Методика аудиторской проверки учета кассовых операций на примере ООО «Аснова»

Чековые книжки, корешки  использованных чеков, а также неиспользованные чеки хранятся у главного бухгалтера в условиях, исключающих возможность их утери. Испорченные чеки погашаются надписью "Аннулировано" и хранятся подклеенными к корешкам чеков.

Для оформления выводов  аудитор последовательно просматривает  чековые книжки Общества, проверяя в них количество корешков и незаполненных чеков (их должно быть столько, сколько указано на обложке чековой книжки).

Проверка правильности и своевременности оприходования  денег, получаемых по денежным чекам  из банка, является целью выявления  неоприходования денег в кассу Общества. Для этого просматривается кассовая книга. В случаях, когда встречается надпись "Получено из банка по чеку __", сверяется сумма, указанная в кассовой книге, с суммой, указанной на корешке чековой книжки, и суммой, указанной в выписке банка.

Кроме того, сличается номер чека, указанный в приходном ордере, с номером на корешке чека.

В ходе проверки нарушений  выявлено не было. Все суммы оприходованы правильно и своевременно.

Проверяя расходование наличных денежных средств из кассы, аудитор обращает внимание на юридическую обоснованность выдачи денег, Устанавливается также целевое использование средств, полученных из банка по чеку.

В 2009г. в ООО «Аснова» происходила выдача денег на основании приказов и распоряжений на премирование сотрудников, на оказание материальной помощи, на командировки, на выдачу средств на представительские расходы.

При проверке аудитор анализирует движение денежной наличности, выявляет расхождение между суммами фактически произведенных оплат в погашение дебиторской задолженности и суммами, зачисленными в кассу, а также контролирует своевременность сдачи выручки в банк и выявляет случаи ее расхода на различные цели.

Если задолженность  сотрудника или стороннего лица Общества погашена, т.е. деньги были внесены в кассу Общества, то этот сотрудник (лицо, организация) должником не считается. Но если деньги в кассу не оприходованы, за ним будет числиться задолженность. При увольнении работники должны погашать свою задолженность.

Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации  предусмотрен ряд моментов, соблюдение которых на практике позволяет, во-первых, предотвратить злоупотребления и, во-вторых, значительно облегчить работу аудиторов. Так, п. 11 Порядка ведения кассовых операций предусматривает, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию Общества отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

На конец 4 квартала 2009 года в ООО «Аснова» не было зафиксировано должников среди подотчетных лиц.

В соответствии с п. 21 Порядка ведения кассовых операций приходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных  кассовых ордеров. Кассовые приходные и расходные ордера должны иметь раздельную нумерацию. Прием денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления (п. 19 Порядка ведения кассовых операций).

Если по выписанному  приходному ордеру деньги в кассу не поступили, то кассир возвращает его в бухгалтерию, о чем делается отметка в журнале регистрации приходных кассовых ордеров. При обнаружении пропуска в нумерации ордеров аудитор проверяет, не вызвано ли это уничтожением документов или другими злоупотреблениями [9].

Наличие в Обществе утвержденного приказом руководителя списка лиц, которым могут выдаваться из кассы наличные деньги на хозяйственные нужды, оформление сотрудниками "заявлений на выдачу денег", указание в разрешительной надписи руководителя Общества или уполномоченного лица срока, на который они выданы, препятствуют злоупотреблениям.

Вместе с тем лица, получившие деньги на хозяйственные  нужды, также должны своевременно отчитаться и произвести полный расчет по выданным в подотчет суммам. Документами для проведения проверки будут приходные кассовые ордера и журнал регистрации приходных кассовых ордеров, журнал-ордер N 7 "Расчеты с подотчетными лицами".

Далее устанавливается, все ли приходные и расходные кассовые ордера зарегистрированы в журналах регистрации приходных и расходных кассовых ордеров; совпадают ли эти суммы с теми, которые указаны в журнале регистрации, каков источник поступления денежных средств, совпадают ли даты приема и выдачи денег по кассовым ордерам с датами их составления.

Злоупотребления посредством подлогов возможны в результате недоброкачественного составления первичных кассовых документов. Неотражение даты составления документов, нумерации, других реквизитов позволяет использовать их для целей незаконного списания денег. Недоброкачественность их исполнения выявляется обычно при формальном осмотре первичных документов. Проверяется наличие арифметических ошибок  в ведомостях и кассовых отчетах. Эти ошибки приводят к образованию искусственного излишка денег в кассе, которые затем могут быть присвоены. Пересчет итогов всех кассовых отчетов и всех платежных ведомостей проводится с целью выявления таких злоупотреблений.

Аудиторы проверяют  первичные документы, с целью  обнаружения ксерокопий, документов со следами подшивки, изменения цвета документа из-за давности его составления, штампов гашения документов.

Кассовые ордера и  заменяющие их документы заполняются бухгалтерией ООО «Аснова» четко и ясно на компьютерах. Без подчисток, помарок и исправлений, которые не допускаются.

Все ранее проверенные документы аудитор отмечает своей подписью или штампом. Особое внимание проявляется при проверке регистрации платежных ведомостей, так как одним из способов подлога является внесение в расчетно-платежные ведомости подставных лиц, на которых выписывается заработная плата с целью ее присвоения. При проверке аудиторы сверяют табели учета рабочего времени, приказы о зачислении на работу и увольнении, первичные документы о начислении заработной платы с данными платежных ведомостей, карточек лицевых счетов, приказов о зачислении на работу и об увольнении, первичных документов по начислению заработной платы. Обращают особое внимание на номер или наименование подразделения (цеха, отдела), периода, за который производится выплата, период работы лица в Обществе.

Если в расчетно-платежной  ведомости будет завышена сумма  начисленной заработной платы, то этот подлог выявляется путем сравнения данных синтетического и аналитического учета по счету 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда". Сомнения в подлинности документов появляются в связи с наличием подчисток и помарок в ведомостях. Проверяются: Главная книга, журналы-ордера (по кредиту счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", по кредиту счета 50 "Касса"), журнал регистрации платежных ведомостей. Также проводится выборка дебетовых оборотов по счету 70 в корреспонденции со счетами 68, 69 и т.д.

В соответствии с п. 18 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации по истечении  трех рабочих дней, включая день получения денег в банке для  выплаты средств на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот, кассир:

в платежной и расчетно-платежной ведомости против фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, ставит штамп "Депонировано";

составляет реестр депонированных сумм;

в конце платежной ведомости делает надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверяет их суммы с общим итогом по платежной ведомости и скрепляет надписью. Нарушением (злоупотреблением) этого пункта является присвоение депонированной заработной платы и средств, начисленных по другим основаниям. Выявление злоупотреблений с депонированными суммами происходит путем проверки состояния аналитического учета депонентов и сверки данных аналитического учета с данными синтетического учета. В ООО «Аснова» ведется учет депонированных сумм, злоупотреблений выявлено не было.

4. Типичные ошибки

Основными нарушения  – злоупотребления, хищения, ошибки – в области кассовых операций могут быть проклассифицированы  следующим образом [2].

1. Прямое хищение  денежных средств.

1.1. Ничем не  замаскированное.

1.2. Замаскированное  неоформленными документами и расписками

В ходе проведения аудиторских процедур, было выявлено 2 документа, на которых отсутствовали  расписки получателей (таблица 4.1)

Таблица 4.1

Реестр кассовых документов, на которых отсутствует или вызывает сомнение подпись получателя денег

Расходный ордер		Получатель			Выявленные нарушения	Данные опроса получателя
№	Дата	ФИО	Дата	Документ
1870	25.11.09	Грищенков С.П.	25.11.09	паспорт	отсутствие подписи	при получении забыл расписаться
1916	16.12.09	Повинский М.И.	16.12.09	паспорт	отсутствие подписи	при получении забыл расписаться

Однако после проведения устного опроса Грищенкова С.П и  Повинского М.И., выяснилось, что получатели забыли расписаться. И данная ошибка не является хищением денежных средств, а лишь грубым нарушением оформления рабочей документации.

2. Неоприходование и  присвоение поступивших денежных  сумм.

2.1. Из банка.

2.2. От различных физических  и юридических лиц по приходным  ордерам.

2.3. От различных юридических  лиц по доверенностям.

В ООО «Аснова» в 2009 году данного вида нарушения выявлено не было.

3. Излишнее списание  денег по кассе 

3.1. Повторное использование  одних и тех же документов.

3.2. Неправильный подсчет  итогов в кассовых документах  и отчетах.

3.3. Списание сумм без  оснований или по подложным  документам.

3.4. Подлог в законно  оформленных документах с увеличением  сумм списаний.

4. Присвоение сумм, законно  начисленных разным лицам и  организациям

4.1. Присвоение депонированной  заработной платы и средств  начисленных по другим основаниям.

4.2. Присвоение сумм, причитающихся другим предприятиям.

5. Расчеты суммами  наличных денежных средств, превышающими  предельную величину.

5.1. С другими юридическими  лицами и предпринимателями, действующими  без образования юридического  лица.

5.2. Поступающими в  кассу проверяемого предприятия

При проверке соблюдения установленного банком лимита, в ООО  «Аснова» было обнаружено 3 превышения лимита наличных денег. 

Таблица 4.2

Кассовых документов с превышением лимита 
наличных денег

№ п/п	Дата	Фактический остаток	Лимит	Отклонение	%
1.	22.07.09	3125	3000	+ 125-00	4,16
2.	15.11.09	3018	3000	+18-00	0,6
3.	25.12.09	3180	3000	+180-00	6

 

6. Некорректное отражение кассовых операций в регистрах синтетического учета.

 

 

 

 

 

 

 

Заключение.

Бухгалтерский учет в  ООО «Аснова» ведется в соответствии с законодательными и нормативными актами Российской Федерации. Внутрихозяйственный контроль сохранности и использования денежных средств в организации осуществляет руководитель и главный бухгалтер. Он введется в соответствии с Порядком о ведении кассовых операций в Российской Федерации.

Главный бухгалтер подбирает  на должность кассира, руководитель заключает с ним договор о материальной ответственности. Руководитель предприятия обеспечивает условия сохранности денег в кассе, а также при их транспортировке.

Основным приемом осуществления  внутрихозяйственного контроля денежных средств является инвентаризация денег  в кассе. Ее проводят внезапно не реже одного раза в месяц и при смене материально-ответственного лица. Результаты инвентаризации наличия денежных средств оформляют актом инвентаризации.

Правильно и грамотно проведенный аудит наличных денежных средств позволяет выявить возможные  нарушения не только в  кассе, но и в других областях бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации

На основании проведенного анализа можно сделать вывод  о том, что в ОАО «Аснова» в  настоящее время действует эффективная  система внутреннего контроля кассовых операций. Выполняются практически  все требования ведения кассовой дисциплины. Внутренний контроль осуществляется почти на всех этапах кассовых операций.