Порядок учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами

       В командировку может быть направлен  только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.

       В соответствии с действующим законодательством  командированному работнику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услуг связи или почты). На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс.

       Для правильного отражения организацией расчетов с подотчетными лицами при осуществлении ими командировок необходимо учитывать:

• цель командировки;
• кто направляется в командировку;
• место командировки;
• срок командировки;
• какие расходы допускаются нести работнику в служебной командировке;
• условия командировке за пределами России;
• порядок оформления командировки;
• порядок учета расходов по служебной командировке для целей налогообложения.

       Цель  командировки определяет её классификацию  и порядок распределения расходов, понесенных командированным работником. Исходя из этого командировки можно подразделить на служебные и непроизводственные.

       В соответствии со ст. 166 Трудового Кодекса  РФ служебная командировка – поездка  работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

       Под служебной командировкой, совершаемой  в установленном порядке, понимается также поездки работника, которые  связаны с:

• покупкой ТМЗ, расходы по которым учитываются в составе заготовительно-складских расходов и включаются в состав затрат по приобретению запасов;
• осуществлением работ капитального характера, расходы по которым учитываются в составе прочих капитальных затрат и включаются в инвентарную стоимость объекта строительства;
• подготовкой и повышением квалификации работников, расходы по которой учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы;
• участия в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет акции, расходы по которой относятся к служебным командировкам и учитываются в составе сметы на общехозяйственные нужды;
• другими аналогичными нуждами.

       Порядок и размеры возмещения расходов, связанных  со служебными командировками, определяются коллективными договорами или локально-нормативными актами организации. При этом размеры возмещения расходов связанных со служебными командировками, не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

       Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам списываются за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты. К таким командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием, передачей объектов непроизводственного назначения и т.п.

       Порядок оформления командировки и расчетов с работником определяется в Инструкции 62, согласно которой:

• для командировки работнику оформляется командировочное удостоверение;
• наряду с командировочным удостоверением может быть издан приказ о командировке;
• командировочное удостоверение может не выписываться на однодневные командировки, если по ним не выплачиваются суточные;
• фактическое время нахождения работника в командировке отмечается в командировочном удостоверении печатью организации, отправляющей в командировку и принимающей, записями о днях отправления, прибытия, выбытия;
• днем выезда считается день отправления соответствующего транспорта из мест постоянной работы до 24 часов, а днем возвращения – дата прибытия соответствующего транспорта;
• перед командировкой работнику наряду с командировочным удостоверением также выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся ему для выполнения установленного задания;
• организации разрешается рассчитываться с командированным работником по предварительному расчету, если командировочные расходы заранее известны. В этом случае работник в составе авансового отчета не предоставляет документы, подтверждающие его расходы по командировке;
• по возвращении из командировки работник обязан в течение 3 дней предоставить руководителю организации для утверждения авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность производственных расходов. По утверждении отчета руководителем, он предается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете использованной суммы.

       Расчеты по командировке – казалось бы, обыденная  работа бухгалтера, и все же это  одна из самых наболевших проблем: слишком  нечетко закон говорит командировочных расходах.

       За  время нахождения штатного сотрудника в командировке за ним сохраняется средний заработок (ст.167 ТК РФ). При этом начисление зарплаты в размере среднего заработка сотруднику за время командировки отражается проводкой:

       Дебет 20 (08, 10, 25, 26, 28, 44, 91) Кредит 70 – начислена  зарплата в размере среднего заработка  за время командировки.

       Помимо  среднего заработка, организация компенсирует сотруднику командировочные расходы (суточные, расходы на проживание, стоимость проезда и т.д.) (ст.168 ТК РФ). Порядок отражения в бухучете командировочных расходов зависит от цели командировки. Цель командировки определяется по служебному заданию. С учетом особенностей служебного задания сумму расходов, указанных в утвержденном авансовом отчете, следует отразить проводкой:

       Дебет 08 (10) Кредит 71 – если командировка была связана с приобретением внеоборотных активов или материально-производственных запасов;

       Дебет 20 (25, 26) Кредит 71 – если командировка была связана с основной деятельностью производственной организации;

       Дебет 44 Кредит 71 – если командировка была связана со сбытом готовой продукции или основной деятельностью торговой организации;

       Дебет 28 Кредит 71 – если командировка была связана с возвратом и транспортировкой бракованной продукции;

       Дебет 91-2 Кредит 71 – если командировка была связана с получением прочих доходов (носила непроизводственный характер).

       При оплате командировочных расходов организацией, а не сотрудником (например, безналичная  оплата услуг гостиницы, проездных  билетов и т.д.) в бухучете делается проводка:

       Дебет 76 (60) Кредит 51 – оплачены услуги гостиницы, проездные билеты и т.д. для сотрудника, направленного в командировку.

       После утверждения авансового отчета сотрудника расходы на командировку списываются проводкой:

       Дебет 26 (20, 25, 44) Кредит 76 (60) – списаны расходы  на командировку.

       Если  организация приобретает для  командированного сотрудника проездные билеты, то учесть их нужно на субсчете 50-3 «Денежные документы» (Инструкция к плану счетов):

       Дебет 50-3 Кредит 76 (60) – приобретен проездной  билет сотруднику, направленному  в командировку;

       Дебет 71 Кредит 50-3 – выдан проездной  билет сотруднику, направленному в командировку.

       После утверждения авансового отчета сотрудника стоимость использованного проездного билета списывается на расходы:

       Дебет 26 (20, 25, 44) Кредит 71 – списана на расходы  стоимость проездного билета, использованного сотрудником в командировке.

       Такой порядок отражения командировочных  расходов основан на положениях п. 5 и 7 ПБУ 10/99(утверждено приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н, с изменениями от 30.12.1999 № 107н, от 30.03.2001 № 27н, от 18.09.2006 № 116н, от 27.11.2006 № 156н), а также Инструкции к плану счетов (счета 71, 50-3).

       На  практике возникает вопрос, как отразить в бухучете приобретение командированному сотруднику электронного билета к месту  командировки (обратно), если компания не получает маршрут/квитанцию, оформленную на бланке строгой отчетности.

       В целом электронный билет представляет собой документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира и багажа, в котором информация о перевозке представлена в электронно-цифровой форме.

       Такое определение содержится в приказах Минтранса России от 8 ноября 2006 г. № 134 и от 23 июля 2007 г. № 102. Таким образом, электронный билет не является бумажным документом. Поэтому в отличие от билетов в бумажной форме учесть его в кассе организации в составе денежных документов невозможно (Инструкция к плану счетов).

       Покупку электронного билета следует отразить в бухучете как обычную оплату услуг сторонней организации (например, авиакомпании):

       Дебет 76 (60) Кредит 51 – оплачен электронный  билет, приобретенный для сотрудника, направленного в командировку (на основании платежного поручения).

       После того как сотрудник предъявит  документы, подтверждающие поездку (например, распечатку электронного билета, посадочный талон, маршрут /квитанцию), следует списать стоимость электронного билета на затраты (п. 5 и 7 ПБУ 10/99). В бухучете это отражается проводкой:

       Дебет 26 (20, 25, 44) Кредит 76 (60) – отнесена стоимость  проездного билета на расходы организации.

       На  практике также возникает вопрос, как отразить в бухучете командировочные расходы (в т.ч. оплату времени нахождения в командировке по среднему заработку) сотрудника, выполнявшего задание по заключению договоров на будущий год

       Однозначного  ответа на этот вопрос законодательство не содержит. С одной стороны, если сотрудник отправлен в командировку для заключения договора, это обычные командировочные расходы организации (расходы по обычным видам деятельности) (п. 5 и 7 ПБУ 10/99). Сотрудник выполняет свои обязанности, определенные его служебным заданием. Расходы относятся к периоду, в котором состоялась командировка, т.е. условие списания затрат в бухучете соблюдено (п.18 ПБУ 10/99). Поэтому правомерны такие проводки:

       Дебет 20 (44, 25, 26) Кредит 71 (76, 60) – учтены командировочные  расходы сотрудника;

       Дебет 20 (44, 25, 26) Кредит 70 – начислена зарплата в размере среднего заработка  сотруднику за время командировки.

       Подтверждает  изложенный подход письмо УМНС России по г. Москве от 27 февраля 2001 г. №03-12/9748. Однако с другой стороны, порядок отражения в бухучете командировочных расходов зависит от цели командировки. Поскольку цель командировки – заключение договора на будущий год, то командировочные расходы относятся к будущим отчетным периодам. Поэтому они должны отражаться на счете 97 «Расходы будущих периодов» (Инструкция к плану счетов). Начать списывать их на себестоимость можно с момента вступления в силу заключенного договора равномерно в течение срока его действия (п. 65 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности). Так полностью соблюдается условие о соответствии понесенных расходов полученным доходам (п. 19 ПБУ 10/99). В бухучете это отражается так:

       Дебет 97 Кредит 71 (76, 60), 70 – учтены в составе  расходов будущих периодов командировочные расходы сотрудника, средний заработок за время командировки;

       Дебет 20 (44, 25, 26) Кредит 97 – списана часть  затрат на текущие расходы (с момента начала действия договора).

       Таким образом, оба подхода соответствуют  законодательству, и организация может выбрать один из них.

       Далее отметим, что суммы НДС по командировочным расходам должны быть выделены в счетах-фактурах, бланках строгой отчетности и проездных документах (п. 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства

       РФ  от 2 декабря 2000 г. №914). Если командировочные расходы уменьшат налогооблагаемую прибыль, тоНДС списывается проводками: