При длительном проведении инвентаризации
в исключительных случаях и
только с письменного разрешения
руководителя и главного бухгалтера
организации в процессе инвентаризации
товарно-материальные ценности могут
отпускаться материально ответственными
лицами в присутствии членов инвентаризационной
комиссии. Эти ценности заносятся в отдельную
опись под наименованием "Товарно-материальные
ценности, отпущенные во время инвентаризации".
Оформляется опись по аналогии с документами
на товарно-материальные ценности, поступившие
во время инвентаризации.
В расходных
документах делается отметка за подписью
председателя инвентаризационной комиссии
или по его поручению члена
комиссии.
Если инвентаризация имущества проводится
в течение нескольких дней, то помещения,
где хранятся материальные ценности, по
окончании работы при уходе инвентаризационной
комиссии должны быть опечатаны. Во время
перерывов в работе инвентаризационной
комиссии (в обеденный перерыв, в ночное
время, по другим причинам) описи должны
храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом
помещении, где проводится инвентаризация.
Действующей практикой на ООО
«Предприятие Турист» время для
проведения инвентаризации выбирается
с учетом меньших потерь для предприятия:
с 18 до 24 часов.
В любом случае на дату проведения
инвентаризации должно быть известно
учетное количество и стоимость
инвентаризуемых ценностей. Как
показывает аудиторская практика
работы с клиентами, это условие
зачастую не выполняется, что является
грубым нарушением норм учета, поскольку
позволяет манипулировать учетными регистрами,
зная количество ценностей, имевшихся
в наличии на дату проведения инвентаризации.
После осуществления всех необходимых
подготовительных мероприятий производится
опись имущества и обязательств, то есть
их вещественная и документальная проверки.
Инвентаризация относится к процедурам
внутреннего контроля.
Проведение описи имущества и
обязательств начинают с получения
последнего на момент инвентаризации
товарного отчета со всеми документами,
отчета о движении денежных средств и
расписки от материально ответственного
лица.
Кассир на дату объявления
инвентаризации кассы в присутствии
членов инвентаризационной комиссии
должен составить отчет о кассовых операциях
за последний день, вывести остаток денег
по кассовой книге, эти данные отражены
в приложении 5.
С кассира берется расписка
о том, что все приходные
и расходные документы включены
им в кассовый отчет и к
моменту инвентаризации кассы неоприходованных
и несписанных сумм в кассе не имеется.
Эта расписка включается в заголовочную
часть Акта инвентаризации наличных денежных
средств по форме N ИНВ-15. Отчет подписывается
главным бухгалтером организации.
Форма N ИНВ-15 «Акт инвентаризации наличных
денежных средств» применяется для отражения
результатов инвентаризации фактического
наличия денежных средств, разных ценностей
и документов (наличных денег, марок, чеков
/чековых книжек и других), находящихся
в кассе организации. Пример (образец)
заполнения акта инвентаризации денежных
средств показан в приложении 6.
При инвентаризации кассы проверяется
фактическое наличие денежных
средств и других ценностей,
находящихся в кассе. Проверяются
также бланки и документы строгой
отчетности (абонементные книжки, билеты,
талоны, книжки дипломов и др.). При этом
остаток денежной наличности в кассе сверяется
с данными кассовой книги.
При подсчете фактического наличия
денежных знаков и других ценностей
в кассе принимаются к учету
наличные деньги, ценные бумаги и денежные
документы (почтовые марки, марки государственной
пошлины, талоны на горюче-смазочные материалы,
вексельные марки, путевки в дома отдыха
и санатории, авиабилеты и др.).
Предъявленные кассиром почтовые
марки и марки государственной пошлины
принимаются по номинальной стоимости.
Заявления кассира о наличии
в кассе денежных средств и
других ценностей, не принадлежащих
данной организации, во внимание
не принимаются. Денежные средства,
не принадлежащие организации, в
кассе хранить запрещено. Наличные деньги,
не подтвержденные приходными кассовыми
ордерами, считаются излишком кассы и
зачисляются в доход организации.
Проверка фактического наличия
бланков ценных бумаг и других
бланков документов строгой отчетности
производится (одновременно с инвентаризацией
денежных средств в кассе) по видам бланков
(например, по акциям: именные и на предъявителя,
привилегированные и обыкновенные), с
учетом начальных и конечных номеров тех
или иных бланков, а также по каждому месту
хранения и материально ответственным
лицам. В акте необходимо указать название,
серию, номер, номинальную и фактическую
стоимость, срок гашения и общую сумму.
Кассир несет полную материальную
ответственность за ценности, находящиеся
в кассе, и за правильность оформления
документов (отчет кассира, приходные
и расходные ордера).
Перед проведением инвентаризации
при наличии нескольких касс
они опечатываются, чтобы прекратить
возможность доступа к ним.
Это делается с целью предотвращения
возможности покрытия недостачи денег
в одной кассе за счет денежной наличности
из других касс.
После этих процедур проводится
пересчет денег и других ценностей,
находящихся в кассе. Деньги
и ценности пересчитываются дважды
- сначала кассиром, затем бухгалтером
или другим членом инвентаризационной
комиссии.
Так, при проведении инвентаризации
в ООО «Предприятие Турист»,
инвентаризацией установлено наличных
денежных средств в сумме 6096
рублей 06 копеек; наличие чековой
книжки за № 877642-877667. Во время
инвентаризации операции по приему и выдаче
денежных средств, разных ценностей и
документов не производятся.
Во время инвентаризации в
кассе могут находиться частично
оплаченные
платежные
ведомости на выплату заработной
платы и социально-трудовых льгот.
Выплаты по частично оплаченным
платежным ведомостям комиссия
принимает к зачету, о чем делается
отметка в Акте инвентаризации
наличных денежных средств.
После пересчета денег и других
ценностей полученный остаток
сверяется
с данными
учета по кассовой книге. На ООО «Предприятие
Турист» на момент проведения инвентаризации
материально ответственным лицом составляется
товарный отчет, который отражен в
приложении 7.
Члены инвентаризационной комиссии
пересчитывают в присутствии
материально-ответственных лиц имущество
и составляют инвентаризационные описи.
Вещественная и документальная проверки
осуществляются, как правило, сплошным
методом (особенно при обязательной ежегодной
инвентаризации), то есть пересчитываются
абсолютно все товары и ценности. Это процесс
достаточно трудоемкий, но действующие
нормативные документы позволяют применять
упрощенные способы инвентаризации лишь
в очень немногих случаях. В частности,
если материалы и товары хранятся в неповрежденной
упаковке поставщика, их количество определяется
на основании данных об этих материальных
ценностях по спецификации или маркировке,
имеющейся на упаковке, а также на основании
накладных и счетов-фактур. При этом обязательно
на выбор проверяется часть таких товарно-материальных
ценностей.
Если выборочной проверкой будут
установлены расхождения между
фактическим наличием и данными,
показанными в спецификациях
или маркировке поставщиков, рабочая
инвентаризационная комиссия обязана
провести полную проверку фактического
наличия таких материальных ценностей.
При проведении инвентаризации
товаров, данные которой отражаются
в приложении 8, одновременно инвентаризируются
и остатки тары (порожней и
под товарами).
При осуществлении инвентаризации
тары необходимо иметь в виду,
что учет операций по движению тары отражается
на разных балансовых счетах.
Акт об
оприходовании тары, не указанной
в счете поставщика (форма N ТОРГ-5),
применяется для оформления приемки
и оприходования тары, а также
упаковочных материалов, полученных
при распаковке товаров в том случае,
когда они не показываются отдельно в
счетах поставщика, и их стоимость включена
в цену товара. Акт составляется в двух
экземплярах, один из которых передается
в бухгалтерию, а второй - остается у материально
ответственного лица.
При проведении инвентаризации
данные о наличии тары заносятся
в описи по видам (картонная,
ящичная, и др.), целевому назначению
и качественному состоянию (новая,
бывшая в употреблении, неповрежденная,
требующая ремонта и т.д.) с
указанием наименования тары, прейскурантного
номера, признаков, определяющих ее назначение
и качественное состояние.
На тару составляется отдельная
инвентаризационная опись, которая
приведена приложении 9.
В ООО «Предприятие Турист»
поступление товара в таре
поставщика всегда указывает в товарно-транспортной
накладной наличие тары отдельной строкой,
указывая при этом: наименование тары,
ее количество, цена за единицу и общая
сумма.
На тару, пришедшую в негодность,
инвентаризационная комиссия составляет
акт на списание с указанием причин
порчи и ответственных за это лиц.
Инвентаризационные описи и акты
инвентаризации, составленные по
соответствующим типовым унифицированным
формам, являются первичными учетными
документами. Формы инвентаризационных
описей и актов инвентаризации утверждены
постановлением Госкомстата России от
18 августа 1998г. N 88:
- Инвентаризационная опись товарно-материальных
ценностей (форма N ИНВ-3);
- Инвентаризационная опись товарно-материальных
ценностей, принятых на ответственное
хранение (форма N ИНВ-5);
- Акт инвентаризации наличных
денежных средств (форма N ИНВ-15);
Указанные инвентаризационные описи
и акты инвентаризации, составленные
по соответствующим типовым унифицированным
формам, являются первичными учетными
документами.
Все инвентаризационные описи
можно заполнять как от руки,
так и с использованием компьютера
и другой оргтехники. Но в любом
случае они
должны
быть заполнены четко и ясно, без
помарок и подчисток.
Инвентаризационная опись товарно-материальных
ценностей (форма N ИНВ-3) применяется для
отражения данных фактического наличия
товарно-материальных ценностей (производственные
запасы, готовая продукция, товары, прочие
запасы и др.) в местах хранения и на всех
этапах их движения в организации. Инвентаризационная
опись составляется в двух экземплярах
и подписывается ответственными лицами
комиссии на основании пересчета, взвешивания,
перемеривания товарно-материальных ценностей
отдельно по каждому месту нахождения
и материально ответственному лицу или
группе лиц, на ответственном хранении
которых находятся ценности.
Один экземпляр передается в
бухгалтерию для составления
сличительной
ведомости,
второй - остается у материально
ответственного (ых) лица (лиц).
До начала инвентаризации от каждого
материально ответственного лица или
группы лиц берется расписка, которая
включена в заголовочную часть формы.
На выявленные при инвентаризации
негодные или испорченные материалы
и готовые изделия составляются
соответствующие акты.
При автоматизированной обработке данных
по учету результатов инвентаризации
форма N ИНВ-3 выдается комиссии на бумажных
или машинных носителях информации с заполненными
графами с 1 по 9. В описи ответственные
лица комиссии заполняют графу 10 о фактическом
наличии товарно-материальных ценностей
в количественном выражении.
При выявлении материальных ценностей,
не отраженных в учете, комиссия
должна включить их в инвентаризационную
опись.