Исследование учёта расчетов с подотчетными лицами

Работники, получившие наличные деньги под отчет на расходы, связанные  со служебными командировками обязаны  не позднее трех рабочих дней, а  при использовании корпоративной пластиковой карточки – не позднее 15 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги [22, с. 168].

Сущность расчетов с  подотчетными лицами может быть представлена на рисунке 1.1: 

 

 

 

 

Состав расходов из подотчетных сумм
Служебная командировка			Оплата из подотчетных  сумм представительских расходов			Покупка подотчетными лицами за наличный расчет товаров			Оплата из подотчетных  сумм выполненных работ, других операционно-хозяйственных  расходов

 

Рисунок - 1.1 – Сущность расчетов с подотчетными лицами

Примечание  – Источник: собственная разработка

 

От состояния учета и контроля расчетов с подотчетными лицами зависит соблюдение расчетной дисциплины, эффективность использования денежных средств, состояние дебиторской и кредиторской задолженности.

Работая в новых условиях, организации, чтобы избежать поражения в конкурентной борьбе, банкротства, а затем и ликвидации, вынуждены рационально использовать все свои экономические ресурсы. Принимая управленческое решение, руководство вынуждено постоянно анализировать целесообразность покупки средств производства, выпуска продукции, выполнения работ и оказания услуг, соизмерять затраты с постоянными доходами, знать упущенные возможности для получения прибыли.

Поскольку основным источником информации для этих целей является бухгалтерский учет, то в рыночных условиях хозяйствования его данные используются более активно и широко. Учет занимает одно из главных мест в системе управления. Он более точно отражает реальные процессы производства, обращения, распределения и потребления, всесторонне характеризует имущественное и финансовое состояние организации, служит основой для планирования ее деятельности. Взяв за основу учетную информацию, можно предусматривать показатели развития организации и выявлять резервы повышения эффективности производства [20, с. 216].

Бухгалтерский учет не только отражает хозяйственную деятельность, но и воздействует на нее. Являясь частью процесса управления, он дает важную информацию, позволяющую: контролировать текущую деятельность организации; планировать его стратегию и тактику; оптимально использовать ресурсы, измерять и оценивать результаты деятельности; устранять субъективность при принятии решений.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

своевременное, полное и  достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в  состав затрат;

контроль за экономным  и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели, достоверностью оправдательных документов.

Научно обоснованный учет расчетов с подотчетными лицами формирует полную, своевременную  и достоверную информацию об использовании  денежных средств, выданных под отчет  на хозяйственные и командировочные  расходы, обеспечивает контроль за целесообразностью и законностью их использования, позволяет предупредить растраты и хищения.

 

 

 

 

 

 

 

1.2 Нормативная правовая база, регулирующая учет и ревизию расчетов с подотчетными лицами

 

 

За последние годы в бухгалтерском учете и отчетности произошли существенные изменения, адекватно отражающие процессы становления  в экономике страны рыночных отношений. В целях единообразия в ведении и соблюдении принципов бухгалтерского учета, соответствия организации бухгалтерского учета в Республике Беларусь международным стандартом бухгалтерского учета и отчетности осуществляется система государственного нормативного регулирования бухгалтерского учета. В настоящее время в Республике Беларусь сформирована четырехуровневая система нормативного регулирования бухгалтерского учета.

Основные положения  и принципы организации бухгалтерского учета в Республике Беларусь регламентированы в Законе Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности». На основании и во исполнение этого закона издаются нормативные правовые акты, устанавливающие правовые вопросы и принципы организации и методологии бухгалтерского учета и в то же время использующие все разумное и полезное, содержащееся в международных стандартах финансовой отчетности.

Правовое регулирование  бухгалтерского учета можно представить  в следующем иерархическом порядке.

Первый уровень: Закон  Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» и другие нормативные акты законодательной и исполнительной власти республики, устанавливающие единые правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета.

Второй уровень: положения (стандарты) по бухгалтерскому учету и отчетности, утверждаемые Министерством финансов Республики Беларусь и другими органами, на которые законодательно возложены функции нормативного регулирования бухгалтерского учета.

Третий уровень: методические указания и рекомендации, разрабатываемые Министерством финансов Республики Беларусь и другими органами в соответствии с действующим законодательством и содержащие более детальные рекомендации по организации учета соответствующих объектов. Разрабатывать их могут все, кто заинтересован в интерпретации и детализации положений нормативных актов первого и второго уровня. Например, Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств и другие.

Четвертый уровень: рабочие  инструкции и указания по учету соответствующих операций и объектов непосредственно в организации, в которых на основе общеустановленных правил и принципов формируется учетная политика организации, свои подходы к раскрытию бухгалтерской информации в отчетах, представляемых заинтересованным пользователям.

Нормативное правовое регулирование исследования, состояния и эффективности использования учета расчетов с подотчетными лицами можно представить в следующем иерархическом порядке.

Первый уровень:

Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» от 18 октября 1994г. №3321-ХII в редакции закона от 26.12.2007г. № 302-3. На основании этого закона издаются нормативные правовые акты, устанавливающие правовые вопросы и принципы организации и методологии бухгалтерского учета. Действие настоящего закона распространяется на юридические лица, зарегистрированные на территории Республики Беларусь, филиалы и представительства, в том числе иностранных организаций, хозяйственные группы, простые товарищества, государственные органы. Бухгалтерский учет в ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» Слонимский производственно-торговый филиал организован в соответствии с данным Законом.

Банковский кодекс РБ от 25 октября 2000г. № 441-3, принятый палатой  представителей 3 октября 2000 года и одобренный Советом Республики 12.10.2000 года с изменениями и дополнениями  от 14.07.2010 года № 132-3 данный нормативный акт регулирует систему экономических общественных отношений по мобилизации и использованию временно свободных денежных средств, устанавливает принципы банковской деятельности, правовое положение субъектов банковских правоотношений, регулирует отношения между ними.

Второй уровень:

Типовой план счетов бухгалтерского учета и Инструкция по его применению, утвержденные постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.05.2003 № 89, с изменениями и дополнениями от 29.06.2011г. № 50, устанавливают единые подходы к его применению и отражению фактов хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета.

Инструкция по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации», утвержденная Министерством финансов Республики Беларусь от 17 апреля 2002 г. № 62 с изменениями и дополнениями от 26.05.2008г. № 85 устанавливает основы формирования и раскрытия учетной политики организации.

Инструкция «О порядке  ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь», утвержденная Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 17.01.2008 №4 в редакции от 27.03.2012г. № 136.

Порядок ведения кассовых операций в иностранной валюте регулируется также Национальным банком Республики Беларусь, а именно Инструкцией о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 28.06.2004 № 98 (в ред. от 18.10.2010 № 436). Данная Инструкция разработана в соответствии со статьями 26 и 30 Банковского кодекса Республики Беларусь и устанавливает единый порядок проведения, учета, оформления кассовых операций в наличной иностранной валюте, а также организацию контроля за соблюдением порядка ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте.

Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24.04.2000 № 561 «О предоставлении Министерству финансов права устанавливать нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу» (с изменениями и дополнениями по состоянию на 10.05.2001 № 675) Министерству финансов Республики Беларусь предоставлено право устанавливать нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу.

Постановление Совета Министров  Республики Беларусь от 16.08.2005 № 903 «О финансировании расходов на служебные командировки за границу и иных вопросах, связанных  с этими командировками» (с изменениями и дополнениями по состоянию на 27.12.2007 № 1846) определило источники финансирования заграничных командировок государственных служащих соответствующего уровня и порядок отчетности по таким служебным командировкам.

Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу» (с изменениями и дополнениями по состоянию на 16.08.2011 № 78) установлены нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу.

Третий уровень:

Инструкция по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30 ноября 2007 г. № 180 в редакции от 22.04.2010г. № 50. Инструкция устанавливает единый порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организаций, ведущих в соответствии с законодательством бухгалтерский учет, оформления результатов инвентаризации и отражения их в бухгалтерском учете.

Инструкция о порядке  и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденная постановлением Министерством труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010г. №115 в редакции от 14.09.2011г. № 87. Данная Инструкция определяет порядок и условия предоставления гарантий и компенсаций работникам при служебных командировках за границу, в том числе на обучение (стажировку, семинар, конференцию и иные мероприятия, связанные с повышением квалификации).

Инструкция о порядке  и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь утверждена постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (в редакции от 29.02.2008 № 29). Данная Инструкция определяет условия, порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь.

Нормативное правовое регулирование  учета расчетов с подотчетными лицами на уровне организации регламентируется также документами, разрабатываемыми самой организацией на основании государственных республиканских нормативных правовых актов. К ним относятся рабочие инструкции и указания по учету соответствующих операций, объектов и разделов учета непосредственно в организации. В организации разрабатывается учетная политика (Приложение А) с учетом принципов:

обособленности учета  имущества и обязательств организации  от имущества и обязательств других юридических и  физических лиц;

непрерывности  деятельности организации;

последовательности применения учетной политики;

временной определенности фактов хозяйственной деятельности.

Учетная политика применяется последовательно от одного отчетного года к другому. При формировании учетной политики по конкретному направлению ведения и организации бухгалтерского учета осуществляется выбор одного способа из нескольких, допускаемых законодательством и нормативными правовыми актами по бухгалтерскому учету.

К нормативным правовым актам ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» Слонимский производственно-торговый филиал относятся устав предприятия, приказы и распоряжения, издаваемые на предприятии, должностные инструкции работников бухгалтерии, учетная политика (Приложение А), рабочий план счетов (Приложение Б.