Инвентаризация как основной метод фактического контроля

     Кроме того, инвентаризация проводится в  отношении производ-ственных запасов  и других видов имущества, не принадлежащего организации, но числящегося в бухгалтерском  учете (находящегося на ответственном  хранении, арендованного, полученного  для переработки), а также имущества, не учтенного по каким-либо причинам (п. 1.3 Методических указаний по инвентаризации).

     Основными целями проведения инвентаризации являются:

• выявление фактического наличия имущества;
• сопоставление фактического наличия имущества с данными

бухгалтерского  учета;

• проверка полноты и обоснованности отражения в учете обяза-тельств (п. 1.4 Методических указаний по проведению инвентаризации).

     В ходе инвентаризации необходимо не только пересчитать количе-ство и общую  стоимость имеющихся в наличии  товарно-материальных ценностей и  денежных средств, но и проверить  правильность их оценки (т.е. обоснованность определения стоимости, по которой  они числятся в бухгалтерском  учете). При проведении инвентаризации также должны быть проверены правильность и обоснованность отражения в  бухгалтерском учете финансовых обязательств организации, выявлена задолженность, погашение которой маловероятно, а также долги, безнадежные к  взысканию.

     Инвентаризация  может проводиться не только по инициативе самого предприятия. Налоговые органы вправе осматривать (обследовать) любые  используемые налогоплательщиком для  извлечения дохода либо связанные с  содержанием объектов налогообложения  независимо от места их нахождения (производственные, складские, торговые и иные помещения и территории), проводить инвентаризацию принадлежащего налогоплатель-щику имущества (см. пп. 6 п. 1 СТ. 31 НК РФ).

     Согласно  п. 3 ст. 6 Закона о бухгалтерском учете  порядок, сроки проведения инвентаризации и методы оценки видов имущества  и обязательств являются элементом  учетной политики, которая утвержда-ется соответствующим приказом.

     В соответствии с п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации все предприятия обязаны проводить инвентаризацию перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов – один раз в пять лет. В районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков.

     Кроме того, согласно ст. 12 Закона о бухгалтерском  учете инвентаризация обязательна  в следующих случаях:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при реорганизации или ликвидации организации;
• в других случаях, предусмотренных законодательством Российcкoй Федерации.

     Для проведения инвентаризации создается  постоянно действующая инвентаризационная комиссия (п.2.2 Методических указаний по инвента-ризации).

     При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества  и финансовых обязательств во всех подразделениях организации и по всем объектам учета (материально ответственным  лицам, видам подлежащих инвентаризации обязательств) создаются рабочие  инвентаризационные комиссии.

     При малом объеме работ и наличии  в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается  возлагать на нее (п. 2.2 Методических указаний по инвентаризации).

     Персональный  состав постоянно действующих и  рабочих инвента-ризационных комиссий утверждает руководитель организации (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

     В состав инвентаризационной комиссии целесообразно  включать специалистов, обладающих необходимой  квалификацией для проведения анализа  правильности оценки имущества и  финансовых обязательств организации. Также в составе инвентаризационной комиссии необходимы сотрудники, имеющие  специальные познания относительно инвентари-зируемых ценностей (например, способные отличить один вид древесины  от другого, посредством обмера определить массу металла в зависимости  от его марки или количество зерна  определенного сорта в зернохранилище и т.п.). Присутствие в составе  инвентаризационной комиссии таких  специалистов позволит избежать ошибок при проведении инвентаризации, сокрытия фактов возникновения пересортицы  продукции, хищений и злоупотреблений.

     Именно  поэтому п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации рекомендовано включать в состав инвентаризационной комиссии представителей администрации, работников бухгалтерской службы, других специалистов (инженеров, экономистов, техников и  т.д.). Помимо этого в состав комиссии могут входить представители  службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

     Главная задача инвентаризационной комиссии при  проведении инвентаризации – обеспечение  полноты и точности внесения в  описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и  финансовых обязательств, правильности и своевременности оформления материалов инвентаризации.

     До  начала проверки фактического наличия  имущества инвента-ризационной комиссии надлежит получить все имеющиеся  на этот момент приходные и расходные  документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные  и расходные документы, приложенные  к реестрам (отчетам), с указанием  «до инвентаризации на « ... » (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным. Особенно важно соблюдение этого правила в том случае, когда инвентаризация производится не на 1-е число месяца.

     Материально ответственные лица дают расписки о  том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные  документы на имущество сданы  в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а  выбывшие списаны в расход. Аналогичные  расписки дают и лица, имеющие подотчетные  суммы на приобретение или доверенности на получение имущества (п. 2.4 Методических указаний по инвентаризации).

     Согласно  п. 2.7 Методических указаний по инвентаризации фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

     Руководитель  организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества  в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания  и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

     По  материалам и товарам, хранящимся в  неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может  определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение  веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании  обмеров и технических расчетов.

     При инвентаризации большого количества весовых  товаров ведомости отвесов ведут  раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное  лицо. В конце рабочего дня (или  по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические  расчеты и ведомости отвесов  прилагают к описи.

     Проверка  фактического наличия имущества  производится при обязательном участии  материально ответственных лиц (2.8 Методических указаний по инвентаризации).

     Как было отмечено, в ходе инвентаризации не только пересчитывается количество и общая стоимость имеющихся  в наличии товарно-материальных ценностей и денежных средств, но и проверяется правильность их оценки (то есть обоснованность определения  стоимости, по которой они числятся в бухгалтерском учете).

     Соответственно  вместе с результатами инвентаризации организация получает возможность  уточнить балансовую стоимость основных, товаров и прочего имущества. Однако при этом следует иметь  в виду, что уточнение стоимости  какого-либо инвентаризационного объекта  по результатам инвентаризации возможно только в том случае, если ранее  была допущена ошибка при определении  его стоимости (например, в первоначальную стоимость основного средства не были включены затраты, связанные с  его приобретением, или, напротив, сумма  таких затрат была необоснованно  завышена).

     Наименования  инвентаризуемых ценностей и  объектов, их количество указывают  в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

     В соответствии с п. 2.10 Методических указаний по инвентаризации описи подписывают  все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные  лица. В конце описи материально  ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией  имущества в их присутствии, отсутствие каких-либо претензий к членам комиссии и принятие перечисленного в описи  имущества на ответственное хранение.

     При проверке фактического наличия имущества  в случае смены материально ответственных  лиц лицо, принявшее имущество  расписы-вается в описи в получении, а сдавшее – в сдаче этого  имущества.

     На  имущество, находящееся на ответственном  хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные  описи (п. 2.11 Методических указаний по инвентаризации).

     Согласно  п. 2.12 Методических указаний по инвентаризации, если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов  в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Если на предприятии  грамотно организовано ведение учета  и нет злоупотреблений, фактические  данные по результатам инвентаризации должны соответствовать данным, отраженным в учетных регистрах 
 
 
 
 
 

2. Отражение  результатов инвентаризации

2.1 Сличительные ведомости

     Но  зачастую в ходе проведения инвентаризации на предприятиях выявляют недостачи  или излишки. В этом случае необходимо составить сличительные ведомости  и отразить выявленные расхождения  в бухгалтерском учете.

     В соответствии с п. 4.1 Методических указаний по инвентаризации по имуществу, при  инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных, составляют сличительные ведомости.

     В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения  между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в  сличительных ведомостях указываются  в соответствии с их оценкой в  бухгалтерском учете.

     Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.  

     2.2 Отражение излишков 

     Согласно  п. 3 ст. 12 Закона о бухгалтерском учете и п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации выявленный при инвентаризации излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации.

     Однако  не всегда обнаружение неучтенных материальных ценностей означает выявление излишков. Если материально ответственное  лицо, например кладовщик, не сдало  в бухгалтерию накладную, то в  данном случае фактически имеет место  выявление не излишков или недостачи, а несоблюдение установленного порядка  документооборота. Поэтому в сложившейся  ситуации следует оприходовать товар  на склад на основании имеющейся  накладной в общеустановленном  порядке.