Инвентаризация в буфетах

Вопрос  к контрольной  работе № 1.

16.Инвентаризация в буфетах. Сроки, порядок проведения, документальное оформление. 

Инвентаризация-проверка для обеспечения  достоверности данных бухгалтерского учета  и бухгалтерской  отчетности по установлению на данный момент фактического наличия средств  и их источников, фактически произведенных  затрат путем пересчета  инвентаризируемого объекта на месте  в натуре, т.е. снятия остатков, или путем  проверки учетных  записей. Инвентаризация обеспечивает контроль над правильностью отражения в учете информации  о наблюдаемых объектах. Путем сопоставления учетных данных с действительной характеристикой объекта учета выявляются расхождения, которые должны быть устранены, т.е учетные данные доводятся до реальности факта.

Инвентаризация  имущества производиться  по его местонахождению  ( в данном случае, это буфет) и материально - ответственному лицу.

Основными этапами инвентаризации являются:

-проверка  фактического наличия  товара;

-документальное  оформление результатов  инвентаризации;

-принятие  хозяйственных решений  на основании результатов  инвентаризации.

Приказом  руководителя организации  назначается рабочая  комиссия по проведению инвентаризации. В  состав комиссии ,проверяющей буфет ,должны входить ,работник бухгалтерии(гл. бухгалтер),менеджер, материально-ответственное лицо. Рабочая комиссия составляет свои заключения по выявленным недостаткам и излишкам, вносит  предложения по улучшению порядка приема, хранения и отпуска товаров, по улучшению контроля над их сохранностью, участвует в определении окончательных результатов инвентаризации. 

Инвентаризацию  товаров  в буфете, проводят  ежемесячно .Дату их поведения ,перечень имущества  и финансовых обязательств, проверяемых при каждой инвентаризации, устанавливаются руководителем организации. Так же , в течении года, рекомендуется проводить две-три выборочные инвентаризации  по наиболее ценным ,пользующимся повышенным спросом товарам , а также по товарам ,по которым имеются сверхнормативные запасы. Если при выборочных проверках будут установлены расхождения с данными бухгалтерского учета, то проводится внеочередная инвентаризация всех товаров находящихся в буфете.

  Персональный состав постоянно действующих и рабочих  инвентаризационных  комиссии утверждает руководитель организации . Документ  о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируют в книге контроля за выполнением приказом о проведении инвентаризации. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации не действительными. Комиссия  рассматривает также объяснения материально-ответственных лиц, допустивших недостачи (излишки), пересортицу товаров или их порчу .

Рабочие инвентаризационные комиссии несут ответственность за соблюдение порядка инвентаризации, ее своевременность, полноту и точность внесения в описании данных о фактических остатках товаров  и тары  и их потребительских признаках, правильное оформление инвентаризационных материалов и своевременную сдачу их в бухгалтерию. За внесение  в инвентаризационные  описи заведомо неправильных данных с целью сокрытия недостач или излишков материальных ценностей виновные лица привлекаются к ответственности в установленном законодательством порядке. 
 
 
 
 

Порядок проведения инвентаризации 

Порядок проведения инвентаризации предусмотрен «Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»,утвержденными приказом Минфина РФ от 13.06.1995 №49.

К началу инвентаризации бухгалтерия должна закончить проверку и  обработку документов по буфету ,определить остатки на день  инвентаризации по каждому наименованию товара. Товары  в местах их хранения  должны быть уложены по наименованиям, сортам, размерам, ценам и другим признакам. На товары должны быть составлены ярлыки с необходимыми сведениями о количестве, массе, мере. Перед началом инвентаризации рабочая комиссия должна опломбировать буфет, проверить исправность весоизмерительных приборов, получить от материально- ответственного  последний товарный отчет, завизировать его, поставить штамп «до инвентаризации»,дату и подпись председателя комиссии. Инвентаризационная комиссия  обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, правильность и своевременность  оформлении материалов инвентаризации.

Руководитель  организации должен создать условия ,обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой)

Председатель  инвентаризационной комиссии визирует все  приходные  и расходные  документы ,приложенные к реестрам (отчетам),с указанием «до инвентаризации на …(дата),что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным ценам.

Материально-ответственное  лицо до начала инвентаризации дает расписку в том, что документы  по приходу и расходу  ценностей к отчету приложены  и сданы в бухгалтерию, что не оприходованных и  не списанных в расход ценностей не имеется.

Отпуск  товаров с буфета во время проведения инвентаризации запрещается. Однако в исключительных случаях с   согласия руководителя  организации и председателя инвентаризационной рабочей комиссии  могут быть отпущены  товары  до начала инвентаризации.

Проверка  фактического наличия  товара в буфете производиться  рабочей инвентаризационной комиссией только в присутствии  материально –      ответственных лиц.

При явной нецелесообразности перевешивания  или пересчета товаров, находящихся в неповрежденных  и пронумерованных кипах, ящиках, бутылках, допускается внесение данных об этих товарах в опись по спецификации или маркировке, имеющейся на таре. Подобный факт должен быть оговорен в описи. Однако согласно «методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» не менее 10% таких товаров, за исключением   тех, которые при распаковке могут испортиться, должны быть подвергнуты  обязательной выборочной проверке.

Вносить в описи данные об остатках товаров  без проверки их наличия ( по данным учета или  со слов материально-ответственного лица)категорически запрещается.

Пересчет, перевешивание и  перемеривание товаров производиться членами инвентаризационной комиссии. Нераспакованные  товары распаковываются в том случае ,если их распаковка не может вызвать понижение качества товара. Если  же распаковка товара вызывает понижение качества, то в этом случае  массу товара определяют по трафарету  (по массе брутто) с выборочной проверкой ряда товарных мест. Установленное кол-во товара отражается в инвентарной описи-акте.

Отдельными  описями оформляются  выявленные при  инвентаризации неходовые  и залежалые  товары , а также тара. Бой ,брак и порча актируются  в установленном порядке.

Инвентаризация  может длиться  не один день. После  окончания работы комиссии в конце  каждого дня  проведения инвентаризации ,двери буфета опечатываются, пломбируются. 
 

Оформление  инвентаризации 

Результаты  проверки инвентаризационная комиссия оформляет  специальными документами (акты, описи, сличительные ведомости). Типовые  формы таких документов предусмотрены «Альбомом  унифицированных  форм первичной учетной  документации», утвержденным постановлением Госкомитета РФ от 18.08.1998 №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету инвентаризации» ( в ред. От 03.05.2000г.) В нашей жизни, вся информация забивается и храниться в компьютере и данные об инвентаризации заносятся туда же в графу остатки ,и таким образом автоматически вычисляется остаток на данный момент инвентаризации, где при недостаче в графе фактический остаток будет стоять цифра, если  она выделена красным и  с минусом, то это результат недостачи, если  есть излишки, то они так же будут выделены красными цифрами. Предварительные  результаты инвентаризации определяются на месте сразу же после е окончания при сопоставлении остатков товара и тары по товарному отчету материально-ответственного лица с данными инвентаризационной описи. При  наличии  больших расхождений инвентаризационная комиссия обязана взять письменное объяснение с материально-ответственного лица  и опломбировать помещение буфета и сообщить об этом руководителю организации.

Сведения  о фактическом  наличии товаров  заносятся в инвентаризационные описи или акты инвентаризации. Описи  заполняются в 2-х  или более экземплярах  чернилами или  шариковой ручкой  четко без исправлений . Если в организации учет  автоматизирован ,то эти описи составляются на компьютере. В инвентаризационные описи заносятся данные по каждому наименованию товаров, их характеристика, фактическое наличие в количественном  и суммовом измерении, а так же их наличие по данным бухгалтерского учета. На каждой странице  описи указывается прописью число порядковых номеров проверенных материальных ценностей и общий итог их количества  в натуральных показателях (шт.,кг.,л.,мл.,гр.,и т.д). На   последней странице  описи делается отметка о проверке цен, подсчетов итогов по строкам и страницам ,а так же в целом по описи. Исправления в описях должны быть оговорены  и подписаны всеми членами инвент. Комиссии и материально-ответственными лицами. В описях не должно быть пропусков, незаполненных строк. В последних листах незаполненные строки прочеркиваются.  Описи должны быть подписаны всеми членами инвент. Комиссии и мат.-ответ. Лицами.

  В конце каждой  описи мат.-ответ. Лицо  оформляет расписку следующего содержания : «Все ценности ,поименованные  в настоящей  инвентаризационной описи №____ по №___, комиссией  проверены в натуре  в моем присутствии и внесены в опись ,в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею.  Ценности ,перечисленные в описи, находятся  на моем ответственном хранении». Описи подписывают все члены инвент. Комиссии и мат.- Ответ. Лица. При поверке фактического наличия имущества в случае смены мат.- отв. Лиц ,принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший –в сдаче этого имущества.

В тех случаях ,когда мат.- отв. Лица обнаружат после инвент. Ошибки в описях ,они должны немедленно  (до открытия буфета)заявить об этом председателю инвент. Комиссии. Инвент . комиссия  осуществляет проверку  указанных фактов  ив случае  их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

Товары ,поступившие в буфет во время проведения инвентаризации, принимаются мат.-отв. Лицом в присутствии  членов комиссии   и приходуются в буфет  после инвентаризации. Эти товары оформляются отдельной описью «Материальные ценности ,поступившие  во время  инвентаризации». В этой описи указывается  поставщик товара, дата и № приходного документа ,на котором ставится отметка «После инвентаризации» со ссылкой на номер и дату описи.

По  неходовым, залежалым и пришедшим в полную негодность товарам и продуктам составляется отдельная опись. 

На  тару составляется отдельная  инвентаризационная опись  по видам, целевому назначению, качественному  состоянию (новая ,бывшая в употреблении, требующая ремонта и т.д.) на тару, пришедшую в негодность, составляется акт на списание с указанием причин порчи.

  По первичным результатам  инвентаризации составляется  протокол рабочей  инвентаризационной  комиссии. В этом  протоколе отражаются  результаты инвентаризации, поверки условий хранения и обеспечения сохранности ценностей  в буфете, причины порчи товаров и указываются виновные в этой порче  лица (если такие имеются).

Первые  экземпляры описей товаров  и тары с их перечнем, акты на бой, брак и порчу товаров, и другие инвент. Материалы должны быть переданы в день окончания инвентаризации.

По  окончании инвентаризации могут проводиться  контрольные проверки  правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить  с участием членов инвент. Комиссии и мат.- отв. Лиц обязательно до открытия  буфета. Результаты контрольных поверок ,оформляются актом и регистрируются в книге  учета  контрольных проверок  правильности проведения инвентаризации.  

Определение результатов инвентаризации 

Окончательные результаты инвентаризации определяются в бухгалтерии  и  оформляются  сличительной ведомостью результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей. Эта процедура  должна быть проведена  в 5-10- дневный  срок, в течении которого проверяются документы, цены, таксировка описи по каждому наименованию товаров и тары в количественно-суммовом выражении. Для этого сопоставляются данные бухгалтерского учета с фактическим наличием товаров и тары по описи на товарно-материальные ценности, по которым выявлены расхождения, составляется сличительная ведомость. В этой ведомости указывается наименование товара, номенклатурный номер, количество и стоимость по учетным ценам, недостача и излишек. По всем случаям выявленных недостач и излишков материально-ответственное лицо должно дать письменное объяснение причин их возникновения.

Со  сличительной ведомостью бухгалтер обязан ознакомить материально-ответственных  лиц под расписку в ведомости.

Сличительные  ведомости  и объяснения материально –  ответственных  лиц  передаются в постоянно  действующую инвентаризационную комиссию для рассмотрения и принятия  решений. Комиссия устанавливает  характер недостач (излишков) и способ их устранения, возможность зачета пересортиц одноименных товаров, списания суммовых разниц и естественной убыли (при наличии их норм). О допущенной пересортице ,материально-ответственные лица пишут подробные объяснения  председателю инвентаризационной комиссии.