Контроль расчетов с покупателями и заказчиками

4. КОНТРОЛЬ РАСЧЕТОВ  С ПОКУПАТЕЛЯМИ И ЗАКАЗЧИКАМИ 

НА  ПРИМЕРЕ ЧУТПП «СТРОЙТЕРМИНАЛ»

4.1. Задачи, источники  и этапы контроля расчетов  с покупателями и

заказчиками

Контроль является составной  частью управления общественным воспроизводством. Любое общество не может нормально функционировать и развиваться без четко организованной системы контроля за производством и распределением общественного продукта и другими сферами общественной жизни. Это неотъемлемый элемент надстроечной системы общества, который претерпевает серьезные изменения в процессе развития его политической системы, органов государственного и хозяйственного управления, законодательной и исполнительной власти.

Контроль дает информацию о том, какие процессы происходят в обществе, помогает выработать наиболее целесообразные решения общих и специальных вопросов развития экономики, предоставляет возможность судить о правильности принятых решений, своевременности и результативности их выполнения.

Таким образом можно сформировать основную цель контроля, которая состоит в том, чтобы «…объективно изучить фактическое положение дел в различных областях общественной и государственной жизни, выявить те факторы и условия, которые отрицательно сказываются на выполнении принятых решений и достижении поставленных целей» [39, с.11].

Г.М.Пупко выделяет следующие основные задачи контроля расчетов с покупателями и заказчиками:

1) Проверка  достоверности и законности  учётных данных  о состоянии расчётов:

2) Соблюдение  расчётно–финансовой дисциплины  и её  влияние  на платёжеспособность предприятия;

3) Установление  реальности  существования, правильное и полное отражение в учете задолженности [31, с.228].

Автор М.С.Шидловская дополняет вышеперечисленные задачи по контролю расчетов с поставщиками и подрядчиками:

4) Проверка состояния расчетов, выявление причин и виновных лиц несвоевременности расчетов;

5) Проверка реальности сумм дебиторской и кредиторской задолженности;

6) Проверка правильности оплаты (получения) сумм за полученные и реализованные товарно-материальные ценности, оказанные услуги, выполненные работы;

7) Проверка правильности и обоснованности сумм дебиторской и кредиторской задолженности в балансе и на забалансовых счетах [44, с. 206].

Источниками  информации  для  проведения  контроля расчетов с покупателями и заказчиками являются:

• приказ об учетной политике;
• договоры  купли-продажи, оказания  услуг, которые  составляются  на  поставку  товаров  или  оказание  услуг  и  являются  одним  из  основных  документов, регулирующих  взаимоотношения  поставщика  и  покупателя;
• счета-фактуры, товарно-транспортные накладные,  на  основании  которых  производится  оприходование  или  реализация  товаров  (работ, услуг);
• аналитические  карточки  по  счетам  60, 62 (при  автоматизированном  учете), в  которых  отражается  полная  информация  по  каждому  поставщику  или  покупателю  по  каждой  произведенной  операции. При ведении учета с использованием компьютерной программы, используются распечатки дебетовых и кредитовых оборотов и сальдо по счетам 60, 62, оборотные ведомости, аналитические карточки;
• журналы-ордера  № 6, 8, 11, ведомость № 5 (при журнально-ордерном  учете), где все произведенные операции   по  получению, продаже товаров или оплате  счетов-фактур  накапливаются в регистре  бухгалтерского  учета, который является  основанием  для заполнения  Главной книги и составления     оборотного    баланса.  
• акты      претензий,    составляемые     в     том     случае,    если     качество поставляемого  товара  отличается  от  нормы, в  случае  брака  или  иных  отклонений;
• акты  инвентаризации (сверок)  расчетов, составляемые  для  проверки  расчетов  с  поставщиками, покупателями  с  целью  выявления  неточностей  в  учете  расчетов;
• бухгалтерская финансовая отчетность. По бухгалтерскому балансу (ф.№1) устанавливается состояние задолженности по данным раздела 2 «Оборотные активы» по статьям «Дебиторская задолженность» и раздела 5 «Краткосрочные обязательства» по статьям «Кредиторская задолженность». По приложению к бухгалтерскому балансу (ф.№5) в разделе 2 «Дебиторская  и кредиторская задолженность» выясняется состояние (на начало и конец отчетного периода) и движение краткосрочной и долгосрочной задолженности с выделением «просроченной», а из нее – длительностью свыше 3 месяцев и более чем через 12 месяцев. По справкам к разделу 2 (ф.№5) устанавливается перечень организаций – дебиторов и кредиторов, имеющих наибольшую задолженность [18, с.252].

Основными видами контроля являются ревизия и аудит:

Ревизия – это система контрольных  действий, осуществляемая по поручению руководителя вышестоящего органа управления ревизионной группой или ревизором за деятельностью подведомственных предприятий и организаций, при которой устанавливаются законность, достоверность и экономическая целесообразность совершенных хозяйственных операций, а также правильность действий должностных лиц, участвовавших в их осуществлении.

Аудит – это независимая экспертиза состояния бухгалтерского учета, финансовых отчетов и бухгалтерских балансов [39, с.54].

Таким образом в ходе контроля выделяют основные этапы ревизионной работы, которые представлены на рисунке 4.1.

                                                                                                                                                                   

                                                                                                                                                               

                                                      

                                      

                                            

                                               

                                          

                                                

                                                

                                                

                                              

                                             

                                             

                                       

                                             

                                         

                                    

                                  

                                 

                               

                               

                                          

                                  

                                  

                               

                         

                      

Рисунок 4.1 Основные этапы  анализа расчетов с покупателями и заказчиками

 

Проведение ревизии – это последовательный процесс, который начинается с подготовки к проведению и заканчивается проверкой устранения нарушений и недостатков, выявленных во время предыдущей ревизии.

Ревизионная работа состоит  из следующих этапов:

1. Подготовка к проведению ревизии;
2. Проведение ревизии в соответствии с программой;
3. Подготовка и оформление результатов ревизии;
4. Реализация материалов ревизии;
5. Контроль за выполнением решений по результатам ревизии.

В соответствии со сроками, предусмотренными планом, руководитель ревизующего органа заблаговременно (за 3-5 дней до начала ревизии) назначает приказом комплексную или некомплексную ревизию деятельности предприятия. В приказе указываются полное наименование ревизуемого предприятия, вид ревизии, период, за который проводится ревизия, срок проведения ревизии, состав ревизионной группы и в том числе руководитель группы. На основании приказа каждому члену ревизионной группы выписывается командировочное удостоверение с указанием цели командировки. 

На проведение каждой  ревизии  выдается удостоверение, в котором  указываются наименование органа, выдавшего  удостоверение, фамилия, имя, отчество проверяющего, его должность, цель проверки и сроки ее проведения.

Изучение ревизуемого предприятия осуществляется по данным годовой и периодической бухгалтерской и статистической отчетности, актам ревизий, проведенных в предыдущие периоды, приказам и постановления вышестоящих органов, докладным запискам, объяснениям и заявлениям должностных и других лиц ревизуемого предприятия и вышестоящего органа.

На основании задач, поставленных перед ревизией, и изучения материалов, характеризующих хозяйственно-финансовую деятельность проверяемого предприятия, руководитель ревизионной группы (ревизор) составляет программу ревизии. Программа включает перечень основных вопросов, подлежащих проверке, период, за который должна быть проведена ревизия, и используемы способы и приемы контроля.

Руководитель ревизионной группы должен ознакомить всех ее членов с  содержанием программы и распределить задания между ними. На основании полученных заданий члены ревизионной группы составляют рабочие планы (графики) проведения ревизии [31, с.33].

Проведению документальной ревизии  должно предшествовать обследование ревизуемого  предприятия. Ревизионное обследование является первым этапом проверки непосредственно на месте, и оно позволяет членам ревизионной группы (ревизору) установить недостатки в работе предприятия.  В начале ревизии следует проводить контрольные инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками, с составлением актов взаимных сверок расчетов [Приложение акт сверки], в ходе которых выявляются те или иные нарушения, недостатки или расхождения в документальных данных. До начала проведения документальной ревизии рекомендуется ознакомиться с состоянием бухгалтерского учета.

После проведения подготовительной организационной  работы на предприятии ревизор приступает к непосредственной ревизии, в ходе которой используются способы и  приемы документального и фактического контроля.

Для систематизации материалов ревизии  ревизор должен иметь рабочую  тетрадь, в которой регистрируются вскрытые факты нарушений, злоупотреблений  и другие недостатки в работе предприятия. Регистрация установленных фактов в рабочей тетради должна производиться по отдельным разделам ревизии в соответствии со структурой (содержанием) основного акта документальной ревизии. Такой порядок накапливания материалов ревизии позволяет быстрее и логичнее оформить основной акт ревизии, полнее изложить недостатки, нарушения и злоупотребления, установленные ревизией.

На последующих этапах ревизионного процесса оформляются материалы  ревизии, реализуются материалы  ревизии и организуется контроль за выполнением решений, принятых по результатам ревизии [31, с. 35-36].  

Этапы проведения ревизии бухгалтерского учета расчетов с покупателями и заказчиками, а также перечень вопросов, подлежащих рассмотрению и источники информации можно представить в виде таблицы, приведенной в приложении Б.

 

 

4.2. Проверка состояния расчетов  с покупателями и заказчиками

Основными нормативными документами, которыми должен руководствоваться ревизор при проверке расчетов с покупателями и заказчиками являются:

1. Закон Республики Беларусь «Об аудиторской деятельности» от 8 ноября 1994г. №3373-XII (новая редакция – Закон РБ от 18.12.2002 №164-3);
2. Постановление Национального банка РБ от 29 марта 2001г. №66 «Об утверждении Инструкции о банковском переводе»;
3. Указ Президента РБ от 29 июня 2000г. №359 «Об утверждении порядка расчетов между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь» с изменениями и дополнениями;
4. Постановление Правления Национального банка РБ от 28 июня 2001г. «Об утверждении правил ведения кассовых операций в Республике Беларусь» (с изменениями и дополнениями).

Основными целями проверки расчетов с покупателями и заказчиками является формирование мнения о достоверности показателей бухгалтерской отчетности, отражающих дебиторскую и кредиторскую задолженность, о соответствии применяемой методики учета нормативных документов, ее соответствии учетной политике, а также установление правильности ведения расчетов с поставщиками и покупателями. От их реальности зависят результаты деятельности предприятия, его платежеспособность. Прежде всего, уверенность в достоверности показателей о состоянии расчетов необходима для всех пользователей отчетности, а также для самого предприятия с целью планирования дальнейшей своей деятельности, налаживания связей с покупателями и заказчиками [31, с.228].

Перед началом проведения проверки расчетов с покупателями и заказчиками ревизору необходимо определить перечень вопросов, подлежащих проверке:

1) качество составления договоров (каков порядок расчетов, порядок поставки товаров, чьим транспортом, требования к таре и упаковке, цены на товары, сроки оплаты, страхование груза, срок действия договора, имущественная ответственность сторон, порядок изменения и расторжения договора, подписи лиц, участвующих в заключении договоров);

2) наличие претензий за невыполнение  договорных обязательств;

3) соблюдение платежной дисциплины, установленной очередности платежей;

4) нарушение сроков оплаты;

5) сроки возникновения дебиторской  и кредиторской задолженности  и ее реальность;

6) виды дебиторской и кредиторской  задолженности, причины ее возникновения;

7) структура дебиторской и кредиторской задолженности;

8) соблюдение сроков исковой  давности;

9) законность и обоснованность  безнадежных долгов;

10) соответствие остатков, показанных в балансе, данным  Главной книги, данным учетных  регистров и их достоверность;

11) законность и целесообразность  расчетных операций, их отражение  в учете;

12) обоснованность сумм, числящихся на счетах по учету расчетов с покупателями и заказчиками;

13) организация сверки  расчетов и качество актов  сверки;

14) постановка аналитического и синтетического учета;

15) инвентаризация расчетов и отражение ее результатов [44, с.209-211].

Проверка начинается с приказа о назначении комплексной или некомплексной проверки. В первую очередь следует установить, производилась ли  на предприятии инвентаризация расчетов с покупателями и заказчиками и ознакомиться с ее результатами. Выявление просроченной дебиторской задолженности для работы с сомнительными долгами и подтверждающих балансовых данных на определенную дату – это основная задача инвентаризации задолженности. Она проводится для того, чтобы соблюсти принцип консервативности, не завысить активы предприятия и не ввести пользователя в заблуждение. В международной практике распространена инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности аудиторами. При этом акты сверки на бланке предприятия за подписью ответственных лиц направляются дебиторам кредиторамм с указанием в качестве обратного адреса почтовых реквизитов аудиторской компании. Это дает аудитору уверенность в полноте отражения и правильности оценки задолженностей.