Документальное оформление поступления товаров

     Если  обнаружена неисправность вагона, контейнера или упаковочной тары, отсутствие или повреждение пломбы, недостача  груза по количеству или по массе, материально-ответственное лицо обязано  потребовать от транспортной организации  составления коммерческого акта и получить его копию. Коммерческий акт при этом является юридическим  основанием для предъявления претензий  либо к транспортной организации, либо к поставщику товара.

     При отказе станции назначения составить  коммерческий акт покупатель должен принять груз с участием представителя отдела торговли органа местной исполнительной власти или отдела транспортной милиции и составить акт о результатах приемки.

     Обратите  внимание!

     При нарушении правил приема и сроков торговые организации лишаются возможности предъявления претензий поставщикам  или транспортным организациям при  недостаче или  снижении качества товаров.

     Акты  о приемке товаров по количеству составляются в соответствии с фактическим  наличием товаров данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных или  расчетных документах. При приемке  товаров по качеству и комплектности  должны выполняться требования к  качеству товаров, предусмотренные  договором или контрактом.

     В случае несоответствия фактического наличия  товаров или отклонения по качеству, установленному в договоре, или данным, указанным в сопроводительных документах, должен составляться акт (формы №ТОРГ-2 и №ТОРГ-3), который является юридическим  основанием для предъявления претензий  поставщику. В сопроводительном документе  следует сделать отметку об актировании.

     Обратите  внимание!

     Если  в момент приемки товара выявлено несоответствие веса брутто весу, указанному в сопроводительных документах, покупатель не должен вскрывать тару и упаковку. Если при правильности веса брутто недостача товара установлена в  ходе проверки веса нетто или количества товарных единиц в отдельных местах, то покупатель вправе приостановить  приемку остального груза. Тару, упаковку вскрытых мест и товары, находившиеся в них, необходимо сохранить, а затем передать представителю организации отправителя.

     То  есть, при обнаружении отклонений по количеству, качеству представитель  торговой организации обязан:

• приостановить приемку;

     обеспечить  сохранность товара и принять  все необходимые меры к предотвращению его смешения с

• другим однородным товаром;
• вызвать представителя поставщика для составления двустороннего акта.

     Уведомление о вызове представителя отправителя (поставщика) должно быть направлено ему  не позднее 24-х часов, а в случае скоропортящихся товаров - немедленно.

     В случае, когда поставщик и покупатель находятся в одном городе, представитель  поставщика должен явиться не позднее  следующего дня после получения  вызова, если в уведомлении не указан иной срок, а в случае приемки  скоропортящихся товаров - в течение 4-х часов после извещения о  вызове. В том случае, если поставщик  иногородний, его представитель  должен прибыть на приемку не позднее  трех дней после получения вызова, не считая времени, необходимого для  проезда. Представитель организации  отправителя (поставщика) должен иметь  при себе удостоверение на право  участия в приемке товара у  покупателя.

     Какой акт необходимо составить определяется в зависимости от вида получаемого  товара:

• Акт по форме №ТОРГ-2 применяется при приемке отечественных товаров и составляется в четырех экземплярах.
• Акт по форме №ТОРГ-3 применяется в случае получения импортных товаров и составляется в пяти экземплярах.

     Обратите  внимание!

     Акты  составляются по результатам приемки  членами комиссии и экспертом  организации, на которую возложено  проведение экспертизы. Акты составляются с участием представителей организаций  поставщика и получателя или представителем организации-получателя с участием компетентного представителя незаинтересованной организации.

     Акты  составляются отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую  по одному транспортному документу.

     Товарно-материальные ценности, по которым не установлены  расхождения по количеству и по качеству, в актах не перечисляются, о чем  делается отметка в конце акта следующего содержания: "По остальным  товарно-материальным ценностям расхождений  нет".

     В акте отражается состав комиссии с  обязательным указанием должности, фамилий и инициалов её членов. В состав комиссии входят материально-ответственные  лица торговой организации, представитель  поставщика (возможно составление акта в одностороннем порядке при  согласии поставщика или его отсутствии), а также представитель третьей  незаинтересованной стороны. Акт подписывается  всеми членами комиссии, а утверждается руководителем организации-получателя.

     К акту должны быть приложены:

• документы изготовителя (отправителя, поставщика), подтверждающие количество и комплектность товаров;
• упаковочные ярлыки из тарных мест, в которых установлены ненадлежащее качество и комплектность товара;
• пломбы от тарных мест, в которых обнаружена недостача;
• подлинный транспортный документ;
• документ, удостоверяющий полномочия представителя, участвовавшего в приемке;
• акт отбора образцов (проб) и заключение по результатам их анализа;
• акт о несоответствии фактического качества и комплектности товаров данным, содержащимся в документе, удостоверяющем их качество и комплектность;
• другие документы, подтверждающие причины плохого качества товаров или их некомплектность.

     При приемке товарно-материальных ценностей  акты о приемке с приложением  документов (счета-фактуры, накладные  и так далее) передаются в бухгалтерию  под расписку и для направления  претензионного письма поставщику или  транспортной организации, доставившей  груз. Акты приемки товаров по количеству и качеству регистрируются и хранятся в порядке, установленном организацией получателя -торговой организацией.

     Обратите  внимание!

     Если  при приемке товара одновременно с недостачей выявились излишки  по сравнению с количеством товара, указанным в товаросопроводительных документах поставщика, данные о них  также указываются в акте.

     При закупке товара или его приемке  руководителям торговых организаций  необходимо следить за наличием сертификата  соответствия на закупаемый товар. Торговые организации по законодательству несут  ответственность за качество реализуемых  товаров и при отсутствии необходимых  сертификатов, указанные организации  могут быть подвергнуты штрафам.

     Возврат товара поставщику при обнаружении  брака в процессе реализации товара, при несоответствии товара стандарту  или согласованному образцу по качеству, некомплектности товаров осуществляется путем оформления расходной накладной (форма №ТОРГ-12). Условия возврата товара поставщику могут быть различны и оговариваются в договоре поставки.

     Если  торговая организация приобретает  товар у импортера, то, как правило, условия приемки товаров по количеству и качеству устанавливаются в  договорах с иностранными поставщиками. Если же порядок и сроки приемки  товаров не были специально оговорены  в договоре, то необходимо руководствоваться  Инструкцией о порядке и сроках приемки импортных товаров по количеству и качеству, составления  и направления рекламационных актов, утвержденной Госарбитражем СССР 15 октября 1990 года.

     Приемка товаров, поступивших в ненарушенной таре от иностранного поставщика, осуществляется в обычном порядке, как и приемка  товаров от отечественного поставщика. Если установлено несоответствие количества и (или) качества товара договору, составляется рекламационный акт (форма №ТОРГ-3). Акт должен составляться в присутствии  материально ответственного лица покупателя, представителя иностранного поставщика (при согласии поставщика возможно составление акта в его отсутствие) и экспертов Торгово-промышленной палаты. Если невозможно присутствие  представителей Торгово-промышленной палаты, то товар принимается с  участием представителей других незаинтересованных организаций. Рекламационный акт составляется отдельно по каждому иностранному поставщику на каждую партию товара, поступившую  по одному транспортному документу.

     Обратите  внимание!

     Оформленные документы на приемку товаров  являются основанием для расчетов с  поставщиками и их данные не могут  быть пересмотрены после приемки  товаров в организации (за исключением  потерь товаров от естественной убыли  и боя при транспортировке). 
 
 
 

2. Документальное оформление отпуска товаров

     Отгрузка  товаров по количеству производится по транспортным и сопроводительным документам (счету-фактуре, спецификации, описи, упаковочным ярлыкам и  др.) отправителя (изготовителя), удостоверяющим их количество, а отгрузка товаров  по качеству и комплектности - по сопроводительным документам, удостоверяющих их качество и комплектность (технический паспорт, сертификат и т.д.).

     В розничной торговой сети отпуск (продажа) товаров населению оформляется  выдачей чека ККТ (контрольно-кассовой техники) и отражением выручки за день в книге кассира-операциониста.

     Если  торговля ведется с лотка, автолавки, ручной тележки и т.п. (мелкая розница), то стоимость проданного товара и  выручку указывают в расходно-приходной  накладной (ТОРГ-14). Кроме этого продавцу выдают «Товарный журнал работника  мелкорозничной торговли» унифицированной  формы ТОРГ-23.

     Продажа товаров мелким оптом производится на основании письма-требования или  заказа-отборочного листа унифицированной формы ТОРГ-8. Товар отпускается по товарной накладной формы ТОРГ-12, а для оплаты товара выписывают счет. В товарной накладной делается отметка об отпуске и получении товара и ставится круглая печать торговой организации.

     В оптовой торговле товар также  отпускается по товарной накладной  ТОРГ-12.

     Материально ответственное лицо производит отпуск товара на основании «Заказа-отборочного листа» или другого документа, предусмотренного графиком документооборота торговой организации.

     Форма ТОРГ-8 «Заказ-отборочный лист»

     Данная  форма составляется на оптовых базах (складах) при отборе товара, тары. Она  выполняет функцию заявки (заказа). Форма заполняется сотрудником  оптовой базы (склада) на бумажных или  машинных носителях информации и  передается для исполнения на склад.

     Форма составлена таким образом, что позволяет  вести расчеты по отдельным группам  товаров (например, вычислять торговую скидку по группам товаров). На основании  данных формы ТОРГ-8 заполняется  товарно-транспортная накладная.

     Форма ТОРГ-9 «Упаковочный ярлык»

     Применяется при упаковке товара. Выписывается в трех экземплярах работником организации  на каждое отдельное место (ящик, тюк  и т.п.), подписывается материально  ответственными лицами и упаковщиком. Один экземпляр вкладывается вместе с товаром в ящик (тюк). Второй - с указаниями массы каждого места - прилагается к счету-фактуре (если он не подлежит поящичной спецификации), третий - остается на складе.

     Форма ТОРГ-10 «Спецификация»

     Применяется в случаях, когда отфактурованная партия товара упаковывается в ящики, бочки и т.п. Спецификация выписывается в двух экземплярах материально ответственным лицом склада (кладовой). Один экземпляр прилагается к счету-фактуре, направляемому покупателю, второй передается в бухгалтерию.

     В спецификации перечисляется каждое отдельное место с товаром  и проставляется его масса. Масса  тары проставляется отдельно.

     Тара, отпущенная с товаром по этой спецификации, указывается на оборотной стороне  бланка.

     Упакованный товар передается экспедиции, агенту (экспедитору, водителю, возчику) по количеству мест или массе брутто под расписку на бланке спецификации.

     Форма ТОРГ-12 «Товарная накладная»

     Применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания с подотчета материально ответственного лица. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей.