Первичный учет и его значение в системе управления организацией

Как установлено  п. 4.4 указания Банка России от 16 января 2004 г. N 1375-У "О правилах составления и представления отчетности кредитными организациями в Центральный банк Российской Федерации"¹¹, все отчетные данные, представляемые кредитными организациями в Банк России, должны быть сформированы на основе первичных учетных документов, составляемых в соответствии с Положением Банка России от 5 декабря 2002 г. N 205-П "О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации", а также иных документов, предусмотренных законодательством Российской Федерации и нормативными актами Банка России.

Согласно п. 1.3 Правил ведения бухгалтерского учета  в кредитных организациях, расположенных  на территории Российской Федерации, подлежат обязательному утверждению руководителем  кредитной организации формы первичных учетных документов, применяемых для оформления операций, включая формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, по которым не предусмотрены в альбомах Госкомстата России типовые формы первичных учетных документов.

В пункте 1.4 Порядка учета основных средств, нематериальных активов, материальных запасов (приложение 10 к Правилам ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации) воспроизведены положения п. 1 комментируемой статьи, а также установлено, что оформление первичных документов производится в соответствии с требованиями Федерального закона "О бухгалтерском учете".

Центральным банком РФ утверждено Положение от 3 октября 2002 г. N 2-П "О безналичных расчетах в Российской Федерации" (в ред. указания Банка России от 3 марта 2003 г. N 1256-У), в котором наряду с прочим определены форматы, порядок заполнения и оформления используемых расчетных документов. Так, в приложениях к названному Положению приведены следующие формы:

N 0401060 - платежное  поручение;

N 0401063 - аккредитив;

N 0401061 - платежное  требование;

N 0401071 - инкассовое  поручение;

N 0401066 - платежный  ордер;

N 0401065 - реестр  счетов;

N 0401004 - заявление  об акцепте, отказе от акцепта. 

 

2.3 Совершенствование

 

В данном разделе  автор предлагает общие рекомендации организационного характера.

Сбор и регистрация  оперативных фактов, подлежащих первичному учёту. Во избежание ошибок и нарушений, свойственных данной подсистеме, в  Управлении целесообразно давать детальные инструкции конкретным исполнителям (в виде должностных инструкций, выписок из графиков документооборота и прочего) о порядке и сроках регистрации данных на носителе. Целесообразно использовать систему поощрений и наказаний за надлежащее исполнение исполнителями своих обязанностей. Контрольные мероприятия (ревизии, сверки, инвентаризации и прочее) также снижают риск неэффективной системы сбора и регистрации оперативного факта.

Массив первичной  учётной документации. Совершенствование  данной подсистемы подразумевает достижение следующей цели: все документы, подтверждающие совершение хозяйственной операции, должны иметь юридическую силу.

Среди мероприятий, способствующих повышению эффективности  этой подсистемы, следует выделить следующие. В первую очередь – использование на всех участках учёта унифицированных форм документации. Кроме того:

• создание графиков документооборота и доведение до исполнителей их функций при создании и проверке первичного документа;
• издание распорядительной документации по определению круга лиц, отвечающих за совершение той или иной хозяйственной операции и имеющих право подписи первичных документов;
• контроль со стороны работников бухгалтерии за правильностью оформления первичной документации (вменение в обязанность бухгалтера, производящего обработку документа, этой функции через должностные инструкции и установление ответственности за её несоблюдение);
• проверка службами внутреннего контроля соблюдения требований законодательства в части оформления документации.

Организация работы с документацией. Как и во всех других подсистемах, создание графиков документооборота и доведение их до исполнителей – существенный шаг в плане оптимизации системы организации работы с документами.

Большое количество нарушений в работе с документами, полученными от других предприятий, требует осуществления ряда мероприятий по их предотвращению. В частности, службам, ответственным за совершение хозяйственных операций с другими предприятиями, необходимо давать чёткие инструкции на то, какой должна быть документация, принимаемая ими от других организаций. Это можно сделать, издав распоряжение главного бухгалтера для каждого подразделения организации, сотрудничающего со сторонними фирмами либо имеющего дело с поступающими документами, в котором должны быть прописаны:

• комплектность документации (правильность оформления документов);
• сроки предоставления документации;
• ответственность за несвоевременное или неполное представление первичной документации.

На стадии регистрации  документов в учётных регистрах  во избежание ошибок и нарушений целесообразно использовать метод «служебных записок » - своего рода инструктивный материал для конкретной бухгалтерской службы, описывающей порядок бухгалтерской обработки того или иного документа. В служебной записке должно быть определено:

• какой оперативный факт отражает тот или иной обрабатываемый первичный документ;
• какая информация должна содержаться в правильно заполненном документе;
• какую бухгалтерскую проводку, в каком учётном регистре и в какой срок следует выполнить на основании этого документа.

Кроме того, риск неполного отражения документов в учётных регистрах снижают  сквозная нумерация (предпочтительнее предварительная или автоматическая) и централизованная регистрация поступающих документов.

В плане организации  хранения документов целесообразно использование графиков документооборота и должностных инструкций, а также повышение статуса архивной службы при организации работы с переданными в архив документами (путём издания соответствующих положений об организации архивной службы на предприятии).

При использовании  документов в текущей работе руководству  Управления следует обеспечить правильную организацию доступа к первичным  документам. Поскольку на предприятии  существует автоматизированная система  обработки данных, то правильный доступ к данным будет через систему паролей.

Среда функционирования системы организации первичного учета (далее СОПУ). Среда, в которой  работает СОПУ, - фактор объективный, однако у предприятия есть реальные возможности  усовершенствовать некоторые внутренние факторы, воздействующие на организацию СОПУ. Для этого усовершенствование СОПУ должно быть призвано проблемой, требующей решения. Руководство может реально повлиять на оптимизацию СОПУ через построение автоматизированной системы учёта (в том числе первичного). Полностью автоматизированная система первичного учёта практически устраняет риск таких элементов СОПУ, как создание документа, его первичная обработка и регистрация в учётном регистре.

Государственные меры совершенствования первичного учета.

06.12.2011 г. принят Федеральный Закон N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", нормы которого принципиально меняют существующую систему регулирования российского бухгалтерского учета. В Государственную Думу он поступил еще в июне прошлого года и вот, наконец, принят. Закон N 402-ФЗ вступит в силу 01.01.2013 г., при этом заменив действующий Федеральный закон N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

В соответствии с нормами Федерального закона от 21.11.1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском  учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) все российские юридические лица обязаны вести бухгалтерский учет.

    Федеральный  закон от 06.12.2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском  учете" (Закон N 402-ФЗ) расширяет  сферу действия Закона N 129-ФЗ.

    В дальнейшем действие указанного Закона будет распространяться на:

    1) коммерческие  и некоммерческие организации;

    2) государственные  органы, органы местного самоуправления, органы управления государственных  внебюджетных фондов и территориальных  государственных внебюджетных фондов;

    3) Центральный  банк Российской Федерации;

    4) индивидуальных  предпринимателей, а также адвокатов,  учредивших адвокатские кабинеты, нотариусов и иных лиц, занимающихся  частной практикой;

    5) находящиеся  на территории Российской Федерации  филиалы, представительства и  иные структурные подразделения организаций, созданных в соответствии с законодательством иностранных государств, международные организации, их филиалы и представительства, находящиеся на территории Российской Федерации, если иное не предусмотрено международными договорами Российской Федерации.

Таким образом, ведение бухгалтерского учета в  отличие от действующего в настоящее  время Закона N 129-ФЗ предусмотрено  для индивидуальных предпринимателей, а также адвокатов, нотариусов и  прочих лиц, занимающихся частной практикой. Следовательно, фирмы, применяющие упрощенную систему налогообложения, будут вести бухгалтерский учет в общем порядке, установленном для экономических субъектов. Сегодня, как известно, эта категория организаций, обязана в полном объеме вести лишь бухгалтерский учет основных средств и нематериальных активов, что подтверждает и Минфин Российской Федерации своим Письмом от 13.09.2011 г. N 03-03-06/2/139.¹²

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРАКТИЧЕСКАЯ  ЧАСТЬ

Таблица 1- Остатки  по синтетическим счетам на 01.03.2012 г. по ОАО «Альфа».

Наименование  счета	Сумма, рубли
1	2
01 «Основные  средства»	1 800 000
02 «Амортизация  основных средств»	482 100
10 «Материалы»	40 000
50 «Касса»	5 000
51 «Расчетные  счета»	260 000
60 «Расчеты с  поставщиками и подрядчиками»	81 900
62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»	54 000
68 «Расчеты по  налогам и сборам»	120 000
69 «Расчеты по  социальному страхованию и обеспечению»	25 000
70 «Расчеты с  персоналом по оплате труда»	96 000
71 «Расчеты с  подотчетными лицами»	6 000
80 «Уставный  капитал»	1 070 000
84 «Нераспределенная  прибыль (непокрытый убыток)»	290 000

 

Таблица 2 - Журнал хозяйственных операций ОАО «Альфа»

за январь 2012 г.

Содержание  хозяйственных операций	Сумма, рубли		Корреспонденция
			Дебет	Кредит
1	2		3	4
1. Принят к  оплате счет-фактура №32 от 11.03.200_г. РТП №5 за запасные части к тракторам	26 000		10	60
Учтен НДС по поступившим от РТП №5 запасным частям	4 680		19	60
2. Лимитно-заборная  карта №21 от 12.03.200_г.  Отпущены  материалы в основное производство	34 000		20	10
3. Выписка с расчетного счета от 12.03.200_г.: Платежное поручение №36 от 12.03.200_г. Поступило на расчетный счет от ОАО «Зея» за услуги	50 000		51	62
Денежный чек, приходный кассовый ордер №18 от 12.03.200_г. Поступили в кассу предприятия  деньги для выплаты заработной платы за прошлый месяц	96 000		50	51
Продолжение таблицы 2
1	2		3	4
4. Авансовый  отчет №11 от 12.03.200_г. Поступили  материалы от подотчетного лица  Машкова Ю.И.	5 000		10	71
Учтен НДС по поступившим от подотчетного лица материалам	900		19	71
5. Расходный  кассовый ордер №36 от 15.03.200_г.  Выдана сумма под отчет на  хозяйственные расходы Петрову  Б.И.	4 500		71	50
6. Платежная  ведомость №5 от 12.03.200_г. Выдана  заработная плата за прошлый  месяц	91 000		70	50
7. Выписка с  расчетного счета от 15.03.200_г. Платежное поручение №31 от 15.03.200_г. Оплачен счет РТП №5 за запасные части	30 680		60	51
Платежное поручение  №32 от 15.03.200_г. Перечислена задолженность  в бюджет по налогу на доходы физических лиц	10 400		68	51
Платежное поручение №33 от 15.03.200_г. Перечислена задолженность по НДС	80 600		68	51
Платежное поручение  №34 от 15.03.200_г. Перечислена задолженность  по налогу на имущество	29 000		68	51
Платежное поручение  №35 от 15.03.200_г. Перечислена задолженность  по единому социальному страхованию	25 000		69	51
Объявление  на взнос наличными №9 от 15.03.200_г., расходный кассовый ордер №37 от 15.03.200_г., ведомость депонированной заработной платы №1 от 15.03.200_г. Возвращена на расчетный счет неполученная заработная плата	5 000		51	50
8. Авансовый  отчет №12 от 18.03.200_г. Израсходована  подотчетная сумма Петровым Б.И.  для основного производства	3 500		20	71
9. Приходный  кассовый ордер №19 от 18.01. 200_г.  Возвращена в кассу Петровым  Б.И. неиспользованная подотчетная сумма	1 000		50	71
10. Принят к  оплате счет-фактура №48 от 24.03.200_г.  ОАО «Домострой» за строительные  материалы	32 000		10	60
Учтен НДС по поступившим от ОАО «Домострой»  строительным материалам	5 760	19		60