Инвентаризация как основной метод фактического контроля

Задачи инвентаризации:

  1. Установление фактического наличия хозяйственных ресурсов;

2. Контроль за  сохранностью основных средств,  материальных ценностей и денежных  средств путем сопоставления  их фактического наличия с  данными бухгалтерского учета;

3. Выявление сверхнормативных  и неиспользуемых материальных  ценностей с целью их реализации, а также материальных ценностей,  полностью или частично потерявшие свои качества;

4. Поверка состояния  складского хозяйства, условий  хранения материальных ценностей  и эксплуатации машин, оборудования, зданий и других основных средств;

5. Проверка реальности  дебиторской и кредиторской задолженностей, незавершенного производства, расходов будущих периодов, резервов предстоящих расходов и других статей баланса.

Согласно ст. 12 Закона о бухгалтерском учете  инвентаризация обязательна в следующих  случаях:

- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

- смене материально ответственных лиц;

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных 
ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при реорганизации или ликвидации организации;

- в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

В соответствии с п. 1.6 Методических указаний по инвентаризации она также может проводиться при коллективной (бригадной) материальной ответственности, если:

1. сменился руководитель коллектива (бригады);
2. выбыло из коллектива (бригады) более пятидесяти процентов его членов;
3. ее проведения требуют один или несколько членов коллектива (бригады).

Дополнительно в  организациях с большой номенклатурой ценностей в межинвентаризационный период могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

Кроме всех вышеперечисленных  случаев необходимо проведение инвентаризации незавершенного производства для целей  налогообложения.

Ежемесячная инвентаризация требуется и организациям розничной торговли для расчета суммы валового дохода.

Таким образом, в  зависимости от величины организации, видов осуществляемой деятельности и иных обстоятельств в отчетном году может быть проведено несколько  инвентаризаций. При этом дата их проведения и перечень проверяемого имущества  и финансовых обязательств устанавливаются руководителем организации. Организация может провести инвентаризацию основных средств, например, по состоянию на 1 ноября текущего года, инвентаризацию расчетов с дебиторами и кредиторами - по состоянию на 1 января следующего за отчетным года, а инвентаризацию остального имущества и финансовых обязательств - по состоянию на 1 декабря текущего года.

Формально действующими нормативными документами не запрещено проведение инвентаризации на любую удобную для организации дату (например, на 3 или 26 декабря). Однако более целесообразно начинать плановую инвентаризацию 1-го числа месяца, поскольку именно на эту дату по общеустановленному порядку выводится сальдо по всем синтетическим и аналитическим счетам бухгалтерского учета (то есть формируются данные, необходимые для составления сличительных ведомостей и выявления результатов инвентаризации).

Если проведение инвентаризации будет начинаться не 1-го числа месяца, а, например, 3-го, то возникнет необходимость расчета  на эту дату промежуточных итогов оборотов и сальдо по счетам, на которых  учитывается инвентаризируемое имущество или финансовые обязательства.

 

1.3 Виды инвентаризации.

 

Все проводимые на предприятии инвентаризации делятся  по ряду признаков.

В зависимости  от полноты охвата имущества инвентаризации бывают полные и частичные:

- Полная инвентаризация  предусматривает инвентаризацию  всех видов имущества и финансовых  обязательств. В частности, к полной  инвентаризации относится инвентаризация, проводимая перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

- Частичная инвентаризация  предусматривает инвентаризацию  отдельных видов имущества и  (или) финансовых обязательств. К  таким инвентаризациям в частности относятся:

а) ежемесячные  инвентаризации денежных средств, денежных документов и бланков строгой  отчетности;

б) ежеквартальные инвентаризации, проводимые с целью  уточнения в российской отчетности резервов создаваемых в соответствии с требованиями МСФО (по данным учета).

- Выборочные  инвентаризации являются разновидностью  частичных и проводятся, как правило,  по товарам, уценённым и переведённым  в пониженные сорта, оказавшимся  без ярлыков, морально устаревшим  и испорченным, а также в  случаях, когда полная инвентаризация  по товарам не целесообразна.

- Сплошные инвентаризации  проводят одновременно на всех  предприятиях, расположенных в одном населённом пункте или в потребительском обществе.

По роли в хозяйственном  процессе:

- Плановые инвентаризации  проводят периодически согласно  плану (графику) в заранее намеченные сроки.

- Внеплановые  инвентаризации проводятся внезапно  по распоряжению руководителей предприятий или вышестоящих организаций, следственных  и других контролирующих органов в случаях особой необходимости.

- Повторная инвентаризация  проводится в случае, когда возникли  сомнения в качестве инвентаризации или в том, что материально ответственное лицо знало заранее срок начала инвентаризации и подготовилось к ней.

- Необходимая  инвентаризация проводится в  ряде случаев, предусмотренными нормативно-правовыми актами.

- Контрольно-перепроверочная  инвентаризация проводится в  период инвентаризации или сразу  же после ее окончания. Она  охватывает не менее 10% проверенных ценностей.

По частоте  или периодичности проведения различают  ежесменные, ежемесячные (квартальные, полугодовые) и годовые инвентаризации.

Так, например, ежесменные инвентаризации остатков неиспользованных материалов, наличия полуфабрикатов или продукции осуществляют в ряде производств при передаче смен материально ответственными лицами, при использовании инвентарного метода контроля за использованием материалов, при работе с особо дорогостоящими или опасными продуктами.

Не реже, чем  ежеквартально, проводится инвентаризация наличных денежных средств и других ценностей в кассе.

Наиболее обширной и трудоемкой инвентаризацией является годовая. При этой инвентаризации проверяется  не только наличие материальных ценностей, но и состояние расчетов с дебиторами, обоснованность сумм созданных резервов и фондов, реальность кредиторской задолженности и других пассивов.

 

 

2 Порядок проведения  инвентаризации

2.1 Законодательная  и нормативная база инвентаризации

 

В процессе реформирования бухгалтерского учета в рамках Международной программы стандартизации бухгалтерского учета особенно остро стоят вопросы обеспечения правильной его организации и контроля.

Инвентаризация - один из элементов метода бухгалтерского учета, обеспечивающий достоверность учетных данных путем сверки фактических остатков ценностей и расчетов с данными учета и осуществления контроля за сохранностью собственности. Инвентаризация имеет очень важное контрольное значение и выступает в качестве необходимого дополнения к документации хозяйственных операций. Она служит средством не только вскрытия и выявления недостач и злоупотреблений, но и предупреждения их в дальнейшем.

Основными документами, правоустанавливающими и регулирующими вопросы инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации, являются:

• Федеральный закон от 21.11,96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
• Налоговый кодекс Российской Федерации;
• Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (приказ Минфина РФ от 29.07.98 № 34н);
• Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина РФ от 13.06.95 № 49 (далее - Методические указания по инвентаризации);
• Постановление Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»
• Постановление Госкомстата РФ от 3 мая 2000 г. № 36 «О внесении изменений в Постановление Госкомстата России от 18 августа 1998г. №88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»;
• Положение о порядке проведения инвентаризации имущества налогоплательщиков при налоговой проверке, утвержденное приказом Минфина РФ от 10марта 1999г. № 20н/ГБ-3-04/39;
• Постановление Правительства РФ от 31 октября 1996г.№1304 «Об утверждении порядка проведения инвентаризации алкогольной продукции, произведенной на территории Российской Федерации»;
• и другие.

При проведении инвентаризации членам назначенной  руководителем организации инвентаризационной комиссии необходимо ознакомиться:

• с действующими на момент проведения инвентаризации Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкцией по его применению, утверждаемыми Министерством финансов Российской Федерации (далее - План счетов);
• с Положениями по бухгалтерскому учету (ПБУ), утверждаемыми приказами Минфина РФ;
• с методическими указаниями, инструкциями и другими нормативными актами, регулирующими вопросы бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации.

 

 

 

2.2 Технология процесса инвентаризации.

 

Технология процесса инвентаризации включает множество  процедур. Число инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации. Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризации допускается возлагать на нее.

Персональный  состав постоянно действующих и  рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение). Этот документ регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители  администрации организации, работники  бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.).

В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

До начала проверки фактического наличия имущества  инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель  инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на... (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные  лица дают расписки о том, что к  началу инвентаризации все расходные  и приходные документы на имущество  сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Сведения о  фактическом наличии имущества  и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

Инвентаризационная  комиссия обеспечивает полноту и  точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Руководитель  организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой, технически исправным весовым хозяйством для перевешивания и перемещения грузов, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение массы (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

При инвентаризации большого количества весовых товаров  ведомости отвесов ведут раздельно  - один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи.

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

Инвентаризационные  описи могут быть заполнены как  с использованием средств вычислительной и другой оргтехники, так и ручным способом. Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

Наименования  инвентаризуемых ценностей и  объектов, их количество указывают  в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.