Оособенности постановки и ведения бухгалтерского финансового учета на предприятии

   Организация документооборота подразумевает разработку форм первичных документов, учетных регистров и форм отчетности, отличных от унифицированных, создание графика документооборота, определение механизма принятия документов к учету, выбор системы обработки документов и порядок их хранения.

   При этом принятая система документирования хозяйственной деятельности должна обеспечивать полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности. Каждый факт хозяйственной деятельности должен быть зафиксирован в первичном бухгалтерском документе, поскольку именно первичные учетные документы, с одной стороны, являются подтверждением самого факта совершения хозяйственной операции, а с другой - на основании первичных учетных документов формируются бухгалтерская отчетность предприятия и данные о его финансовом положении, осуществляется планирование и прогнозирование деятельности предприятия.

   При организации документирования хозяйственных  операций большое значение имеет соблюдение принципа приоритета содержания перед формой. На каждом предприятии периодически возникают нестандартные хозяйственные ситуации, которые очень часто связаны с фактом поступления на предприятие ненадлежащим образом оформленных документов, изменить которые предприятие уже не имеет возможности.

   При организации системы документирования хозяйственных операций необходимо предусмотреть систему взаимного контроля работников бухгалтерии. Обязанности должны быть распределены таким образом, чтобы бухгалтеры вынуждены были сверять данные, формируемые ими в учетных регистрах, с данными первичных учетных документов и данными учетных регистров, формируемых другими бухгалтерами. Организует эту работу непосредственно главный бухгалтер либо бухгалтер, отвечающий за составление и представление бухгалтерской отчетности внешним пользователям.

   Порядок формирования и обработки документов должен быть закреплен в графике  документооборота. Разработку графика  организует главный бухгалтер, а  утверждается он приказом руководителя организации. 

В графике  документооборота должны быть описаны:

• этапы создания, проверки и передачи на хранение документа;
• сроки прохождения каждого из этапов;
• перечень сотрудников, выполняющих хозяйственные операции и оформляющих документы;
• перечень сотрудников, проверяющих документы;
• взаимосвязь ответственных лиц.

   График  может быть выполнен в виде схемы, таблицы или перечня работ  с указанием операций и взаимосвязей исполнителей.

   В организациях с небольшим документооборотом  все можно свести к составлению отдельных памяток для сотрудников.

   Контроль  за исполнением графика документооборота возлагается на главного бухгалтера.  Сотрудники организации должны быть ознакомлены с этим документом или выпиской из него. Требования главного бухгалтера к оформлению документов обязательны для всех сотрудников организации (п. 3 ст. 7 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). За невыполнение требований главного бухгалтера к сотрудникам можно применить дисциплинарное взыскание.

   За  отсутствие первичных документов, а также за несоблюдение порядка и сроков их хранения установлена налоговая и административная ответственность.

  6.3.Регистры  бухгалтерского учета.

  Информация  из первичных документов переносится  в регистры бухгалтерского учета. Под  регистром в бухгалтерском учете понимают различные виды таблиц, в которые заносят данные из первичной документации. Регистры подразделяют по трем основаниям:

  • назначению (хронологические, систематические  и комбинированные);

  • обобщению данных (интегрированные, дифференцированные);

  • по внешнему виду (книги, карточки, свободные  листы, машинные носители).

  В соответствии с Федеральным законом  «О бухгалтерском учете» регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах учета и в бухгалтерской отчетности.

  Перед записями в регистры синтетического учета первичные документы систематизируют  и накапливают. Запись в учетные  регистры осуществляют ручным или машинным способом. В первом случае операции регистрируют вручную чернилами или шариковой ручкой (в случаях, когда заполняется несколько экземпляров, – путем копирования). Машинную запись производят при использовании вычислительной техники. Записи в учетных регистрах должны быть краткими, аккуратными, четкими, разборчивыми. Исправление ошибок в учетных регистрах осуществляется:

  • корректурным способом;

  • способом дополнительных проводок (дополнительной записи);

  • методом «красное сторно» (способ сторнировочной записи).

  Использование того или иного способа зависит от времени выявления ошибок и ее характера.

  Корректурный  способ применяется, когда неверная запись (ошибка) обнаружена в течение учетного периода (до составления отчетности) и только в одном регистре, т. е. не затронута корреспонденция счетов. Ошибки в учетных регистрах исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст и сумма и над зачеркнутым (или рядом с ним) надписывают верный текст и сумму. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправление.

  Два других способа исправления применяются, если ошибка обнаружена после составления  отчетности или затрагивает два  регистра, т. е. произошла неверная повторная запись суммы или корреспонденции счетов.

  Тот или иной способ применяется в следующих случаях:

  • если в регистрах отражена сумма  меньшая, чем правильная, то используют способ дополнительной записи;

  • если в регистрах отражена сумма  большая, чем правильная, то используют способ сторнировочной записи («красное сторно»).

  Внесение исправлений методом дополнительной записи (дополнительных проводок) осуществляется в два этапа:

  1) определяется сумма, на которую необходимо сделать корректировочную запись;

  2) производится запись этой суммы в регистрах учета.

  Недостающая сумма вписывается в регистры в той же корреспонденции, что и исправляемая сумма.

  Сторнировочная  запись применяется в нескольких случаях:

  1) когда неверно записанная сумма больше, чем правильная;

  2) когда неверно указана корреспонденция счетов;

  3) когда первоначальная запись в корреспонденции счетов и по сумме была оформлена правильно, но цель данной записи, а следовательно, и хозяйственной операции была не достигнута.

  В первом случае сторнировочная запись осуществляется в два этапа:

  а) аннулируется предыдущая неверная запись (методом «красное сторно»);

  б) производится правильная запись в учетные регистры.

  Во  втором случае порядок выполнения сторнировочной записи таков:

  a) аннулируется неправильная запись полностью – повторяются и сумма, и корреспонденция счетов красным сторно;

  б) производится запись правильной суммы в правильной корреспонденции обычным способом.

  Третий  случай применения сторнировочной записи – первоначальная запись была полностью верной на момент ее внесения, но затем сумма оказалась больше, чем фактическая. Такая ситуация встречается часто, например когда материалы, отпущенные в производство, были израсходованы не полностью. Для исправления операций применяют метод «красное сторно». Для этого также аннулируется предыдущая сумма и затем вписывается новая, правильная.

  Преимущество  методов дополнительной и сторнировочной записей заключается в том, что  исправления могут быть внесены  как до составления отчетности, так  и после нее.

  Перечень  регистров обусловлен формой бухгалтерского учета, применяемой в организации. Под формой бухгалтерского учета понимают совокупность различных учетных регистров с установленным порядком и способом записи в них.

  В настоящее время применяются  следующие формы учета, рекомендованные  Министерством финансов РФ:

  • журнально-ордерная форма;

  • мемориально-ордерная форма;

  • формы бухгалтерского учета с  использованием вычислительной техники;

  • упрощенная форма бухгалтерского учета.

  Форма учета определяется следующими признаками: количеством, структурой и внешним  видом учетных регистров, последовательностью  связи между документами и регистрами, а также между самими регистрами и способом записи в них, то есть использованием тех или иных технических средств.

  При журнально-ордерной форме учета (рис. 2) информация, отраженная в первичных документах, заносится непосредственно в журнал-ордер либо предварительно группируется в накопительных ведомостях. Журналы-ордера используют в течение месяца для отражения операций по отдельному синтетическому счету либо группе взаимосвязанных счетов. По окончании месяца итоги журналов-ордеров отражают в Главной книге, используемой при составлении отчетности.

Рис. 2. Схема журнально-ордерной формы учета

  Преимущества  журнально-ордерной формы учета:

  1) учет всех хозяйственных операций ведут в накопительных документах (журналах-ордерах), что позволяет сгруппировать операции по кредиту каждого синтетического счета в разрезе корреспондирующих дебетуемых счетов;

  2) в одном регистре можно сочетать хронологическую и систематическую записи и использовать ежемесячно итоги журналов-ордеров для записи оборотов в Главную книгу, не прибегая к составлению мемориальных ордеров;

  3) по некоторым синтетическим счетам можно не вести специальных регистров аналитического учета;

  4) достигается непосредственная увязка аналитического учета с синтетическим, а также с балансом;

  5) использование журналов-ордеров позволяет при регистрации в них операций быстрее ориентироваться в корреспонденции счетов и предотвращать не соответствующие экономическому содержанию записи;

  6) создаются условия для широкого разделения труда.

  К недостаткам журнально-ордерной формы учета следует отнести сложность и громоздкость построения журналов-ордеров, ориентированных на ручное заполнение данных и затрудняющих механизацию учета.

  Состав  учетных регистров и последовательность записи в них при мемориально-ордерной форме учета представлены на рис. 3

Рис. 3. Схема мемориально-ордерной формы учета

  При мемориально-ордерной форме учета  по данным первичных или накопительных  документов составляют мемориальные ордера, которые записывают в регистрационный  журнал и затем в Главную книгу (регистр синтетического учета). Аналитический учет ведется в карточках, записи в которые делают на основании первичных или сводных документов. По данным синтетических и аналитических счетов по окончании месяца составляют оборотные ведомости, данные которых сверяются между собой.

  Мемориально-ордерная форма учета отличается строгой  последовательностью учетного процесса, простотой и доступностью учетной  техники, при ней широко используются стандартные формы аналитических  регистров, счетные машины, копировальный способ регистрации. Кроме того, при ней легко осуществлять разделение учетной работы между квалифицированными и менее квалифицированными работниками.