Организация бухгалтерского учета в условиях автоматизированной системы

     Характерными  особенностями современной компьютерной информационной технологии реализации журнально-ордерной формы счетоводства являются:

• децентрализованная обработка учетных данных на автоматизированных рабочих местах (АРМах);
• использование привычной для бухгалтера терминологии, сложившегося в бухгалтерии разделения труда, существовавшего до применения компьютеров аналитического учета (по табельным номерам, номенклатурным номерам и т.п.); журналов-ордеров, листков-расшифровок, вспомогательных ведомостей по дебету счетов, накопительных и группировочных регистров;
• сохранение взаимосвязей между регистрами и системой их контроля, присущими журнально-ордерной форме счетоводства.

     Учетные данные в регистры журнально-ордерной формы попадают двумя путями. По массовым и трудоемким учетным операциям (по учету расчетов с рабочими и  служащими, готовой продукции, учету  движения материалов) вначале разрабатываются  вспомогательные разработочные таблицы (накопительные и группировочные ведомости) по шифрам аналитического учета, а затем формируются из подсчитанных и взаимопроверенных файлов данных сводные массивы итоговых проводок. По первичным документам, не имеющим массового характера (учет кредитов, фондов, капитала и т.д.), можно не разрабатывать вспомогательные регистры, а периодически формировать массив аналитических записей (проводок) по любому такому счету с добавлением записей из листков-расшифровок. На основе сформированных файлов на компьютере ведется сверка данных аналитического и синтетического учета, заполняются журналы-ордера по дебету счетов аналитического учета, Главная книга, баланс и другие отчетные таблицы (рис. 1.).

   

       Движение информации

       Контрольная сверка

     Рис. 1 Особенности журнально-ордерной формы бухгалтерского учета с применением  ПЭВМ

     при децентрализации обработки учетных данных на персональных компьютерах бухгалтер, не обладая профессиональными знаниями в области компьютеризации и программирования, контролирует ход решения задачи и направляет его, несет персональную ответственность за качественное решение функциональных задач и в полном объеме.

     Наиболее  рациональной формой общения бухгалтера с ПЭВМ является ведение диалога  с помощью “меню”, т.е. пакет программных средств предлагает перечень блоков (модулей) программы, где каждый модуль выполняет определенные этапы технологического процесса, начиная от ввода первичных документов и заканчивая составлением различных форм отчетности. В случае каких-либо трудностей в работе можно воспользоваться справочной и инструктивной информацией. Персональная ЭВМ, выполняя бухгалтерские работы информационного характера, контролирует поступающую на обработку учетную информацию, выдает на дисплее “подсказки” в виде инструкций, пояснений по выполнению конкретных работ.

     Создаются предпосылки для использования  ресурсов ПЭВМ на всех этапах учетного процесса: при документировании, систематизации и обобщения информации, а также  ее анализе и использовании. При  использовании ПЭВМ появляется возможность выписки документов на компьютере. Файлы условно-постоянной информации (карточки со справочными данными о сотрудниках, нормативы, реквизиты клиентов и пр.) создаются однократно при внедрении проекта, периодически корректируются и совместно с переменной информацией, используемой однократно, формируют базу данных в памяти ПЭВМ.

     При применении мемориально-ордерной или  упрощенной (“Журнал-Главная”) форм в  условиях применения ПЭВМ предусматривается  изготовление группировочных ведомостей, оборотных ведомостей по аналитическим счетам, журнала регистрации хронологических записей, главной книги, баланса и других необходимых регистров. Особенность мемориально-ордерной формы учета состоит в изготовлении мемориальных ордеров на группу однотипных документов с последующим заполнением печатных форм аналитического и синтетического учета, соответствующих в основном регистрам ручных форм счетоводства ( рис.2).

     

     Рис. 2 Агрегированная информационная модель Мемориально-ордерной формы 

     При применении упрощенной формы учета записи ведутся в регистре “Журнал-Главная”, левая часть которого предназначена для хронологических записей, а правая — для записей операций по дебету и кредиту корреспондирующих счетов. (Рис.3)

 

     

     Рис.3 Агрегированная информационная модель формы учета «Журнал-Главная»

     Большинство популярных в настоящее время  программ автоматизации бухгалтерского учета, ориентированных на традиционные формы счетоводства, относятся к  группе программных средств: “Проводки  — Главная книга — Баланс” (ПГиБ).

     Так как эти работы проводятся по единым правилам на предприятиях всех форм собственности и любых размеров, то и сами программы достаточно универсальны и логически завершены. Создаются они для реализации, прежде всего, функций синтетического и суммового аналитического учета, позволяют вводить и обрабатывать бухгалтерские записи, оформлять небольшой набор первичных документов и формировать отчетность. В основном, эти программы предназначены для малого бизнеса, для бухгалтерий с малой численностью без ярко выраженной специализации сотрудников по конкретным разделам учета. Отличаются они, главным образом, “глубиной” ведения аналитического учета. Для ведения сводного учета на крупных предприятиях либо в небольших организациях с собственным производством разработчики программных продуктов ПКиБ предусматривают возможность ведения аналитического учета, в отдельных случаях доводя его до номенклатуры товарно-материальных ценностей. Для малого бизнеса с упрощенной формой учета полезны программы, которые в дополнение к синтетическому учету позволяют вести одно — иногда двухуровневый аналитический учет. Общим для этого уровня программных продуктов является невозможность замены программ, специализированных для ведения учета по конкретному участку как с точки зрения функциональной полноты, так и с позиции регламентированных инструкциями правил отражения соответствующих операций и ведения документооборота. Действительно, решая задачи сводного учета, бухгалтер среднего и крупного предприятия не может удовлетвориться вводом, например, хозяйственной операции: “Начислена заработная плата в сумме...” за ней стоит множество трудоемких расчетов, которые нецелесообразно делать вручную при наличии компьютера.  

2.3 Организационно-экономическая сущность и задачи автоматизированной формы бухгалтерского учета 

     В настоящее время не существует общепринятого  названия автоматизированной формы  бухгалтерского учета, в полной мере отражающего ее сущность. В литературе используются такие понятия, как  таблично-автоматизированная, электронная, таблично-матричная формы бухгалтерского учета. Не давая подробную характеристику этим подходам, отметим, что они сохраняют основные элементы методологии бухгалтерского учета, в том числе принцип двойной записи, документация и пр., но видоизменяют характер их проявления. В частности, систематизация данных в разрезе бухгалтерских счетов, а также переход от аналитического уровня обобщения учетных данных к синтетическому, производятся автоматически.

     Сущность  большинства автоматизированных форм учета заключается в последовательной реализации принципа переноса данных от ввода данных и формирования проводок до выдачи Главной книги и баланса (Пакеты этого класса: “БЭСТ-4”, “1С:Бухгалтерия-7.7”, “Турбо-Бухгалтер” и пр.).

       Отличаясь в деталях, они имеют  общие основные принципы:

• одноразовый и минимальный ввод — многоразовый и максимальный вывод.
• один журнал хронологической записи — множество регистров систематической записи.
• один счет синтетический — множество счетов аналитических.
• отчетная информация в срок — рабочая по запросу.
• автоматическое ведение журнала хозяйственных операций.
• наличие типовых проводок.
• возможность автоматизированного формирования первичных бухгалтерских документов и их хранение.
• организация системы оперативного доступа к информации, а также системы формирования архивов данных с возможностью доступа к ним.
• Связь оперативного и бухгалтерского учета.
• Систематизация данных первичного учета с целью получения всей необходимой пользователю сводной отчетной информации.
• Обеспечение целостности базы данных.
• Настраиваемость системы под потребности конкретного пользователя.

     При выборе программных продуктов для  решения задач бухгалтерского учета следует принимать экономические и организационные особенности предприятия, а также требования, предъявляемые к ПП.

     Основные  из них следующие:

• прохождение тестирования и соответствующей сертификации;
• наличие товарного вида и надежного сопровождения;
• право на получение консультаций (так называемая “горячая линия”);
• модульный принцип построения системы, позволяющей выбирать ее конфигурацию в зависимости от размеров предприятия;
• одновалютное и многовалютное исполнение;
• органическое единство бухгалтерского учета и финансового анализа;
• необходимый уровень детализации аналитического учета;
• простота освоения и удобство системы в работе;
• цена и пр.

     Наиболее  известной программой класса мини-бухгалтерия  является “1С:Бухгалтерия”.

     Программа 1С:Бухгалтерия является универсальной  бухгалтерской программой и предназначена  для ведения синтетического и  аналитического бухгалтерского учета  по различным разделам. Аналитический учет ведется по объектам аналитического учета (субконто) в натуральном и стоимостном выражениях.

     Программа предоставляет возможность ручного  и автоматического ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок.

     Кроме журнала операций программа поддерживает несколько списков справочной информации (справочников):

     1. план счетов;

     2. список видов объектов аналитического учета;

     3. списки объектов аналитического учета (субконто);

     4. констант и т.д.

     На  основании введенных проводок может  быть выполнен расчет итогов. Итоги  могут выводиться за квартал, год, месяц  и за любой период, ограниченный двумя датами. Расчет итогов может выполняться по запросу и одновременно с вводом проводок (в последнем случае не требуется пересчет).

     После расчета итогов программа формирует  различные ведомости:

     1. сводные проводки;

     2. оборотно-сальдовую ведомость;

     3. оборотно-сальдовую ведомость по объектам аналитического учета;

     4. карточка счета;

     5. карточка счета по одному объекту аналитического учета;

     6. анализ счета (аналог главной книги);

     7. анализ счета по датам;

     8. анализ счета по объектам аналитического учета;

     9. анализ объекта аналитического учета по всем счетам;

     10. карточка объекта аналитического учета по всем счетам;

     11. журнальный ордер.

     В программе существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий  на некотором бухгалтерском языке описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые в налоговые органы, кроме того данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа финансовой деятельности организации в произвольной форме, т. е. не только в виде ведомостей, но и в виде схем, графиков (рис.4) 

     

     Многооконный  принцип работы позволяет каждый документ открываться в отдельном экранном окне. Это позволяет бухгалтеру одновременно работать с несколькими документами, манипулируя ими в естественной форме, подобно тому, как он это делает с традиционными документами, передавая, накладывая, их друг на друга, просматривая параллельно несколько документов, проводя сверку показателей. Но, что очень важно, бухгалтерские документы информационно взаимосвязаны, а многооконный режим Windows дает возможность видеть, как изменение показателей одного документа отражается на информации других, связанных с ним документов.

     Графический интерфейс предполагает принципиально  новый уровень общения пользователя с программой. Необходимая функция  или режим работ могут быть выбраны только через традиционные компьютерные меню, но и их графические  образы - пиктограммы или экранные кнопки. Это очень удобно для людей, далеких от компьютерной техники. Кроме того, при работе с большим числом взаимосвязанных документов чрезвычайно полезна технология навигации по данным, позволяющая работать, не прибегая к меню или пиктограммам, т.е. дает возможность в процессе просмотра некоторого бухгалтерского документа, отчета выяснить происхождение любого представленного в нем показателя. Достаточно подвести курсор мыши на заинтересовавший показатель и щелкнуть кнопкой мыши — на экране немедленно развернется новая форма, поясняющая, из каких сумм сложился этот показатель. Аналогичным образом могут быть проанализированы и эти данные, и так до тех пор, пока не будет достигнут документ источник первичных данных, породивший эту цепочку.