Контроль расчетов с покупателями и заказчиками

Величина задолженности  определяется многими разнонаправленными факторами. Условно эти факторы  можно разделить на внешние и  внутренние. К внешним факторам следует  отнести:

- состояние экономики;

- общее состояние расчетов  в стране;

- эффективность денежно-кредитной  политики;

- уровень инфляции;

- емкость рынка и степень  его насыщенности;

- прочее.

Внутренние факторы – это:

- кредитная политика предприятия, т.е. экономически оправданное установление сроков и условий кредиторских отсрочек и товарных кредитов, объективное определение критериев кредитоспособных и платежеспособных клиентов, умелое сочетание предоставления скидок при досрочной уплате ими счетов, учет других рисков;

- наличие системы контроля над дебиторской задолженностью;

- профессиональные качества менеджментов  предприятия, занимающихся управлением  и оценкой дебиторской задолженности [БУ и анализ №, с.].

В процессе инвентаризации устанавливают: тождественность расчетов с банками, организациями внутри системы; обоснованность  и правильность сумм задолженности; реальность сумм дебиторской и кредиторской задолженности. В ходе ознакомления с результатами инвентаризации может возникнуть необходимость в проведении встречной проверки расчетов с покупателями и заказчиками [31, с.230].

После проведения инвентаризации расчетов сверяются остатки всех расчетных счетов, отраженных в оборотной ведомости синтетических счетов, с остатками этих счетов, отраженных в балансе, Главной книге и в оборотных ведомостях аналитического учета этих счетов [43, с.120], т.е. проверяющий должен в первую очередь сверить сальдо счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» (субсчет «Расчеты в порядке инкассо») журнала-ордера №11 с данными того же счета в Главной книге, а при наличии расхождений – установить их причины. Такие причины могут быть следствием запущенности учета расчетных операций  либо результатом злоупотреблений.

Проверяющий должен учитывать, что на этом субсчете учитываются расчеты по предъявленным покупателям и заказчикам и принятым банком к оплате расчетным документам за отгруженную продукцию (товары), выполненные работы и оказанные услуги. Субсчет «Расчеты в порядке инкассо» дебетуется в корреспонденции со счетом 90 «Реализация» на суммы, на которые покупателям (заказчикам) предъявлены расчетные документы, и кредитуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств, расчетов на суммы поступивших платежей, зачета полученных авансов и т.п.

После проверки указанных вопросов надо изучить документальную обоснованность произведенных операций, убедиться в подлинности документов и правильности их оформления. Например, полученные материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги должны были документально надлежащим образом оформлены приходными накладными, счетами – фактурами, платежными требованиями, актами или справками приемки выполненных строительно-монтажных работ и т.д.;  операции по оплате счетов платежных требований должны соответствовать выпискам банка или другим денежным документам.

При проверке ревизор  должен сопоставить суммы, числящиеся на счете 62 и в ведомостях № 5, 16, с данными справок и актов, счетами – платежными требованиями, акцептованными покупателями (заказчиками) и принятыми банками к оплате, и другими документами. При наличии просроченной задолженности заказчиков надо установить ее причины.

Следует также проверить, своевременно ли предъявляются заказчикам к оплате счета за выполненные  для них строительно-монтажные  работы. С этой целью следует сопоставить  платежные требования, приложенные  к выпискам банка, с записями в ведомостях №5, 16, а также с датами, указанными в справках и актах. Одновременно устанавливается правильность ведения ведомости №5, 16 и перенесения данных в журнал-ордер №11.

При проверке расчетов с  покупателями и заказчиками надо установить правильность отражения операций с полученными векселями. При этом проверяющий должен знать, что на счете 62 (субсчет «Векселя полученные») учитывается задолженность по расчетам с покупателями и заказчиками, обеспеченная полученными векселями.

Проценты по векселю могут включаться в его номинальную сумму и оплачиваться сверх номинальной суммы векселя [Апенченко, с.110].

В процессе проверки обращается внимание на реальность числящейся кредиторской задолженности покупателями. Данная процедура – одна из важнейших в проверке расчетов с покупателями и заказчиками, так как операции с кредиторской задолженностью и погашением ее наличными денежными средствами представляют возможность для мошенничества, растрат и искажений финансовой отчетности. Проверяющему необходимо знать типичные способы совершения и сокрытия подобных действий. Наиболее значительных размеров мошенничество может достигать при осуществлении закупочных операций. Нарушения при закупках сырья могут быть как простыми (например, предъявление в качестве оправдательных документов накладных и счетов фиктивных фирм, что легко выявляется в ходе инвентаризации и сверок расчетов), так и очень сложные, которые почти невозможно вскрыть при проверке, когда мошенничество осуществляется по взаимной договоренности должностных лиц обеих сторон сделки в целях обеспечения неверных кассовых выплат. Проверяющему следует убедиться также в том, что за проверяемый период не было случаев перекрытия кредиторской задолженности перед одним контрагентом дебиторской задолженностью другого. Кроме того, суммы кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности должны быть своевременно списаны на внереализационные доходы организации [18, с.344].  Имеют место случаи, когда кредиторская задолженность, возникшая в отчетном году в результате неправильных записей на счетах бухгалтерского учета, в следующем году списывается с баланса путем уменьшения (красное сторно) дебетуемых счетов (08, 10, 41 и др.). При этом проверяющий должен знать, что такие записи должны отражаться в ведомости №5 по дебету счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и кредиту счета 99 «Прибыли и убытки».

При проверке записей  в ведомости №5 надо обратить внимание на наличие дебетовых сальдо по отдельным покупателям и красных кредитовых сальдо. Как правило, они возникают в результате неправильного отражения хозяйственных операций по расчетам с покупателями на счетах бухгалтерского учета.

При расчетах с покупателями и заказчиками аудитор должен проверить правильность формирования отпускной цены. Следует помнить, что субъект хозяйствования, закупивший товар за пределами Республики Беларусь, формирует отпускную цену на внутреннем рынке исходя из контрактной цены, пересчитанной в рубли по курсу Нацбанка, таможенной пошлины, расходов по растаможиванию груза, НДС при ввозе, акциза и надбавки до 20% к сумме перечисленных расходов. Если у покупателя будут документально подтвержденные расходы по страховке и транспортировке груза до своего склада, то он имеет право дополнительно включить их в отпускную цену (сверх оптовой надбавки).

Субъект хозяйствования, купивший товар у импортера при  реализации товара оптом потребителю (предприятию, которое не буде перепродавать), при формировании отпускной цены может применить оптовую надбавку (снабженческо-сбытовую наценку) в размере до 20% к цене импортера (первого продавца). При реализации потребителю в розницу торговая надбавка к цене импортера (первого продавца) применяется в размере до 30%, за исключением случаев, когда законодательством установлены максимально возможные торговые надбавки по некоторым видам товаров.

При продаже или перепродаже  продукции и товаров на территории Беларуси в сопроводительных документах (ТТН или ТН) продавцы обязаны  указывать отпускные цены предприятий-изготовителей  или цены, сформированные оптовиком-импортером, размер взимаемой надбавки (наценки) и другие данные [Пупко2003, с.233].  

Так как покупателями могут выступать не только юридические лица, но и физические лица, расчеты с которыми производятся наличными деньгами, то аудитору нужно проверить соблюдение кассовой дисциплины. При этом аудитор должен знать, что контроль кассовых операций осуществляется сплошным методом. В процессе его проведения необходимо проверить:

- правильность оформления  кассовых документов и их достоверность;

- правильность и своевременность оприходования поступающих в кассу денег, а также выплат, производимых из кассы;

- правильность и своевременность  отражения кассовых операций  на счетах бухгалтерского учета;

- проведение внезапной  ревизии кассы.

Проверка производится на основании следующих первичных документов и регистров бухгалтерского учета:

1. отчетов кассира с приложенными приходными и расходными кассовыми документами;
2. журналов регистрации приходных и расходных кассовых документов;
3. кассовой книги;
4. корешков чеков использованных чековых книжек;
5. журналы-ордера №1, 2, 3, 4.

По результатам проверки, в ходе которой выявлены нарушения актов законодательства в сфере экономики, составляется акт. Результаты проверки, в ходе которой не выявлено нарушений актов законодательства, оформляются справкой.

В случае, если выявленное нарушение или злоупотребление  может быть сокрыто или по выявленным фактам необходимо принять неотложные меры по их устранению и привлечению  к ответственности виновных лиц, проверяющим до окончания ревизии  составляется отдельный промежуточный акт.

Промежуточный акт подписывается проверяющим, соответствующими должностными лицами проверяемого субъекта, а также лицами, причастными к выявленным нарушениям, от которых в обязательном порядке истребуются письменные объяснения.

Один экземпляр акта передается руководителю проверяемого субъекта. Факты, изложенные в промежуточном  акте, включаются в общий акт ревизии. В акте излагаются результаты изучения всех вопросов, которые были поставлены в программе ревизии [17, с.47].

 

 

4.3. Инвентаризация расчетов как один из главных способов контроля

Одним из важнейших требований, предъявляемых к учету, является требование реальности и точности его  показателей. Однако при ведении  учетных записей могут возникнуть расхождения между показателями учета и фактическим состоянием имущества и финансовых обязательств. Причинами расхождений и несоответствия учетных данных фактическому наличию имущества и расчетов с покупателями и заказчиками могут быть:

1) Ошибки в учете (арифметические ошибки в подсчетах, описки в документах, неправильные записи и т.д.);

2) Злоупотребления материально ответственных лиц.

Поэтому необходима сверка фактического состояния расчетов с покупателями и заказчиками  с учетными данными, которая производится при помощи инвентаризации [29, с.148]. Инвентаризация является одним из приемов фактического контроля и широко применяется при выполнении аудиторско-ревизионных процедур.

Проведение инвентаризации регулируется Законом «О бухгалтерском учете и отчетности» в редакции Закона Республики Беларусь от 25 июня 2001г. №42-З, Методическими указаниями Минфина РБ по инвентаризации имущества и финансовых обязательств от 05.12.95г. №54 и Разъяснениями к Методическим указаниям, утвержденным приказом Минфина от 18.05.99г. №126. Согласно статьи 12 Закона «О бухгалтерском учете и отчетности» «организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и оценка имущества и обязательств».

Порядок проведения инвентаризации (количество инвентаризаций в отчетном году, сроки их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них) определяется руководителем организации.

Проведение инвентаризации обязательно:

1. при передаче имущества государственного унитарного предприятия в аренду, его купле-продаже;
2. при реорганизации или ликвидации организации;
3. перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
4. при смене руководителя организации и (или) материально ответственных лиц;

Выявленные при инвентаризации суммы дебиторской задолженности, по которым срок исковой давности истек, в соответствии с решением руководителя организации списываются в коммерческой организации на финансовые результаты либо за счет резерва по сомнительным долгам, в некоммерческой организации – на увеличение расходов.

Выявленные при инвентаризации суммы кредиторской задолженности, по которым срок исковой давности истек, в соответствии с решением руководителя организации списываются в коммерческой организации на финансовые результаты, в некоммерческой организации – на увеличение доходов.

Для более полного представления об инвентаризации можно привести определение С.А.Апенченко: «Инвентаризация представляет собой проверку в натуре денежных средств, материальных ценностей, состояния расчетов и других статей баланса на определенную дату» [39, с.86].

В зависимости от состояния, способа учета расчетных операций и форм расчетов инвентаризация расчетов с покупателями и заказчиками может производиться путем:

1) письменного запроса  у дебиторов и кредиторов о  состоянии расчетов;

2) взаимной сверки  задолженности непосредственно с предприятиями, с которыми ведутся расчеты;

3) сопоставление дат  и перечисляемых сумм по платежным  поручениям с датами и суммами  оприходованных материальных и других ценностей проверяемого предприятия и выявления расхождений по имеющимся документам без выезда представителя;

4) сравнения высылаемых  лицевых счетов дебиторами и  кредиторами с лицевыми счетами  проверяемого предприятия;

5) сопоставления задолженности  по лицевому счету дебитора  или кредитора образовавшейся  на конец месяца с суммой последующей оплаты через банк (при кредиторской задолженности) или с суммой оприходованных материальных или других ценностей в первых числах следующего месяца (при дебиторской задолженности) [39, с.86].