Первичный учет и его значение в системе управления организацией

• первичные;
• сводные.

Первичные документы  составляются непосредственно в  момент совершения хозяйственной операции. Они имеют юридическую (доказательную) силу, поскольку являются первым формальным доказательством, что операция выполнена. К ним относятся, в частности, накладные,  документы на поступление и отпуск материалов, начисления заработной платы, отгрузку продукции и др.

Сводные документы  составляют на основании первичных  документов, в них отражаются операции, уже оформленные прежде первичными документами.

Сводные документы  составляют для обобщения данных первичных документов с целью  получения укрупненных или новых показателей. Примером могут служить расчетно-платежная ведомость, авансовый отчет, отчет о движении материальных ценностей и др.

Первичные и  сводные учётные документы могут  составляться как на бумажных, так  и машинных носителях информации. Если документ составлен на машинном носителе, то одновременно для других участников хозяйственных операций должна быть подготовлена его копия в бумажной форме. Данное условие сохраняется также при наличии требования правоохранительных органов и органов, осуществляющих контроль в соответствии с действующим законодательством.

По способу  использования документы подразделяются на:

• разовые;
• накопительные.

В разовых документах отражаются (регистрируются) одна или  несколько хозяйственных операций, совершаемых одновременно. Сразу после их составления они могут являться основанием для бухгалтерских записей. К таким документам относятся приходные и расходные кассовые ордера, требования-накладные на отпуск (внутреннее перемещение) материалов и др.

Накопительные документы составляют за определенный период времени (день, декаду и т.д.); они содержат информацию об однородных хозяйственных операциях. К ним относятся лимитно-заборные карты (ведомости) на отпуск материалов, реестры, ведомости, накопительные учетные листы и др. Они позволяют сократить количество заполняемых документов, бухгалтерских записей и тем самым способствуют снижению трудоемкости работы бухгалтерской и других служб организаций.⁴

По месту  составления документы подразделяются на внутренние и внешние.

Внутренние  документы оформляются в организации. Они имеют внутреннее применение. К ним относится подавляющая часть документов, имеющих документов, имеющих обращение на данном предприятии. Это авансовые отчёты подотчётных лиц, табели учёта использования рабочего времени, инвентарные карточки учёта основных средств, приходные ордера и пр.

Внешние документы  составляются на стороне другими  предприятиями и организациями. На входе в данную организацию  они должны быть зарегистрированы. Это счета-фактуры, платёжные поручения  и т.п. Требования, предъявляемые к внутренним и внешним документам, в основном одни и те же. Однако все внешние документы должны быть оформлены на бланках унифицированных форм. При их отсутствии допускается представление документов иной формы, которые должны содержать обязательные реквизиты.

По количеству учетных позиции документы бывают однопозиционные, содержащие одну позицию (наряд на выполнение какой-либо работы), и многопозиционные, состоящие из нескольких позиций и наименований (счет, товарно-транспортная накладная).⁵

По способу  заполнения документы подразделяют на составляемые вручную, на пишущей  машинке и на компьютере.

К документам, заполняемым  вручную, относятся документы внутреннего  пользования. К ним в первую очередь  относятся различного рода разработочные таблицы: начисление износа по малоценным и быстроизнашивающимся предметам, основным средствам, а также накопительные ведомости и пр.

Документы, заполняемые частично механизированным путём, представлены чаще всего в виде макетированных карт. При этом речь идёт не столько о заполнении документов указанным путём, сколько о машинном, скорее техническом, способе измерения хозяйственных операций. С этой целью применяются различного рода приборы и устройства: счётчики, автоматические весы, мерная тара, пишущие электрические и иные машины и т.п.

 

1.3. Форма первичных учётных  документов

 

В зависимости  от характера регистрируемых операций формы документов делятся на типовые  и специализированные.

Типовыми называются формы  документов, предназначенные для  регистрации однородных, широко распространенных хозяйственных фактов, которые имеют место в большинстве предприятий одной или ряда отраслей.

К специализированным относятся  формы документов, служащие для регистрации  операций специализированного узкоотраслевого  характера, имеющих место в отдельных группах организаций или отрасли. 

С целью облегчения обработки  документов, применяемых в бухгалтерском  учете и отличающихся по форме, содержанию, способу отражения фактов хозяйственной  жизни, их группируют по следующим однородным признакам:

1.  Назначению.

2.  Порядку формирования.

3.  Способу использования.

4.  Статусу в системе информационного обеспечения.

5.  Месту составления.

6.  Количеству учетных операций.

7.  Оформлению однородных операций.

8.  Способу заполнения.

Первичные учетные  документы должны содержать все  сведения, необходимые для получения  полного представления о хозяйственной  операции. Требования устанавливаются  Федеральным законом от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

В п. 1 статьи 9 закона установлено законодательное требование документального оформления всех хозяйственных операций, проводимых организацией.

Документ, которым  оформляется проводимая хозяйственная  операция, имеет двойное предназначение:

во-первых, этот документ является оправдательным, т.е. подтверждает факт совершения организацией хозяйственных операций;

во-вторых, документ служит первичным учетным документом, на основании которого производятся записи в бухгалтерском учете.

Одним из важнейших  условий оформления документации является наличие в документах всех сведений, необходимых для оперативной работы, учета и контроля. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации. Под формой документа понимается состав и расположение реквизитов.

В том случае, если форма первичных учетных  документов не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной  учетной документации, такие документы  должны иметь обязательные реквизиты (показатели), которые необходимы для исчерпывающей характеристики хозяйственного факта, изложенного в документе, и придания ему юридической силы. Реквизиты первичных и бухгалтерских документов, принятых к бухгалтерскому учету, предусмотрены действующими нормативными актами и зависят от характера хозяйственных операций.

К обязательным реквизитам относятся:

- наименование  документа;

- наименование организации;

- дата составления документа,  позволяет определить конкретную дату совершения операции, описанной в документе. Датой документа является дата его подписания или утверждения. Оформляется дата документа арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц,

- указание сторон, участвующих  в совершении хозяйственной операции,

- измерители хозяйственной  операции (в количественном и стоимостном выражении),

- содержание хозяйственной  операции,

- наименование должностных  лиц, ответственных за совершение  хозяйственной операции и правильность  ее оформления, личные подписи  и их расшифровки.

- личные подписи указанных  лиц.

Унифицированные формы первичных документов должны применяться в организации без  изменений. Формы первичных документов, не предусмотренных альбомами унифицированных  первичных документов, разрабатываются  организацией самостоятельно. При этом они должны содержать все обязательные реквизиты.

В целях реализации приведенных  законодательных положений об унифицированных  формах первичной учетной документации Правительство РФ Постановлением от 8 июля 1997 г. N 835 "О первичных учетных  документах" возложило на Государственный комитет РФ по статистике функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий.⁶ В названном Постановлении также предусмотрено, что при этом содержание и состав унифицированных форм первичной учетной документации согласовываются Комитетом с Министерством финансов РФ и Министерством экономики РФ.

Во исполнение указанного Постановления Правительства РФ Постановлением Госкомстата России от 29 мая 1998 г. N 57а и Минфина России от 18 июня 1998 г. N 27н утвержден Порядок поэтапного введения в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных форм первичной учетной документации.

С 1 января 1999 г. организации применяют формы первичных учетных документов, содержащихся в Альбоме новых унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденном постановлением Госкомстата России от 30.10.97г. №71а.

Согласно п. 13 Положения  по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н, в зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты, к которым можно отнести номер документа, адрес организации, основания для совершения хозяйственной операции.

При этом все реквизиты  утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа).

Удаление отдельных  реквизитов из унифицированных форм не допускается; вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации; организацией может быть разработана и утверждена организационно-распорядительным документом организации форма первичной документации в случае отсутствия формы в альбоме унифицированных форм Госкомстата России.⁷

Регистрация документа  проводится после его подписания или утверждения. Регистрационный  номер - цифровое или буквенно - цифровое обозначение, присваиваемое документу  для его учета и последующего поиска.

Наряду с  унификацией важное значение имеет  стандартизация документов, под которой понимают установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов.

В настоящее  время существуют следующие унифицированные  формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом России по согласованию с Минфином России и Минэкономразвития России.

По учету  кадров. Например:

N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника  на работу";

N Т-2 "Личная  карточка работника";

N Т-3 "Штатное  расписание";

N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника  на другую работу";

N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику";

N Т-7 "График отпусков";

N Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового  договора (контракта) с работником";

N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в  командировку";

N Т-10 "Командировочное  удостоверение";

По учету  использования рабочего времени  и расчетов с персоналом по оплате труда. Например:

N Т-12 "Табель  учета использования рабочего  времени и расчета заработной платы";

N Т-13 "Табель учета использования рабочего времени";

N Т-49 "Расчетно-платежная  ведомость";

N Т-51 "Расчетная ведомость";

N Т-53 "Платежная ведомость";

N Т-54 "Лицевой счет".

По учету  работ в капитальном строительстве  и ремонтно-строительных работ.

Постановлением Госкомстата  России от 11 ноября 1999 г. N 100 утверждены формы (введены в действие с 1 января 2000 г.). Например:

N КС-2 "Акт  о приемке выполненных работ";

N КС-6а "Журнал учета  выполненных работ";

По учету  продукции, товарно-материальных ценностей  в местах хранения.

Постановлением Росстата от 9 августа 1999 г. N 66 утверждены формы (введены в действие с 1 января 2000 г.).⁸ Например:

N МХ-1 "Акт  о приеме-передаче товарно-материальных  ценностей на хранение";

N МХ-2 "Журнал  учета товарно-материальных ценностей,  сданных на хранение";