Порядок проверки смет (бюджетов), центров затрат, ответственности и бюджетирования

  На основании задач, поставленных перед данной ревизией или проверкой, ознакомления с производственной и финансово-хозяйственной деятельностью ревизуемой организаций руководитель ревизионной бригады составляет программу ревизии или проверки. Составление программы ревизии — важная часть контрольно-ревизионной работы. Правильно составленная программа ревизии имеет большое организующее значение в ее проведении. Программа каждой ревизии должна быть конкретной, содержать изложение задач ревизии и вопросов, которые должны быть проверены, период, за который проверяется деятельность организации. В программе по возможности указываются методы проверки отдельных участков работы. В программе целесообразно перечислить или приложить к ней перечень законодательных и инструктивных материалов, необходимых при проведении ревизии. Программа ревизии должна быть утверждена руководителем вышестоящей организации, назначившим ревизию.

  Руководитель ревизионной бригады знакомит членов бригады с содержанием программы, распределяет задания между исполнителями. Задания должны быть составлены для каждого члена ревизионной бригады и предусматривать вопросы, входящие в его компетенцию.

  В задание для работника производственно-технического отдела могут быть включены следующие вопросы: соответствие перечня объектов, включенных в план подрядных работ, внутрипостроечным титульным спискам и заключенным договорам, обеспеченность подрядной организации проектно-сметной документацией на весь объем строительно-монтажных работ, предусмотренных планом, сроки передачи и ее качество, наличие графика начала и окончания работ по каждому объекту и его соответствие срокам договора; выполнение плана по объему строительно-монтажных работ, вводу в действие производственных мощностей и объектов жилищного и культурно-бытового назначения и причины несвоевременной их сдачи; достоверность отчетов о выполнении плана по объему строительно-монтажных работ, вводу в действие объектов, правильность актирования и проведения контрольных обмеров; соблюдение технологии строительства объектов и качество работ и др.

  Работнику планово-экономического отдела или отдела труда и заработной платы в задании необходимо предусмотреть следующие вопросы: обоснованность плановых показателей, принятых в стройфинплане (фонд заработной платы, уровень себестоимости строительно-монтажных работ, прибыль, рост производительности труда и своевременность доведения их до исполнителей; соблюдение установленного порядка и сроков изменения утвержденных планов по объему работ и другим показателям; достоверность статистической отчетности о выполнении плана по объему работ, производительности труда, ее соответствие данным бухгалтерского учета и первичным документам; выполнение плановых показателей, причины образования непроизводительных расходов и потерь, принимаемые меры к их сокращению; соблюдение штатно-сметной дисциплины; использование трудовых ресурсов (наличие непроизводительных потерь рабочего времени за счет простоев, прогулов, неявок на работу с разрешения администрации и других вопросов, связанных с использованием рабочего времени и его оплатой, текучесть рабочих кадров).; состояние нормирования труда удельный вес технически обоснованных норм выработки и др.;

  При ревизии управлений механизации работнику отдела механизации или транспортного отдела на проведение проверки использования строительных машин и автотранспорта в задание необходимо включить следующие пункты: выполнение плана грузоперевозок, механизации строительно-монтажных работ и трудоемких процессов; соответствие фактического наличия строительных машин, механизмов и автомашин данным бухгалтерского учета, наличие паспортов на них, наличие разукомплектованной техники, причины и виновные; эффективность использования автомашин и механизмов (увеличение коэффициента сменности, сокращение простоев, уровень фондоотдачи и меры по его повышению), состояние учета авторезины, горюче-смазочных материалов, их хранение и списание; обоснованность расходов по эксплуатации строительных машин и автотранспорта, учет их работы, использование по времени и мощности, применение планово-расчетных цен для оплаты их работы; внедрение унифицированных форм первичной документации по учету работы строительных машин и автотранспорта. При включении в состав ревизионной группы работника отдела снабжения ему необходимо предусмотреть следующие вопросы: выполнение плана материально-технического снабжения, мероприятий и плановых заданий по экономии сырья, материалов, топлива, электроэнергии; состояние складского хозяйства, правильность приемки и складирования сырья и материалов; сохранность материальных ценностей; правильность применения рыночных цен на строительные материалы; правильность списания сырья и материалов на производство, обоснованность списания недостач и потерь по нормам естественной убыли; своевременность и качество проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей и обоснованность принимаемых решений по результатам инвентаризации.

  После разработки программы ревизии и составления индивидуальных заданий руководитель ревизионной бригады должен провести инструктаж ее членов о том, как целесообразнее организовать проверку на объекте, на какие стороны деятельности организации обратить особое внимание, каковы результаты предыдущей ревизии, какие были выявлены недостатки, какие сделаны выводы и т. д. Членам ревизионной бригады до выезда в ревизуемую организацию рекомендуется подготовить формы справок, ведомостей, описей, актов и других материалов. На этом заканчивается первый этап подготовки к комплексной документальной ревизии.

  Документальные ревизии бывают и внезапными. В этой связи всем членам ревизионной бригады целесообразно одновременно выезжать в ревизуемую организацию и приступить к проверке.

  По прибытии в ревизуемую организацию бухгалтер-ревизор предъявляет руководителю организации приказ о направлении для проведении ревизии. Руководитель организации обязан пригласить всех начальников отделов, служб, а также руководителей общественных организаций и уведомить их о начале ревизии. Ревизор представляет членов ревизионной бригады и знакомит присутствующих с программой комплексной документальной ревизии производственной и финансово-хозяйственной деятельности организации.

  После совещания руководитель ревизионной бригады немедленно проводит инвентаризацию кассы. Если на данный момент кассир отсутствует, помещение кассы необходимо опечатать. После этого ревизионная бригада непосредственно на объектах производит проверки сохранности товарно-материальных ценностей с участием представителей организации (гл. бухгалтера, заместителя начальника, гл. инженера). В процессе осмотра проверяющие знакомятся с организацией учета на складах, приобъектных кладовых, открытых площадках и других местах хранения товарно-материальных ценностей. При этом следует провести выборочные инвентаризации товарно-материальных ценностей, как правило, по наиболее дефицитным материалам или по тем номенклатурным номерам, которые по данным учета числятся без движения.

Далее руководитель ревизионной бригады составляет рабочий план исходя не только из программы ревизии, но и из результатов ознакомления с работой организации. Рабочий план необходим прежде всего для четкого распределения функций между членами бригады и определения сроков выполнения каждого отдельного задания с тем расчетом, чтобы закончить ревизию в установленный срок.

  Рабочий план может составляться отдельно для каждого члена ревизионной бригады или в целом на бригаду — в соответствии с программой ревизии. Затем ревизоры приступают непосредственно к ревизии в соответствии с программой и рабочим планом.

  В процессе повседневной работы контрольно-ревизионных отделов создаются документы по различным вопросам производственной, хозяйственной и финансовой деятельности: приказы, решения, распоряжения, акты ревизий и другие материалы, связанные с учетом и контрольно-ревизионной работой. В контрольно-ревизионные отделы от вышестоящих органов поступают нормативные акты по контрольно-ревизионной работе (законодательные, инструктивные, учебно-методические). Документы проходят в организации через отделы и службы, исполняются и оставляются на хранение.

  Совокупность работ, связанных с созданием документов, их регистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением, называется делопроизводством. Делопроизводство ведется на основе Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Основу делопроизводства составляет номенклатура дел под которой понимается систематизированный список наименования дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков хранения, утвержденных в установленном порядке. Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их виду и содержанию. Она ежегодно (не позднее декабря текущего года) пересматривается с учетом происшедших изменений и вводится в действие с 1 января нового года.

  Документы по вопросам контрольно-ревизионной работы группируются а следующих делах (папках), открываемых (каждая) отдельно.

  Контроль за правильным ведением делопроизводства возлагается на начальника контрольно-ревизионного отдела или его заместителя.

Исполнительные документы формируются в папки в соответствии с номенклатурой дел. При формировании дел следует иметь в виду, что толщина папки не должна быть более 20—25 мм, что примерно соответствует 200-250 страницам. При большем числе страниц материал распределяется по томам или по частям под общим заголовком. Документы подшиваются в дело таким образом, чтобы можно было прочитать резолюцию.

  Каждое дело оформляется обложкой, на которой указывается название организации, отдела или службы, название дела и другие реквизиты.

  Для обобщения результатов комплексной ревизии всей деятельности предприятия составляется акт, в котором отражаются выявленные ревизией недостатки в работе и нарушения.

  Акт ревизии подписывается руководителем ревизионной группы, руководителем и главным (старшим) бухгалтером ревизуемого предприятия, а в необходимых случаях руководителем и главным (старшим) бухгалтером, ранее работавшими в ревизуемом предприятии, к периоду работы которых относятся выявленные нарушения.

  При наличии возражений или замечаний по акту ревизии руководитель и главный (старший) бухгалтер делают об этом оговорку перед своей подписью и не позднее трех дней со дня подписания акта представляют письменные объяснения. По акту представляются также объяснения других должностных лиц ревизуемого предприятия, непосредственно виновных в установленных ревизией нарушениях. Правильность фактов, изложенных в объяснениях, должна быть проверена ревизующим и подтверждена письменным заключением. Один экземпляр акта ревизии вручается руководителю ревизуемого предприятия.

  В тех случаях, когда выявленные ревизией нарушения или злоупотребления могут быть скрыты или по выявленным фактам необходимо принять срочные меры к устранению нарушений или привлечению к ответственности лиц, виновных в злоупотреблениях, в ходе ревизии, не ожидая ее окончания, составляется отдельный промежуточный акт и истребуются от должностных или материально ответственных лиц необходимые объяснения.

  Промежуточные акты составляются также для оформления результатов ревизии отдельных участков деятельности ревизуемого предприятия по результатам ревизии кассы, инвентаризации материальных ценностей и основных фондов, контрольного обмера и проверки качества выполненных строительно-монтажных работ и др.

  В изложении акта ревизии должна быть соблюдена объективность, ясность, точность описания выявленных фактов и данных, лаконичность.

  По каждому факту, отраженному в акте, должно быть четко изложено его содержание, со ссылкой на соответствующие документы и материалы и с указанием нарушений отдельных законов или других нормативных актов. ₍

  Выявленные факты однородных массовых нарушений (например, по результатам проверки авансовых отчетов подотчетных лиц и т.п.) группируются в ведомостях, прилагаемых к акту ревизии, а в акте приводятся только итоговые данные и содержание этих нарушений со ссылкой на соответствующее приложение. В этих случаях в прилагаемом к акту ревизии перечне (ведомости) нарушений указываются: проверяемый период, дата и номер документа, наименование нарушенного законоположения (статья, пункт), содержание нарушения, фамилия, инициалы и должность виновного лица, сумма ущерба. Ведомость подписывается ревизующим и главным (старшим) бухгалтером ревизуемого предприятия.

  Не допускается включение в акт ревизии различного рода выводов, предположений и не подтвержденных документами данных, не допускается также включение в акт сведений из следственных материалов и ссылок на показания должностных и материально ответственных лиц, данные ими следственным органам.

  Акт ревизии не должен содержать квалификацию, оценку действий отдельных должностных и материально ответственных лиц; в частности, «расхитил денежные средства», «присвоил государственное имущество», «допускал антигосударственную практику» и т.п.

  Материалы каждой ревизии принимаются от руководителя ревизионной группы руководителем контрольно-ревизионного аппарата организации, назначившей ревизию. О принятии ревизионных материалов делается отметка на последней странице акта ревизии: «Акт ревизии принят»; указывается дата и ставится подпись лица, принявшего акт ревизии.

  Результаты ревизии предаются гласности, о них информируются общественные организации ревизуемого предприятия.

  Руководитель ревизионной группы в ходе ревизии принимает меры к устранению выявленных недостатков и возмещению причиненного ущерба.

  На основании материалов ревизии руководитель ревизионной группы не позднее недельного срока после подписания акта ревизии разрабатывает и представляет руководителю, назначившему ревизию, проект приказа или письма с конкретными предложениями, направленными на устранение выявленных нарушений государственной дисциплины, принятие мер к возмещению причиненного ущерба, предотвращение злоупотреблений, устранение причин неудовлетворительной работы ревизуемого предприятия и улучшение его финансово-хозяйственной деятельности.