Основные задачи аудита

Вместе с  тем осуществляется сверка документов, прилагаемых к авансовому отчету, с данными, отраженными в авансовом  отчете.

Детальная проверка отдельных  расчетных операций с подотчетными лицами. Аудитор должен обратить внимание на учет поступления материально-производственных запасов через подотчетных лиц, командировочных расходов, расходов на приобретение горюче-смазочных материалов, представительских расходов.

При поступлении  материально-производственных запасов  через подотчетных лиц к авансовому отчету должны быть приложены платежный  и расчетный документы (товарный чек, накладная, кассовый чек, квитанция  к приходному кассовому ордеру). В товарных чеках и накладных  должны быть приведены наименования приобретенных материально-производственных запасов. Аудитор отмечает производственный характер произведенных расходов.

В процессе документальной проверки авансовых отчетов детальному аудиту подлежат командировочные расходы. При проверке командировочных расходов необходимо проконтролировать наличие  документов, подтверждающих командировочные  расходы: приказа (распоряжения) о направлении  работника в командировку по форме  № Т-9 и командировочного удостоверения  по форме № Т-10. Данные документы  должны составляться по установленным  Постановлением Госкомстата от 05.01.04 г. № 1 унифицированным формам. Аудитор  должен обратить внимание на наличие  подписей и печатей в командировочном  удостоверении.

Важным внутренним первичным документом является служебное  задание для направления в  командировку и отчет о его  выполнении по форме № Т-10а. Этот документ применяется для оформления и учета служебного задания для  направления в командировку, а  также для отчета о его выполнении. Служебное задание подписывается  руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый  работник, и утверждается руководителем  организации или уполномоченным им лицом, а затем передается в  кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в  командировку по форме № Т-9. Лицом, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной  работе, который согласовывается  с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10) и авансовым отчетом.

Особую важность имеет форма № Т-10а «Служебное задание для направления в  командировку и отчет о его  выполнении» с точки зрения определения  источника финансирования расходов на командировку и признания данных расходов как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения.

Проверяется наличие оправдательных документов, подтверждающих командировочные расходы (счет, счет-фактура гостиницы, кассовый чек, квитанция к приходному кассовому  ордеру об оплате услуг гостиницы; железнодорожные, автобусные или авиабилеты, талоны об оплате постельных принадлежностей, талоны об оплате стоянки автомобилей, талоны об оплате права въезда на территорию города и др.).

Пример. Аудитор установил, что сумма командировочных расходов за отчетный год составляет 50 000 рублей. Эта сумма была обоснована авансовыми отчетами по форме № АО-1, приказами (распоряжениями) о направлении работников в командировку по форме № Т-9а и командировочными удостоверениями по форме № Т-10, а также прочими документами, подтверждающими произведенные расходы на проезд, проживание.

Согласно  Постановлению Госкомстата РФ от 05.01.04 г. № 1 «Об утверждении унифицированных  форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»  командировочные расходы должны быть обоснованы следующими документами:

• приказом (распоряжением) о направлении работников в командировку по форме № Т-9а;
• командировочным удостоверением по форме № Т-10;
• служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении по форме № Т-10а.

По прибытии из командировки отчет о выполнении служебного задания согласовывается  с руководителем структурного подразделения  организации и представляется в  бухгалтерию вместе с командировочным  удостоверением и авансовым отчетом.

Служебное задание  и отчет о его выполнении обосновывает производственный (служебный) характер командировки. Согласно ст. 166 Трудового  кодекса РФ служебной командировкой  считается поездка по распоряжению работодателя на определенный срок для  выполнения служебного поручения вне  места постоянной работы.

Бухгалтеру  следует обратить внимание на оформление служебного задания и отчета о  его выполнении в качестве приложения к авансовому отчету. Отсутствие служебного задания может являться основанием для того, чтобы признать командировочные  расходы в сумме 50 000 руб. экономически неоправданными для целей налогового учета.

Отдельной проверке подвергаются операции по приобретению горюче-смазочных материалов через  подотчетных лиц. По данным кассовых чеков об оплате бензина, дизельного топлива и смазочных масел  устанавливается производственный характер расходов на обслуживание автотранспорта, принадлежащего организации. Прямое отнесение  стоимости приобретенных горюче-смазочных  материалов на счета расходов в учете  должно подтверждаться актами о расходе  и путевыми листами автотранспорта.

Обращается  внимание на правомерность и оформление представительских расходов. Представительские  расходы могут быть признаны оправданными, если имеются в наличии: приказ руководителя о представительских расходах, отчет  о представительских расходах, перечень участников мероприятия, программа  мероприятия, авансовый отчет с  прилагаемыми документами (товарным чеком, кассовым чеком, закупочным актом и  др.). Представительские расходы  должны быть обоснованы сметой затрат с учетом нормативного значения, принимаемого для целей бухгалтерского и налогового учета. При этом к представительским расходам можно отнести следующие затраты:

• по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций;
• по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно;
• по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров;
• по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Проверка  расчетов наличными  денежными средствами. При проверке авансовых отчетов обращается внимание на соблюдение установленного предельного размера расчетов наличными денежными средствами, осуществляемых от имени организации, т.е. юридического лица. Аудитору следует контролировать не только лимит суммы платежа при совершении расчетов с поставщиками или другими кредиторами, но также и платежные условия договоров. Сумму платежа, кроме того, подтверждают кассовые чеки и квитанции к приходным кассовым ордерам, прилагаемые к авансовым отчетам подотчетных лиц.

Проверка  организации синтетического и аналитического учета расчетов с  подотчетными лицами. Проверка аналитического учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется по подотчетным лицам. При этом сверяются записи в ведомости аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе подотчетных лиц и в оборотной ведомости или журнале-ордере.

Устанавливается наличие суммы сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  по данным Главной книги. Сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  на начало и конец месяца и обороты  по счету в аналитическом и  синтетическом учете сверяются  с данными, указанными в Главной  книге.