Первичные документы и бухгалтерская отчетность

- Нейтральности  информации. Информация не должна  оказывать влияния на формирование  определенного суждения с целью  заранее запланированного результата.

 Информация  не является нейтральной, если  посредством отбора или формы  представления она влияет на  решения и оценки пользователей  с целью достижения предопределенных  результатов или последствий.

- Целостности.  Организация должна включать  в бухгалтерскую отчётность показатели  деятельности всех филиалов, представительств  и иных подразделений.

- Последовательности  представления. Организация должна  придерживаться принятых ею содержания и формы бухгалтерской отчетности последовательно от одного отчётного периода к другому.

 Изменение  принятых содержания и формы  бухгалтерского баланса, отчета  о прибылях и убытках и пояснений  к ним допускается в исключительных  случаях, например, при изменении  вида деятельности.

- Сопоставимости. Пользователи отчетности должны  иметь возможность сравнивать  информацию за различные периоды  времени у одного предприятия  и за один период времени  у разных предприятий. 

 Если данные за период, предшествующий отчетному, несопоставимы с данными за отчетный период, то первые из названных данных подлежат корректировке исходя из правил, установленных нормативными актами по бухгалтерскому учету.

- Оформления. Бухгалтерская отчётность должна  быть составлена на русском  языке, в валюте Российской  Федерации.

 Бухгалтерскую  отчётность подписывает руководитель  и главный бухгалтер организации.[9,c 98]

Итоги по параграфу, в связи с широким кругом потребителей информации, возникает необходимость в соблюдении целого ряда правил, позволяющих избежать разночтений и неадекватного восприятия содержащихся в отчетности сведений. Общие требования по составлению бухгалтерской отчетности содержатся в ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации». В соответствии с ним в состав бухгалтерской отчетности входит: бухгалтерский баланс; отчёт о прибылях и убытках; отчёт о движении денежных средств; приложение к бухгалтерскому балансу ;отчет о целевом использовании полученных средств ;пояснительная записка; аудиторское заключение. Рассмотрены требования, предъявляемые к отчетности, такие как: достоверность и полнота; понятность; целостность; последовательность представления; сопоставимость; оформление.[14,c 27]

 

 

 

 

Результат по главе " Теоретические аспекты раскрытия информации о бухгалтерской отчетности" можно сделать ряд выводов:

Все хозяйственные  операции, проводимые учреждением, должны оформляться оправдательными документами. Оправдательные документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания

Поступившие в бухгалтерию первичные учетные  документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных учетных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.Проблемы, ошибки и методы  их устранения в первичных  документах бухгалтерской отчетности.

2.1Типичные ошибки при  оформлении первичных документов

При расчете  с контрагентами после перечисления денежных средств у другой стороны  договора возникает обязанность  по отгрузке продукции (товаров, работ, услуг) и оформлению документов, которые  служат экономическим оправданием  и подтверждением совершенных организацией расходов. При этом особое внимание должно уделяться правилам оформления первичных документов.

Рутинная, казалось бы, операция принятия расходных  документов к учету может привести к неоднозначным ситуациям.

Несмотря  на имеющееся множество инструкций и указаний по заполнению первичных документов, постоянно возникают различные трудности.[19]

Рассмотрим  типичные ошибки, допускаемые при  заполнении товарной накладной N ТОРГ-12, утвержденной Постановлением Госкомстата  России от 25.12.1998 N 132. Эта накладная  является унифицированной формой первичного документа, являющегося основанием для списания товарно-материальных ценностей (ТМЦ) у сдающей стороны  и оприходования ТМЦ у принимающей стороны. Применение унифицированных форм первичной учетной документации регламентируется Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н (далее - Приказ N 34н).

Указание полных реквизитов

Если  адрес грузополучателя и плательщика  не совпадает, нередкой ошибкой является указание адреса доставки в обеих  графах, тогда как правильным является указание в графе "Плательщик" юридического адреса, а в графе "Грузополучатель" - фактического адреса доставки товара.

Не всегда из-за экономии времени заполняются  данные о банковских реквизитах контрагентов.

 

В п. 13 Приказа N 34н перечислены обязательные реквизиты, которые должны содержать первичные  учетные документы. При этом необходимо обратить особое внимание на положение абз. 2 п. 13 данного Приказа, согласно которому первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, и утверждены организацией, должны содержать обязательные реквизиты в соответствии с требованиями абз. 1 настоящего пункта.

В НК РФ предусмотрено, что налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму  произведенных расходов, а расходами  признаются обоснованные и документально  подтвержденные затраты, т.е. затраты, подтвержденные документами, которые  оформлены в соответствии с законодательством  Российской Федерации, либо документами, составленными по обычаям делового оборота (применяемыми в иностранном  государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы).

По формальным основаниям при незаполнении каких-либо реквизитов, предусмотренных унифицированной формой документа (в частности, ИНН, КПП, банковских реквизитов грузоотправителя и грузополучателя в товарной накладной по форме N ТОРГ-12), документ не будет считаться правильно оформленным.

Как показывает судебная практика (Постановления ФАС  Восточно-Сибирского округа от 17.11.2010 по делу N А33-22358/2009, от 24.09.2010 по делу N А19-28836/09), незаполнение банковских реквизитов грузоотправителя и грузополучателя не свидетельствует об отсутствии факта совершения соответствующей операции. Вместе с тем отсутствие указанных реквизитов может стать причиной для судебного спора с налоговыми органами, которые посчитают это достаточным основанием для отказа в возмещении НДС.

 

Поэтому самый простой способ избежать возможных  разногласий с налоговым органом - полное и корректное заполнение всех реквизитов товарной накладной.[6]

Подпись неустановленного лица

Примерами некорректного оформления первичных  документов могут служить несоответствие подписи уполномоченного лица расшифровке  или отсутствие расшифровки, а также  подписание первичных документов неустановленным  лицом или использование факсимильной подписи. Это нарушение может  выглядеть по-разному, но последствия  всегда имеет неприятные.

Одним из обязательных для наличия и заполнения реквизитов, обусловленных законодательством, является наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной  операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники). Требование на первый взгляд всем понятное и простое, но условием его надлежащего исполнения является жесткий контроль за поступающей документацией, так как не все контрагенты добросовестно относятся к заполнению реквизитов первичных документов.

Бывает, что в организациях с большим  документооборотом генеральный  директор и главный бухгалтер  физически не могут подписывать  отгрузочные документы и издают приказ (доверенность), по которому право  подписи этих документов делегируется другим лицам (кладовщикам, менеджерам и т.п.). Они же, подписывая накладные, не указывают номер доверенности (приказа), дающий полномочия на подписание документов, а также не делают расшифровку  своей подписи, зачастую оставляя незаполненным  вбитые в печатную форму Ф.И.О. генерального директора и (или) главного бухгалтера. Это и называется подписью неустановленного лица: если расшифровки в документах стоят разные, а подпись одна и  та же.[5]

 

Иногда  на накладных вместо оригинальной подписи  шариковой ручкой ставят факсимиле  генерального директора (главного бухгалтера) и считают документ оформленным. В Определении ВАС РФ от 07.02.2008 N 653/08 отмечено, что накладная является первичным учетным документом, который  составляется по установленной форме  и должен содержать обязательные реквизиты, в том числе личные подписи лиц, ответственных за проведение хозяйственных операций. Рассматривая спор по делу, нижестоящий суд указал, что истцом не представлено письменного  соглашения сторон об использовании  при совершении сделок, в том числе  оформлении товарных накладных, факсимильного  воспроизведения подписи. Кроме  того, законом и иными правовыми  актами не предусмотрена возможность  использования факсимиле на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. К  таким документам в том числе относятся и товарные накладные по форме N ТОРГ-12, поскольку они являются первичной учетной документацией по учету торговых операций [17,18]

Судебная  практика неоднозначна: в некоторых  случаях суд подтверждает правомерность  принятия сумм по товарной накладной  на расходы при отсутствии расшифровки  подписи уполномоченного лица, но есть и случаи отказа в налоговом  вычете со ссылкой на то, что документ подписан неустановленным лицом. В  каждой конкретной ситуации руководитель должен на свой страх и риск принимать  решение о включении сумм в  расходы по оформленным таким  образом накладным. Проще и безопаснее, однако, попросить контрагента поставить  расшифровку подписи. Если подписавшее  накладную лицо не является руководителем  организации, указать документ (доверенность, приказ), по которому право подписи  имеет данный сотрудник.

 

 

 

 

Рассмотрев  некоторые аспекты оформления первичных документов и обратив внимание на наиболее распространенные ошибки, приведем простые правила оценки первичного документа на предмет правильности оформления, ведь не всегда "первичку" принимает опытный бухгалтер:

1) проверить  соответствие указанных в накладной номенклатуры и количества товара реально полученным;

2) убедиться  в наличии печати и подписей - если в расшифровках стоят  разные фамилии, а подпись в  обоих случаях одна - это, скорее  всего, подпись доверенного лица, но без указания приказа или  доверенности она может быть  рассмотрена как подпись неустановленного  лица и накладная будет признана  недействительной. Помнить, что не  допускаются факсимиле подписей;

3) проверить  полноту реквизитов грузополучателя,  грузоотправителя, поставщика и  плательщика, в том числе банковских. В случае если адрес доставки  отличается от адреса плательщика,  в графе "Плательщик" должен  быть указан юридический адрес  организации, а в графе "Грузополучатель"-фактический адрес доставки.[18]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2Исправление ошибок  в первичных документах

1.Банковские  документы и кассовые документы, (приходные и расходные кассовые  ордера).

Исправления, подчистки и помарки, а также  использование корректирующей жидкости в банковских документах, приходных  кассовых ордерах и квитанциях к  ним, а также в расходных кассовых ордерах и заменяющих их документах не допускаются.

При обнаружении  ошибки кассовые и банковские документы  не могут приниматься к исполнению и должны быть составлены заново.

Испорченные или неправильно заполненные  кассовые документы не уничтожаются, а перечеркиваются и прилагаются  к кассовому отчету (ведомости, реестру) за тот день, в котором они выписаны

2.Остальные первичные документы.

В остальные  первичные учетные документы  исправления могут вноситься  лишь по согласованию с участниками  хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех  же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Правила внесения исправлений в первичных  документах, созданных вручную (за исключением  кассовых и банковских):

• зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;
• нужно зачеркивать всю сумму, даже если ошибка допущена в одной цифре;
• над зачеркнутым надписывается исправленный текст или сумма;
• на полях соответствующей строки делается оговорка «Исправлено» за подписью лиц, подписавших ранее документ (п.5 ст.9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»), а также проставляется дата исправления. При необходимости подписи заверяются печатью организации;
• если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности. [1]