Отчетность материально-ответсвенных лиц в общественном питании

      Ежедневно накануне дня приготовления блюд заведующий производством (бригадир) составляет план-меню, в котором указываются наименование и номера блюд по сборнику рецептур (по технологической карточке); их количество, планируемое к отпуску; в случае необходимости дается краткая характеристика блюд и гарниров. 

      План-меню составляется в одном экземпляре и подписывается заведующим производства (бригадиром). В соостветствии с планом-меню, утвержденным руководителем предприятия, заведующий производством (бригадир) рассчитывает количество продуктов, необходимых для приготовления запланированного ассортимента блюд. На основании этого расчета и с учетом имеющегося на производстве (кухне) остатка сырья и продуктов заведующий производством (бригадир) выписывает в одном экземпляре требование на отпуск продуктов. Требование в кладовую служит основанием для выписки товарной накладной на отпуск сырья (продуктов) из кладовой.

      Первый  экземпляр товарной накладной с  подписями заведующего складом (кладовщика) и заведующего производством (бригадира) является основанием для оприходования сырья (продуктов) на производстве.

      В случае необходимости получения  определенного количества сырья  и продуктов в течение рабочего дня (смены) заведующий производством (бригадир)выписывает дополнительное требование.

      Отпуск  готовых изделий в филиалы, буфеты, мелкорозничную торговую сеть, а также в раздаточную, если она отделена от производства, оформляется дневным заборным листом. Дневной заборный лист, выписанный бухгалтерогм (2 экземпляра, под копирку) на каждое материально ответственное лицо, получающее продукцию из производства (кухни), подписывается главным бухгалтером и директором предприятия (или лицами, уполномоченными), регистрируется в специальном журнале и под расписку в нем передается завдующему производством (бригадиру). При отпуске продукции из кухни в раздаточную, филиалы, буфеты, мелкорозничную сеть заведующий производством (бригадир) или лицо, им уполномоченное, проставляет в отдельной графе заборного листа время отпуска и количество переданных блюд (продукции). Заборный лист заполняется в 2 экземплярах; оба экземпляра этого документа подписываются в соответствуюей графе, фиксирующей очередной отпуск, заведующим производством (бригадиром) и лицом, получившем продукцию. Первый экземпляр заборного листа находится у лица, получающего изделия кухни, второй – у заведующего производством (бригадира).

      По  окончании рабочего дня (смены) заборный лист «закрывается», т.е. в нем проставляется количество возвращенных (нереализованных) блюд и изделий; подсчитывается итоговое количество отпущенной продукции; определяется стоимость ее по учетным ценам производства и по ценам фактической реализации. При этом стоимость отпущенной продукции по продажным ценам фиксируется прописью. Заборный лист подписывается заведующим производством (бригадиром) и лицом, получившим готовые изделия. Первый экземпляр заборного листа передается лицу, получавшему изделия кухни, второй остается у заведующего производством (бригадира).

      Передача  изделий в филиалы, буфеты, в мелкорозничную торговую сеть один раз в день (смену) оформляется товарной накладой с указание в ней времени (часов) отпуска.

      Руководитель  предприятия или лица, уполномоченные, обязаны систематически проводить  контролирующие проверки соответствия фактического количества отпущенных изделий кухни в филиалы, раздаточные, буфеты и мелкорозничную сеть количеству, указанному в дневных заборных листах и товарных накладных; в этом случае в документе делается отметка о контрольной проверке. При обнаружении расхождений в количестве фактически отпущенной продукции и количестве, указанном в документе, составляется акт для привлечения виновных в этом лиц к ответственности.

      Материальная  ответственность на предприятиях общественного питания может быть индивидуальной или бригадной (коллективной). Подписав договор о материальной ответственности, работник подтверждает, что он в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности персонала берет на себя полную материальную ответсвенность за сохранность принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию в результате как умышленных действий, так и небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

      Форма отчетности материально ответственного лица (бригадира) и сроки ее представления определяется администрацией предприятия исходя из особенностей его деятельности, организации аналитического учета движения товаров, степени автоматизации этого учаска счетной работой и других условий.

      Материально ответсвенные лица производства в сроки, установленные учетной политикой предприятия, представляют в бухгалтерию отчет о движении продуктов и тары на кухне. Отчетность о реализованной и выпущенной прзводством продукции может составляться в натурально-стоимостном или только в стоимостном выражении.

      Если  на предприятиях общественного питания (рестораны, кафе, закусочные и др.) специальные компьютерные программы и форма расчетов с потребителями позволяют получать данные об отпуске и реализации изделий кухни по отдельным наименованиям, то ежедневно составляется акт о реализации и отпуске изделий кхни в натурально-стоимостном выражении. Акт составляется на основании кассовых чеков, накладных, дневных заборных листов и других документов. Изделия группируются в акте по видам продукции, а также по видам реализации и отпуска (реализация за наличый расчет, отпуск в буфеты и мелкорозничную сеть и т.п.) и учитываются по двум ценам: продажной и учетной цене производства.

      Первая  цена позволяет определить сумму  выручки за реализованные изделия, а по второй цене исчисляется стоимость израсходованного сырья, подлежащего списанию с материально ответственных лиц производства.

      Если  на предприятии общественного питания  применяется самообслуживание, то ежедневно составляется акт о продаже и отпуске изделий кухни в стоимостном выражении. Акт составляет комиссия на основании кассовых чеков, накладных, дневных заборных листов и других документов о реализации и отпуске изделий кухни. В акте выделяют сумму реализованной за наличный расчет обеденной продукции, а также отпуск продукции работникам предприятия, в буфеты, филиалы и др.

      На  предприятиях общественного питания, реализующих в дневное время  обеденную продукцию с наценкой, установленной для ІІ категории, реализацию и отпуск изделий кухни оформляют отдельными актами.

      Заведующий  производством в отчете о движении продуктов и тары на кухни движение и остатки продуктов указывает  по ученым (продажным) ценам. Наличие  и движение тары отображаються на лицевой стороне отчета в стоимостном выражении, а на оборотной стороне – в натурально-стоимостном выражении. Остатки на начало дня заполняются по данням предыдущего отчета. Записи о поступлении продуктов и тары составляется на основании накладних и других приходных документов. Расход продуктов определяется на основании акта о продаже и отпуске изделий кухни, дневных заборных листов, накладних на возврат продуктов в кладовую и других расходных документов, не включеннях в акты. Остаток продуктов и тары на конец дня определяется расчетным путем: к остатку на начало дня прибавляется поступление продуктов и вычитают расход. Отчет составляется в двух екземплярах, первый из них с приложенными приходными и расходными документами сдается в бухгалтерию под расписку на втором экземпляре, остающемся у заведующего производством. В бухгалтерии отчеты материально ответственных лиц проверяют на предмет целесообразности совершенных операций. Кроме того, проверяются правильность оформления приходных и расходных документов, цены, таксировка.

      Проверенные отчеты и приложенные к ним документы с указаним корреспонндирующих счетов бухгалтерського учета служат основаним для записей в учетные регистры. 

 ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ УЧЕТА И ОТЧЕТНОСТИ  

       Прием ценностей, оформление документов, ведение  учета  и    представление  отчетности  о  движении ценностей  осуществляется  в    установленном порядке.

       Плановые   инвентаризации   ценностей,   переданных    и    находящихся под отчетом материально ответственных лиц (членов    бригады),    проводятся   в   сроки,   установленные   правилами.

       При  приеме  на работу лиц с индивидуальной  материальной    ответственностью,  уходе их  в отпуск,  возвращении из  отпуска,    продолжительной болезни и увольнении  инвентаризация   ценностей    проводится в обязательном порядке.

       Примечание.  Если  по  состоянию  здоровья или  другим  причинам    работник  не  может лично передать числящиеся за ним ценности,  их    передача производится комиссией в установленном порядке.

       Внеплановые инвентаризации проводятся при смене бригадира,    выбытии из бригады более пятидесяти процентов ее членов,  а также    по требованию одного или нескольких членов бригады.

       При  приеме в бригаду или выбытии из ее состава отдельных    членов  бригады (кроме бригадира), а также при уходе в отпуск  и    возвращении их  из  отпуска вопрос  о необходимости   проведения    инвентаризации  решается бригадой совместно с этими работниками и    по согласованию с администрацией.

       В   случае,   когда   по  решению бригады,  согласованному   с    администрацией,  инвентаризация не  проводится,  работником  дается    письменное  согласие о принятии полной материальной ответственности    без проведения  инвентаризации  следующего  содержания:  "Согласен    принять материальную ответственность за сохранность ценностей без    проведения инвентаризации" или "Согласен на выбытие из бригады без    проведения  инвентаризации",  далее следует подпись работника и    дата.

       Согласие членов бригады о принятии материальной ответственности    без   проведения  инвентаризации  оформляется протоколом  собрания    членов  бригады или их подпиской следующего содержания:  "Согласны    на  прием в бригаду (или выбытие из бригады) тов. ___________  без    проведения  инвентаризации" с указанием даты. После этого  вносятся    изменения в списочный состав бригады. При смене бригадира или уходе его в очередной отпуск проведение    инвентаризации обязательно. При  возвращении бригадира из очередного отпуска, а также при    временном выбытии бригадира из состава бригады по другим  причинам    (болезнь,  командировка и др.) инвентаризация ценностей проводится    при условии,  если  этого потребует администрация,  бригадир  или    члены бригады.

       При  бригадной  материальной  ответственности  работников    только  за  ценности, находящиеся в торговом зале,  может быть  установлена упрощенная  отчетность  бригад    торгового зала  перед заведующим (директором) магазином (отделом,    секцией),  по  форме "Дневные  заборные  листы"  с    добавлением к ней граф об общих данных остатков товаров на  начало    и конец дня, суммы торговой выручки и расписки лица, принявшего от    бригады выручку (для предприятий, где деньги получают продавцы).  В   этих  случаях  заведующий  (директор)  магазином  (отделом,

секцией) составляет отчет о движении ценностей в целом по магазину (отделу, секции), включая операции    торгового   зала,   с расшифровкой  остатков  товарно-материальных    ценностей   отдельно   по каждой  бригаде.   Отчет   подписывается    заведующим (директором) магазином и бригадирами.  Заведующий  (директор)  магазином  (отделом,  секцией)   обязан    проверять правильность  и своевременность составления бригадами    заборных  листов и вести оперативный контроль    за  сохранностью ценностей в подотчетных ему бригадах, в частности,    путем установления и соблюдения лимита переходящих остатков,  а в    необходимых    случаях    проводить   в    установленном    порядке    инвентаризацию  находящихся  у  них ценностей.  При  инвентаризации    результаты  проверки ценностей определяются по  каждой  бригаде;  в    случае   установления  недостачи учитываются нормы   естественной    убыли.

       В тех случаях, когда в бригаде  установлена недостача ценностей,    акт   о   результатах проверки  ценностей по  бригаде вместе   с    инвентаризационными   описями   заведующий   (директор)   магазином    передает в бухгалтерию предприятия.

       Заборные  листы должны храниться:  первые    экземпляры  -  у  бригадира,  вторые -  у  заведующего  (директора)    магазином в течение одного месяца после выведения и утверждения    результатов очередной инвентаризации  ценностей,  а   в   случаях    выявления   недостач  -  до  окончательного   решения   вопроса   о    возмещении ущерба.

       Введение бригадиром отчетности членов бригады  перед  ним    ("внутреннего подотчета") не допускается.

       Если  продажа  товаров производится  отдельными членами  бригады    вне основного места работы (с люков, из корзин, с тележек), то они    отчитываются  за  полученные  ценности перед бригадой.  Оформление    отпускаемых товаров и тары  производится  на  бланках расходно-    приходных накладных. В этих  случаях бланки    должны  учитываться как документы строгой отчетности,  и  работники    обязаны ежедневно полностью сдавать в кассу по приходному  ордеру    или квитанции   наличные  деньги  и    возвращать остатки товаров и тару бригаде.