Инвентаризация основных средств

     Основными целями инвентаризации являются:

•  выявление  фактического наличия имущества (как  собственного, так и не принадлежащего организации, но числящегося в бухгалтерском учете) в целях обеспечения его сохранности; а также выявление неучтенных объектов;

•  определение  фактического количества материально-производственных ресурсов, использованных в процессе производства;

• сопоставление  фактически полученных данных о наличии  имущества в натуре с данными аналитического и синтетического учета (выявление излишков и недостач);

• проверка полноты и правильности отражения  в учете оценки имущества и обязательств, а также возможность оценки товарно-материальных ресурсов с учетом их рыночной стоимости и фактического физического состояния. В Законе о бухгалтерском учете подчеркивается необходимость подтверждения правильности и достоверности оценки имущества и обязательств, а не возможность для руководителя организации устанавливать по результатам инвентаризации оценку учитываемого объекта, которую он считает правильной и достоверной;

• проверка соблюдения правил содержания и эксплуатации основных средств, использования нематериальных активов, а также правил и условий хранения товарно-материальных ценностей, ценных бумаг, денежных средств.

     Основу  любой инвентаризации составляет полная или выборочная проверка фактического наличия материальных ценностей, имущественных прав и обязательств специально созданной в организации комиссией.

     В целях обеспечения достоверности  формирования данных бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности перед составлением годовой отчетности организациям всех форм собственности следует провести сплошную инвентаризацию имущества и финансовых обязательств по состоянию на 1 января 2001 г. Обязательная ежегодная инвентаризация имущества и обязательств организации должна быть начата не ранее 1 октября 2000 г. и закончена до его завершения.

     Должностным лицам, ответственным за ведение  бухгалтерского учета в организации, необходимо помнить, что в соответствии с действующим законодательством налоговые органы вправе налагать административные штрафы на должностных лиц организации, виновных в ведении бухгалтерского учета с нарушением установленного порядка. В данном случае таким нарушением является невыполнение требований Закона о бухгалтерском учете и Положения по ведению бухгалтерского учета в части проведения инвентаризаций. 
 
 

     3. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ

     И УЧЕТ ЕЕ РЕЗУЛЬТАТОВ

     3.1 Инвентаризация основных средств

     Инвентаризация  основных средств может проводиться  один раз в три года. Ее проведение требует большой подготовительной работы. Аудиторская практика показывает, что, как правило, за два-три месяца до даты начала инвентаризации необходимо проверить наличие и состояние технической документации по инвентарным объектам.

     При проведении инвентаризации основных средств  следует помнить, что согласно ПБУб/97 единицей бухгалтерского учета основных средств является инвентарный объект.

     Инвентарным объектом в соответствии с Общероссийским классификатором основных фондов, утвержденным постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 359, является:

- объект  со всеми приспособлениями и принадлежностями;

- конструктивно  обособленный предмет, предназначенный  для выполнения определенных самостоятельных функций;

- обособленный  комплекс конструктивно-сочлененных  предметов, представляющих собой  единое целое, предназначенный для выполнения определенных работ.

     Комплекс  конструктивно-сочлененных предметов  — это один или несколько предметов  одного или разного назначения, имеющих  общие приспособления и принадлежности, общее управление, смонтированных на одном фундаменте, в результате чего каждый входящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно.  (21; с. 46)

     Рекомендуется обратить внимание при проведении инвентаризации основных средств, является положение о том, что в случае наличия у одного объекта нескольких частей, имеющих разный срок полезного использования, каждая такая часть учитывается как самостоятельный инвентарный объект. При этом замену каждой такой части при восстановлении объекта следует учитывать как выбытие и приобретение самостоятельного инвентарного объекта.

     При принятии организацией объекта основных средств на учет ему назначается  инвентарный номер независимо от дальнейшей формы использования данного объекта — эксплуатация, запас или передача в аренду. Инвентарный номер назначается для объекта на весь срок его службы. При списании объекта с баланса его инвентарный номер не присваивается новому объекту в течение следующих пяти лет. По принятии объекта он учитывается под назначенным ему инвентарным номером в инвентарной карточке по форме № ОС-6, открываемой на каждый объект аналитического учета. При наличии у организации незначительного количества основных средств она может вести учет основных средств в ежегодно открываемой инвентарной книге учета основных средств. Присвоенные инвентарным объектам основных средств инвентарные номера, как правило, не должны изменяться. Замена инвентарных номеров может быть произведена в случаях, когда объекты ошибочно значатся не в той группе основных средств, к которой они должны быть отнесены по своему технико-производственному назначению, а также в случаях установления неправильной нумерации.

     Общая величина основных средств по стоимости  согласно инвентарным карточкам их учета или данным инвентарной книги должна равняться сводным данным баланса по статье "Основные средства" за минусом начисленного износа.

     На  счете 01 "Основные средства" организация  ведет учет основных средств, принадлежащих  ей по праву собственности. Унитарные предприятия учитывают на счете 01 основные средства, полученные от органов государственного или местного самоуправления на праве хозяйственного ведения или оперативного управления.

     Согласно  приказу Минфина России от 28 июня 2000 г. № 60н организация-арендатор которой предусматривается переход имущества, полученного по договору аренды предприятия в целом как имущественного комплекса, относящегося к основным средствам, в ее собственность (выкуп) по истечении срока аренды или до его истечения при условии внесения последним всей обусловленной договором выкупной цены, в группе статей "Основные средства" формы № 1 отражает входящие в состав арендованного имущественного комплекса основные средства.

     В соответствии с приказом Минфина  России от 17 февраля 1997 г. № 15, утвердившим Указания об отражении в бухгалтерском учете операций по договору лизинга, имущество, предназначенное для сдачи в аренду по договору лизинга, в сумме всех фактических затрат, связанных с его приобретением, приходуется у лизингодателя по дебету счета 03 "Доходные вложения в материальные ценности", субсчет "Имущество для сдачи в аренду" в корреспонденции со счетом 08 "Капитальные вложения".

     Если  по условиям договора лизинга лизинговое имущество учитывается на балансе лизингополучателя, то стоимость лизингового имущества, поступившего лизингополучателю, отражается по дебету счета 08 "Капитальные вложения", субсчет "Приобретения отдельных объектов основных средств по договору лизинга" в корреспонденции с кредитом счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсчет "Арендные обязательства". Затраты, связанные с получением лизингового имущества, и стоимость поступившего лизингового имущества списываются с кредита счета 08 "Капитальные вложения", субсчет "Приобретение отдельных объектов основных средств" в корреспонденции со счетом 01 "Основные средства", субсчет "Арендованное имущество".

     Общая величина основных средств, как действующих, так и находящихся на консервации или в запасе, по стоимости, согласно инвентарным карточкам их учета или данным инвентарной книги, должна равняться сводным данным баланса по статье "Основные средства" (01,02, 03) строки 120-122 за минусом начисленной амортизации (остаточной стоимости основных средств).

     Объект  основных средств, переданный арендодателем в аренду арендатору, учитывается у арендатора на забалансовом счете 001 "Арендованные основные средства" в оценке, указанной в договорах на аренду, под инвентарным номером арендодателя на основании копии инвентарной карточки арендодателя по форме ОС-6, передаваемой в обязательном порядке арендатору при приемке объекта в аренду вместе с экземпляром Акта по форме ОС-1 и служащей в данном случае регистром аналитического учета.

     Инвентарные карточки должны храниться в бухгалтерии  организации в разрезе классификационных групп, а внутри них — по местам эксплуатации, что позволяет при составлении годового баланса заполнить отчет о движении основных средств в Приложении к балансу по форме № 5 с наименьшими усилиями.

Наиболее  часто встречающееся нарушение состоит в том, что организации считают ведение инвентарных карточек излишним, а те организации, которые эти карточки ведут, не всегда соблюдают требования полноты заполнения реквизитов.

     При проведении инвентаризации основных средств  нужно иметь в виду, что при любой форме учета операции по движению основных средств (поступление, выбытие, перемещение, ремонт) должны оформляться унифицированными межведомственными формами первичной учетной документации, составленными по форме, содержащейся в альбоме, утвержденном постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве:

- форма ОС-1 "Акт (накладная) приемки-передачи (внутреннего перемещения) основных средств" — для оформления поступления, выбытия и внутреннего перемещения основных средств;

- форма ОС-3 "Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструируемых и модернизированных объектов" — для оформления операций по передаче в ремонт и приемке из ремонта основных средств;

- форма ОС-4 "Акт на списание основных средств" — для оформления операций по ликвидации основных средств (кроме автотранспорта);

- форма 0С-4а "Акт на списание автотранспортных средств" — для оформления операций по ликвидации автотранспорта;

-  форма ОС-6 "Инвентарная карточка учета основных средств" — для оформления пообъектного учета основных средств;

- форма ОС-14 "Акт приемки оборудования" — для оформления принятого на учет оборудования, предназначенного для капитального строительства;

- форма ОС-15 "Акт приемки-передачи оборудования в монтаж" — для оформления операций по сдаче оборудования, требующего монтажа, строительным организациям;

- форма ОС-16 "Акт о выявленных дефектах оборудования" — для оформления приемки оборудования, по которому необходимо составлять рекламацию поставщику. (21; с. 48)

     Если  ведутся операции, по которым в  данном альбоме отсутствуют формы первичных учетных документов, организация самостоятельно решает вопрос о содержании требуемой формы с учетом наличия в ней обязательных реквизитов, установленных Законом о бухгалтерском учете.

     Инвентаризация  основных средств заключается в проверке их фактического наличия в натуре по местам нахождения или эксплуатации. Выявляются все объекты инвентаризации.

     Главными  нормативными документами, которыми необходимо руководствоваться при проведении инвентаризации основных средств, являются ПБУ 6/97, Методические указания по бухгалтерскому учету основных средств, постановление Правительства РФ от 19 августа 1994 г. № 967 "Об использовании механизма ускоренной амортизации и переоценке основных фондов" (в редакции от 24 июня 1998 г. № 627).  (21; с. 50)

     В ходе инвентаризации проверяется достоверность  учетных данных и соответствие их фактическому наличию основных средств, определяются комплектность, техническое состояние, степень использования по назначению основных средств и производится их оценка. При проведении инвентаризации основных средств важное значение имеет технико-экономическое описание имеющихся в распоряжении организации основных средств. Данные о времени ввода объекта в действие, технические характеристики зданий, сооружений, оборудования, сведения о времени и стоимости произведенных капитальных ремонтов заполняются на основании технического паспорта основного средства или другой технической документации по инвентарным объектам.

     Необходимо  проверить наличие приказов (распоряжений) о создании в организации постоянно действующей комиссии по списанию основных средств; о лицах, ответственных за сохранность основных средств в местах эксплуатации, и выяснить, заключены ли с ними договоры о полной индивидуальной материальной ответственности.