Изучение и оценка системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля в ходе аудита

Вопросные листы  может заполнять клиент или сам  проверяющий на основании полученной информации. В первом случае следует  избегать вопросов с низкой вероятностью объективности ответа, таких, как: «Считаете  ли Вы, что руководство предприятия оказывает давление на деятельность внутренней ревизии?» Решение об эффективности контрольного механизма должно приниматься аудитором и фиксироваться им в отдельных рабочих документах.

К общим вопросам, адресованным системе внутреннего  контроля организации, можно отнести следующие: существует ли организационный план и список сотрудников отделов; имеется ли описание и четкое разделение функций каждого сотрудника в форме инструкции и указаний; знают ли сотрудники об их существовании; написаны ли инструкции доступным, понятым языком; существует ли на предприятии отдел внутренней ревизии; разработан ли план проведения специальных внутренних проверок, если да, то выполняется ли он; используются ли в бухгалтерском учете компьютерные программы, если да, то составьте их описание (производитель, характеристики); происходит ли сравнение данных аналитического и синтетического учетов, если да, то в какой форме это происходит, с какой периодичностью и как это документируется; каким образом гарантируется, что все проводки делаются только на основании первичных документов; как организовано архивирование первичных документов, насколько трудоемок поиск нужного документа; как происходит исправление ошибочных проводок; информированы ли сотрудники о порядке передачи и приемки дел на время их отсутствия (отпуск, болезнь и т.д.).

- Диаграммы и  описание рабочих процессов. Аудитор  составляет диаграммы и описывает  рабочие процессы, предусмотренные  контрольной деятельностью, самостоятельно. Чаще всего они отличаются  от подобных документов, составленных клиентом, так как преследуют различные цели: внешняя аудиторская проверка в одном случае, и внутренняя организация хозяйственной деятельности предприятия -- во втором.

Диаграммы схематично, а описания более подробно отражают порядок прохождения документов через различные структуры компании, перечень задействованных в обработке этих документов подразделений и сотрудников, а также вид выполняемых ими операций и механизм проверки. Эффективное использование этого метода требует наличия солидного опыта работы. После составления диаграмм и описания целесообразно обсудить их с ответственными сотрудниками и тем самым подтвердить правильность понимания и отражения аудитором организации рабочих процессов на предприятии. В противном случае возможны неправильные выводы, а следовательно, и конфликтные ситуации.

Результаты описания существующей системы внутреннего  контроля закрепляются аудитором в  рабочих документах и позволяют  определить наличие и запланированное  предназначение контрольных механизмов. Так как описание СВК очень трудоемко, то при повторяющихся ежегодных проверках используют материалы и записи прошлых лет, которые только актуализируются с учетом происшедших изменении.

2) оценка целесообразности  контрольных механизмов;

По завершении описания существующей системы внутреннего контроля аудитор приступает к оценке используемых в данной системе контрольных механизмов. Его задача -- оценить целесообразность внутренних проверок в конкретных ситуациях. При этом он исходит из того, что система функционирует так, как это было запланировано руководством.

На данном этапе  в центре внимания аудитора должны быть как отдельные компоненты СВК (разделение функциональных обязанностей, инструкции, указания), так и взаимодействие этих компонентов.

Если по ситуации и по числу работников на предприятии требуемое разделение функциональных обязанностей в организации не предусмотрено, это является слабым местом СВК, что необходимо учесть при общей оценке системы. Если же оно предусмотрено, то аудитору следует оценить реальную возможность соблюдения этого принципа в течение длительного времени при неизменной численности персонала. Кроме этого, он проверяет сохранение данного принципа в случаях замены (отпуск, командировка, болезнь).

Каждую инструкцию, относящуюся к системе контроля, аудитор проверяет на предмет полноты, профессиональной правильности и понятности изложения. Установленные при такой проверке недостатки требуют безотлагательного исправления. Ошибочные инструкции не ведут однозначно к ошибочным действиям персонала, но это должно быть обязательно проверено аудитором.

По каждой внутренней проверке проверяющему необходимо ответить на вопрос: способствует ли она обеспечению  правильности и полноты годовой  бухгалтерской отчетности, что является ее целью, и эффективна ли она? Только тот контроль вносит свой вклад в достижение данной цели, который проводится на нужном месте, в нужное время и должным образом.

Для оценки компонентов  системы внутреннего контроля как  единого целого аудитор принимает  во внимание их взаимодействие, исходя при этом из соображения, что риск составления неполной и неправильной отчетности, недостаточно ограничить одной внутренней проверкой, должен быть уменьшен последующими проверками. Далее, следует проверить, действительно ли контрольные механизмы дополняют, а не повторяют друг друга, что ведет к непроизводительным затратам времени и сил.

Проанализировав эти моменты, аудитор делает выводы о целесообразности взаимодействия отдельных компонентов внутри системы.

Обнаружение внутренних проверок, денежные и персональные затраты на проведение которых несопоставимы с получаемыми от них результатами, является важным требованием к деятельности аудитора. Такие малоэффективные или вообще неэффективные внутренние проверки могут принести предприятию больше ущерба, чем их отсутствие.

3) Проверка эффективности  системы внутреннего контроля

Если анализ целесообразности системы внутреннего  контроля основывается на предположении  о соблюдении разделения обязанностей, то при проверке эффективности этой системы названное предположение снимается. В этом случае аудитор должен убедиться в соответствии реального функционирования контрольных механизмов запланированному, в осуществлении задач, возлагаемых руководством на СВК.

- Эффективность  разделения функциональных обязанностей.

- Эффективность  рабочих инструкций и указаний.

- Эффективность  внутренних проверок.

Оценку эффективности  системы внутреннего контроля следует  организовать по направлениям, соответствующим  циклам бизнеса: снабжение и учет производственных запасов и оказанных услуг; производство; сбыт продукции оплата труда; финансы.

Усложнение хозяйственных  процессов требует особенно тщательного  проведения аудита системы внутреннего  контроля.

При оценке эффективности  системы внутреннего контроля может  использоваться так называемый кумулятивный эффект сильных и слабых сторон контроля. Например, даже если система внутреннего контроля или ее часть оценивается в целом как эффективная, аудитор может отметить возможность риска злоупотреблении процедурами контроля па конкретном участке проверки.

 

Вывод

Таким образом, можно сделать некоторые выводы:

При оценке эффективности и надежности систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля руководствуются правилом (стандартом) Знакомство с системой бухгалтерского учета включает в себя изучение, анализ и оценку сведений о следующих сторонах хозяйственной деятельности проверяемого экономического субъекта:

1) учетная политика  и основные принципы ведения бухгалтерского учета;

2) организационная  структура подразделения, ответственного за ведение бухгалтерского учета и подготовку бухгалтерской отчетности;

3) распределение  обязанностей и полномочий между  работниками, принимающими участие  в ведении учета и подготовки  отчетности;

4) организация  подготовки, оборота и хранения  документов, отражающих хозяйственные операции;

5) порядок отражения  хозяйственных операций в регистрах  бухгалтерского учета, формы и  методы обобщения данных таких  регистров;

6) порядок подготовки  периодической бухгалтерской отчетности  на основе данных бухгалтерского учета;

7) критические  области учета, где риск возникновения  ошибок или искажений бухгалтерской  отчетности особенно высок;

1. средства контроля, предусмотренные в отдельных  областях системы учета. 

Аудиторы в  ходе проверки обязаны указать соответствие организации системы б/у действующим нормативным документам и отразить это в рабочей документации.

Система бухгалтерского учета экономического субъекта может  считаться эффективной, если в ходе фиксации хозяйственных операций выполняются  следующие требования:

а) операции в  учете правильно отражают временной  период их осуществления;

б) операции в  учете зафиксированы в правильных суммах;

в) операции правильно  и в соответствии с действующим  законодательством и учетной  политикой отражены на счетах бухгалтерского учеа;

г) зафиксированы  детали операций, имеющие существенное значение для учета и отчетности;

д) ограничена возможность  появления злоупотреблений.

В ходе проверки следует ознакомиться с внутренними  документами проверяемого эк.субъекта, которые касаются организации, постановки и ведения б/у и определить в какой мере реальное состояние дел соответствует положениям вышеперечисленных документов.

Масштаб системы  внутреннего контроля и ее особенности, а также степень их формализации должны соответствовать размерам экономического субъекта и особенностям его деятельности. Система внутреннего контроля - совокупность организационной структуры, методик  и процедур, принятых руководством экономического субъекта в качестве средств для эффективного ведения хозяйственной деятельности.

Система включает следующие элементы:

1. систему бухучета;

2. контрольную  среду; 

3. процедуры  контроля.

Система бухучета - совокупность конкретных форм и методов, зафиксированных в учетной политике предприятия, обеспечивающих возможность для данной организации вести учет своего имущества, обязательств и хозяйственных операций в денежном выражении путем сплошного, непрерывного документального и взаимосвязанного их отражения в учетных регистрах на основании первичных документов.

Контрольная среда - осведомленность и практические действия руководства экономического субъекта, направленные на поддержание  системы внутреннего контроля.

Процедуры контроля - проверки, выполняемые должностными лицами и работниками предприятия.

При оценке системы  внутреннего контроля аудитор должен использовать не менее трех градаций: низкая, средняя и высокая.

Порядок оценки системы внутреннего контроля.

Аудитор обязан оценивать систему внутреннего контроля экономического субъекта не менее чем в следующие три этапа:

1) общее знакомство  с системой внутреннего контроля;

Общее знакомство с системой внутреннего контроля

Аудиторской организации в начале работы следует получить общее представление о специфике и масштабе деятельности экономического субъекта и системе его бухгалтерского учета. По итогам первоначального знакомства аудиторская организация должна принять решение о том, может ли она в своей работе вообще полагаться на систему внутреннего контроля экономического субъекта, подлежащего проверке.

2) первичная  оценка надежности системы внутреннего  контроля;

Первичная оценка надежности системы внутреннего  контроля

Процедура первичной  оценки надежности системы внутреннего контроля осуществляется на основе методики и приемов, которые аудиторские организации разрабатывают самостоятельно.

По итогам процедуры  первичной оценки надежности аудиторская  организация может оценить надежность всей системы внутреннего контроля и (или) отдельных средств контроля как "среднюю" или как "высокую". В этом случае аудиторская организация должна планировать аудиторские процедуры исходя из этого предположения, но не должна доверять данной системе абсолютно.

3) подтверждение  достоверности оценки системы внутреннего контроля.