Первичные документы и бухгалтерская отчетность

Сочетание в одном документе признаков  нескольких видов документов упрощает их учетную обработку, сокращает  количество документов и затраты  на их приобретение.  

Комбинированные документы составляют для уменьшения числа документов по хозяйственным  операциям, которые повторяются  в организации многократно в  течение короткого периода.

По способу / порядку составления различают первичные и сводные документы.

Первичными называются документы, которые отражают все хозяйственные операции непосредственно в момент их совершения. Они являются первым формальным доказательством того, что данные операции действительно выполнены. К первичным документам относятся кассовые приходные и расходные ордера, накладные, приемо-сдаточные акты, наряды, квитанции и т.п. Примером первичного документа может также служить приходный ордер. Он составляется при поступлении материалов на склад и свидетельствует о выполнении кладовщиком данного ему распоряжения об их приеме.

Сводными называются документы, составляемые на основе первичных документов. В них отражаются операции, ранее уже оформленные соответствующими первичными документами.      Составление вторичных документов напрямую не связано с хозяйственными операциями, в них лишь регистрируются эти операции по данным первичных документов.

Сводные документы позволяют уменьшить  количество записей в счетах бухгалтерского учета. К сводным документам относятся  разработочные таблицы, группировочные ведомости, ведомости распределения расходов, отчеты (ведомости) о движении продуктов и материалов, авансовый отчет и др. Авансовый отчет заполняется на основании первичных документов, где указываются все расходы, произведенные подотчетным лицом. К числу сводных документов относятся также расчетно-платежные ведомости по заработной плате или ведомости выпуска готовой продукции, различные внутренние отчеты (например, отчет о движении материальных ценностей по складу) и др. Все эти документы обязательно содержат дополнительные данные, помимо тех, которые имеются в первичных документах, явившихся базой для их составления.[7,c 148]

По способу отражения  хозяйственных операций документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы отражают одну или одновременно несколько хозяйственных операций. Отличительная черта этих документов – сразу же после составления они передаются в бухгалтерию и могут служить основанием для бухгалтерских записей. Например, приходных ордер по материалам, ведомости распределения расходов, калькуляции, накладные, приемо-сдаточные акты, кассовые ордера, денежные чеки и т.п.

Накопительные документы служат для оформления однородных операций, совершаемых на предприятии в разное время (за неделю, декаду, полмесяца). Их составляют с целью уменьшения числа выписываемых документов по тем операциям, которые производятся на предприятии многократно в течение короткого времени. Например, дневной заборный лист на отпуск сырья, лицевые счета по заработной плате, табель учета рабочего времени, ведомость выполненных работ и т.п.[18]

По месту составления документы делят на внутренние и внешние.Внутренние документы составляют внутри предприятия. Ими оформляются хозяйственные операции, совершаемые только внутри предприятия. Эти документы не выходят за пределы предприятия, например, расчетно-платежные ведомости, приходные и расходные кассовые ордера и др.

Внешние документы составляют вне данного предприятия и ими оформляются операции, осуществляемые между предприятиями. Например, счета, накладные, счета-фактуры контрагентов.

Отдельные внутренние документы в  результате совершаемых хозяйственных  операций становятся внешними, например, денежные чеки, платежные поручения. При заполнении внутренних документов достаточно указать только обязательные реквизиты, а при составлении  внешних документов необходимо еще  добавить дополнительные реквизиты  документов для полноты характеристики хозяйственной операции.

По качественным признакам документы могут быть полноценными и неполноценными. Полноценным является такой документ, который составлен по установленной форме, имеет все обязательные реквизиты и правильно отражает действительно совершенную и законную хозяйственную операцию. Документ, не удовлетворяющий этим требованиям, является неполноценным.

Делая вывод, по данному параграфу, хочется отметить, что в составе документов бухгалтерского учета различают : отчетные документы. учетные регистры и первичные документы. Подробнее про первичные документы. Первичный учетный документ–это имеющее юридическую силу письменное свидетельство совершения хозяйственной операции. Классификацию первичных документов проводят по следующим признакам: по назначению по степени обобщения; по способу охвата фактов хозяйственной жизни; по месту составления; по количеству учетных позиций; по характеру фактов хозяйственной жизни.[12,c 234-235]

1.2. Понятие о бухгалтерской  отчетности, ее значение, виды

Бухгалтерская (финансовая) отчетность содержит сведения о состоянии имущества организации и источников его формирования на отчетную дату, а также о результатах финансово-хозяйственной деятельности за отчетный период. Правила ее составления и представления определяются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» и нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации и являются обязательными для всех организаций. Показатели бухгалтерской (финансовой) отчетности выражаются только стоимостными измерителями, что позволяет их сравнивать и составлять сводные, а также консолидированные отчеты. Бухгалтерская (финансовая) отчетность составляется на основании данных бухгалтерского учета, собранных на синтетических и аналитических счетах. Это обеспечивает ее повышенную достоверность, поскольку формирование информации на счетах осуществляется с использованием таких способов первичного бухгалтерского наблюдения, как документирование, двойная запись и инвентаризация.

Отчетность  организаций классифицируют по видам, периодичности составления, степени обобщения отчетных данных.

По видам  отчетность подразделяется на оперативную, статистическую, налоговую и бухгалтерскую.

Оперативная отчетность содержит различные сведения о деятельности организации за короткие промежутки времени. Правила ее составления  и представления определяются каждой организацией самостоятельно. Показатели оперативной отчетности выражаются разными измерителями и формируются  преимущественно на основе данных первичных  бухгалтерских документов и оперативных  сведений, которые могут и не иметь  документального подтверждения. Пользователями оперативной отчетности могут быть только работники организации.[10,c 14]

Статистическая  отчетность содержит сведения об идеальных  составляющих финансово-хозяйственной  деятельности организации. Правила  ее составления и представления  определяются Государственным комитетом  по статистике РФ. Статистические показатели выражаются разными измерителями. Они интегрируют информацию статистического, бухгалтерского и оперативного учета.

Налоговая отчетность содержит сведения, необходимые  для  исчисления налогов, и данных об уплаченных налогах. Правила ее составления  и представления определяются Министерством  РФ по налогам и сборам. Показатели налоговой отчетности выражаются только стоимостными измерителями. Налоговая  отчетность может быть составлена на основе данных бухгалтерского учета, приведенных  в соответствии с налоговым законодательством, или на основе отдельно организованного  налогового учета.

Бухгалтерская отчетность – единая система показателей, отражающих состояние имущества  организации и источников его  формирования на отчетную  дату, а  также результаты финансово-хозяйственной  деятельности организации за отчетный период.

Отчетная  дата – дата, по состоянию на которую  организация должна составлять бухгалтерскую  отчетность.

Отчетный  период – период, за который организация  должна составлять бухгалтерскую отчетность.

Цель  бухгалтерской отчетности – обобщение  учетных данных за определенное время  и представление их в наглядной  форме заинтересованным пользователям.

В зависимости  от периодичности составления бухгалтерская  отчетность подразделяется на годовую и промежуточную (текущую, периодическую).

Годовая бухгалтерская отчетность составляется за отчетный год. Она содержит наиболее полный комплекс показателей, характеризующих  финансово-хозяйственную деятельность организации.

Промежуточная бухгалтерская отчетность составляется за месяц или квартал нарастающим  итогом и содержит, как правило, меньше показателей, чем годовая.

Квартальная бухгалтерская отчетность, как и  годовая, является обязательной для  предъявления внешним пользователям. Другие виды промежуточной отчетности составляются по усмотрению организации  для внутреннего пользования.

В зависимости  от степени  обобщения информации различают первичную (собственную), сводную и консолидированную  бухгалтерскую отчетность.

Первичная бухгалтерская отчетность – бухгалтерская  отчетность одной организации, которая  представляет собой самостоятельное  юридическое лицо.

Сводная бухгалтерская отчетность – бухгалтерская  отчетность организации как самостоятельного юридического лица, но имеющей филиалы, представительства и иные структурные  подразделения. Составляется такая  отчетность построчным суммированием  отчетных данных головной организации  и всех подразделений, выделенных на отдельные балансы.

Консолидированная бухгалтерская отчетность – бухгалтерская  отчетность группы взаимосвязанных  организаций, каждая из которых является самостоятельным юридическим лицом. Составляется такая отчетность на основе первичной бухгалтерской отчетности организаций, входящих в группу, путем  обобщения соответствующих данных по определенным правилам.[11,c 85]

Подводя итог данному параграфу, можно сделать вывод о том, что данные бухгалтерской отчетности используются для различных целей на разных уровнях управления. Систематическое изучение бухгалтерских отчетов раскрывает причины достигнутых успехов, а также недостатков в работе предприятия, помогает наметить пути повышения эффективности его деятельности. Бухгалтерская отчетность является основой объективной оценки хозяйственной деятельности предприятия, базой текущего и перспективного планирования, действенным инструментом для принятия управленческих решений.

1.3. Состав бухгалтерской отчетности в соответствии с нормативными актами РФ. Требования, предъявляемые к бухгалтерской отчетности в России.

Бухгалтерская отчетность – это совокупность отчетов, основанных на достоверных данных текущего бухгалтерского учета, являющихся его  продолжением и результатом. Все  бухгалтерские отчеты тесно связаны  с балансом, они развивают и  дополняют систему балансовых показателей. Ряд отчетов представляет собой  детализацию и расшифровку отдельных  статей баланса. 

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском  учете» (от 21.11.96 г. № 129-ФЗ) и Положением по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99) годовая бухгалтерская отчетность организаций, за исключением отчетности бюджетных организаций, состоит из:

1. бухгалтерского баланса (форма №1);
2. отчета о прибылях и убытках (форма №2);
3. отчета об изменениях капитала (форма №3);
4. отчета об движении денежных средств (форма №4);
5. приложения к бухгалтерскому балансу (форма №5);
6. аудиторского заключения, подтверждающего достоверность бухгалтерской отчетности организации, если она в соответствии с федеральными законами подлежит обязательному аудиту;
7. пояснительной записки.[1,2]

Рекомендуемые формы бухгалтерской отчетности организаций, а также указания о  порядке их заполнения утверждаются Министерством финансов Российской Федерации.

При определении  содержания составляющих бухгалтерской  отчетности организациям рекомендовано  учитывать перечень сведений, которые  согласно действующим положениям по бухгалтерскому учету подлежат раскрытию  в определенных формах бухгалтерской  отчетности.

Бухгалтерская отчетность должна давать достоверное и полное представление  об имущественном и финансовом положении  организации, его изменениях, а также  о финансовых результатах ее деятельности. В законе «О бухгалтерском учете» и ПБУ 4\99 «Бухгалтерская отчетность организации» сформулированы основные требования к бухгалтерской отчетности.

К бухгалтерской  отчетности предъявляется ряд требований:[15,c 203-204]

- Достоверности  и полноты. Достоверной и полной  считается бухгалтерская отчётность, сформированная в соответствии  с правилами, установленными нормативными  актами по бухгалтерскому учёту.

 Если  при составлении бухгалтерской  отчетности организацией выявляется  недостаточность данных для формирования  полного представления о финансовом  положении организации, финансовых  результатах ее деятельности  и изменениях в ее финансовом  положении, то в бухгалтерскую  отчетность организация включает  соответствующие дополнительные  показатели и пояснения.

- Понятности  – отчетность должна быть понятна  пользователям.