но и в более детальных разрезах, предназначено ведение аналитического учета. Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Для обозначения объектов (подотчетные лица) аналитического учета в 1С: Бухгалтерии используется термин субконто. Наличие субконто позволяет более детально раскрыть информацию о расчетах с подотчетными лицами.

    В ООО «Бочка» счет 71 дебетуется в  корреспонденции со счетом: Дебет 71 Кредит 50 «Касса» - выданы сотруднику денежные средства под отчет из кассы; возмещены  сотруднику затраты, превышающие сумму  денежных средств, выданных из кассы.