Облік розрахунків з постачальниками та підрядниками

 

       Облік процесу постачання

       Велике  значення має оперативний контроль відділу матеріально-технічного забезпечення за наявністю матеріальних ресурсів на будь-яку дату для підтримки запасів в певних межах. З цією метою по кожному виду матеріальних цінностей в картках складського обліку зазначають нижній та верхній рівень (мінімум та максимум) запасів у натуральному вираженні. В картках комірник відображає рух матеріалів (їх надходження та витрачання) по кожній операції та виводить залишки.

Оприбуткування  запасів на підприємствах  відображають наступними проводками:

1. Запаси  внесені засновниками підприємства  до статутного капіталу:

Д-т pax. 20-28, К-т pax. 46 "Неоплачений капітал".

2. Оприбуткування  запасів, що надійшли від постачальника:

Д-т pax. 20-28, К-т pax. 63 "Розрахунки з постачальниками  та підрядниками".

3. Відображення  витрат, пов'язаних з придбанням  запасів:

Д-т pax. 20-28, К-т pax. 30 "Каса", 31 "Рахунки  в банках".

4. Оприбуткування  безоплатно отриманих запасів:

Д-т pax. 20-28, К-т pax. 719 "Інші доходи від операційної  діяльності".

Прийом  запасів матеріально відповідальною особою покупця здійснюється на підставі:

• товарно-транспортних накладних (Додаток Б);
• накладних (Додаток А);
• вантажних митних декларацій.

     Прийняття запасів здійснюється за кількістю  і якістю. Якщо фактична наявність  товару, що надходить, співпадає за кількістю і якістю з даними супровідних  документів, то матеріально відповідальна особа розписується в супровідних документах, ставить штамп і, таким чином, приймає товар під свою відповідальність. Якщо ж при прийнятті товарів за кількістю і якістю будуть виявлені відмінності з даними документів постачальника, то приймальна комісія (з участю представника покупця) повинна скласти акт про встановлення відмінностей в кількості чи невідповідності за якістю.

     Облік процесу придбання виробничих запасів  можна вести:

• за фактичною собівартістю;
• за купівельними цінами з виділенням транспортно-заготівельних витрат;
• за обліковими цінами з виділенням відхилень.

 

        3. Організація синтетичного  та аналітичного  обліку з постачальниками  та підрядниками

     3.1. Аналітичний облік

     Аналітичний облік розрахунків ведуть у розрізі  постачальників і підрядників за кожним документом про отримання матеріалів, робіт, послуг та оплату за них у Відомості 3.3 аналітичного обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками (до рахунку 63). Це означає, що такий спосіб відображення операцій потребує запису у графі 2 окремих документів, а тому для одного постачальника доведеться відводити кілька рядків – залежно від кількості документів, за якими провадились розрахунки у поточному місяці. До того ж заздалегідь не можна визначити, скільки операцій за розрахунками з постачальниками буде здійснено впродовж місяця, отже, неможливо передбачити необхідну кількість рядків для відображення даних кожного документа окремо. Тому передбачений у Методичних рекомендаціях по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку, затверджених наказом Міністерства фінансів України від 29.12.2000 p. № 356 спосіб запису операцій за кожним документом може бути прийнятним лише за умови, що протягом місяця конкретним постачальником (підрядником) було здійснено незначну кількість операцій. Вказані регістри розраховані для застосування на невеликих за обсягом діяльності з незначним документооборотом підприємствах.

     За  значної кількості операцій на великих  підприємствах робити це безпосередньо  на основі первинних документів недоцільно. Записи у Відомості 3.3 зручніше робити позиційним способом, відводячи для кожного постачальника в ній лише один рядок. Тому необхідне попереднє групування первинних документів з використанням аркушів-розшифровок.

     Вважаємо, що й тепер доцільно застосування таких регістрів накопичення і групування даних товарно-транспортних накладних, актів на виконані роботи, виписок банку для наступного перенесення до Журналу 3 з використанням у регістрі потрібних реквізитів, виготовлених друкарським способом.

     3.1. Синтетичний облік

     Для синтетичного обліку використовують рахунок 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» у розрізі субрахунків:

     631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками»

     632 «Розрахунки з іноземними постачальниками»

     633 «Розрахунки з учасниками ПФГ»

     Рахунок Пасивний, Балансовий,  за Кредитом відображається виникнення зобов’язань  підприємства внаслідок одержаних товарно-матеріальних цінностей, прийнятих робіт, наданих послуг від постачальника – підрядчика, а за Дебетом – погашення зобов’язання шляхом перерахування коштів, видачі векселів або взаємозаліку заборгованості. Кредитовий оборот залишку по рахунку відображається в IV розділі пасиву Балансу.

     На  субрахунку 631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками» ведеться облік розрахунків за одержані товарно-матеріальні цінності, виконані роботи, надані послуги з вітчизняними постачальниками та підрядниками на підставі раніше наведи первинних документів і виписок банку з поточних і інших рахунків підприємства.

     На  субрахунку 632 «Розрахунки з іноземними постачальниками» ведеться облік розрахунків з іноземними постачальниками та підрядниками за одержані  товарно-матеріальні цінності, виконані роботи, надані послуги. Підставою для обліку розрахунків та оприбуткування імпортних товарів є документи постачальника – нерезидента, транспортно-експедиційних компаній з навантажувально-розвантажувальних і транспортних робіт, документи на послуги зі зберігання товарів на ліцензійних складах, документи на послуги зі зберігання товарів на ліцензійних складах, документи про сплату мита, митних зборів і платежів. Використовуються інші документи, такі як митна декларація, акт експертної оцінки якості товару тощо. Якщо під час приймання товарів виявлена нестача або дефекти товарів, то складається рекламаційний акт, який направляється постачальнику-нерезиденту для вирішення питання про відшкодування нестачі, псування товарів.

     До  рахунка 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» відкривається ще один субрахунок 633 «Розрахунки з учасниками ПФГ». На цьому субрахунку учасник промислово-фінансової групи веде облік розрахунків за одержані від учасників ПФГ товарно-матеріальні цінності (роботи, послуги).

     Таким чином, на трьох субрахунках рахунка 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» на підставі первинних документів відображається зобов’язання та його погашення.

     Нижче наводяться типова бухгалтерська операція з обліку розрахунків із постачальниками та підрядниками (табл. 2)

 

 

      4. Організація обліку розрахунків постачальниками та підрядниками в умовах комп’ютаризації

     На  досліджуваному підприємстві ТОВ «ЕЛАН – КМ» для удосконалення обліку та полегшення діяльності працівників відділу бухгалтерії використовується програма «1С: Бухгалтерія 7.7».

     Послідовність здійснення розрахунків з постачальниками  в умовах ведення комп’ютерного  обліку, в середовищі типової конфігурації програми «1С: Бухгалтерія» передбачає виконання наступних кроків:

     1. Реєстрація нового контрагента,  яка відбуватиметься лише у  разі його відсутності в довіднику  Контрагенты / Контрагенти.

     2. Типовою конфігурацією програми  «1С: Бухгалтерія 7.7» передбачено  2 варіанти проведення взаєморозрахунків з контрагентами:

     - у розрізі рахунків / накладних  – зазвичай використовується  у разі взаєморозрахунків за  разовими постачаннями

     - у розрізі договорів – використовується  у разі взаєморозрахунків з  основними постачальниками (покупцями).

     Вид взаєморозрахунку по конкретному постачальнику (покупцю) проставляється у відповідному полі в довіднику Контрагенты / Контрагенти.

     3. Оформлення платіжного доручення,  яке відбувається автономно або  на основу вхідного рахунку.

     4. Отримання і введення банківської виписки, під час якого виконуються проведення з надходження грошових коштів на поточний рахунок підприємства.

     5. Здійснення запису у Книгу  придбання для реєстрації первинних  документів з оприбуткування  необоротних активів та ТМЦ  (реєстрація вхідних податкових накладних).

     6. Оформлення і реєстрація прибуткової  накладної під час оприбуткування  необоротних активів або ТМЦ,  яка реєструється у відповідному  Журналі документів і за якою  виконуються проведення.

     7. Введення в експлуатацію, яке  виконуються виключно у разі оприбуткування необоротних активів та МШП.

     Програма  «1С: Бухгалтерія 7.7» дозволяє деталізувати взаєморозрахунки організації з  її контрагентами (постачальниками, покупцями) за документами – замовленнями.

     Документ  – замовлення – перший документ у зв’язаній за змістом послідовності документів, якими оформляються взаєморозрахунки з постачальниками та покупцями (наприклад, вхідний рахунок, рахунок – фактура, договір тощо).

     Опишемо конкретний приклад обліку розрахунків  з постачальниками з використанням «1С: Бухгалтерія 7.7».

     25.07.2011р. ТОВ «ЕЛАН – КМ» погасило заборгованість у розмірі 1836 грн., у т.ч. ПДВ 20%, перед підприємством ПрАТ «Енран» за поставлену нам сировину (клей).

     25.07.2011р. виписано платіжне доручення № 2 і надіслано у Київську філію «Укрексімбанку», того ж дня на підприємство надійшла виписка з поточного рахунку (із вказанням факту перерахування грошових коштів у повному обсязі на рахунок ПрАТ «Енран» у супроводі копії платіжного доручення № 2.

     Необхідно цей факт господарської діяльності відобразити за допомогою системи «1С: Предприятие», виписати платіжне доручення (ручне введення документа) та сформувати банківську виписку (з використанням екранної кнопки Заполнить по платежам / Заповнити по платіжках.

     Розв’язання

     Для реєстрації платіжного доручення необхідно ввести його в документ Платёжное поручение / Платіжне доручення ( Документы / Документи – Бланк / Бланк – Платёжное поручение / Платіжне доручення).

     На  екран буде виведена форма діалогу  для введення документа «Платіжне  доручення».

     Під час заповнення довідника Назначения платежей / Призначення платежів необхідно  в групі елементів верхнього  рівня Сплата постачальникам сформувати групу За сировину і матеріали, а  в ній, в свою чергу, створити елемент  Оплата за поставлену сировину.

     Нагадаємо, що документ «Платіжне доручення» не формує проведень і потрапляє лише в журнали Бланк / бланк та Полный журнал / Повний журнал, оминаючи журнал операцій та журнал проведень.

     Для правильного розв’язання задачі нам необхідно скористатися діалоговою формою для введення документа «Банківська виписка» (Документы / Документи – Бланк / Бланк – Банковская выписка / Банківська виписка).

     Під час розв’язання цієї задачі реквізит Вид прихода / расхода денег / Вид  оприбуткування / видатку грошей набуває  значення В связи с веденим хоз. деятельности / В зв’язку з веденням госп. діяльності, а поле Д/Р/Д/В – «0».