Инвентаризация (на примере АО «Союзшахтоосушение» Калужского ССМУ)

     Однако  гораздо важнее установить при инвентаризации, о каком имуществе идет речь: о том, которое находится во владении организации, или о том, которое находится в его собственности. Обычно инвентаризация преследует  первую  цель — она достигается проще, но вторая  цель важнее, особенно с позиций юридической мантии.

       По цели, которую ставят администраторы, назначающие инвентаризацию, выделяют:

     а) вступительные (начинательные) инвентаризации необходимые в начале любой хозяйственной деятельности. (Некоторые специалисты считают, что такие инвентаризации обычно не проводятся, но ведь это не значит, что они не проводятся вообще. И даже, если бы они не проводились никогда, они заслуживают внимания как логически обоснованные.)

     б) последующие, по более распространенной терминологии, текущие — те обычные инвентаризации, включая перманентные, которые проводятся ради того, чтобы и собственники, и администраторы могли убедиться в репрезентативности (точности) учетных данных.

     Последующие — текущие инвентаризации проводятся при следующих обстоятельствах:

     1) согласно плановому графику;

     2) по сигналам, когда администрации сообщают о неблагополучии в деле хранения и реализации товарно-материальных ценностей;

     3) при стихийных бедствиях (пожаре, наводнении) — цель инвентаризации зафиксировать факт гибели ценностей. Сюда же относят потери от краж;

     4) при переоценке ценностей;

     в) при передаче ценностей — обязательные инвентаризации, проводимые при смене материально ответственных лиц и дающие, как правило, очень высокий результат в смысле точности данных. Однако парадоксальность заключается в том, что большинство недостач выявляются не при этой инвентаризации, так как материально ответственные лица, заранее зная о предстоящей проверке, подготавливаются к сдаче имущества;

     г) ликвидационные — связаны с закрытием организации и имеют огромное значение в связи с тем, что у ликвидируемой организации, как правило, возникает необходимость оплатить очень большие долги. (Д'Альвизе не упомянул еще одну очень важную разновидность: инвентаризации, проводимые в целях выявления форс-мажорных обстоятельств. Эти инвентаризации выявляют, как правило, больше всего недостач.).

       По последовательности — одна из определяющих классификации, вытекающих из учетных процедур. Лучшим считается подход от объекта к регистру, так как предполагается, что материально ответственное лицо, не зная, сколько каких ценностей за ним числится, представит объективную картину состояния дел. На практике преобладает подход от регистра к объекту, ибо он легче и для проверяющего, и для проверяемого, так как заранее известен результат, на который следует выйти. Но крупный недостаток данного подхода заключается в том, что он облегчает и фальсификацию результатов инвентаризации. Однако при проведении перманентных инвентаризаций этот подход до некоторой степени оправдан, но даже в этом случае следует предпочесть подход от объекта к регистру.

       По субъекту выделяют инвентаризации:

     а) ординарные, проводимые по инициативе собственников или администраторов;

     б) экстраординарные, предпринимаемые по настоянию каких-либо сторонних органов, например, банков или же по решению судебных органов. В последнем случае, если дело дошло до этих органов, то положение, в сущности, вышло из под контроля администрации организации.

       По использованию данных выделяют:

     а) информативные — необходимы только для подтверждения какой-либо гипотезы, например, насколько обоснованы испрашиваемые фирмой кредиты. Информативные инвентаризации преследуют, прежде всего, экономические цели;

     б) доказательные — применяются в случае необходимости обосновать возможность судебного иска или для опровержения последнего. Доказательные инвентаризации преследуют юридические цели. Эта классификация несколько условна, так как, в сущности, любая доказательная инвентаризация — информативна, но не все информативные инвентаризации доказательны. Кроме этих, возникают другие трудности, например:

     а) частичная выборочная инвентаризация безусловно информативна, но доказательна ли она;

     б) перманентная инвентаризация информативна, однако, с точки зрения судебного разбирательства, ее результаты, как правило, довольно трудно доказуемы.

       Более правильным было бы деление на инвентаризации, которые могут служить основанием для предъявления иска или недостаточные для этого. Однако и тут возникает сложность: ведь сразу же после окончания инвентаризации трудно решить степень ее юридической доказательности, это решает суд. Направлять или не направлять иск в суд зависит от администрации, но это, в свою очередь, опять-таки только подчеркивает условность данной классификации.

       По степени агрегирования различают инвентаризации:

     а) дифференцированные, т.е. доведенные до каждого наименования ценностей;

     б) интегральные — инвентаризуются  ценности только в той или иной степени агрегированной группы.

       С точки зрения бухгалтера, практическое значение имеют дифференцированные инвентаризации, так как в этом случае ему необходимо сверить каждое наименование товаров, имеющихся в наличии, с их численностью по данным учета.

       По форме описи — деление по видам носителей информации;

       По способу проведения выделяются два вида инвентаризаций:

     а) заранее объявленные (назначенные) — ответственные лица знают о времени проведения инвентаризации и обязаны подготовиться к ней;

     б) внезапные — ответственные лица не знают о времени проведения инвентаризации и не могут заранее подготовиться к ней.

     Оба вида инвентаризаций имеют преимущества и недостатки.

     При практическом подходе к инвентаризации многие современные бухгалтеры, исповедующие старые идеи, считают, что каждый баланс должен быть подтвержден инвентарной описью, иначе баланс будет нереальным. Это ошибочное заключение.

 

1.3. Инвентаризация отдельных видов  имущества и финансовых обязательств 

     Инвентаризация материально-производственных запасов 

     Данные  о материально-производственных запасах (сырье, материалы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносятся в  описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).

     Комиссия  в присутствии материально ответственных  лиц проверяет фактическое наличие  материально-производственных запасов  путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия. Материально-производственные запасы, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации материально-производственные запасы могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации».

     Описи составляются отдельно на материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций. Инвентаризация указанных  ценностей заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

     Инвентаризация  незавершенного производства

     При инвентаризации незавершенного производства в организациях, занятых промышленным производством, необходимо:

     • определить фактическое наличие заделов (деталей, узлов, агрегатов) и незаконченных изготовлением и сборкой изделий, находящихся в производстве;

     • определить фактическую комплектность незавершенного производства (заделов);

     • выявить остаток незавершенного производства по аннулированным заказам, а также по заказам, выполнение которых приостановлено.

     В зависимости от специфики и особенностей производства перед началом инвентаризации необходимо сдать на склады все ненужные цехам материалы, покупные детали и полуфабрикаты, а также все детали, узлы и агрегаты, обработка которых на данном этапе закончена. Проверка заделов незавершенного производства (деталей, узлов, агрегатов) осуществляется путем фактического подсчета, взвешивания, перемеривания.

     Описи составляются отдельно по каждому обособленному  структурному подразделению (цех, участок, отделение) с указанием наименования заделов, стадии или степени их готовности, количества или объема, а по строительно-монтажным работам — с указанием объема работ: по незаконченным объектам, их очередям, пусковым комплексам, конструктивным элементам и видам работ, расчеты по которым осуществляются после полного их окончания.

     Инвентаризация основных средств

     При инвентаризации основных средств комиссия проводит осмотр объектов и заносит  в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели. При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации. Проверяется также наличие документов на земельные участки, находящиеся в собственности организации.

     При выявлении объектов, несвоевременно принятых к учету, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны  неправильные данные, характеризующие  их, комиссия должна включить в опись  правильные сведения и технические  показатели по этим объектам.

     Если  комиссией установлено, что расходы  по оплате работ капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых  помещений и др.) или частичной  ликвидации строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) своевременно не отражены в бухгалтерском учете, то необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или уменьшения балансовой стоимости объекта и занести в описи данные о произведенных изменениях.

     На  основные средства, не пригодные к  эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись (Приложение 7) с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты в состояние непригодное к эксплуатации (порча, полный износ и т. п.).

     Одновременно  с инвентаризацией собственных  основных средств проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные. По указанным объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду. В этом случае опись составляется в трех экземплярах отдельно по каждому контрагенту, которому передается один экземпляр описи.

     Инвентаризация нематериальных активов

     При инвентаризации нематериальных активов  необходимо проверить:

     • наличие надлежаще оформленных документов, подтверждающих существование самого нематериального актива и исключительного права у организации на результаты интеллектуальной деятельности (патенты, свидетельства, другие охранные документы, договор уступки (приобретения) патента, товарного знака и т. п.);

     • правильность и своевременность отражения нематериальных активов в балансе.

     Инвентаризация финансовых вложений

     Натуральная проверка финансовых вложений возможна, если организация обладает ценными бумагами в документарной форме. При проверке фактического наличия ценных бумаг устанавливается:

     • правильность оформления ценных бумаг;

     • реальность стоимости учтенных на балансе ценных бумаг;

     • сохранность ценных бумаг (путем сопоставления данных о фактическом наличии с данными бухгалтерского учета);

     • своевременность и полнота отражения в бухгалтерском учете полученных доходов по ценным бумагам.

     При хранении в организации ценных бумаг  их инвентаризация проводится одновременно с инвентаризацией денежных средств в кассе, результаты инвентаризации финансовых вложений отражаются в описях ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности.

     Инвентаризация  ценных бумаг, сданных на хранение в  специальные организации (банк-депозитарий  — специализированное хранилище  ценных бумаг и др.), заключается  в сверке остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах бухгалтерского учета организации, с данными выписок этих специальных организаций. Следует иметь в виду, что депозитарии как профессиональные участники рынка ценных бумаг могут переоценивать принадлежащие клиентам ценные бумаги при изменении котировки на фондовой бирже, а непрофессиональные участники должны вести учет по фактическим затратам на приобретение ценных бумаг. Поэтому стоимостная оценка объектов у организации и депозитария будет различаться.