Изучение и оценка системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля в ходе аудита

В случае если аудиторская  организация примет решение о  том, что она не может полагаться в своей работе на систему внутреннего контроля экономического субъекта, она должна планировать аудит таким образом, чтобы аудиторское мнение не основывалось на доверии к этой системе.

Если по итогам общего знакомства с системой внутреннего  контроля экономического субъекта аудиторская организация придет к выводу, что она может полагаться в своей работе на систему внутреннего контроля, ей следует осуществить первичную оценку надежности системы внутреннего контроля.

Первичная оценка надежности системы внутреннего  контроля.

Процедура первичной оценки надежности системы внутреннего контроля осуществляется на основе методики и приемов, которые аудиторские организации разрабатывают самостоятельно, но с учетом требований настоящего правила (стандарта) аудиторской деятельности. В ходе процедуры первичной оценки аудитор обязан принимать во внимание, что:

- следует проверять  на предмет надежности средств  контроля бухгалтерскую и хозяйственную  документацию экономического субъекта  за весь отчетный период, а  не только избранных периодов  времени;

- необходимо  уделить большее внимание тем  временным периодам, деятельность  в которых имела особенности  или отличия по сравнению с  деятельностью, типичной для всего  отчетного периода;

- оценка надежности  всей системы внутреннего контроля  и (или) отдельных средств контроля как «низкой» не исключает возможности оценки надежности отдельных средств контроля как «средней» или «высокой».

По итогам первичной  оценки аудиторская организация  может оценить надежность всей системы  внутреннего контроля и (или) отдельных средств контроля как «среднюю» или «высокую». В этом случае аудиторская организация должна планировать аудиторские процедуры, исходя из этого предположения, но не должна доверять данной системе абсолютно.

Если аудиторская  организация оценит надежность системы внутреннего контроля в целом и (или) отдельных средств контроля как «низкую», то она обязана документально констатировать это и в дальнейшем планировать аудиторские процессы соответствующим образом.

Подтверждение достоверности оценки системы внутреннего контроля.

Аудиторская организация, принявшая по итогам процедуры первичной  оценки решение о доверии системе  внутреннего контроля и (или) отдельным  средствам контроля, обязана в  ходе аудиторской проверки осуществлять процедуры подтверждения достоверности эти оценки.

Процедуры подтверждения  достоверности оценки системы внутреннего  контроля и (или) отдельных средств  контроля осуществляются на основе методики и приемов, которые разрабатываются  аудиторской организацией самостоятельно, но с учетом требований вышеназванного Правила (стандарта) аудиторской деятельности.

В том случае, если аудиторская организация в  ходе процедур подтверждения надежности придет к выводу, что первичная  оценка завышена, она обязана соответствующим  образом скорректировать порядок осуществления других аудиторских процедур, чтобы в целом повысить достоверность своих выводов по результатам проведения аудита.

Основными задачами внутреннего контроля являются:

- охрана имущества  от потерь;

- внедрение более  эффективных методов хозяйствования;

- отражение объективной  ситуации на фирме;

- поддержка политики  руководства фирмы.

В связи со сложностью происходящих в организации хозяйственных  процессов система внутреннего  контроля затрагивает не только финансовую сферу и деятельность бухгалтерии, где происходит необходимая для составления отчетности обработка информации, но и подразделения компании, являющиеся источником данной информации. Эффективность внутреннего контроля зависит от:

- организационной  структуры, включая функции руководства  фирмы по проверке бухгалтерского учета и системы внутреннего контроля;

- масштаба разделения  функций между руководством и  внутренней ревизией и вероятности  оказания давления на решения  последней;

- компетентности  персонала, занятого внутренним  контролем;

- масштабов использования компьютерных систем по обработке информации.

Аудит системы  внутреннего контроля необходим  аудитору, прежде всего, чтобы получить ответы на вопросы: насколько он может  доверять полученным от организации  данным, какие усилия были приложены руководством компании, чтобы получить правильную и полную информацию, и насколько аудитор может использовать результаты внутреннего контроля в своей проверке? Другими словами, результатом аудита системы внутреннего контроля является определение риска внутреннего контроля. Степень выбранного риска влияет в дальнейшем на размер статистической выборки, используемой при проверке соответствующей операции и баланса.

Как уже было отмечено, целями внутреннего контроля являются, с одной стороны, объективное  отражение хозяйственной ситуации, а с другой -- поддержка интересов и политики руководства фирмы, поэтому те эффективные системы ревизии могут оказаться под влиянием руководства компании. Это возможно по причине его авторитета или иной зависимости от него (боязнь потерять работу). Если аудитор при изучении взаимоотношений на фирме считает, что вероятность такого влияния большая, то риск внутреннего контроля необходимо оценить как высокий, независимо от прочих результатов.

Необходимо различать  аудит системы внутреннего контроля в целом и аудит ее основных объектов (снабжение, сбыт и т.д.). Проверка СВК в целом обязательна, а необходимость проверки внутреннего контроля по каждому объекту аудитор определяет, исходя из соотношения предполагаемых затрат (с учетом и без учета подготовительного этапа), размера проверяемой совокупности.

При проверке системы  внутреннего контроля можно выделить три важных этапа:

1) Описание существующей  системы. На этом этапе аудитору  следует проконтролировать соблюдение  основополагающих принципов функционирования данной системы.

а) Организация  рабочих процессов.

Эффективность внутреннего контроля зависит во многом от вида проводимых хозяйственных  операций. Процессы, выполняемые каждый день в новом виде и новыми людьми, содержат в себе больше вероятности возникновения сознательной или бессознательной ошибки, чем процессы, выполнение которых отдельно определено инструкциями и указаниями. В связи с этим целью СВК должна стать замена индивидуальной, часто меняющейся обработки повторяющихся операций четко сформулированными, организованными процессами. Для этого могут служить письменные инструкции, заготовленные бланки, формуляры. Так, например, использование заготовленных единых для предприятий бланков векселей, а не произвольной формы позволит уменьшить вероятность неправильного выставления или заполнения векселя.

Любое отклонение от установленной организации рабочего процесса должно служить для СВК  сигналом для проведения контрольной  проверки и выяснения причин этого  отклонения. -

б) Разделение функциональных обязанностей.

Определенные  функциональные обязанности не могут  выполняться одним и тем же лицом. Должны быть разделены хозяйственные, управленческие и бухгалтерские  функции.

в). Контроль.

В предпринимательской  структуре каждая операция должна быть под контролем. При этом правильность выполнения операции, повторения, может быть проверена путем сравнения результатов прошлой операции с результатами другой, независимой от первой, операции. Так, стоимость отгруженной за неделю продукции, учитываемой в отделе сбыта, может быть сравнена со стоимостью продукции, учтенной в бухгалтерии как отгруженная за тот же период: Сумма процента за кредиты, начисленная отделом кредитования, должна соответствовать сумме процентов, отраженной в бухгалтерском учете по тем же кредитам.

Наряду со сравнительными могут проводиться и аналитические  проверки, такие, как анализ изменения  отгруженной продукции и изменения  дебиторской задолженности, анализ изменения расходов материалов по отдельным  подразделениям.

К основным вспомогательным  средствам, позволяющим внедрить названные  принципы внутреннего контроля на предприятии, относятся:

- Организационный  план.

Ознакомившись с организационным планом, аудитор  получает представление о том, как  на предприятии соблюдается принцип разделения функциональных обязанностей. Однако окончательные выводы можно сделать лишь после детального анализа хозяйственных операций.

- Рабочие инструкции  и указания.

Рабочие инструкции и указания определяют задачи и ответственность  для каждого рабочего места. Как правило, в подобных документах указываются вид деятельности, способ ее осуществления и исполнитель. Они могут указывать сроки выполнения повторяющихся операций (представление месячной отчетности, напоминание покупки, о неоплаченных счетах) и порядок проверки результатов проделанных операций.

В настоящее  время организации получают все  больше самостоятельности в ведении  бухгалтерского учета. Это касается как оценки производственных запасов, так и отражения хозяйственных  операций с помощью бухгалтерских проводок. Сформулированные в учетной политике особенности бухгалтерского учета должны быть дополнены более детальными указаниями, во избежание разного подхода к одному и тому же вопросу внутри предприятия.

- Описание хозяйственных  процессов.

Информация, содержащаяся в описаниях, поможет аудитору получить сведения об интегрированных в каждом процессе контрольных механизмах или  об их отсутствии, о видах проверок (персональные или машинные) и целях, которые они преследуют.

В связи с  более интенсивным использованием ЭВМ на всех этапах деятельности организации появилась и потребность в описании задействованных программ, ведении программной документации и использовании обработанных данных.

- Заготовленные  бланки и формуляры.

Единые бланки и формуляры способствуют более точному выполнению требуемых действий сотрудниками и уменьшению вероятности возникновения ошибок. Однако для эффективного использования таких бланков/формуляров необходимо соблюдать следующие условия: использовать бланки различных цветов для разных процессов; указывать на бланке отдельные этапы одного процесса; обработка каждого этапа должна быть отмечена ответственным за это сотрудником (подпись, штемпель); одним из видов контроля будет служить в данном случае проверка работником наличия отметки о выполнении предыдущего этапа и выяснение причин при ее отсутствии; указывать время обработки бланка/формуляра путем его датирования; длительное «залеживание» документа на рабочем месте создает риск его потери, увеличения расходов (штрафов), несвоевременного использования нужной информации.

- Внутренняя  ревизия.

Даже самые  эффективные внутренние контрольные  механизмы не могут гарантировать  обнаружения всех ошибок или избежания  их. Постоянные изменения в хозяйственной  жизни любой организации приводят к необходимости проверять способность системы внутреннего контроля отвечать новым требованиям как в целом по предприятию, гак и по отдельным циклам бизнеса. Эти функции и берет на себя внутренняя ревизия, которая является также составной частью СВК.

Чтобы описать  систему внутреннего контроля и, таким образом, установить ее запланированную  структуру и состояние, аудитор  использует в своей работе следующие  подходы:

- Сбор информации. Аудитор собирает все относящиеся  к данному объекту проверки  материалы: диаграммы, указания, инструкции, описания и т.д. Обычно список необходимых документов посылают клиенту до начала проведения проверки, что помогает намного сократить время, а значит, и расходы на проверку.

- Вопросные листы.  Применение вопросных листов -- один из наиболее распространенных приемов в деятельности аудитора. С помощью заранее заготовленных вопросов он может получить от клиента более детальную информацию по организации и действию внутренних проверок. Вопросные листы могут разрабатываться в закрытой (ответы: «да», «нет») или в открытой (описание ответа) формах. Преимущество закрытой формы состоит в том, что аудитор получает конкретный ответ на пост поставленный вопрос и не оставляет клиенту возможность «расплывчатым» описанием уйти от ответа. С другой стороны, описывая опрашиваемую тему в вопросном листе открытого типа, клиент может затронуть аспекты, упущенные проверяющим. Для использования преимуществ обеих форм листов вопросы смешивают, например, следующим образом: «Ответьте «да» или «нет», если «нет», то объясните почему».