Инвентаризация запасов и учет ее результатов

 

63. Молодняк и  другие виды животных могут  быть включены в описи согласно  номенклатуре, принятой в учетных  регистрах, с указанием количества  голов и живой массы (веса) по  каждой группе.

 

Важным условием качественного  проведения аудиторской проверки является внезапный, полный (или максимально  возможный) охват инвентаризациями всех торговых предприятий. В целом  инвентаризация запасов осуществляется в общеустановленном порядке, при  этом рекомендуется следующая последовательность проведения инвентаризаций:

опломбирование и опечатывание помещений и мест хранения товарно-материальных запасов;

снятие остатков наличности в кассе и их оформление отдельным  актом;

получение последнего товарного  отчета и выведение в нем остатка  товаров на момент инвентаризации;

представление инвентаризационной комиссии подписки о включении всех приходных и расходных документов в отчет;

проверка правильности товарного  отчета и приложенных к нему документов и их визирование;

проверка весоизмерительных приборов и снятие остатков товарно-материальных запасов путем взвешивания, пересчета, перемеривания.

 

Записи в инвентаризационные описи проводятся только после проверки обозначения цены на товаре или на прикрепленных ярлыках, сверки цен  с товарными или иными документами.

 На фактически оказавшиеся  в наличии запасы составляют  инвентаризационную опись по  форме № инв.-13.(приложение 4)

 В процессе аудиторской  проверки аудитор осуществляет  постоянный контроль за соблюдением правил и сроков проведения инвентаризаций, а также их качеством. Для этого проводятся контрольные проверки, которые охватывают, как правило, 10 % всех подвергнутых инвентаризации запасов.

Документальное  оформление инвентаризации товаров 

 Для оформления  инвентаризации необходимо применять  формы первичной учетной документации  по инвентаризации имущества  и финансовых обязательств.

До начала проверки фактического наличия товаров комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные  документы или отчеты о движении материальных ценностей или денежных средств.

Председатель комиссии визирует все приходные и расходные  документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на « » (дата)», что должно служить для бухгалтерии основанием для определения остатков товаров к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные  лица дают расписки о том, что к  началу инвентаризации все расходные  и приходные документы на имущество  сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, и все ценности, поступившие  на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные  расписки дают и лица, имеющие подотчетные  суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Сведения о фактическом  наличии товаров записываются в  инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в  двух экземплярах.

Инвентаризационная  комиссия обеспечивает полноту и  точность внесения в описи и акты данных о фактических остатках запасов, товаров, денежных средств, другого имущества, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Фактическое наличие  имущества при инвентаризации определяют путем подсчета, взвешивания, обмера. Руководитель организации должен создать  условия, обеспечивающие полную точную проверку наличия имущества в  установленные сроки (обеспечить рабочей  силой для перевешивания и  перемещения грузов, технически исправным  весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

По товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может  определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Масса (объем) навалочных материалов проверяется  на основании обмеров и технических  расчетов.

При инвентаризации большого количества весовых товаров  ведомости отвесов ведут раздельно  один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное  лицо.

В конце рабочего дня (или окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические  расчеты и ведомости отвесов  прилагают к описи.

Проверка фактического наличия товаров проводится при  обязательном участии материально  ответственных лиц. Инвентаризационные описи и акты могут быть заполнены  как с использованием средств  вычислительной и другой организационной  техники, так и ручным способом. Описи  заполняются чернилами или шариковой  ручкой четко и ясно, без помарок  и подчисток. Наименования инвентаризуемых  ценностей и объектов, их количество приводят в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи  указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей  и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны. Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. Не допускается оставлять незаполненные сроки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, проводивших эту проверку.

Описи подписывают  все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные  лица. В конце описи материально  ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией  имущества в их присутствии, отсутствие к членам комиссии каких-либо претензий  и принятие перечисленного в описи  имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия товаров, в случае смены  материально ответственных лиц, принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи. Результаты контрольных проверок оформляются актом и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации. На ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями, и находящиеся на складах других организаций описи составляются отдельно.

В описях на ценности, находящиеся в пути, по каждой отдельной  отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании  которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета.

В описях на ценности, отгруженные и не оплаченные в  срок покупателями, по каждой отдельной  отгрузке указываются наименование ценностей, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа. Данные о ценностях, хранящихся на складах  других организаций, заносятся в  описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное  хранение.

Все надлежаще оформленные, пронумерованные и проверенные  инвентаризационные описи считаются  подлинными, и они передаются председателем  инвентаризационной комиссии в следующем  порядке:

• первый экземпляр описи, заполненный членом комиссии и экземпляр, заполненный материально ответственным  лицом в бухгалтерию торговой организации, где ведется учет товарно-материальных запасов;

• второй экземпляр описи, заполненный членом комиссии, передастся материально ответственному лицу под  расписку на первом экземпляре.

При смене материально  ответственных лиц первый экземпляр  описи, заполненный членом комиссии и оба экземпляра описей, заполненных  материально ответственными лицами (сдающим и принимающим ценности) - в бухгалтерию торговой организации, второй экземпляр описи, заполненный  членом комиссии - материально-ответственному лицу, принимающему ценности, а третий экземпляр - материально ответственному лицу, сдающему ценности.

Материально ответственным  лицам экземпляр описи передастся немедленно после оформления описей подписями членов комиссии под расписку на первом экземпляре, передаваемом в 6yxгалтерию.

Если материально ответственные  лица обнаружат после инвентаризации (не позднее следующего дня по ее окончании) ошибки в инвентаризационных описях (неточно указаны наименования, пропуск ценностей, неправильный подсчет  и др.), то они должны немедленно (до открытия предприятия) в письменной форме заявить об этом рабочей  инвентаризационной комиссии или руководителю торговой организации, подписавшей  распоряжение об инвентаризации. Рабочая инвентаризационная комиссия обязана немедленно (до открытия предприятия) проверить указанные факты и в случае подтверждения ошибок внести необходимые исправления в инвентаризационных товаров составляются оговорками, которые подтверждаются подписями всех членов инвентаризационной комиссии.

Первые экземпляры инвентаризационных описей товаров и тары (вместе с  экземплярами материально ответственных  лиц) с их перечнем, контрольные ведомости, ведомости отвесов, акты и расчеты  обмеров, акты на бой, лом, брак и порчу  товаров и другие инвентаризационные материалы передают в бухгалтерию  торговой организации вдень окончания  инвентаризации или в начале следующего рабочего дня, если инвентаризация закапчивается  в нерабочее время, согласно перечню  инвентаризационных описей под расписку главного бухгалтера.

На все инвентаризационные описи заполняют специальный  перечень в двух экземплярах: первый экземпляр с распиской главного бухгалтера остается у председателя инвентаризационной комиссии, второй - при инвентаризационных описях в  бухгалтерии - торговой организации.

Протокол рабочей инвентаризационной комиссии с другими документами (объяснения материально ответственных  лиц, допустивших недостачу (излишки), пересортицу товаров или их порчу, докладная записка о состоянии  складского хозяйства и торговых помещений, о нарушении условий  хранения и т.п.) передают на рассмотрение постоянно действующей центральной  инвентаризационной комиссии. В целях  повышения ответственности рабочей  инвентаризационной комиссии за результаты своей работы центральная инвентаризационная комиссия имеет право провести контрольную  проверку правильности проведенных  инвентаризаций с привлечением к  ней членов рабочей инвентаризационной комиссии и материально ответственных  лиц. Контрольная проверка должна проводиться  сразу же по окончании инвентаризации до открытия предприятия с охватом не менее 10-15° о наименований наиболее ценных товаров, числящихся в инвентаризационной описи. Результаты таких проверок оформляются актами по установленной форме.

 

3333333

ПОРЯДОК ВЫВЕДЕНИЯ РЕЗУЛЬТАТОВ  ИНВЕНТАРИЗАЦИИ.

 

Для своевременного и правильного  выведения результатов инвентаризации товаров и тары к моменту ее завершения работники бухгалтерской  службы должны выполнить следующие  подготовительные работы: проверить, обработать и записать в учетные регистры все оформленные в надлежащем порядке и представленные материально  ответственным лицом отчеты и  документы по приходу и расходу  ценностей; произвести сверку данных бухгалтерского аналитического натурально-стоимостного учета товаров с натуральным (количественным) складским учетом, оформив актом; при оперативно-бухгалтерском (сальдовом) учете товаров в бухгалтерии  вместо акта сверки на день инвентаризации обеспечить составление сальдовой  ведомости остатков товаров. В результате этих проделанных подготовительных работ бухгалтерия торговой организации  устанавливает учетные остатки  товаров и тары на дату инвентаризации, которые затем заносятся в  инвентаризационную опись.

Поступившие в бухгалтерию  торговой организации описи от инвентаризационной комиссии, подвергаются обработке, сущность которой заключается в тщательной проверке правильности оформления инвентаризационных описей, правильности указанных цен, таксировки, подсчетов частных и  общих итогов по каждой странице и  по описи в целом, порядка приемки  товарных отчетов, наличие подписей всех членов инвентаризационной комиссии и т.д. Выявленные ошибки должны быть исправлены и оговорены за подписью работника бухгалтерии, проверявшего описи, председателя инвентаризационной комиссии и материально ответственного лица (бригадира).

Па оптовых предприятиях (базах, складах, холодильниках и  др.), где ведется натурально-стоимостной  учет товарно-материальных запасов, результаты инвентаризации товаров и тары выводятся  путем сопоставления учетных  данных с данными инвентаризационной описи по количеству и сумме отдельно по каждому наименованию, артикулу, прейскурантному номеру, сорту, цене товаров и тары. Если не обнаружено расхождений, то бухгалтер, ведущий  учет товарно-материальных запасов, указывает  об этом в конце инвентаризационной описи и подписывается.

На товары и тару, по которым  выявлены расхождения между учетными и фактическими данными по описи, бухгалтерия, совместно с постоянно  действующей центральной инвентаризационной комиссией, составляют «Сличительную  ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей». В  них выявленные расхождения показываются по каждому наименованию товаров  с подробным указанием его  отличительных признаков (порядковый номер по инвентаризационной описи, номенклатурные и прейскурантные номера, артикул и др.), результаты инвентаризации (недостачи или излишки) Товары, не имеющие расхождений, записываются в ней общим итогом. Такая сличительная ведомость составляется и по таре. Часто сличительная ведомость совмещается на одном бланке с инвентаризационном описью.

По каждому факту расхождений  между показателями бухгалтерского учета и инвентаризационной описи  материально ответственные лица обязаны представить инвентаризационной комиссии письменные объяснения по существу расхождении с указанием причины, вызвавшей излишки, сверхнормативные недостачи и пересортицу товаров.

Материалы (результаты) инвентаризации вместе с письменными объяснениями материально ответственных лиц  перелают на рассмотрение постоянно  действующей центральной инвентаризационной комиссии. Последняя устанавливает  характер выявленных недостач и излишков, разрабатывает предложения, направленные на предотвращение как излишков, так и недостач и определяет порядок регулирования разницы между инвентаризационными и учетными данными путем зачета пересортиц одноименных товаров, списания суммовых разниц и естественной убыли. Эти предложения рассматриваются и подтверждаются руководителем торговой организации.